มารยาททางธุรกิจ

拝見する คือรูป 謙譲語Ⅰ (ถ่อมตนแบบที่ 1) ของ 見る (ดู) 謙譲語Ⅰ คือเคโกะที่ยกย่อง「ฝ่ายที่การกระทำของเรามุ่งไปหา」(คู่สนทนาหรือบุคคลที่สาม) โดยคำว่า 伺う, 申し上げる, お届けする ก็อยู่ในกลุ่มเดียวกัน 敬語の指針 (รายงานของคณะกรรมการวัฒนธรรม ปี 2007) แบ่งเคโกะเป็น 5 ประเภท ได้แก่ 尊敬語, 謙譲語Ⅰ, 謙譲語Ⅱ, 丁寧語 และ 美化語 ซึ่งหนังสือมารยาทและข้อสอบข้อเขียนสำหรับการหางานในญี่ปุ่นก็ใช้การแบ่งแบบนี้

いらっしゃる (ไป มา อยู่), おっしゃる (พูด) และ 召し上がる (กิน ดื่ม) ล้วนเป็น 尊敬語 (ภาษายกย่อง) ที่ใช้ยกย่องการกระทำของอีกฝ่าย หลักพื้นฐานคือใช้โดยมีอีกฝ่ายเป็นประธาน เช่น 部長がいらっしゃいます ถูกต้อง แต่ใช้กับการกระทำของตนเองอย่าง 私がいらっしゃいます นั้นผิด รูปแบบ お〜になる และ 〜れる・られる ก็ควรจำไว้ว่าเป็นรูปของภาษายกย่องเช่นกัน

参る, 申す, いたす และ おる เป็น 謙譲語Ⅱ (ภาษาถ่อมตนแบบที่ 2 หรือภาษาสุภาพนอบน้อม) เป็นเคโกะที่ลดการกระทำของตนเองลงเพื่อพูดอย่างนอบน้อมต่อผู้ฟังหรือผู้อ่าน จุดต่างจาก 謙譲語Ⅰ คือใช้ได้แม้ไม่มีฝ่ายที่ต้องยกย่อง เช่น 明日から大阪へ参ります การแยกใช้ระหว่าง 先方に伺います (謙譲語Ⅰ ยกย่องฝ่ายปลายทาง) กับ 大阪へ参ります (謙譲語Ⅱ) คือตัวอย่างสำคัญในแนวทางฉบับนี้

คำอย่าง お茶, お菓子, ご飯, お料理 เป็น 美化語 (ภาษาประดับให้งาม) ซึ่งไม่ได้มีไว้ยกย่องอีกฝ่าย แต่มีไว้ทำให้ถ้อยคำของตนเองงดงามขึ้น ต่างจาก 丁寧語 (ภาษาสุภาพ) ที่ใช้ です・ます พูดอย่างสุภาพกับผู้ฟัง หากเติม 美化語 มากเกินไป (เช่น おビール หรือ おコーヒー) ก็อาจฟังดูไม่เป็นธรรมชาติ การแบ่ง 5 ประเภทมาจาก 敬語の指針 ซึ่งเป็นการแยกย่อยจากการแบ่ง 3 ประเภทเดิม (ยกย่อง ถ่อมตน สุภาพ)

よろしかったでしょうか เป็นการใช้รูปอดีตทั้งที่กำลังยืนยันเรื่องปัจจุบัน จึงเป็นตัวอย่างคลาสสิกของสิ่งที่เรียกว่า バイト敬語 (เคโกะแบบพนักงานพาร์ตไทม์) การตัด た ที่เป็นรูปอดีตออกให้เป็น よろしいでしょうか จึงเหมาะสมกว่า เช่นเดียวกัน こちらでよろしかったですか ก็ควรแก้เป็น こちらでよろしいですか แนวทางการใช้เคโกะของสำนักวัฒนธรรมก็ยกไว้เป็นตัวอย่างของสำนวนที่เกินพอดีและไม่เหมาะสม จึงควรระวังว่ากลายเป็นคำติดปากในการสัมภาษณ์หรือการรับโทรศัพท์หรือไม่

