کاروباری آداب

拝見する، 見る (دیکھنا) کا 謙譲語Ⅰ (kenjōgo I، عاجزانہ زبان I) ہے۔ کینجوگو I وہ کیئیگو ہے جو آپ کے اپنے عمل کے «رخ» والے شخص (مخاطب یا کسی تیسرے فرد) کو بلند کرتا ہے؛ 伺う، 申し上げる اور お届けする بھی اسی گروہ میں ہیں۔ «کیئیگو کے رہنما اصول» (2007 میں ثقافتی امور کی کونسل کی رپورٹ) کیئیگو کو پانچ اقسام میں تقسیم کرتے ہیں: 尊敬語 (sonkeigo، احترامی)، 謙譲語Ⅰ (عاجزانہ I)، 謙譲語Ⅱ (مؤدبانہ)، 丁寧語 (teineigo، شائستہ) اور 美化語 (bikago، خوش بیان)۔ جاپان میں ملازمت کی تلاش کے آداب کی کتابیں اور تحریری امتحانات بھی یہی درجہ بندی استعمال کرتے ہیں۔

いらっしゃる (جانا / آنا / موجود ہونا)، おっしゃる (کہنا) اور 召し上がる (کھانا / پینا) سب 尊敬語 (sonkeigo، احترامی زبان) ہیں، جو دوسرے شخص کے عمل کو بلند کرتی ہے۔ بنیادی اصول یہ ہے کہ انہیں دوسرے شخص کو فاعل بنا کر استعمال کیا جائے: 部長がいらっしゃいます درست ہے، مگر اپنے عمل کے لیے 私がいらっしゃいます کہنا غلط ہے۔ お〜になる اور 〜れる・られる کے سانچے بھی سونکیئیگو کی شکلوں کے طور پر یاد رکھنے چاہییں۔

参る، 申す، いたす اور おる، 謙譲語Ⅱ (مؤدبانہ زبان یا teichōgo) ہیں۔ یہ اپنے عمل کو عاجزی سے بیان کر کے بات یا تحریر کے مخاطب سے ادب کے ساتھ بات کرتے ہیں۔ 謙譲語Ⅰ سے فرق یہ ہے کہ انہیں اس وقت بھی استعمال کیا جا سکتا ہے جب عمل کے رخ میں کوئی ایسا شخص نہ ہو جسے بلند کیا جائے، جیسے 明日から大阪へ参ります۔ 先方に伺います (謙譲語Ⅰ، جس سے ملنے جا رہے ہیں اسے بلند کرتا ہے) اور 大阪へ参ります (謙譲語Ⅱ) کا فرق رہنما اصولوں کی مشہور مثال ہے۔

お茶، お菓子، ご飯، お料理 وغیرہ 美化語 (bikago، خوش بیان زبان) ہیں: یہ دوسرے کو بلند کرنے کے لیے نہیں بلکہ اپنی گفتگو کو خوبصورت بنانے کے لیے ہوتے ہیں۔ یہ 丁寧語 (teineigo) سے الگ ہیں، جو です・ます کے ذریعے سننے والے سے شائستگی سے بات کرتی ہے۔ بیکاگو کا حد سے زیادہ استعمال (おビール، おコーヒー وغیرہ) غیر فطری لگ سکتا ہے۔ پانچ اقسام «کیئیگو کے رہنما اصول» میں پیش کی گئی ہیں اور پرانی تین اقسام (احترامی، عاجزانہ، شائستہ) کی مزید تقسیم ہیں۔

よろしかったでしょうか میں حال کی تصدیق کے لیے ماضی کا صیغہ استعمال ہوتا ہے، اور یہ نام نہاد バイト敬語 (baito keigo، «پارٹ ٹائم ملازمین والا کیئیگو») کی نمایاں مثال ہے۔ ماضی کا た ہٹا کر よろしいでしょうか کہنا مناسب ہے۔ اسی طرح こちらでよろしかったですか کو こちらでよろしいですか کہیں۔ ثقافتی امور کی ایجنسی کے «کیئیگو کے رہنما اصول» میں بھی اسے حد سے زیادہ یا نامناسب اظہار کی مثال کے طور پر ذکر کیا گیا ہے، اس لیے دیکھیں کہ انٹرویو یا فون پر یہ آپ کی عادت تو نہیں بن گیا۔

