Karinoya مطالعہ گاہ

ملازمت کی زندگی اور ملازمت کی تلاش · کاروباری بنیادیات لیب

وزیٹنگ کارڈ (名刺)، تعارف اور ملاقاتیں

آپ اسباق، سوالات اور وضاحتیں اردو میں پڑھ سکتے ہیں۔

جاپانی ورژن →

اسباق

1. وزیٹنگ کارڈ، مےشی (名刺) کا تبادلہ (پیش کرنے کی ترتیب، وصول کرنے کا طریقہ، بیک وقت تبادلہ، میز پر رکھنے کا طریقہ)

وزیٹنگ کارڈ کو سامنے والے کے چہرے کی طرح سمجھا جاتا ہے۔ پیش کرنے کی ترتیب، وصول کرنے کا طریقہ اور میز پر رکھنے تک کو ایک مسلسل عمل بنا لیں تو پہلی ملاقات کے ابتدائی چند سیکنڈز میں گھبراہٹ نہیں ہوگی۔

آپ کو استقبالیہ کمرے میں لے جایا گیا اور آپ بیٹھ کر انتظار کر رہے ہیں کہ متعلقہ فرد اندر آتا ہے۔ یہیں سے وزیٹنگ کارڈ کا تبادلہ شروع ہوتا ہے۔ سب سے پہلے کھڑے ہو جائیں اور ایسی جگہ آ جائیں جہاں آپ اور سامنے والے کے درمیان میز یا بیگ نہ ہو۔ میز کے اوپر سے ہاتھ بڑھا کر دینا غیر رسمی طریقہ ہے، اس لیے پہلی ملاقات کے رسمی موقع پر اس سے بچیں۔ کارڈ ہولڈر (名刺入れ) ایسی جگہ رکھیں جہاں سے فوراً نکالا جا سکے، تاکہ بیگ کی تہہ میں ڈھونڈنے میں وقت ضائع نہ ہو۔ نکلنے سے پہلے دیکھ لیں کہ کارڈز کے کونے مڑے ہوئے یا گندے تو نہیں، شعبہ یا فون نمبر پرانا تو نہیں، اور متوقع افراد سے زیادہ کارڈز موجود ہیں۔

پیش کرنے کی ترتیب میں وسیع پیمانے پر رائج روایت یہ ہے کہ ملنے آنے والا فریق پہلے، اور کم مرتبے والا فریق پہلے پیش کرتا ہے۔ اگر بیچنے والا اور خریدار ہوں تو بیچنے والا پہلے پیش کرتا ہے۔ عہدے کی اونچ نیچ ایک ہی فریق کے اندر ترتیب طے کرنے، یا دونوں طرف کئی افراد ہونے کی صورت میں معیار ہے؛ ملنے آنے والے اور میزبان کا تعلق اس پر مقدم ہے۔ دیتے وقت کارڈ کو کارڈ ہولڈر کے اوپر رکھیں، اس رخ سے کہ سامنے والا تحریر سیدھی پڑھ سکے، اور دونوں ہاتھوں سے سینے کی بلندی پر پیش کریں۔ ساتھ ہی کمپنی کا نام، شعبے کا نام اور اپنا نام، اسی ترتیب سے بتائیں۔ کارڈ دیتے ہی پڑھا نہیں جاتا، اس لیے آواز سے بتانے کی اہمیت ہے۔ اگر سامنے والا پہلے پیش کر دے تو پہلے وصول کریں اور “申し遅れました” (موشی اوکورےماشیتا، معذرت، تعارف میں دیر ہو گئی) کہہ کر اپنا کارڈ پیش کریں۔

عملاً زیادہ تر دونوں فریق ایک ساتھ کارڈ پیش کرتے ہیں، جسے بیک وقت تبادلہ (同時交換) کہتے ہیں۔ دائیں ہاتھ سے اپنا کارڈ پیش کرتے ہوئے، بائیں ہاتھ میں پکڑے کارڈ ہولڈر پر سامنے والے کا کارڈ وصول کریں، اور وصول کرتے ہی دونوں ہاتھوں میں پکڑ لیں۔ اس دوران کمپنی کے نام یا شخص کے نام کی تحریر پر انگلی نہ رکھیں۔ اگر کسی نام کا تلفظ معلوم نہ ہو تو اسی وقت “失礼ですが、何とお読みすればよろしいでしょうか” (معاف کیجیے، اسے کیسے پڑھوں؟) پوچھنے میں کوئی حرج نہیں۔ اندازے سے پکارتے رہنے سے غلطی پکی ہو جاتی ہے اور بعد میں درست کرنا مشکل ہوتا ہے۔ اگر آپ اور آپ کا باس ہوں اور دوسری طرف بھی کئی افراد ہوں، تو پہلے دونوں طرف کے سینئر افراد آپس میں تبادلہ کرتے ہیں، پھر جونیئر افراد۔