〜になります เป็นคำที่แสดงการเปลี่ยนแปลง แต่เงินทอนไม่ได้เปลี่ยนไปเป็นอะไร จึงควรพูดว่า お釣りでございます ส่วน 〜のほう เป็นคำบอกทิศทางหรือการเปรียบเทียบ การเติมเพื่อให้ฟังดูอ้อม ๆ จึงไม่จำเป็น ส่วน お名前をいただく เดิมทีควรเป็น お名前を伺ってもよろしいでしょうか เคโกะแบบพนักงานพาร์ตไทม์มักหลุดออกมาโดยไม่รู้ตัวและติดหูผู้สัมภาษณ์ง่าย จึงควรฝึกจนใช้รูปที่ถูกต้องได้เป็นธรรมชาติ

おっしゃる เป็นรูปยกย่องของ 言う (พูด) อยู่แล้ว การซ้อน 〜れる ที่เป็นรูปยกย่องเข้าไปอีกจนกลายเป็น おっしゃられる จึงเป็นเคโกะซ้อน เช่นเดียวกับ お読みになられる, ご覧になられる และ お召し上がりになられる อย่างไรก็ตาม 敬語の指針 ยอมรับเคโกะซ้อนที่ใช้กันจนติดเป็นธรรมเนียมแล้ว เช่น お召し上がりになる และ お伺いする เคโกะที่มากเกินไปกลับฟังดูไม่เป็นธรรมชาติ หลักคือหนึ่งคำใช้เคโกะชั้นเดียว

ต่อคนนอกบริษัท แม้แต่หัวหน้าของตนเองก็ถือเป็นคนใน จึงไม่ใช้คำนำหน้าแสดงความเคารพหรือภาษายกย่อง ให้เรียกว่า 部長の田中 หรือเรียกชื่อ 田中 เฉย ๆ และบอกการกระทำด้วย おります ซึ่งเป็น 謙譲語Ⅱ ส่วน いらっしゃる, 外出される, お出かけになる เป็นภาษายกย่องจึงไม่เหมาะกับคนใน การแยกใช้แบบ ウチとソト (ในและนอก) นี้เป็นจุดที่ผิดกันมากที่สุดในการรับโทรศัพท์และการต้อนรับแขก และมักถูกหยิบยกในการอบรมพนักงานใหม่เสมอ

เกณฑ์ทั่วไปคือรับภายใน 3 เสียงเรียก หากปล่อยให้อีกฝ่ายรอนานกว่านั้นให้เติมว่า お待たせいたしました และหากรอนานมากให้พูดว่า 大変お待たせいたしました เวลารับให้บอกชื่อบริษัท เช่น はい、◯◯株式会社でございます และไม่ใช้คำว่า もしもし ถือเป็นพื้นฐานของการทำงาน การเตรียมกระดาษโน้ตกับปากกาไว้ข้างโทรศัพท์เสมอจะช่วยให้รับมือได้อย่างใจเย็น

เมื่ออีกฝ่ายไม่บอกชื่อ ให้เติมคำนุ่มนวลอย่าง 失礼ですが หรือ 恐れ入りますが แล้วยืนยันชื่อบริษัทและชื่อผู้โทรอย่างสุภาพ คำว่า 誰ですか นั้นเสียมารยาท ส่วนการโอนสายเงียบ ๆ จะทำให้คนที่รับสายต่อลำบาก หากฟังชื่อไม่ทัน ก็สามารถยืนยันว่า 恐れ入ります、もう一度お名前をお伺いできますか ได้ การทวนชื่ออีกฝ่ายก่อนพักสายจะช่วยป้องกันการฟังผิด

เมื่อผู้รับผิดชอบไม่อยู่ ให้บอกกำหนดเวลาที่จะกลับ เช่น あいにく◯◯は外出しており、15時ごろ戻る予定です。戻りましたらこちらからお電話いたしましょうか แล้วให้อีกฝ่ายเลือกว่าจะให้โทรกลับ ฝากข้อความ หรือโทรมาใหม่ อย่าบอกเนื้อหาที่ไม่จำเป็น เช่น ที่หมายส่วนตัว ข้อความที่ฝากให้จดวันเวลา ชื่อผู้โทร ธุระ และชื่อของตนเองไว้ในโน้ต และต้องส่งให้ผู้รับผิดชอบเสมอ การบอกเบอร์มือถือของผู้รับผิดชอบโดยพลการถือว่าไม่เหมาะสมในแง่การจัดการข้อมูล