〜になります تبدیلی کو ظاہر کرتا ہے، اور بقایا رقم کسی اور چیز میں تبدیل نہیں ہوتی، اس لیے お釣りでございます درست ہے۔ 〜のほう سمت یا موازنہ ظاہر کرتا ہے، اور بات کو گول کرنے کے لیے اسے لگانا غیر ضروری ہے۔ お名前をいただく کو اصل میں お名前を伺ってもよろしいでしょうか ہونا چاہیے۔ بائیتو کیئیگو بے خیالی میں منہ سے نکل جاتا ہے اور انٹرویو لینے والے کو یاد رہ جاتا ہے، اس لیے مشق کر کے درست شکلیں پختہ کر لیں۔

おっしゃる پہلے ہی 言う (کہنا) کی احترامی شکل ہے، اس پر احترامی 〜れる لگا کر おっしゃられる بنانا دوہرا کیئیگو ہے۔ お読みになられる، ご覧になられる اور お召し上がりになられる بھی ایسے ہی ہیں۔ البتہ «کیئیگو کے رہنما اصول» ان دوہرے کیئیگو کو قابل قبول مانتے ہیں جو رواج میں پختہ ہو چکے ہیں، جیسے お召し上がりになる اور お伺いする۔ ضرورت سے زیادہ کیئیگو الٹا غیر فطری لگتا ہے؛ اصول یہ ہے کہ ایک لفظ میں ایک ہی کیئیگو۔

کمپنی سے باہر کے لوگوں کے سامنے اپنے افسر کو بھی «اپنا» سمجھا جاتا ہے، اس لیے اعزازی لقب یا احترامی زبان استعمال نہیں کی جاتی۔ 部長の田中 یا صرف 田中 بغیر لقب کے کہیں، اور عمل کو مؤدبانہ おります (謙譲語Ⅱ) سے بیان کریں۔ いらっしゃる، 外出される اور お出かけになる احترامی شکلیں ہیں، اپنے لوگوں کے لیے نامناسب ہیں۔ ウチとソト (uchi to soto، «اندر اور باہر») کا یہ فرق فون اور مہمانوں کے ساتھ سب سے عام غلطی ہے، اور نئے ملازمین کی تربیت میں ہمیشہ شامل ہوتا ہے۔

عام طور پر 3 گھنٹیوں کے اندر فون اٹھانا معیار سمجھا جاتا ہے۔ اگر زیادہ انتظار کروایا ہو تو お待たせいたしました («انتظار کے لیے معذرت») کہیں، اور بہت دیر ہو تو 大変お待たせいたしました۔ فون اٹھاتے وقت کمپنی کا نام بتائیں، جیسے はい、◯◯株式会社でございます؛ کاروبار میں もしもし استعمال نہیں کیا جاتا۔ فون کے پاس ہمیشہ کاغذ اور قلم رکھنے سے اطمینان سے بات ہو سکتی ہے۔

اگر کال کرنے والا اپنا تعارف نہ کرائے تو 失礼ですが یا 恐れ入りますが جیسے نرم کرنے والے الفاظ لگا کر شائستگی سے اس کی کمپنی اور نام کی تصدیق کریں۔ 誰ですか بدتمیزی ہے، اور خاموشی سے کال منتقل کرنے سے وصول کرنے والا مشکل میں پڑ جاتا ہے۔ اگر نام ٹھیک سے سنائی نہ دے تو 恐れ入ります、もう一度お名前をお伺いできますか کہہ کر دوبارہ پوچھنے میں کوئی حرج نہیں۔ ہولڈ پر ڈالنے سے پہلے نام دہرانے سے غلط فہمی نہیں ہوتی۔

متعلقہ شخص موجود نہ ہو تو واپسی کا متوقع وقت بتائیں، مثلاً あいにく◯◯は外出しており、15時ごろ戻る予定です。戻りましたらこちらからお電話いたしましょうか («افسوس ◯◯ باہر گئے ہیں، تقریباً 15 بجے واپسی متوقع ہے۔ کیا واپسی پر ہم آپ کو فون کریں؟»)، اور کال کرنے والے کو واپس کال، پیغام یا دوبارہ فون کرنے میں سے انتخاب کرنے دیں۔ ذاتی مصروفیت جیسی غیر ضروری تفصیل نہ بتائیں۔ پیغام میں تاریخ و وقت، کال کرنے والا، کام کی بات اور اپنا نام لکھیں اور متعلقہ شخص کو ضرور دیں۔ اجازت کے بغیر کسی کا موبائل نمبر دینا معلومات کے تحفظ کے لحاظ سے ناقابل قبول ہے۔