تبادلہ مکمل ہونے کے بعد بیٹھ جائیں۔ وصول شدہ کارڈز کو میز پر اپنے سامنے، سامنے بیٹھے لوگوں کی ترتیب کے مطابق رکھیں تو بات کرتے وقت نام اور چہرے میں گڑبڑ نہیں ہوگی۔ صرف ایک کارڈ ہو تو اسے کارڈ ہولڈر کے اوپر رکھیں۔ میٹنگ کے دوران کارڈز باہر رکھیں، اور آخر میں سامنے والے کی حرکت کے مطابق سمیٹیں۔ پہلے سمیٹ لینا اس بات کا اشارہ لگتا ہے کہ آپ جلد ختم کرنا چاہتے ہیں۔ اگر پتا چلے کہ آپ کے کارڈ ختم ہو گئے ہیں تو چھپائیں نہیں، بلکہ “申し訳ございません、名刺を切らしております” (معذرت، میرے کارڈ ختم ہو گئے ہیں) کہہ کر معذرت کریں، زبانی تعارف کرائیں، اور بعد میں دوبارہ دیں یا ڈاک سے بھیجیں۔ نیز وصول شدہ کارڈز پر نام اور رابطے کی تفصیلات درج ہوتی ہیں اور یہ ذاتی معلومات ہیں، اس لیے انہیں کمپنی کے مقرر کردہ طریقے سے محفوظ رکھیں اور تلف بھی مقرر کردہ طریقۂ کار سے کریں۔

وزیٹنگ کارڈ پہلے کون پیش کرے
موقعپہلے پیش کرنے والا فریقسوچ
دوسری کمپنی سے ملنے گئےملنے آنے والا فریقملنے آنے والے کا پہلے تعارف کرانا ہی مناسب ہے
بیچنے والا اور خریدار ملےبیچنے والا فریقکم مرتبے والا فریق پہلے پیش کرتا ہے
اپنی کمپنی میں مہمان کا استقبال کیاآنے والا فریقملنے آنے اور میزبانی کا تعلق مقدم ہے
دونوں طرف کئی افراد ہوںپہلے سینئر افراد آپس میںایک ہی فریق کے اندر عہدے کی ترتیب سے
وزیٹنگ کارڈ کے تبادلے کے 5 مراحل1: کھڑے ہو جائیں اور ایسی جگہ آ جائیں جہاں درمیان میں میز یا بیگ نہ ہو2: کارڈ کو کارڈ کیس کے اوپر رکھیں اور اس کا رُخ ایسا کریں کہ سامنے والا اسے سیدھا پڑھ سکے3: کمپنی کا نام، شعبے کا نام اور اپنا نام اسی ترتیب سے بتاتے ہوئے دونوں ہاتھوں سے سینے کی اونچائی پر پیش کریں4: دائیں ہاتھ سے اپنا کارڈ دیتے ہوئے بائیں ہاتھ کے کارڈ کیس پر ان کا کارڈ لیں، پھر اسے دونوں ہاتھوں میں تھام لیں5: بیٹھ جائیں اور کارڈ کو، سامنے والوں کے بیٹھنے کی ترتیب کے مطابق، میز کے اپنی طرف والے کنارے پر رکھیں

اہم اصطلاحات

کارڈ ہولڈر (名刺入れ، مےشی اِرے)
وزیٹنگ کارڈ ساتھ رکھنے کا ڈبہ، جو دیتے وقت ٹرے کا کام بھی کرتا ہے۔ دیتے وقت کارڈ کو اس کے اوپر رکھیں، اور وصول کرتے وقت اسے بائیں ہاتھ میں پکڑ کر طشتری بنائیں۔
پیش کرنے کی ترتیب کا اصول
یہ روایت کہ ملنے آنے والا اور کم مرتبے والا فریق پہلے پیش کرے۔ عہدے کی اونچ نیچ ایک ہی فریق کے اندر یا کئی افراد بمقابلہ کئی افراد کی صورت میں ترتیب طے کرنے کا معیار ہے۔
بیک وقت تبادلہ (同時交換)
دونوں فریقوں کا ایک ساتھ کارڈ پیش کرنا۔ دائیں ہاتھ سے دیں، بائیں ہاتھ کے کارڈ ہولڈر پر وصول کریں، اور وصول کرتے ہی دونوں ہاتھوں میں پکڑ لیں۔
کارڈ رکھنے کا طریقہ
بیٹھنے کے بعد، سامنے بیٹھے لوگوں کی ترتیب کے مطابق کارڈز کو میز پر اپنے سامنے رکھنا۔ ایک کارڈ ہو تو کارڈ ہولڈر کے اوپر رکھیں۔
کارڈ ختم ہو جانے کی صورت میں
اس حقیقت پر معذرت کر کے زبانی تعارف کرانا، اور بعد میں دوبارہ دینا یا ڈاک سے بھیجنا۔ صرف خاموشی سے وصول کر لینے سے سامنے والے کے پاس آپ کا رابطہ نہیں رہتا۔
頂戴する (عاجزی سے وصول کرنا)
کارڈ وصول کرتے وقت استعمال ہونے والا انداز۔ “頂戴いたします” کہہ کر دونوں ہاتھوں سے وصول کریں تو عمل اور الفاظ ہم آہنگ ہو جاتے ہیں۔
کارڈز کا انتظام
وصول شدہ کارڈز میں نام، ادارہ اور رابطے کی تفصیلات ہوتی ہیں جو ذاتی معلومات ہیں، اس لیے انہیں کمپنی کے قواعد کے مطابق محفوظ رکھیں اور تلف بھی مقرر کردہ طریقے سے کریں۔

