Savoir-vivre professionnel

拝見する est la forme 謙譲語Ⅰ (humble I) de 見る (regarder). Le 謙譲語Ⅰ est le keigo qui élève la personne vers laquelle votre action est dirigée (l'interlocuteur ou un tiers) ; 伺う, 申し上げる et お届けする appartiennent à la même famille. Les Directives sur le keigo (rapport du Conseil des affaires culturelles, 2007) répartissent le keigo en cinq catégories : 尊敬語 (respectueux), 謙譲語Ⅰ (humble I), 謙譲語Ⅱ (déférent), 丁寧語 (poli) et 美化語 (embellissant). C'est cette classification qu'utilisent les manuels de savoir-vivre et les tests écrits de recrutement au Japon.

いらっしゃる (aller, venir, être), おっしゃる (dire) et 召し上がる (manger, boire) sont tous du 尊敬語 (langage respectueux), qui élève les actions de l'autre. La règle de base est de les employer avec l'autre personne comme sujet : 部長がいらっしゃいます est correct, tandis que les utiliser pour sa propre action, comme dans 私がいらっしゃいます, est fautif. Les tournures お〜になる et 〜れる・られる sont aussi à retenir comme formes du 尊敬語.

参る, 申す, いたす et おる relèvent du 謙譲語Ⅱ (langage déférent). Ils abaissent votre propre action tout en s'adressant avec déférence à celui qui écoute ou lit. À la différence du 謙譲語Ⅰ, ils s'emploient même en l'absence d'une personne à élever, comme dans 明日から大阪へ参ります. L'opposition entre 先方に伺います (謙譲語Ⅰ, qui élève la partie visitée) et 大阪へ参ります (謙譲語Ⅱ) est l'exemple type des Directives.

Des mots comme お茶, お菓子, ご飯 ou お料理 sont du 美化語 (langage embellissant) : ils ne servent pas à élever l'autre mais à rendre son propre langage plus soigné. On les distingue du 丁寧語 (langage poli), qui s'adresse poliment à l'auditeur avec です・ます. En abuser (おビール, おコーヒー…) peut sonner artificiel. Les cinq catégories viennent des Directives sur le keigo et affinent l'ancienne répartition en trois (respectueux, humble, poli).

よろしかったでしょうか emploie un passé pour une vérification qui porte sur le présent : c'est l'exemple type du バイト敬語, le keigo des petits boulots. Il faut retirer le た du passé et dire よろしいでしょうか. De même, こちらでよろしかったですか devient こちらでよろしいですか. Les Directives sur le keigo de l'Agence des affaires culturelles citent aussi cette tournure comme excessive et inappropriée : vérifiez qu'elle n'est pas devenue un tic en entretien ou au téléphone.

〜になります exprime un changement, or la monnaie rendue ne se transforme en rien : お釣りでございます est donc la bonne formule. 〜のほう indique une direction ou une comparaison, et l'ajouter pour atténuer son propos est inutile. お名前をいただく devrait proprement être お名前を伺ってもよろしいでしょうか. Ce keigo approximatif sort tout seul et marque l'oreille du recruteur : entraînez-vous jusqu'à ce que les formes correctes viennent naturellement.

おっしゃる est déjà la forme respectueuse de 言う (dire) : y ajouter le respectueux 〜れる pour obtenir おっしゃられる constitue un keigo redoublé. Il en va de même pour お読みになられる, ご覧になられる et お召し上がりになられる. Cela dit, les Directives tolèrent les formes redoublées passées dans l'usage, comme お召し上がりになる et お伺いする. Un keigo excessif sonne faux : la règle est d'une marque honorifique par mot.

Face à quelqu'un d'extérieur, même votre supérieur est traité comme un membre de votre camp : ni titre honorifique, ni langage respectueux. On dit 部長の田中 ou simplement 田中 sans titre, et l'action s'exprime avec le おります du 謙譲語Ⅱ. いらっしゃる, 外出される et お出かけになる sont respectueux et donc inadaptés pour les siens. Cette distinction ウチとソト (dedans/dehors) est l'erreur la plus fréquente au téléphone et à l'accueil, et elle figure toujours dans la formation des nouveaux employés.