چونکہ کام کی بات کال کرنے والے کی ہوتی ہے، اس لیے اصولاً وہی پہلے فون بند کرتا ہے۔ لیکن اگر دوسری طرف گاہک یا سینئر ہو تو تصدیق کریں کہ انہوں نے فون رکھ دیا ہے، پھر آہستہ سے رسیور رکھیں۔ رسیور زور سے نہ پٹخیں؛ لینڈ لائن پر پہلے انگلی سے ہک دبا کر رکھنے سے آواز نہیں آتی۔ بند کرنے سے پہلے 失礼いたします کہیں، اور کال کے بعد پیغامات اور وعدے فوراً نوٹ کر لیں۔

ملاقات کے کمرے میں دروازے سے سب سے دور والی نشست 上座 (kamiza، اعزازی نشست) ہوتی ہے، اور یہی مہمان کو پیش کی جاتی ہے۔ ہاتھ سے اشارہ کر کے 奥の席へどうぞおかけください کہیں، پھر خود دروازے کی طرف (下座، shimoza، نچلی نشست) بیٹھیں یا متعلقہ شخص کے آنے تک کمرے سے باہر چلے جائیں۔ اگر صوفہ اور ایک نشستی کرسی دونوں ہوں تو اکثر صوفے کو اونچی نشست سمجھا جاتا ہے۔ رہنمائی کرتے ہوئے مہمان کے آگے ترچھا چلیں اور دروازہ کھول کر پہلے انہیں گزرنے دیں (اگر دروازہ اندر کی طرف کھلتا ہو تو پہلے خود داخل ہو کر اسے تھامے رکھیں)۔

چائے پہلے مہمانوں میں سب سے اعلیٰ عہدے والے (اعزازی نشست پر بیٹھے شخص) کو، پھر باقی مہمانوں کو، اور آخر میں اپنی کمپنی کے لوگوں کو اعلیٰ عہدے سے شروع کر کے پیش کی جاتی ہے۔ دائیں طرف سے どうぞ کہہ کر رکھیں، اور پیالی کی طشتری دونوں ہاتھوں سے پکڑیں۔ دستاویزات کے اوپر کبھی نہ رکھیں۔ بوتل والے مشروبات بھی پہلے مہمانوں کو دیں۔ «پہلے مہمان، بعد میں اپنی کمپنی» کا یہ اصول کارڈوں کے تبادلے اور لفٹ میں چڑھنے اترنے سمیت بہت سی جگہوں پر لاگو ہوتا ہے۔

لفٹ کے اندر بٹنوں کے پینل کے سامنے کی جگہ نچلی نشست (رہنمائی کرنے والے کی جگہ) اور پچھلا حصہ اعزازی جگہ ہے۔ رہنمائی کرنے والا お先に失礼します کہہ کر پہلے داخل ہوتا ہے اور «کھولیں» کا بٹن دبائے رکھ کر مہمان کو اندر بلاتا ہے۔ اترتے وقت «کھولیں» دبائے رکھیں اور مہمان کو پہلے اترنے دیں۔ البتہ اگر مہمان خود پہلے داخل ہونا چاہیں یا لفٹ میں پہلے سے لوگ ہوں تو حالات کے مطابق لچک دکھائیں۔ اصول جانیں، لیکن ترجیح یہ ہو کہ دوسرے کو انتظار نہ کرنا پڑے۔

عنوان اتنا واضح ہو کہ ایک نظر میں موضوع سمجھ آ جائے۔ شروع میں 【ご相談】 (مشورہ) یا 【ご確認】 (تصدیق) جیسا نوعیت بتانے والا لفظ لگائیں، اور ضرورت ہو تو اپنی کمپنی اور اپنا نام بھی شامل کریں تاکہ وصول کنندہ آسانی سے ترتیب دے سکے۔ صرف سلام والا عنوان یا بغیر عنوان کی ای میل اسپام سمجھی جا سکتی ہے اور بعد میں تلاش بھی نہیں ہو پاتی۔ «Re:» کو گفتگو کے ریکارڈ کے طور پر رہنے دیں، اور موضوع بدلے تو نیا عنوان لکھیں۔