เนื่องจากฝ่ายที่โทรไปเป็นฝ่ายที่มีธุระ หลักคือฝ่ายที่โทรวางสายก่อน แต่หากอีกฝ่ายเป็นลูกค้าหรือผู้อาวุโสกว่า ให้รอจนแน่ใจว่าอีกฝ่ายวางแล้วจึงค่อย ๆ วางหูลง อย่ากระแทกหูโทรศัพท์ หากเป็นโทรศัพท์บ้านให้ใช้นิ้วกดตะขอก่อนแล้วค่อยวาง เสียงจะได้ไม่ดัง ก่อนวางให้กล่าวว่า 失礼いたします และหลังวางสายให้รีบจดข้อความหรือข้อนัดหมายให้เป็นระเบียบทันที

ในห้องรับรอง ที่นั่งที่ไกลจากประตูที่สุดคือที่นั่งเกียรติยศ จึงควรเชิญแขกนั่งตรงนั้น ให้ใช้มือแสดงพร้อมกล่าวว่า 奥の席へどうぞおかけください ส่วนตนเองนั่งฝั่งประตู (ที่นั่งรอง) หรือออกจากห้องไปก่อนจนกว่าผู้รับผิดชอบจะมา หากมีโซฟายาวกับเก้าอี้เดี่ยว มักถือว่าฝั่งโซฟาเป็นที่นั่งเกียรติยศ ระหว่างนำทางให้เดินเยื้องไปข้างหน้าแขก และเปิดประตูให้แขกผ่านไปก่อน (หากเป็นประตูเปิดเข้าด้านใน ให้ตนเองเข้าไปก่อนแล้วดันประตูไว้)

ชาให้เสิร์ฟผู้ที่อาวุโสสูงสุดฝั่งแขก (คนที่นั่งที่นั่งเกียรติยศ) ก่อน จากนั้นจึงเป็นแขกคนอื่น ๆ และสุดท้ายจึงไล่จากผู้อาวุโสสูงสุดฝั่งบริษัทตนเอง เวลาวางให้วางจากด้านขวาของอีกฝ่ายพร้อมกล่าว どうぞ โดยจับจานรองและใช้สองมือ ห้ามวางบนเอกสาร หากเสิร์ฟเป็นน้ำขวดก็เริ่มจากฝั่งแขกเช่นกัน หลักที่ว่าแขกก่อน บริษัทตนเองทีหลังนี้ใช้ร่วมกันในหลายสถานการณ์ ทั้งการแลกนามบัตรและการขึ้นลงลิฟต์

ภายในลิฟต์ ตำแหน่งหน้าแผงปุ่มกดคือที่ยืนรอง (ตำแหน่งของผู้พาไป) ส่วนด้านในสุดคือที่ยืนเกียรติยศ ฝ่ายผู้พาไปให้กล่าวว่า お先に失礼します แล้วเข้าไปก่อน กดปุ่มเปิดค้างไว้พร้อมเชิญแขกเข้ามา ตอนออกก็กดปุ่มเปิดค้างไว้และให้แขกออกก่อน อย่างไรก็ตาม หากแขกจะเข้าไปก่อนหรือมีคนอยู่ในลิฟต์แล้ว ก็ปรับตามสถานการณ์ได้ รู้หลักไว้แล้วให้ยึดการไม่ปล่อยให้อีกฝ่ายรอเป็นสำคัญ

หัวข้อควรเจาะจงจนเห็นธุระได้ในพริบตา การใส่คำบอกประเภทไว้ข้างหน้า เช่น 【ご相談】 หรือ 【ご確認】 และเติมชื่อบริษัทกับชื่อตนเองเมื่อจำเป็น จะช่วยให้อีกฝ่ายจัดระเบียบได้ง่าย หัวข้อที่มีแต่คำทักทายหรือไม่มีหัวข้อเลยอาจถูกเข้าใจผิดว่าเป็นสแปมและค้นหาย้อนหลังไม่ได้ ส่วน Re: ให้คงไว้เป็นร่องรอยของการตอบกลับ และเมื่อเปลี่ยนหัวข้อเรื่องแล้วก็ควรตั้งหัวข้อใหม่จึงจะถูกมารยาท