مثالیں

سامنے والے نے پہلے کارڈ پیش کر دیا۔ کیا کریں؟
جواب اور وضاحت پہلے دونوں ہاتھوں سے وصول کریں، اور “申し遅れました” کہہ کر اپنا کارڈ دیں۔ اصولاً ملنے آنے والا پہلے پیش کرتا ہے، لیکن تاخیر کا ذکر کر کے جاری رکھیں تو سلسلہ نہیں بگڑتا۔
آپ اپنے باس کے ساتھ 2 افراد ملنے گئے، اور دوسری طرف سے بھی 2 افراد آئے۔ تبادلہ کس ترتیب سے کریں؟
جواب اور وضاحت پہلے دونوں طرف کے سینئر افراد آپس میں تبادلہ کریں، پھر جونیئر افراد۔ اگر جونیئر پہلے پیش کر دے تو سینئر افراد کا باہمی سلام بعد میں چلا جاتا ہے۔
ملاقات کی جگہ پر آپ کو پتا چلا کہ آپ کے کارڈ ختم ہو گئے ہیں۔ کیا کریں؟
جواب اور وضاحت کارڈ ختم ہونے پر معذرت کر کے زبانی تعارف کرائیں، اور بعد میں دوبارہ دیں یا ڈاک سے بھیجیں۔ اپنی جگہ باس کا کارڈ دینے سے آپ کا تعارف نہیں ہوتا۔

ماخذ اور بنیاد: ※ اس بارے میں کوئی سرکاری ضابطہ نہیں ہے۔ یہ وسیع پیمانے پر رائج کاروباری روایات کا مرتب خلاصہ ہے

2. تعارف کی ترتیب (پہلے اپنی کمپنی کا فرد، پہلے کم مرتبے والا)

کس کا تعارف پہلے کرایا جائے، صرف اس ایک بات سے محفل کا تاثر طے ہو جاتا ہے۔ اسے دو محوروں سے یاد رکھیں: کمپنی کے اندر اور باہر، اور بڑے اور چھوٹے مرتبے والے۔

جب آپ اپنے باس کو ساتھ لے کر کسی کاروباری شراکت دار سے ملنے جائیں، یا آنے والے مہمان سے اپنے باس کو ملوائیں، تو دونوں کو جوڑنے والے تعارف کنندہ آپ ہیں۔ تعارف کا مقصد یہ ہے کہ دونوں کے لیے بعد میں بات چیت شروع کرنا آسان ہو۔ اس لیے صرف نام بتا کر ختم نہ کریں، بلکہ کمپنی کا نام، شعبہ اور ذمہ داری والا کام جیسی معلومات مختصراً شامل کریں جو گفتگو کا سرا بن سکیں۔ اس کے برعکس، آبائی علاقہ یا خاندانی حالات جیسی نجی باتیں، یا اس شخص کے بارے میں اپنی رائے، اس کی رضامندی کے بغیر نہ چھیڑیں۔

ترتیب کے دو اصول ہیں۔ پہلا اس سوچ سے نکلتا ہے کہ جسے بلند کرنا ہو اسے پہلے معلومات دی جائیں۔ کمپنی سے باہر کے شخص کے سامنے آپ کی کمپنی کے لوگ اپنے (身内، میؤچی) ہیں، اس لیے اپنی کمپنی کے فرد کا تعارف پہلے باہر والے شخص سے کرایا جاتا ہے۔ دوسرا ایک ہی فریق کے اندر کی بات ہے: کم مرتبے والے کا تعارف پہلے بڑے مرتبے والے سے کرایا جاتا ہے۔ اگر کمپنی کے اندر ڈویژن منیجر اور نئے ملازم کو ملوانا ہو تو پہلے نئے ملازم کا تعارف ڈویژن منیجر سے کرائیں۔

ایک موقع ایسا ہے جہاں یہ دونوں اصول ٹکراتے نظر آتے ہیں: جب کاروباری شراکت دار کے ڈویژن منیجر اور اپنی کمپنی کے صدر کو ملوانا ہو۔ صرف عہدہ دیکھیں تو صدر بڑا ہے، لیکن کمپنی سے باہر کے فریق کے سامنے عہدے کی بلندی سے قطع نظر اپنی کمپنی کی طرف اپنے لوگ ہیں، اس لیے اپنی کمپنی کے صدر کا تعارف پہلے شراکت دار کے ڈویژن منیجر سے کرایا جاتا ہے۔ عہدے کی اونچ نیچ ایک ہی فریق کے اندر ترتیب طے کرنے کا معیار ہے، اور یہ کمپنی کے اندر اور باہر کے فرق سے بالاتر نہیں۔ ایک ہی فریق میں کئی افراد ہوں تو سینئر سے شروع کر کے ترتیب سے تعارف کرائیں۔

جن کا تعارف کرایا جا رہا ہو ان کا طرزِ عمل بھی طے ہے۔ تعارف شروع ہونے سے پہلے کھڑے ہو جائیں، اور تعارف کے دوران سامنے والے کی طرف رخ کر کے انتظار کریں۔ بیچ میں خود سے کارڈ نکالنا یا اضافی وضاحت شروع کرنا سلسلہ توڑ دیتا ہے۔ تعارف ختم ہونے کے بعد خود اپنا نام بتائیں اور وزیٹنگ کارڈ کے تبادلے کی طرف بڑھیں۔ تعارف کے بعد گفتگو میں سامنے والے کو پکارتے وقت نام کے ساتھ “様” (ساما، محترم) لگائیں یا نام کے ساتھ عہدہ شامل کریں۔ صرف عہدے سے پکارنا یا “そちら様” (آپ کی طرف والے) کہنا یہ مبہم کر دیتا ہے کہ کس کی طرف اشارہ ہے۔ نیز اگر کوئی کاروباری شراکت دار آپ سے کسی دوسری کمپنی کے متعلقہ فرد کا تعارف کرانے کو کہے، تو لازماً پہلے اس فرد سے پوچھ کر رضامندی لیں، پھر ملوائیں۔ رابطے کی تفصیلات اس فرد کی اپنی معلومات ہیں، انہیں اجازت کے بغیر کسی تیسرے فریق کو نہیں دیا جاتا۔