وصول کنندہ کو کمپنی کا نام، شعبہ، شخص کا نام اور پھر 様 (sama) کی ترتیب سے لکھیں۔ 御中 (onchū) کمپنی یا شعبے جیسے ادارے کے لیے اعزازی لفظ ہے اور کسی شخص کے نام کے ساتھ استعمال نہیں ہوتا۔ 様 اور 殿 (dono) کو ایک ساتھ لکھنا بھی غلط ہے۔ کمپنی کا نام （株） کی طرح مختصر نہ کریں بلکہ پورا سرکاری نام لکھیں۔ اگر متعلقہ شخص معلوم نہ ہو تو 株式会社◯◯ 営業部 御中 لکھیں، اور کئی لوگوں کے لیے 関係者各位۔ نام میں اعزازی لفظ کی غلطی پہلے تاثر کو بہت خراب کرتی ہے، اس لیے بھیجنے سے پہلے ہمیشہ جانچ لیں۔

TO بنیادی وصول کنندہ ہے، اور CC ان لوگوں کے لیے ہے جنہیں «معلومات کے لیے» شامل کیا جائے؛ ان کے پتے باقی سب کو نظر آتے ہیں۔ BCC میں ڈالے گئے پتے دوسرے وصول کنندگان کو نظر نہیں آتے، اس لیے یہ ایسے بہت سے لوگوں کو ایک ساتھ بھیجنے کے لیے استعمال ہوتا ہے جو ایک دوسرے کو نہیں جانتے۔ ایک دوسرے سے ناواقف گاہکوں کو CC میں ڈالنے سے سب کے پتے ظاہر ہو جاتے ہیں اور یہ ذاتی معلومات کا افشا ہے، اس لیے احتیاط کریں۔ اگر اپنے افسر کو CC کریں تو ای میل کے شروع میں （CC：◯◯部長） لکھنا اچھا رہتا ہے۔

取り急ぎ〜まで (toriisogi … made) میں «فی الحال جلدی میں» والا غیر رسمی تاثر ہے، اور سینئر یا کمپنی سے باہر کے لوگوں کو یہ بے ادبی لگ سکتی ہے۔ اگر استعمال کریں تو جملہ مکمل کریں، جیسے まずはご報告申し上げます یا 取り急ぎご報告申し上げます۔ اسی طرح ご苦労さまです ماتحت کے لیے ہے؛ سینئر کو お疲れさまです کہیں۔ 了解しました کی جگہ بھی باہر کے لوگوں اور سینئرز کے لیے 承知いたしました یا かしこまりました زیادہ محفوظ ہیں۔

جواب میں اصول یہ ہے کہ «Re:» رہنے دیں اور عنوان نہ بدلیں۔ اس سے دوسرا شخص گفتگو کو ایک سلسلے کی طرح دیکھ سکتا ہے اور تلاش بھی آسان ہوتی ہے۔ البتہ اگر موضوع بالکل بدل جائے تو نیا عنوان لکھیں۔ دوسرے کی تحریر کو (اقتباس کے طور پر) رہنے دینے سے پس منظر واضح رہتا ہے، مگر بہت لمبا ہو جائے تو صرف ضروری حصہ رکھیں۔ جواب 24 گھنٹے کے اندر دینا معیار ہے؛ اگر فوراً جواب نہ دے سکیں تو 確認して◯日までにご連絡します («جانچ کر ◯ تاریخ تک رابطہ کروں گا») جیسا ابتدائی جواب بھیج دیں۔