ชื่อผู้รับให้เขียนตามลำดับ ชื่อบริษัท＋ชื่อแผนก＋ชื่อบุคคล＋様 คำว่า 御中 เป็นคำแสดงความเคารพที่ใช้กับองค์กร เช่น บริษัทหรือแผนก จึงไม่ใช้ควบคู่กับชื่อบุคคล การใช้ 様 ซ้อนกับ 殿 ก็ผิดเช่นกัน ชื่อบริษัทต้องเขียนเต็มไม่ย่อเป็น （株） หากไม่ทราบผู้รับผิดชอบให้เขียนว่า 株式会社◯◯ 営業部 御中 และหากส่งถึงหลายคนให้ใช้ 関係者各位 ความผิดพลาดเรื่องคำแสดงความเคารพทำลายความประทับใจแรกอย่างมาก จึงต้องตรวจก่อนส่งทุกครั้ง

TO คือผู้รับหลัก ส่วน CC คือฝ่ายที่แชร์ให้ทราบเป็นข้อมูลประกอบ ซึ่งผู้รับคนอื่นก็เห็นอีเมลนั้นด้วย ส่วนอีเมลที่ใส่ใน BCC จะไม่ปรากฏต่อผู้รับคนอื่น จึงเหมาะกับการส่งพร้อมกันถึงคนจำนวนมากที่ไม่รู้จักกัน หากใส่ลูกค้าที่ไม่รู้จักกันไว้ใน CC อีเมลของทุกคนจะถูกเห็นและกลายเป็นการรั่วไหลของข้อมูลส่วนบุคคล จึงต้องระวัง หากใส่หัวหน้าไว้ใน CC การเขียนกำกับต้นเนื้อความว่า （CC：◯◯部長） ก็ถือว่าใส่ใจ

取り急ぎ〜まで มีนัยว่าเขียนอย่างรวบรัดและรีบเร่ง จึงอาจถูกมองว่าเสียมารยาทต่อผู้อาวุโสหรือคู่ค้าภายนอก หากจะใช้ ควรเขียนประโยคให้จบ เช่น まずはご報告申し上げます หรือ 取り急ぎご報告申し上げます เช่นเดียวกัน ご苦労さまです เป็นคำที่ใช้กับผู้ที่ต่ำกว่า ต่อผู้อาวุโสให้ใช้ お疲れさまです ส่วน 了解しました ต่อคนภายนอกหรือผู้อาวุโสก็ควรเปลี่ยนเป็น 承知いたしました หรือ かしこまりました จะปลอดภัยกว่า

ในการตอบกลับ หลักคือคง Re: ไว้และไม่เปลี่ยนหัวข้อ เพื่อให้อีกฝ่ายตามการสนทนาได้เป็นเธรดเดียวและค้นหาง่าย แต่หากหัวข้อเรื่องเปลี่ยนไปโดยสิ้นเชิงก็ให้เปลี่ยนเป็นหัวข้อใหม่ การคงเนื้อความเดิมของอีกฝ่ายไว้ (อ้างอิง) ช่วยให้เห็นที่มาที่ไป แต่หากยาวเกินไปก็เก็บเฉพาะส่วนที่จำเป็น เกณฑ์การตอบคือภายใน 24 ชั่วโมง และหากยังตอบไม่ได้ทันทีก็ให้ตอบเบื้องต้นไปก่อนว่า 確認して◯日までにご連絡します

各位 ตัวมันเองเป็นคำแสดงความเคารพที่แปลว่า ทุกท่าน อยู่แล้ว การซ้อนเป็น 各位様 หรือ 各位殿 จึงผิด ให้ใช้อย่าง 関係者各位, お取引先各位 หรือ 社員各位 เช่นเดียวกัน ควรเลี่ยงการซ้ำกันของ 様 กับ 殿 และการใช้ 御中 คู่กับ 様 อนึ่ง 殿 เดิมถือเป็นคำที่ผู้อยู่เหนือกว่าใช้กับผู้ที่ต่ำกว่า ดังนั้นต่อภายนอกจึงใช้ 様 จะปลอดภัยกว่า คำแสดงความเคารพในชื่อผู้รับเป็นเรื่องเล็กแต่เป็นพื้นฐานของเอกสารธุรกิจ จึงออกสอบข้อเขียนตอนหางานบ่อย