پہلے کس کا تعارف کرائیں
جوڑیپہلے تعارف کیا جانے والا فردوجہ
اپنی کمپنی کا باس اور شراکت دار کمپنی کا متعلقہ فرداپنی کمپنی کا باسکمپنی سے باہر کے فریق کے سامنے اپنی کمپنی کے لوگ اپنے ہیں
اپنی کمپنی کا صدر اور شراکت دار کمپنی کا ڈویژن منیجراپنی کمپنی کا صدرعہدے کی بلندی کمپنی کے اندر اور باہر کے فرق سے بالاتر نہیں
کمپنی کے اندر ڈویژن منیجر اور کمپنی کا نیا ملازمنیا ملازمایک ہی فریق کے اندر کم مرتبے والے کا تعارف پہلے کرایا جاتا ہے
ایک ہی فریق میں کئی افراد ہوںسینئر سے شروع کر کے ترتیب سےایک ہی فریق کے اندر ترتیب عہدے کے لحاظ سے طے ہوتی ہے
تعارف کرانے کا طریقہ1: ایسی جگہ کھڑے ہوں جہاں دونوں ایک دوسرے کے آمنے سامنے ہو سکیں، اور دونوں کی توجہ اپنی طرف کریں2: پہلے اپنی کمپنی کے شخص کا تعارف بیرونی فریق سے کرائیں3: کمپنی کا نام، شعبہ، نام اور ان کے ذمے کام مختصراً ساتھ بتائیں4: اس کے بعد بیرونی فریق کا تعارف اپنی کمپنی کے شخص سے کرائیں5: تعارف مکمل ہونے پر ہر ایک اپنا نام بتائے اور وزیٹنگ کارڈ کے تبادلے کی طرف بڑھیں

اہم اصطلاحات

تعارف کی ترتیب
یہ اصول کہ اپنی کمپنی کے فرد کا تعارف پہلے باہر والے سے، اور کم مرتبے والے کا تعارف پہلے بڑے مرتبے والے سے کرایا جائے۔ یہ سوچیں کہ جسے بلند کرنا ہے اسے پہلے معلومات دی جائیں، تو الجھن نہیں ہوگی۔
اپنے لوگ اور کمپنی سے باہر والے (身内と社外)
کمپنی سے باہر کے فریق کے سامنے اپنی کمپنی کے لوگوں کو عہدے سے قطع نظر اپنا سمجھا جاتا ہے۔ اس لیے اپنی کمپنی کا صدر ہو تب بھی اس کا تعارف پہلے شراکت دار کے ڈویژن منیجر سے کرایا جاتا ہے۔
ملوانا (引き合わせ، ہیکی آواسے)
دو ایسے افراد کو جوڑنا جو ایک دوسرے کو نہیں جانتے۔ ادارہ اور ذمہ داری مختصراً شامل کرنے سے دونوں کے لیے بعد میں بات چیت شروع کرنا آسان ہو جاتا ہے۔
تعارف کے دوران رویہ
تعارف شروع ہونے سے پہلے کھڑے ہو جائیں، ختم ہونے تک انتظار کریں، پھر خود اپنا نام بتائیں۔ بیچ میں کارڈ نکالنا یا بولنا شروع نہ کریں۔
تعارف کے لیے رضامندی
کسی تیسرے فرد کا تعارف کرانے سے پہلے اس کی اجازت لینا۔ رابطے کی تفصیلات اور وزیٹنگ کارڈ اس فرد کی معلومات ہیں، انہیں اجازت کے بغیر نہ دیں۔
پکارنے کا طریقہ
تعارف کے بعد نام کے ساتھ “様” لگا کر یا نام کے ساتھ عہدہ شامل کر کے پکاریں۔ صرف عہدہ، “そちら様” یا پہلا نام استعمال کرنے سے گریز کریں۔

مثالیں

اپنی کمپنی کے سیکشن چیف اور شراکت دار کمپنی کے ڈویژن منیجر کو ملوانا ہے۔ پہلے کس کا تعارف کرائیں؟
جواب اور وضاحت پہلے اپنی کمپنی کے سیکشن چیف کا تعارف شراکت دار کے ڈویژن منیجر سے کرائیں۔ عہدے میں ڈویژن منیجر بڑا ہے، لیکن کمپنی سے باہر کے فریق کے سامنے اپنی کمپنی کے لوگ اپنے ہیں، اس لیے اپنوں کا تعارف پہلے کرایا جاتا ہے۔
کمپنی کے اندر ڈویژن منیجر سے نئے ملازم کو ملوانا ہے۔ پہلے کس کا تعارف کرائیں؟
جواب اور وضاحت پہلے نئے ملازم کا تعارف ڈویژن منیجر سے کرائیں۔ ایک ہی فریق کے اندر کم مرتبے والے کا تعارف پہلے بڑے مرتبے والے سے کرایا جاتا ہے۔
ایک کاروباری شراکت دار نے آپ سے کہا کہ کسی دوسری کمپنی کے اپنے جاننے والے سے تعارف کرا دیں۔ کیا کریں؟
جواب اور وضاحت پہلے اس فرد سے پوچھیں کہ کیا تعارف کرایا جا سکتا ہے، اور رضامندی ملنے کے بعد ملوائیں۔ رابطے کی تفصیلات یا وزیٹنگ کارڈ کی معلومات اجازت کے بغیر دینے سے گریز کریں۔