L'usage veut que l'on décroche en trois sonneries. Si l'appelant a attendu davantage, ajoutez お待たせいたしました, et pour une longue attente 大変お待たせいたしました. En décrochant, annoncez le nom de l'entreprise, par exemple はい、◯◯株式会社でございます ; le もしもし n'a pas cours dans le monde professionnel. Garder un stylo et un bloc-notes près du téléphone permet de répondre sereinement.

Quand l'appelant ne se présente pas, ajoutez une formule d'amortissement comme 失礼ですが ou 恐れ入りますが et demandez poliment son entreprise et son nom. 誰ですか est brutal, et transférer sans un mot laisse démuni celui qui reçoit l'appel. Si vous n'avez pas saisi le nom, vous pouvez tout à fait vérifier avec 恐れ入ります、もう一度お名前をお伺いできますか. Répéter le nom de l'appelant avant de le mettre en attente évite les erreurs.

En cas d'absence, indiquez l'heure de retour prévue, par exemple あいにく◯◯は外出しており、15時ごろ戻る予定です。戻りましたらこちらからお電話いたしましょうか, et laissez l'appelant choisir entre un rappel, un message ou un nouvel appel de sa part. Ne communiquez pas d'informations superflues comme une destination privée. Notez le message avec la date, l'heure, l'appelant, l'objet et votre nom, et remettez-le impérativement à l'intéressé. Communiquer le portable d'un collègue sans accord est proscrit en matière de gestion de l'information.

Comme c'est l'appelant qui a un objet à traiter, c'est en principe lui qui raccroche le premier. Toutefois, si l'interlocuteur est un client ou un supérieur, attendez d'avoir constaté qu'il a raccroché, puis reposez doucement le combiné. Ne le claquez pas : sur un poste fixe, appuyez sur le crochet avec le doigt avant de le reposer, le bruit ne portera pas. Dites 失礼いたします avant de raccrocher, puis notez immédiatement messages et engagements.

Au salon, le siège le plus éloigné de la porte est la place d'honneur : c'est celle que l'on propose au visiteur. Indiquez-la de la main en disant 奥の席へどうぞおかけください, puis asseyez-vous côté porte (place inférieure) ou sortez jusqu'à l'arrivée du responsable. Quand il y a un canapé et un fauteuil individuel, le canapé est le plus souvent considéré comme la place la plus haute. Pendant le trajet, marchez en diagonale devant le visiteur et ouvrez la porte pour le laisser passer (si elle ouvre vers l'intérieur, entrez d'abord et retenez-la).

Servez d'abord la personne la plus haut placée côté visiteurs (celle qui occupe la place d'honneur), puis le reste de la délégation, et enfin votre propre camp en commençant par le plus haut placé. Posez la tasse par la droite avec un mot comme どうぞ, en tenant la soucoupe et en maniant le tout à deux mains. Ne posez jamais la tasse sur des documents. Pour des bouteilles, même règle : les visiteurs d'abord. Ce principe des invités d'abord, l'entreprise ensuite vaut aussi pour l'échange de cartes ou l'ascenseur.

Dans l'ascenseur, l'emplacement devant le panneau est la place inférieure (celle de l'accompagnateur) et le fond la place d'honneur. L'accompagnateur entre le premier en disant お先に失礼します et maintient le bouton d'ouverture pour faire entrer le visiteur. À la sortie, gardez le bouton enfoncé et laissez le visiteur sortir en premier. Cela dit, si le visiteur entre le premier ou si la cabine est occupée, adaptez-vous. Connaissez la règle, mais donnez la priorité au fait de ne pas faire attendre.

L'objet doit être assez précis pour que le sujet soit clair d'un coup d'œil. Placer en tête une étiquette de type 【ご相談】 ou 【ご確認】, et ajouter au besoin le nom de l'entreprise et le vôtre, aide le destinataire à s'organiser. Un objet réduit à une formule de politesse, ou l'absence d'objet, risque d'être pris pour du spam et empêche toute recherche ultérieure. Conservez le Re: comme trace de l'échange et créez un nouvel objet dès que le sujet change.