เอกสารที่ขึ้นต้นด้วย 拝啓 ให้ลงท้ายด้วย 敬具 ส่วน 前略 เป็นคำขึ้นต้นที่ละคำนำ ใช้คู่กับคำลงท้าย 草々 และ 謹啓 ซึ่งสุภาพกว่านั้นใช้คู่กับ 謹白 หรือ 敬白 ส่วน かしこ เป็นคำลงท้ายที่ใช้ในจดหมายของผู้หญิงเป็นหลัก ขณะที่ 以上 เป็นคำที่ใช้ปิดท้ายเอกสารภายในหรือรายการหัวข้อย่อย ไม่ใช่คำลงท้าย เอกสารธุรกิจมีรูปแบบ คำขึ้นต้น→คำทักทายตามฤดูกาล→เนื้อความ→ข้อความปิด→คำลงท้าย ส่วนในอีเมลโดยทั่วไปจะละคำขึ้นต้นและคำลงท้าย

ในโอกาสที่เป็นทางการอย่างการสัมภาษณ์ การเคาะ 3 ครั้งถือเป็นมารยาททั่วไป ส่วนการเคาะ 2 ครั้งว่ากันว่าเป็นการเคาะเพื่อดูว่าห้องน้ำว่างหรือไม่ จึงควรเลี่ยง หลังเคาะแล้วให้รอจนได้ยินคำว่า どうぞ จึงกล่าว 失礼いたします แล้วเข้าไป และปิดประตูเบา ๆ โดยเอียงตัวเพื่อไม่หันหลังให้อีกฝ่าย อย่างไรก็ตาม แทบไม่มีใครสอบตกเพราะจำนวนครั้งที่เคาะ ท่าทางที่สุขุมและการทักทายที่สดใสสำคัญกว่ามาก

หลังเข้าห้องให้ยืนข้างเก้าอี้ (โดยทั่วไปคือฝั่งที่นั่งรอง) แนะนำตัวและโค้งคำนับว่า ◯◯大学の◯◯と申します。本日はよろしくお願いいたします จากนั้นเมื่อได้รับเชิญว่า どうぞおかけください จึงกล่าว 失礼いたします แล้วนั่งลง เวลานั่งอย่าพิงพนัก ให้นั่งค่อนไปทางขอบเก้าอี้และยืดหลังตรง กระเป๋าวางบนพื้นข้างเก้าอี้ เสื้อโค้ตพับวางบนกระเป๋า ตอนออกจากห้องก็อย่าลืมกล่าว 本日はありがとうございました

สิ่งที่ถูกให้ความสำคัญที่สุดคือความสะอาดเรียบร้อย พื้นฐานคือสูทและเสื้อเชิ้ตไม่ยับไม่เปื้อน ผมเรียบร้อย เล็บสั้น รองเท้าขัดเงา และไม่มีกลิ่นแรง ให้คิดว่าการแต่งตัวตามใจชอบ (เพื่อตนเอง) กับการแต่งกายให้เหมาะสม (เพื่ออีกฝ่าย) เป็นคนละเรื่องกัน หากมีระบุว่าแต่งกายอิสระหรือใส่ชุดลำลองได้ ออฟฟิศแคชวลจะปลอดภัยกว่า และควรศึกษาบรรยากาศของบริษัทก่อนตัดสินใจ หากลังเลให้เอนไปทางเป็นทางการ

ภาษาพูดใช้ 御社 (อนชะ) ส่วนภาษาเขียน (ใบสมัคร อีเมล เรซูเม) ใช้ 貴社 (คิชะ) เพราะเมื่อออกเสียง 貴社 จะพ้องกับ 記者 และ 汽車 ทำให้ฟังยาก จึงแยกใช้กับคำพูด ส่วน 弊社 เป็นคำถ่อมตนที่ใช้เรียกบริษัทของตนเอง จึงไม่ใช้กับอีกฝ่าย และจะเปลี่ยนไปตามประเภทองค์กร เช่น ธนาคารใช้ 御行・貴行 นิติบุคคลด้านการศึกษาใช้ 御校・貴校 หน่วยงานราชการใช้ 御庁・貴庁