ماخذ اور بنیاد: ※ اس بارے میں کوئی سرکاری ضابطہ نہیں ہے۔ یہ وسیع پیمانے پر رائج کاروباری روایات کا مرتب خلاصہ ہے

3. ملاقات کے لیے جانا (وقت لینا، پہنچنا، کوٹ، استقبالیہ، مہمان خانہ، رخصت ہونا)

ملاقات دروازے میں داخل ہونے سے پہلے ہی شروع ہو جاتی ہے۔ وقت طے کرنے سے لے کر رخصت کے الفاظ تک، وقت کی ترتیب کے مطابق ہم اس کا طریقہ قدم بہ قدم دیکھیں گے۔

سب سے پہلے ملاقات کا وقت طے کریں۔ فون ہو یا ای میل، بتانے والی باتیں ایک ہی ہیں: مقصد، اندازاً کتنا وقت لگے گا، پسندیدہ تاریخ و وقت کے کئی متبادل، اور اگر کوئی ساتھ آ رہا ہو تو ان کی تعداد اور نام۔ یہ معلوم ہونے کے بعد ہی دوسرا فریق طے کر سکتا ہے کہ کون ملے گا، کون سا کمرہ استعمال ہوگا اور کیا تیار کرنا ہے۔ تاریخ و وقت میں دوسرے فریق کی سہولت کو ترجیح دیں۔ طے ہو جانے کے بعد تاریخ و وقت، جگہ، ان کے شعبے اور متعلقہ شخص کا نام، اور وہاں پہنچنے کا راستہ لکھ لیں، اور ایک دن پہلے پروگرام کی تصدیق کریں۔ تبدیلی یا منسوخی کا علم ہوتے ہی فوراً اطلاع دیں۔

ملاقات کے دن عمارت میں 10 منٹ پہلے پہنچیں، بیت الخلا میں یا قریب ہی اپنا حلیہ درست کریں، اور استقبالیہ پر طے شدہ وقت سے 5 منٹ پہلے حاضر ہوں۔ اگر آپ 30 منٹ پہلے ہی استقبالیہ پر پہنچ جائیں تو تیاری میں مصروف شخص کو بلانا پڑے گا، جو الٹا تکلیف کا باعث بنتا ہے۔ ٹھیک وقت پر پہنچنے کی صورت میں استقبالیہ سے کمرے تک جانے میں جتنا وقت لگے اتنی ہی دیر ہو جاتی ہے۔ اگر ٹرانسپورٹ میں خلل کی وجہ سے دیر ہونے کا امکان ہو تو علم ہوتے ہی دوسرے فریق کو فون کریں، صورتحال اور متوقع وقتِ آمد بتائیں اور ان سے ہدایت لیں۔ ای میل ضروری نہیں کہ وہ دیکھ رہے ہوں، اس لیے فوری اطلاع کے لیے اسے استعمال نہ کریں۔

روایت یہ ہے کہ کوٹ دوسرے فریق کی عمارت میں داخل ہونے سے پہلے اتار لیا جائے۔ اس کی بنیاد یہ سوچ ہے کہ باہر کی گرد اندر نہ لائی جائے۔ اتارا ہوا کوٹ استر باہر کی طرف کر کے بازو پر لٹکا کر رکھیں، اور چھتری داخلی دروازے پر رکھے چھتری اسٹینڈ میں یا چھتری والے تھیلے میں ڈالیں۔ استقبالیہ پر اپنی کمپنی کا نام اور اپنا نام، جس سے ملاقات طے ہے اس کا شعبہ اور نام، اور ملاقات کا وقت بتائیں۔ یہ 4 باتیں مکمل ہوں تو وہ آپ کی آمد کی اطلاع آگے پہنچا سکتے ہیں۔ استقبالیہ پر ملاقات کے مقصد کی تفصیل بتانے کی ضرورت نہیں۔

مہمان خانے (応接室) میں لے جائے جانے پر وہی نشست لیں جو پیش کی جائے۔ اصول یہ ہے کہ ملاقاتی نچلی نشست، شیموزا (下座)، پر بیٹھے، لیکن جب میزبان کوئی نشست پیش کرے تو بلا تکلف اسے قبول کرنا آداب کے مطابق ہے۔ اگر کوئی رہنمائی نہ ہو تو نچلی نشست پر انتظار کریں۔ بیگ پاؤں کے پاس رکھیں، میز یا ساتھ والی کرسی پر نہ رکھیں۔ کمرے میں رکھے کاغذات یا آویزاں چیزوں کو ہاتھ نہ لگائیں، اور پیش کیا گیا مشروب اس وقت پئیں جب متعلقہ شخص آ کر پینے کو کہے۔ متعلقہ شخص کمرے میں آئے تو کھڑے ہو کر سلام کریں۔