L'en-tête s'écrit dans l'ordre : nom de l'entreprise, service, nom de la personne, puis 様. 御中 est un titre destiné à une organisation (entreprise, service) et ne se combine pas avec un nom de personne. Cumuler 様 et 殿 est également fautif. Le nom de l'entreprise s'écrit en entier, sans l'abréger en （株）. Si vous ignorez l'interlocuteur, écrivez 株式会社◯◯ 営業部 御中, et pour plusieurs destinataires 関係者各位. Une erreur de titre nuit gravement à la première impression : vérifiez toujours avant l'envoi.

Le champ TO désigne le destinataire principal, le CC ceux à qui l'on transmet pour information, leurs adresses étant visibles de tous. Les adresses saisies en BCC ne sont pas visibles des autres destinataires, ce qui convient aux envois groupés à des personnes qui ne se connaissent pas. Mettre en CC des clients sans lien entre eux expose leurs adresses à tous et constitue une fuite de données personnelles : prudence. Quand vous mettez votre supérieur en CC, indiquer （CC：◯◯部長） en tête du message est une attention appréciée.

取り急ぎ〜まで a la nuance d'un mot rédigé à la hâte et peut être perçu comme désinvolte par un supérieur ou un interlocuteur externe. Si vous l'utilisez, achevez la phrase, comme dans まずはご報告申し上げます ou 取り急ぎご報告申し上げます. De même, ご苦労さまです s'adresse à un subordonné : à un supérieur, on dira お疲れさまです. 了解しました gagne aussi à devenir 承知いたしました ou かしこまりました vis-à-vis de l'extérieur ou d'un supérieur.

Dans une réponse, la règle est de garder le Re: et de ne pas changer l'objet : votre interlocuteur suit l'échange comme un seul fil et les recherches sont plus faciles. Lorsque le sujet change complètement, adoptez en revanche un nouvel objet. Conserver (citer) le message d'origine éclaire le contexte, mais si cela s'allonge trop, ne gardez que le nécessaire. Répondez dans les 24 heures ; si vous ne pouvez pas répondre tout de suite, envoyez une première réponse du type 確認して◯日までにご連絡します.

各位 est en soi un titre honorifique signifiant à toutes et tous : le cumuler en 各位様 ou 各位殿 est fautif. On écrit 関係者各位, お取引先各位 ou 社員各位. Évitez de même la répétition 様/殿 et l'association de 御中 avec 様. Notez que 殿 est à l'origine un titre employé du supérieur vers le subordonné : 様 est plus sûr vis-à-vis de l'extérieur. Les titres dans l'en-tête sont un détail, mais c'est une base des écrits professionnels souvent testée aux épreuves écrites de recrutement.

Un document ouvert par 拝啓 se conclut par 敬具. 前略 est une ouverture qui supprime le préambule et va de pair avec la clôture 草々, tandis que le plus solennel 謹啓 appelle 謹白 ou 敬白. かしこ est une clôture employée surtout dans les lettres écrites par des femmes. 以上 marque la fin d'un document interne ou d'une liste, ce n'est pas une formule de clôture. Le courrier professionnel suit le schéma ouverture, formule de saison, corps, formule finale, clôture ; dans les e-mails, ouverture et clôture sont généralement omises.

Dans les situations formelles comme un entretien, trois coups passent pour la règle. Deux coups seraient la manière de vérifier si des toilettes sont libres : mieux vaut l'éviter. Après avoir frappé, attendez le どうぞ, entrez en disant 失礼いたします, et refermez la porte doucement en pivotant le buste pour ne pas tourner le dos à vos interlocuteurs. Cela dit, personne n'est recalé pour un nombre de coups : le calme des gestes et un salut franc comptent bien davantage.

Après être entré, tenez-vous à côté de la chaise (en général du côté de la place inférieure), présentez-vous en saluant avec ◯◯大学の◯◯と申します。本日はよろしくお願いいたします, puis asseyez-vous en disant 失礼いたします une fois invité par どうぞおかけください. Asseyez-vous sur le bord du siège sans vous adosser, le dos droit. Posez votre sac au sol à côté de la chaise et pliez votre manteau dessus. En partant, n'oubliez pas 本日はありがとうございました.