各位 (kakui) خود ہی «آپ سب حضرات» کے معنی والا اعزازی لفظ ہے، اس لیے اسے 各位様 یا 各位殿 کی طرح دوہرا کرنا غلط ہے۔ اسے 関係者各位، お取引先各位 یا 社員各位 کی طرح استعمال کریں۔ اسی طرح 様 اور 殿 کو ایک ساتھ لکھنے، یا 御中 کے ساتھ 様 لگانے سے بھی بچیں۔ نیز 殿 اصل میں سینئر کی طرف سے ماتحت کے لیے استعمال ہونے والا لقب سمجھا جاتا ہے، اس لیے باہر کے لوگوں کے لیے 様 زیادہ محفوظ ہے۔ یہ چھوٹی سی بات ہے، لیکن کاروباری دستاویزات کی بنیاد ہونے کی وجہ سے ملازمت کے تحریری امتحانات میں اکثر پوچھی جاتی ہے۔

拝啓 سے شروع ہونے والا خط 敬具 (keigu) پر ختم ہوتا ہے۔ 前略 (zenryaku) تمہید چھوڑنے والا ابتدائی لفظ ہے جس کا اختتامی لفظ 草々 (sōsō) ہے، اور زیادہ رسمی 謹啓 (kinkei) کے ساتھ 謹白 یا 敬白 آتا ہے۔ かしこ (kashiko) زیادہ تر خواتین کے خطوط میں استعمال ہونے والا اختتامی لفظ ہے۔ 以上 (ijō) اندرونی دستاویزات یا فہرستوں کے آخر میں آتا ہے اور اختتامی لفظ نہیں ہے۔ کاروباری خط کا سانچہ یہ ہے: ابتدائی لفظ، موسمی سلام، اصل متن، اختتامی متن، اختتامی لفظ؛ ای میل میں عام طور پر ابتدائی اور اختتامی الفاظ چھوڑ دیے جاتے ہیں۔

انٹرویو جیسے رسمی مواقع پر عام طور پر 3 بار دستک دینا آداب سمجھا جاتا ہے۔ کہا جاتا ہے کہ 2 بار دستک بیت الخلا خالی ہونے کی جانچ کے لیے ہوتی ہے، اس لیے اس سے بچنا بہتر ہے۔ دستک کے بعد どうぞ سننے کا انتظار کریں، پھر 失礼いたします کہہ کر اندر جائیں، اور جسم کو ترچھا کر کے آہستہ سے دروازہ بند کریں تاکہ انٹرویو لینے والوں کی طرف پیٹھ نہ ہو۔ ویسے دستک کی تعداد کی وجہ سے شاید ہی کوئی ناکام ہوتا ہو؛ پرسکون انداز اور خوش دلی سے سلام کہیں زیادہ اہم ہیں۔

اندر آ کر کرسی کے پاس (عموماً نچلی نشست کی طرف) کھڑے ہوں، ◯◯大学の◯◯と申します。本日はよろしくお願いいたします جیسے الفاظ سے اپنا تعارف کرائیں اور جھک کر سلام کریں، پھر どうぞおかけください کہے جانے کے بعد ہی 失礼いたします کہہ کر بیٹھیں۔ کرسی کے اگلے حصے پر بیٹھیں، ٹیک نہ لگائیں اور کمر سیدھی رکھیں۔ بیگ کرسی کے پاس فرش پر رکھیں اور کوٹ تہہ کر کے اس کے اوپر۔ واپسی پر بھی 本日はありがとうございました کہہ کر شکریہ ادا کرنا نہ بھولیں۔

سب سے زیادہ اہمیت صفائی ستھرائی کو دی جاتی ہے: سوٹ اور قمیض پر شکن یا داغ نہ ہو، بال سنورے ہوں، ناخن چھوٹے ہوں، جوتے پالش ہوں اور کوئی تیز بو نہ ہو۔ یوں سمجھیں کہ فیشن (اپنے لیے) اور وضع قطع (دوسرے کے لیے) الگ چیزیں ہیں۔ اگر «لباس آزاد» یا «عام کپڑے چلیں گے» کہا جائے تو آفس کیژول سب سے محفوظ ہے؛ کمپنی کے ماحول کی تحقیق کر کے فیصلہ کریں۔ شک ہو تو رسمی لباس کی طرف جھکاؤ رکھیں۔