کام مکمل ہو جائے تو بات ختم کرنے میں پہل آپ خود کریں۔ دوسرے فریق کے لیے یہ کہنا مشکل ہوتا ہے، اس لیے انتظار کرتے رہیں تو ملاقات ضرورت سے زیادہ طویل ہو جاتی ہے۔ شکریہ ادا کریں، کاغذات سمیٹیں، اور کوٹ عمارت سے باہر نکل کر پہنیں۔ اگر کوئی آپ کو لفٹ تک رخصت کرنے آئے تو لفٹ میں سوار ہو کر ان کی طرف مڑیں اور دروازہ بند ہونے تک سر جھکائے رکھیں، کیونکہ رخصت کرنے والا دروازہ بند ہونے تک کھڑا رہتا ہے۔ ملاقات کے اگلے دن شکریے کے ساتھ ساتھ وہاں طے پانے والی باتیں اور آئندہ کے اقدامات ترتیب دے کر متعلقہ شخص کو بھیج دیں تو سمجھ میں کوئی فرق باقی نہیں رہتا۔

ملاقات کے اوقات کا معیار
مرحلہمعیارکیا کرنا ہے
ایک دن پہلےشام تکتاریخ و وقت، جگہ، متعلقہ شخص کا نام اور راستے کی تصدیق کریں
ملاقات کا دنطے شدہ وقت سے 10 منٹ پہلےعمارت پہنچیں اور حلیہ درست کریں
ملاقات کا دنطے شدہ وقت سے 5 منٹ پہلےکوٹ اتار کر استقبالیہ پر اپنا تعارف کرائیں
دیر ہونے کا امکان ہو توعلم ہوتے ہیفون کر کے صورتحال اور متوقع وقتِ آمد بتائیں
اگلے دنتقریباً دوپہر سے پہلےشکریہ، طے شدہ باتیں اور آئندہ اقدامات بتائیں
استقبالیہ پر اپنا تعارف کرانے کا طریقہ1: عمارت میں داخل ہونے سے پہلے کوٹ اتار لیں اور اسے بازو پر لٹکا کر رکھیں2: استقبالیہ پر کمپنی کا نام اور اپنا نام بتائیں3: جس شخص سے ملاقات طے ہے اس کا شعبہ اور نام بتائیں4: ملاقات کا وقت بتائیں (میری 14:00 بجے ملاقات طے ہے)5: رہنمائی کے مطابق جائیں، اور مہمان خانے میں اسی نشست پر بیٹھیں جو آپ کو پیش کی جائے

اہم اصطلاحات

اپائنٹمنٹ، اپوئنتومینتو (アポイントメント)
ملاقات کا طے شدہ وقت۔ مقصد، درکار وقت، پسندیدہ تاریخ و وقت کے متبادل اور ساتھ آنے والوں کی تعداد بتا کر طے کیا جاتا ہے۔ تاریخ و وقت میں دوسرے فریق کی سہولت کو ترجیح دی جاتی ہے۔
5 منٹ پہلے استقبالیہ پر
استقبالیہ پر حاضر ہونے کا معیار طے شدہ وقت سے 5 منٹ پہلے ہے۔ عمارت میں 10 منٹ پہلے پہنچ کر حلیہ درست کریں، پھر استقبالیہ کی طرف جائیں۔ بہت جلد پہنچنا بھی دوسرے فریق کو تیاری میں جلدی پر مجبور کرتا ہے۔
کوٹ کا طریقہ
دوسرے فریق کی عمارت میں داخل ہونے سے پہلے اتارنے کی روایت۔ استر باہر کی طرف کر کے بازو پر لٹکا کر رکھیں، اور واپسی پر عمارت سے نکلنے کے بعد پہنیں۔
استقبالیہ پر تعارف
کمپنی کا نام، اپنا نام، جس سے ملاقات طے ہے اس کا شعبہ اور نام، اور ملاقات کا وقت، یہ 4 باتیں بتانا۔ ملاقات کے مقصد کی تفصیل بتانے کی ضرورت نہیں۔
نچلی نشست پر انتظار، شیموزا (下座)
رہنمائی نہ ہونے کی صورت میں نچلی نشست پر بیٹھ کر انتظار کرنا۔ البتہ اگر میزبان کوئی نشست پیش کرے تو اسی پر بیٹھنا آداب کے مطابق ہے۔
رخصت ہونا، جیکیو (辞去)
ملاقات کی جگہ سے رخصت ہونا۔ کام مکمل ہونے پر ملاقات کے لیے آنے والا خود بات ختم کرے، یہ دوسرے فریق کے وقت کا احترام ہے۔

مثالیں

دوپہر 2 بجے کی ملاقات کے لیے جانا ہے۔ استقبالیہ پر کس وقت حاضر ہونا مناسب ہے؟
جواب اور وضاحت تقریباً دوپہر 1 بج کر 55 منٹ۔ عمارت میں 10 منٹ پہلے پہنچ کر حلیہ درست کریں اور استقبالیہ پر 5 منٹ پہلے حاضر ہوں۔ 30 منٹ پہلے پہنچنے کا مطلب ہے دوسرے فریق کو تیاری کے دوران بلانا۔
مہمان خانے میں آپ کو بالائی نشست (上座) پر بیٹھنے کو کہا گیا۔ آپ کیا کریں گے؟
جواب اور وضاحت پیشکش قبول کر کے اسی نشست پر بیٹھ جائیں۔ اصول یہ ہے کہ ملاقاتی نچلی نشست پر بیٹھے، لیکن نشست پیش کرنا میزبان کی مہربانی ہے، اس لیے بلا تکلف قبول کرنا آداب کے مطابق ہے۔ متعلقہ شخص کمرے میں آئے تو کھڑے ہو جائیں۔
متعلقہ شخص آپ کو لفٹ تک رخصت کرنے آیا۔ لفٹ میں سوار ہونے کے بعد کیا کریں؟
جواب اور وضاحت سوار ہو کر ان کی طرف مڑیں اور دروازہ بند ہونے تک سر جھکائے رکھیں۔ رخصت کرنے والا دروازہ بند ہونے تک کھڑا رہتا ہے، اس لیے اگر آپ پہلے پیٹھ پھیر لیں تو جذبات کا تبادلہ ادھورا رہ جاتا ہے۔