เกณฑ์ของการติดต่อที่แผนกต้อนรับคือก่อนเริ่ม 5-10 นาที หากไปเร็วเกินไปอาจรบกวนเพราะอีกฝ่ายยังเตรียมตัวไม่เสร็จ ส่วนการไปสายนั้นไม่ต้องพูดถึง ควรไปถึงบริเวณใกล้สถานที่แต่เนิ่น ๆ จัดการแต่งกายให้เรียบร้อยแถวนั้นแล้วค่อยกะเวลาไปติดต่อ หากจำเป็นต้องไปสายจริง ๆ ให้โทรแจ้งทันทีที่รู้พร้อมบอกเวลาที่คาดว่าจะไปถึง หากเป็นการสัมภาษณ์ออนไลน์ ให้เข้าห้องก่อนเริ่ม 2-3 นาที และตรวจสอบสัญญาณกับเสียงไว้ล่วงหน้า

การถามกลับเป็นโอกาสแสดงความตั้งใจสมัครและความเข้าใจบริษัท หากถามสิ่งที่มีอยู่บนเว็บไซต์บริษัทตรง ๆ จะถูกมองว่าเตรียมตัวไม่พอ จึงควรศึกษามาก่อนแล้วถามให้ลึกอีกขั้น เช่น ◯◯という取り組みについて、現場ではどのように進めているか การถามแต่เรื่องสวัสดิการมักทำให้ภาพลักษณ์ลดลง หากคำถามที่เตรียมมาถูกอธิบายไปแล้ว เพียงกล่าวว่า 先ほどのご説明で解消しました。ありがとうございます ก็ไม่มีปัญหา

หลักคือฝ่ายที่ไปเยือน ซึ่งเป็นฝ่ายที่สถานะต่ำกว่า (โดยทั่วไปคือฝ่ายผู้ขายหรือฝ่ายที่มาขอความร่วมมือ) ยื่นนามบัตรก่อน หากไปพร้อมหัวหน้า ให้หัวหน้าแลกก่อนแล้วจึงต่อด้วยตนเอง หากอีกฝ่ายยื่นมาพร้อมกันก็จะกลายเป็นการแลกพร้อมกัน โดยยื่นนามบัตรของตนด้วยมือขวาและรับของอีกฝ่ายด้วยมือซ้าย จากนั้นรีบเปลี่ยนมาถือด้วยสองมือ นามบัตรให้หยิบจากซองใส่นามบัตร หันด้านที่อีกฝ่ายอ่านได้ และยื่นในระดับอก

นามบัตรที่ได้รับให้วางไว้บนโต๊ะระหว่างการเจรจา หากอีกฝ่ายมีคนเดียวให้วางบนซองใส่นามบัตร หากมีหลายคนให้เรียงตามลำดับที่นั่งจะช่วยจับคู่ชื่อกับใบหน้าได้ง่าย การเขียนโน้ตลงบนนามบัตรต่อหน้าเจ้าของ การพับนามบัตร การเล่นนามบัตรด้วยนิ้ว หรือการวางของทับนามบัตร ล้วนเสียมารยาท จังหวะที่จะเก็บให้สอดคล้องกับตอนที่การเจรจาจบและอีกฝ่ายเก็บ พร้อมกล่าวว่า 頂戴いたします แล้วจึงใส่ในซองนามบัตร

นามบัตรให้รับด้วยสองมือพร้อมกล่าว 頂戴いたします จับที่ขอบเพื่อไม่ให้นิ้วบังชื่อหรือชื่อบริษัทของอีกฝ่าย และหากไม่ทราบว่าอ่านอย่างไร ก็ยืนยันตรงนั้นได้ว่า 恐れ入ります、何とお読みすればよろしいでしょうか ให้ถือว่านามบัตรเป็นตัวแทนของอีกฝ่าย จึงไม่ลดต่ำกว่าระดับอกและไม่จับด้วยมือที่สกปรก อีกทั้งควรเตรียมนามบัตรของตนไว้ในซองให้เพียงพอเสมอเพื่อไม่ให้ขาดมือ