بول چال میں 御社 (onsha) اور تحریر (درخواست فارم، ای میل، سی وی) میں 貴社 (kisha) استعمال کیا جاتا ہے۔ بولنے میں 貴社 کی آواز 記者 («صحافی») اور 汽車 («ریل گاڑی») جیسی ہوتی ہے اور سمجھنا مشکل ہوتا ہے، اس لیے زبانی طور پر 御社 کہا جاتا ہے۔ 弊社 (heisha) اپنی کمپنی کے لیے عاجزانہ لفظ ہے اور دوسروں کے لیے استعمال نہیں ہوتا۔ ادارے کی قسم کے لحاظ سے لفظ بدلتا ہے: بینک کے لیے 御行・貴行، تعلیمی ادارے کے لیے 御校・貴校، سرکاری دفتر کے لیے 御庁・貴庁۔

استقبالیہ پر شروع ہونے سے 5 سے 10 منٹ پہلے پہنچنا معیار ہے۔ بہت جلدی پہنچنے سے میزبان تیار نہیں ہوتے اور انہیں زحمت ہو سکتی ہے، جبکہ دیر سے آنا تو بالکل ناقابل قبول ہے۔ وقت سے کافی پہلے قریب پہنچ جائیں، آس پاس اپنی وضع قطع درست کریں اور مناسب وقت پر استقبالیہ جائیں۔ اگر کسی مجبوری سے دیر ہو رہی ہو تو معلوم ہوتے ہی فون کریں اور پہنچنے کا متوقع وقت بتائیں۔ آن لائن انٹرویو میں شروع ہونے سے 2 سے 3 منٹ پہلے شامل ہوں اور کنکشن اور آواز پہلے سے جانچ لیں۔

آپ کے سوالات اپنی دلچسپی اور سمجھ دکھانے کا موقع ہیں۔ کمپنی کی ویب سائٹ پر موجود بات پوچھنا تیاری کی کمی لگتی ہے، اس لیے تحقیق کے بعد ایک قدم آگے بڑھ کر پوچھیں، مثلاً «◯◯ اقدام پر عملی طور پر کام کیسے ہوتا ہے؟»۔ صرف مراعات کے بارے میں پوچھنا اکثر برا تاثر چھوڑتا ہے۔ اگر آپ کا تیار کردہ سوال پہلے ہی واضح ہو چکا ہو تو 先ほどのご説明で解消しました。ありがとうございます («پہلے کی وضاحت سے بات صاف ہو گئی، شکریہ») کہنا کافی ہے۔

اصولاً ملاقات کے لیے آنے والا، یعنی کم حیثیت والا فریق (عموماً بیچنے والا یا درخواست کرنے والا) پہلے کارڈ پیش کرتا ہے۔ اگر آپ اپنے افسر کے ساتھ گئے ہوں تو پہلے افسر کارڈ کا تبادلہ کرتے ہیں، پھر آپ۔ اگر دوسرا شخص بھی اسی وقت کارڈ پیش کرے تو «ایک ساتھ تبادلہ» ہوتا ہے: دائیں ہاتھ سے اپنا کارڈ دیں اور بائیں ہاتھ سے ان کا لیں، پھر فوراً دونوں ہاتھوں سے پکڑ لیں۔ کارڈ کارڈ ہولڈر سے نکالیں اور سینے کی اونچائی پر اس رخ سے دیں کہ دوسرا پڑھ سکے۔

میٹنگ کے دوران ملا ہوا کارڈ میز پر رکھا جاتا ہے۔ ایک شخص ہو تو اپنے کارڈ ہولڈر کے اوپر رکھیں؛ کئی لوگ ہوں تو ان کے بیٹھنے کی ترتیب سے رکھیں تاکہ نام اور چہرہ ملانا آسان ہو۔ مالک کے سامنے کارڈ پر لکھنا، اسے موڑنا، انگلیوں سے کھیلنا یا اس پر کوئی چیز رکھنا بے ادبی ہے۔ میٹنگ ختم ہونے پر، جب دوسرا شخص آپ کا کارڈ رکھے، اسی وقت 頂戴いたします کہہ کر کارڈ ہولڈر میں رکھیں۔

کارڈ دونوں ہاتھوں سے لیں اور 頂戴いたします («شکریہ کے ساتھ قبول کرتا ہوں») کہیں۔ کناروں سے پکڑیں تاکہ انگلیوں سے نام یا کمپنی کا نام نہ چھپے، اور اگر نام پڑھنا نہ آئے تو اسی وقت 恐れ入ります、何とお読みすればよろしいでしょうか کہہ کر پوچھنے میں کوئی حرج نہیں۔ کارڈ کو اس شخص کا نمائندہ سمجھیں: اسے سینے سے نیچے نہ کریں اور گندے ہاتھوں سے نہ چھوئیں۔ اپنے کارڈ کبھی ختم نہ ہونے دیں، ہولڈر میں ہمیشہ کافی تعداد میں رکھیں۔