ماخذ اور بنیاد: ※ اس بارے میں کوئی سرکاری ضابطہ موجود نہیں۔ یہ وسیع پیمانے پر رائج کاروباری روایات کی ترتیب وار تلخیص ہے

جانچ کوئز

سوال 1 | پہلے کون پیش کرے

آپ جس کمپنی میں ملنے گئے ہیں وہاں کے متعلقہ شخص سے میشی (名刺)، یعنی وزیٹنگ کارڈ، کا تبادلہ کرتے ہیں۔ پہلے کون سا فریق پیش کرتا ہے؟

  1. اونچے عہدے والا شخص پہلے پیش کرتا ہے
  2. جو کمرے میں پہلے داخل ہوا ہو وہ پہلے پیش کرتا ہے
  3. ملاقات کی میزبانی کرنے والا فریق پہلے پیش کرتا ہے
  4. ملنے آنے والا فریق پہلے پیش کرتا ہے
درست جوابD. ملنے آنے والا فریق پہلے پیش کرتا ہے

عام طور پر رائج روایت یہ ہے کہ ملنے آنے والا فریق، یعنی نچلی حیثیت والا فریق، پہلے میشی پیش کرتا ہے۔ عہدہ ایک ہی فریق کے اندر لوگوں کی ترتیب کا معیار ہے، یا اس وقت جب دونوں طرف کئی لوگ ہوں؛ ملنے آنے والے اور میزبان کا تعلق اس سے پہلے آتا ہے۔

سوال 2 | کارڈ دینے کا طریقہ

اپنا میشی (名刺) دیتے وقت کون سا عمل مناسب نہیں ہے؟

  1. دیتے وقت کمپنی کا نام، شعبہ اور اپنا نام اسی ترتیب سے بتانا
  2. اسے دونوں ہاتھوں میں پکڑ کر سینے کی اونچائی پر پیش کرنا
  3. بیٹھے بیٹھے میز کے پار ایک ہاتھ سے پیش کرنا
  4. اسے اپنے کارڈ کیس پر رکھنا، اس طرح کہ تحریر سامنے والے کی طرف سیدھی ہو
درست جوابC. بیٹھے بیٹھے میز کے پار ایک ہاتھ سے پیش کرنا

رسمی پہلی ملاقات میں آپ کھڑے ہو کر ایسی جگہ آتے ہیں جہاں آپ کے درمیان کوئی میز یا بیگ نہ ہو، پھر کارڈ دیتے ہیں۔ بیٹھے بیٹھے میز کے پار ایک ہاتھ سے دینا مختصر طریقہ ہے، اور اس میں تحریر آسانی سے سامنے والے کی نظر میں الٹی ہو جاتی ہے۔

سوال 3 | کارڈ لینے کا طریقہ

کسی کا میشی (名刺) لیتے وقت کون سا عمل مناسب نہیں ہے؟

  1. اسے ایسی جگہ سے پکڑنا جہاں انگلیاں تحریر کو نہ ڈھانپیں، اور سینے کی اونچائی پر لینا
  2. لینے سے پہلے 「頂戴いたします」 (chōdai itashimasu — “شکریے کے ساتھ قبول کرتا ہوں”) کہنا
  3. لینے کے بعد اسے دونوں ہاتھوں میں لے لینا
  4. کمپنی کا نام اور شخص کا نام والے رخ پر انگوٹھا رکھ کر مضبوطی سے پکڑنا
درست جوابD. کمپنی کا نام اور شخص کا نام والے رخ پر انگوٹھا رکھ کر مضبوطی سے پکڑنا

میشی اس شخص کے نام کی نمائندگی کرتا ہے، اس لیے کمپنی کے نام یا شخص کے نام پر انگلی نہیں رکھی جاتی۔ مضبوطی سے پکڑنے کی کوشش میں تحریر پر انگلی رکھ دینا عام غلطی ہے؛ کنارے سے پکڑنے سے کارڈ گرے گا بھی نہیں۔

سوال 4 | بیک وقت تبادلہ

آپ اور سامنے والا ایک ہی لمحے کارڈ پیش کر دیتے ہیں۔ مناسب حرکت کون سی ہے؟

  1. اپنا کارڈ واپس کھینچ لینا اور ان کے دینے کے بعد دوبارہ پیش کرنا
  2. ان کے ہاتھ پیچھے کرنے کا انتظار کرنا، اور پہلے اپنا کارڈ دے دینا
  3. اپنا کارڈ دونوں ہاتھوں سے پیش کرنا اور ان سے کہنا کہ اپنا کارڈ میز پر رکھ دیں
  4. دائیں ہاتھ سے اپنا کارڈ پیش کرنا اور بائیں ہاتھ میں پکڑے کارڈ کیس پر ان کا کارڈ لینا، پھر ان کا کارڈ دونوں ہاتھوں میں لے لینا
درست جوابD. دائیں ہاتھ سے اپنا کارڈ پیش کرنا اور بائیں ہاتھ میں پکڑے کارڈ کیس پر ان کا کارڈ لینا، پھر ان کا کارڈ دونوں ہاتھوں میں لے لینا