พื้นฐานของลำดับที่นั่งคือที่นั่งไกลประตูเป็นที่นั่งเกียรติยศ ส่วนที่นั่งใกล้ประตูเป็นที่นั่งรอง โดยเชิญผู้อาวุโสหรือลูกค้านั่งที่นั่งเกียรติยศ ในห้องประชุมที่มีหลายที่นั่ง ตรงกลางของแถวที่ไกลประตูที่สุดคือลำดับสูงสุด และยิ่งใกล้ประตูก็ยิ่งลำดับต่ำลง อย่างไรก็ตาม ที่นั่งเกียรติยศอาจเปลี่ยนไปตามตำแหน่งของช่องโทโคโนมะ หน้าต่างที่วิวสวย หรือภาพเขียน หากลังเลก็ถามอีกฝ่ายตรง ๆ ว่า どちらにお座りになりますか ก็เป็นอีกวิธีหนึ่ง

ในแท็กซี่หรือรถที่มีคนขับ ที่นั่งด้านหลังคนขับพอดีคือลำดับสูงสุด ถัดมาคือด้านหลังที่นั่งข้างคนขับ ตรงกลางเบาะหลังเป็นลำดับที่สาม ส่วนที่นั่งข้างคนขับเป็นที่นั่งรองสุด (มีหน้าที่จ่ายค่าโดยสารและบอกทาง) ในทางกลับกัน หากหัวหน้าหรือคนรู้จักขับรถเอง ที่นั่งข้างคนขับจะกลายเป็นที่นั่งเกียรติยศ ลำดับจึงเปลี่ยนไป ต้องระวังจุดนี้ ในทางปฏิบัติ ควรให้ความสำคัญกับความสะดวกในการขึ้นลงและความต้องการของอีกฝ่ายมากกว่ายึดหลักจนเกินไป

ในห้องรับรอง โซฟายาวถือว่ามีศักดิ์สูงกว่าเก้าอี้เดี่ยว โดยทั่วไปจึงเชิญแขกนั่งโซฟาฝั่งที่ไกลจากประตู ส่วนเก้าอี้เดี่ยวให้ฝ่ายบริษัทตนเองใช้ อย่างไรก็ตาม การจัดวางต่างกันไปตามตำแหน่งประตูและโครงสร้างห้อง จึงควรยึด「ที่นั่งที่แขกจะรู้สึกสบายที่สุด」เป็นสำคัญ หากเป็นห้องแบบญี่ปุ่น ด้านหน้าช่องโทโคโนมะคือที่นั่งเกียรติยศ หากตนเป็นฝ่ายที่ถูกเชิญและไม่แน่ใจว่าที่ใดเป็นที่นั่งเกียรติยศ การนั่งตามที่เขาเชิญก็ถือว่าถูกมารยาทแล้ว

報連相 มาจากอักษรตัวแรกของ 報告 (การรายงาน)・連絡 (การแจ้งข่าว)・相談 (การปรึกษา) การรายงานคือการบอกความคืบหน้าและผลของงานที่ได้รับมอบหมายแก่หัวหน้า การแจ้งข่าวคือการบอกข้อเท็จจริงและกำหนดการแก่ผู้เกี่ยวข้อง ส่วนการปรึกษาคือการขอคำแนะนำเมื่อลังเลในการตัดสินใจ ในช่วงเป็นพนักงานใหม่ อย่าตัดสินใจเองว่าเรื่องแค่นี้ไม่ต้องบอกก็ได้ การแบ่งปันอย่างสม่ำเสมอจะนำไปสู่ความไว้วางใจมากกว่า ระยะหลังยังมีการพูดถึง おひたし (ไม่โกรธ・ไม่ปฏิเสธ・ช่วยเหลือ・ให้คำสั่ง) ในฐานะท่าทีที่ฝ่ายหัวหน้าควรมีด้วย