نشستوں کی ترتیب کی بنیاد یہ ہے کہ دروازے سے دور والی نشست 上座 (kamiza، اعزازی) اور قریب والی 下座 (shimoza، نچلی) ہوتی ہے۔ اعزازی نشست سینئرز اور گاہکوں کو پیش کی جاتی ہے۔ کئی نشستوں والے میٹنگ روم میں دروازے سے سب سے دور والی قطار کا درمیان سب سے اعلیٰ ہوتا ہے، اور دروازے کی طرف آتے ہوئے درجہ کم ہوتا جاتا ہے۔ البتہ توکونوما (سجاوٹی طاق)، خوبصورت منظر والی کھڑکی یا تصویر کی جگہ سے اعزازی نشست بدل سکتی ہے؛ شک ہو تو どちらにお座りになりますか («آپ کہاں بیٹھنا پسند کریں گے؟») پوچھنا بھی ایک اچھا طریقہ ہے۔

ٹیکسی یا ڈرائیور والی گاڑی میں ڈرائیور کے بالکل پیچھے والی سیٹ سب سے اعلیٰ ہے، پھر اگلی مسافر سیٹ کے پیچھے والی، تیسرے نمبر پر پچھلی سیٹ کا درمیان، اور اگلی مسافر سیٹ سب سے نچلی ہوتی ہے (وہاں بیٹھنے والا کرایہ ادا کرتا اور راستہ بتاتا ہے)۔ اس کے برعکس، اگر افسر یا کوئی جاننے والا خود اپنی گاڑی چلا رہا ہو تو اگلی سیٹ اعزازی بن جاتی ہے اور ترتیب بدل جاتی ہے۔ عملی طور پر اصول پر زیادہ اڑنے کے بجائے چڑھنے اترنے کی آسانی اور دوسرے کی پسند کو ترجیح دیں۔

ملاقات کے کمرے میں صوفہ ایک نشستی کرسی سے اونچے درجے کا سمجھا جاتا ہے، اور عام طور پر مہمان کو دروازے سے دور والی طرف کا صوفہ پیش کیا جاتا ہے؛ ایک نشستی کرسیاں اپنی کمپنی کے لوگ استعمال کرتے ہیں۔ البتہ دروازے کی جگہ اور کمرے کی بناوٹ سے ترتیب بدل جاتی ہے، اس لیے اصل ترجیح یہ ہے کہ مہمان کہاں آرام سے بیٹھ سکے۔ جاپانی طرز کے کمرے میں توکونوما کے سامنے کی جگہ اعزازی ہے۔ اگر آپ مہمان ہوں اور الجھن ہو تو جہاں بیٹھنے کو کہا جائے وہیں بیٹھ جانا ہی آداب ہے۔

ہورینسو، 報告 (hōkoku، رپورٹ کرنا)، 連絡 (renraku، اطلاع دینا) اور 相談 (sōdan، مشورہ کرنا) کے پہلے حروف سے بنا ہے۔ ہوکوکو کا مطلب ہے سونپے گئے کام کی پیش رفت اور نتیجہ افسر کو بتانا؛ رینراکو کا مطلب ہے متعلقہ لوگوں کو حقائق اور شیڈول سے آگاہ کرنا؛ سوودان کا مطلب ہے فیصلے میں الجھن ہو تو رائے لینا۔ نئے ملازم کے طور پر خود یہ فیصلہ کرنے کے بجائے کہ «یہ بتانے کی ضرورت نہیں»، بار بار شیئر کرنے سے اعتماد بنتا ہے۔ حالیہ برسوں میں افسر کی طرف سے اسے قبول کرنے کے انداز کے طور پر おひたし (ohitashi: غصہ نہ کرنا، رد نہ کرنا، مدد کرنا، ہدایت دینا) کا بھی ذکر ہوتا ہے۔