Ce qui compte le plus, c'est l'impression de propreté : costume et chemise sans plis ni taches, cheveux nets, ongles courts, chaussures cirées, pas d'odeur forte. Distinguez le style (pour soi) de la présentation professionnelle (pour l'autre). Quand la tenue est libre ou décontractée, le business casual reste sûr : renseignez-vous sur l'ambiance de l'entreprise pour trancher. Dans le doute, penchez vers le formel.

À l'oral on emploie 御社 (onsha), à l'écrit (dossier de candidature, e-mail, CV) 貴社 (kisha). Prononcé, 貴社 se confond avec 記者 et 汽車, d'où la distinction entre oral et écrit. 弊社 est le terme humble désignant sa propre entreprise et ne s'emploie jamais pour l'autre. Le mot varie selon le type d'organisme : 御行・貴行 pour une banque, 御校・貴校 pour un établissement scolaire, 御庁・貴庁 pour une administration.

Présentez-vous à l'accueil 5 à 10 minutes avant. Trop tôt, vous dérangez car votre hôte n'est pas prêt ; en retard, c'est rédhibitoire. Arrivez à proximité avec de la marge, remettez-vous en ordre dans les environs, puis présentez-vous au bon moment. Si un retard est inévitable, téléphonez dès que vous le savez et donnez votre heure d'arrivée estimée. Pour un entretien en ligne, connectez-vous 2 à 3 minutes avant et vérifiez au préalable la connexion et le son.

Ces questions sont l'occasion de montrer votre motivation et votre compréhension. Poser une question dont la réponse figure sur le site de l'entreprise trahit un manque de préparation : allez un cran plus loin, par exemple ◯◯という取り組みについて、現場ではどのように進めているか. Ne s'intéresser qu'aux conditions dessert souvent l'impression laissée. Si votre question a déjà été traitée, il suffit de dire 先ほどのご説明で解消しました。ありがとうございます.

En principe, celui qui rend visite, c'est-à-dire la partie en position inférieure (généralement le vendeur ou le demandeur), tend sa carte en premier. Si vous accompagnez votre supérieur, il échange d'abord, puis vous. Si l'autre tend la sienne en même temps, on procède à un échange simultané : donnez votre carte de la main droite en recevant la sienne de la main gauche, puis reprenez-la aussitôt à deux mains. Sortez la carte de son étui et présentez-la à hauteur de poitrine, tournée pour être lue par l'autre.

Gardez la carte reçue sur la table pendant l'entretien. Face à une seule personne, posez-la sur votre étui ; face à plusieurs, alignez les cartes dans l'ordre des places pour associer les noms aux visages. Écrire sur une carte devant son propriétaire, la plier, la triturer ou poser un objet dessus est irrespectueux. Rangez-la à la fin, au moment où l'autre range la vôtre, en ajoutant 頂戴いたします avant de la glisser dans l'étui.

Recevez la carte à deux mains en ajoutant 頂戴いたします. Tenez-la par les bords pour ne pas masquer le nom ni celui de l'entreprise, et si vous ne savez pas la lire, vous pouvez le demander sur-le-champ avec 恐れ入ります、何とお読みすればよろしいでしょうか. Considérez la carte comme le prolongement de la personne : ne la descendez pas sous la poitrine et ne la manipulez pas les mains sales. Gardez toujours assez de vos propres cartes dans votre étui pour ne pas en manquer.

Le principe est que la place éloignée de la porte est la place haute, et celle qui en est proche la place basse. On offre la place haute aux supérieurs et aux clients. Dans une salle de réunion, le centre de la rangée la plus éloignée de la porte est le rang le plus élevé, et le rang baisse à mesure qu'on se rapproche de la porte. Une alcôve, une fenêtre avec vue ou l'emplacement d'un tableau peuvent toutefois déplacer la place d'honneur ; dans le doute, demander どちらにお座りになりますか est aussi une solution.

En taxi ou en voiture avec chauffeur, la place juste derrière le conducteur est la plus haute, suivie de celle derrière le siège passager, puis du milieu de la banquette, le siège passager avant étant le plus bas (il revient à celui qui paie la course et guide le trajet). En revanche, quand c'est votre supérieur ou une connaissance qui conduit sa propre voiture, le siège passager devient la place d'honneur : l'ordre change. En pratique, privilégiez la facilité pour monter et descendre ainsi que le souhait de l'autre plutôt que la règle.