การรายงานให้บอกข้อสรุปและผลลัพธ์ก่อน จากนั้นจึงเล่าเหตุผลและที่มาที่ไป และหากจำเป็นก็บอกแนวทางรับมือต่อไป เนื่องจากอีกฝ่ายมักฟังในขณะที่ยุ่ง วิธีพูดที่สื่อประเด็นสำคัญตั้งแต่ต้น เช่น 結論から言うと หรือ ◯◯の件、無事完了しました จึงเป็นที่ชื่นชอบ รูปแบบนี้เรียกอีกอย่างว่าวิธี PREP (Point→Reason→Example→Point) ให้แยกข้อเท็จจริงออกจากความเห็นและการคาดเดาของตนเอง และยิ่งเป็นรายงานที่ไม่ดีก็ยิ่งต้องเร็วและแม่นยำ นี่คือกฎเหล็ก

ทันทีที่รู้ว่าจะไปสาย ให้โทรแจ้งหัวหน้าโดยตรงให้เร็วที่สุด พร้อมบอกเหตุผลและเวลาที่คาดว่าจะไปถึง หากใช้แค่อีเมลหรือแชตก็อาจไม่มีใครอ่าน และการฝากผ่านเพื่อนร่วมงานก็ไม่แน่นอน ใบรับรองการล่าช้าจะยื่นตามความจำเป็น แต่ใช้แทนการแจ้งไม่ได้ หลังไปถึงบริษัทก็ให้กล่าวขอโทษอีกครั้งว่า ご迷惑をおかけしました การไปสายโดยไม่แจ้งหรือรายงานหลังเหตุการณ์จะทำลายความน่าเชื่อถืออย่างมาก จึงต้องระวัง

ยิ่งเป็นเรื่องไม่ดีก็ยิ่งต้องรายงานหัวหน้าให้เร็ว นี่คือกฎเหล็ก ยิ่งเวลาผ่านไป ความเสียหายยิ่งลุกลามและทางเลือกในการรับมือยิ่งน้อยลง ในการรายงานให้บอกข้อเท็จจริง (เรื่องอะไร・เมื่อไร・ระดับไหน) อย่างแม่นยำก่อนการแก้ตัว และหากทำได้ก็เสนอแนวทางรับมือของตนเองไปด้วย หัวหน้ามักถือเรื่อง「การปิดบัง」หนักกว่าตัวความผิดพลาดเสียอีก หลายกรณีหากรับมือในระดับองค์กรก็กู้คืนได้ การไม่แบกไว้คนเดียวจึงเป็นการปกป้องตัวเองด้วย

วันลาพักร้อนประจำปีแบบได้รับค่าจ้างเป็นสิทธิของลูกจ้างตามกฎหมายมาตรฐานแรงงาน โดยผู้ที่ทำงานต่อเนื่อง 6 เดือนและมาทำงานไม่น้อยกว่าร้อยละ 80 ของวันทำงานทั้งหมดจะได้รับ 10 วัน ตั้งแต่ปี 2019 บริษัทมีหน้าที่ต้องให้ผู้ที่ได้รับตั้งแต่ 10 วันขึ้นไปใช้สิทธิปีละ 5 วันอย่างแน่นอน แม้ไม่มีหน้าที่ต้องบอกเหตุผลในการลา แต่การยื่นเรื่องแต่เนิ่น ๆ และส่งมอบงานเพื่อไม่ให้กระทบงานถือเป็นมารยาท ส่วนบริษัทก็มี「สิทธิเปลี่ยนช่วงเวลา」ให้เลื่อนวันลาในช่วงงานยุ่งได้

คำนุ่มนวลคือคำนำหน้าที่ทำให้การขอร้อง การปฏิเสธ และการโต้แย้งอ่อนโยนลง เช่น 恐れ入りますが, お手数をおかけしますが, 差し支えなければ, あいにくですが, せっかくですが ส่วน 悪いんですけど เป็นภาษาพูดกันเองจึงไม่เหมาะกับที่ทำงาน โดยเฉพาะกับคนภายนอกหรือผู้อาวุโส เวลาปฏิเสธ หากเติมข้อเสนอทางเลือกอย่าง あいにく◯◯のため難しいのですが、△△であれば対応できます ก็จะไม่ทำให้เสียความรู้สึกกัน การแสดงความใส่ใจต่ออีกฝ่ายผ่านถ้อยคำคือพื้นฐานของคนทำงาน