رپورٹ میں پہلے نتیجہ یا حاصل بتائیں، پھر وجوہات اور پس منظر، اور ضرورت ہو تو آئندہ کے اقدامات۔ سننے والا اکثر مصروف ہوتا ہے، اس لیے 結論から言うと («نتیجہ پہلے بتاؤں تو…») یا ◯◯の件、無事完了しました («◯◯ کا معاملہ بخیریت مکمل ہو گیا») جیسا انداز پسند کیا جاتا ہے جس میں اصل بات فوراً پہنچ جائے۔ اس سانچے کو PREP طریقہ (Point, Reason, Example, Point) بھی کہتے ہیں۔ حقائق کو اپنی رائے اور اندازوں سے الگ رکھیں، اور سنہری اصول یاد رکھیں: خبر جتنی بری ہو، اتنی ہی جلدی اور درستی سے بتائیں۔

دیر ہونے کا پتا چلتے ہی جتنی جلدی ہو سکے براہ راست اپنے افسر کو فون کریں اور وجہ اور پہنچنے کا متوقع وقت بتائیں۔ صرف ای میل یا چیٹ ممکن ہے پڑھی ہی نہ جائے، اور ساتھی کے ذریعے اطلاع یقینی نہیں ہوتی۔ تاخیر کا سرٹیفکیٹ (遅延証明書، chien shōmeisho) ضرورت ہو تو جمع کرائیں، مگر یہ اطلاع کا متبادل نہیں۔ دفتر پہنچ کر ご迷惑をおかけしました کہہ کر دوبارہ معذرت کریں۔ بغیر اطلاع دیر یا بعد میں اطلاع دینا اعتماد کو بہت نقصان پہنچاتا ہے۔

سنہری اصول یہ ہے کہ خبر جتنی بری ہو، اتنی ہی جلدی افسر تک پہنچائیں۔ وقت گزرنے کے ساتھ نقصان پھیلتا ہے اور حل کے راستے کم ہوتے جاتے ہیں۔ رپورٹ میں بہانوں سے پہلے حقائق (کیا ہوا، کب اور کتنا سنگین) درستی سے بتائیں، اور ہو سکے تو اپنا تجویز کردہ حل بھی پیش کریں۔ افسران غلطی سے زیادہ اس بات کو سنجیدگی سے لیتے ہیں کہ ان سے «چھپایا گیا»۔ ادارہ مل کر کام کرے تو اکثر معاملہ سنبھل جاتا ہے، اس لیے اکیلے بوجھ نہ اٹھانا خود آپ کی حفاظت بھی ہے۔

سالانہ تنخواہ دار چھٹی جاپان کے لیبر اسٹینڈرڈز ایکٹ کے تحت کارکن کا حق ہے: 6 ماہ مسلسل ملازمت اور کام کے کل دنوں میں سے کم از کم 80% حاضری پر 10 دن ملتے ہیں۔ 2019 سے کمپنیوں پر لازم ہے کہ جنہیں 10 دن یا زیادہ ملیں انہیں سال میں 5 دن لازماً دلوائیں۔ چھٹی کی وجہ بتانا ضروری نہیں، لیکن آداب یہ ہیں کہ کام متاثر نہ ہو، اس لیے جلدی درخواست دیں اور اپنا کام حوالے کر دیں۔ مصروف دنوں میں کمپنی کو تاریخ بدلوانے کا «وقت تبدیل کرنے کا حق» (時季変更権، jiki henkōken) حاصل ہے۔

恐れ入りますが، お手数をおかけしますが، 差し支えなければ، あいにくですが اور せっかくですが جیسے نرم کرنے والے الفاظ درخواست، انکار اور اختلاف کو نرم بنانے والی تمہید ہیں۔ 悪いんですけど غیر رسمی بول چال ہے اور کاروباری ماحول میں، خاص طور پر باہر کے لوگوں اور سینئرز کے ساتھ، نامناسب ہے۔ انکار کرتے وقت あいにく◯◯のため難しいのですが、△△であれば対応できます («افسوس ◯◯ کی وجہ سے مشکل ہے، لیکن △△ ہو تو کر سکتے ہیں») کی طرح متبادل پیش کرنے سے تلخی نہیں ہوتی۔ الفاظ کے ذریعے دوسرے کا خیال ظاہر کرنا پیشہ ورانہ زندگی کی بنیاد ہے۔