Au salon, le canapé est considéré comme supérieur au fauteuil individuel, et l'on propose généralement au visiteur le canapé situé du côté le plus éloigné de la porte, votre camp occupant les fauteuils. La disposition varie toutefois selon l'emplacement de la porte et la configuration de la pièce : privilégiez avant tout la place où le visiteur sera à l'aise. Dans une pièce japonaise, la place devant l'alcôve est la place d'honneur. Si vous êtes celui que l'on installe et que vous hésitez, asseyez-vous simplement là où l'on vous invite.

報連相 est formé des premiers caractères de 報告 (rendre compte), 連絡 (informer) et 相談 (consulter). Rendre compte, c'est communiquer à son supérieur l'avancement et le résultat du travail confié ; informer, c'est signaler faits et échéances aux personnes concernées ; consulter, c'est demander conseil quand on hésite. Quand on débute, mieux vaut partager souvent que juger seul qu'une chose est trop mineure pour être dite : c'est ainsi que naît la confiance. On évoque aussi ces dernières années le おひたし (ne pas se fâcher, ne pas nier, aider, donner des instructions) comme attitude attendue du supérieur.

Un compte rendu commence par la conclusion et le résultat, puis vient aux raisons et au déroulé, et si besoin aux suites à donner. Votre interlocuteur écoute souvent entre deux tâches : une entrée en matière qui livre l'essentiel, comme 結論から言うと ou ◯◯の件、無事完了しました, est appréciée. On appelle aussi ce schéma la méthode PREP (Point, Reason, Example, Point). Séparez les faits de vos opinions et suppositions, et retenez la règle d'or : plus la nouvelle est mauvaise, plus vite et plus précisément il faut la remonter.

Dès que vous savez que vous serez en retard, appelez votre supérieur en personne le plus tôt possible et donnez le motif ainsi que l'heure d'arrivée prévue. Un e-mail ou un message peut ne pas être lu, et passer par un collègue manque de fiabilité. L'attestation de retard se remet si nécessaire, mais elle ne remplace pas l'appel. Une fois arrivé, excusez-vous à nouveau d'un ご迷惑をおかけしました. Un retard sans prévenir, ou signalé après coup, entame durablement la confiance.

La règle d'or : plus la nouvelle est mauvaise, plus vite elle doit remonter. Le temps qui passe élargit les dégâts et réduit les options. Dans votre signalement, donnez d'abord les faits avec précision (quoi, quand, dans quelle mesure) plutôt que des justifications, et joignez si possible votre proposition de traitement. Un supérieur retient bien plus le fait qu'on lui ait caché quelque chose que l'erreur elle-même. La plupart des situations se rattrapent quand l'organisation réagit ensemble : ne pas porter cela seul, c'est aussi se protéger.

Le congé payé annuel est un droit du salarié inscrit dans la loi japonaise sur les normes du travail : 10 jours sont accordés après 6 mois de travail continu avec une présence d'au moins 80 % des jours ouvrés. Depuis 2019, l'entreprise a l'obligation de faire effectivement prendre 5 jours par an à ceux qui en obtiennent au moins 10. Vous n'avez pas à en indiquer le motif, mais déposer sa demande tôt et organiser la passation pour ne pas gêner l'activité relève du savoir-vivre. L'entreprise dispose d'un droit de report de la période en cas de forte activité.

Les formules d'amortissement, comme 恐れ入りますが, お手数をおかけしますが, 差し支えなければ, あいにくですが ou せっかくですが, précèdent une demande, un refus ou une objection pour en adoucir l'effet. 悪いんですけど relève du langage parlé familier et ne convient pas dans un cadre professionnel, surtout vis-à-vis de l'extérieur ou d'un supérieur. Pour refuser, proposer une alternative, comme あいにく◯◯のため難しいのですが、△△であれば対応できます, évite de heurter. Manifester par ses mots sa considération pour l'autre est une base de la vie professionnelle.