عملی طور پر بیک وقت تبادلہ اکثر ہوتا ہے؛ دائیں ہاتھ سے دینے اور بائیں سے لینے سے کسی بھی حرکت کو روکنا نہیں پڑتا۔ لینے کے بعد کارڈ ہمیشہ دونوں ہاتھوں میں لے لیں، اور سامنے والے کا کارڈ ایک ہاتھ میں پکڑے نہ رہیں۔

سوال 5 | اپنا تعارف

اپنا میشی (名刺) پیش کرتے وقت کیا کہنا مناسب ہے؟

  1. ان کے تعارف کا انتظار کرنا اور پھر وہی باتیں دہرا دینا
  2. سلام کے ساتھ کمپنی کا نام، شعبہ اور اپنا نام اسی ترتیب سے بتانا
  3. سب کچھ کارڈ پر چھپا ہوا ہے، اس لیے خاموشی سے پیش کر دینا
  4. صرف اپنا ذاتی نام بتانا
درست جوابB. سلام کے ساتھ کمپنی کا نام، شعبہ اور اپنا نام اسی ترتیب سے بتانا

کارڈ ہاتھ بدلتے وقت پڑھا نہیں جاتا، اس لیے بول کر بتانا اہم ہے۔ بڑی اکائی سے چھوٹی کی طرف — کمپنی سے ذاتی نام تک — جانا سمجھنے میں آسان ہوتا ہے۔ اگر آپ کا نام پڑھنا مشکل ہو تو وہیں اس کا تلفظ بتا دیں۔

سوال 6 | اسے کیسے پڑھا جائے

آپ کو ملنے والے کارڈ پر نام کیسے پڑھا جائے، یہ سمجھ نہیں آ رہا۔ آپ کو کیا کرنا چاہیے؟

  1. بعد میں ای میل کر کے تلفظ پوچھنا
  2. جو تلفظ آپ نے اندازے سے سوچا ہے وہی استعمال کرتے رہنا
  3. اس وقت نہ پوچھنا، اور اس کے بعد خاندانی نام سے بچ کر صرف عہدے سے مخاطب کرنا
  4. وہیں پوچھ لینا: 「失礼ですが、何とお読みすればよろしいでしょうか」 (“معاف کیجیے، اسے کیسے پڑھا جائے؟”)
درست جوابD. وہیں پوچھ لینا: 「失礼ですが、何とお読みすればよろしいでしょうか」 (“معاف کیجیے، اسے کیسے پڑھا جائے؟”)

وہیں پوچھنا بے ادبی نہیں؛ بلکہ اس سے دلچسپی کا اظہار ہوتا ہے۔ اندازے پر قائم رہنے سے غلط تلفظ پکا ہو جاتا ہے اور بعد میں درست کرنا مشکل ہوتا ہے۔ صرف عہدہ استعمال کرنا سوال سے بچنے کا ایک طریقہ ہے۔

سوال 7 | دونوں طرف کئی لوگ

آپ اور آپ کے مینیجر — آپ دونوں — کسی کلائنٹ کے ہاں جاتے ہیں، اور دوسری کمپنی سے دو لوگ آتے ہیں۔ کارڈوں کے تبادلے کی مناسب ترتیب کون سی ہے؟

  1. پہلے آپ دونوں سے تبادلہ کریں، پھر آپ کے مینیجر
  2. جو جس کے سب سے قریب بیٹھا ہو اس سے شروع کرنا
  3. ان کی طرف کے سب سے جونیئر شخص سے، اور آپ کی طرف کے سب سے سینئر شخص سے شروع کرنا
  4. پہلے دونوں سینئر لوگ تبادلہ کریں، پھر جونیئر
درست جوابD. پہلے دونوں سینئر لوگ تبادلہ کریں، پھر جونیئر

جب دونوں طرف کئی لوگ ہوں تو عام ترتیب یہ ہے کہ ہر طرف کے سینئر شخص سے شروع کیا جائے۔ اگر جونیئر پہلے کریں تو سینئر لوگوں کا آپس کا سلام پیچھے چلا جاتا ہے۔ نشستوں کا قریب ہونا معیار نہیں۔

سوال 8 | کارڈ میز پر رکھنا

کارڈوں کے تبادلے کے بعد آپ بیٹھ جاتے ہیں۔ ملنے والے کارڈوں کے ساتھ کون سا سلوک مناسب نہیں ہے؟

  1. اگر صرف 1 ہو تو اسے اپنے کارڈ کیس کے اوپر رکھنا
  2. گم نہ ہوں، اس لیے فوراً انہیں اپنے کاغذات کے درمیان رکھ دینا
  3. میٹنگ کے دوران انہیں باہر رکھنا اور میٹنگ ختم ہونے پر سنبھال لینا
  4. انہیں میز پر اپنی طرف، لوگوں کے بیٹھنے کی ترتیب سے رکھنا
درست جوابB. گم نہ ہوں، اس لیے فوراً انہیں اپنے کاغذات کے درمیان رکھ دینا

کاغذات کے درمیان رکھنے سے آپ میٹنگ کے دوران نام نہیں دیکھ سکتے، اور وہ ساتھ چلے جاتے ہیں اور گم ہو جاتے ہیں۔ بیٹھنے کی ترتیب کے مطابق میز کے اپنی طرف والے کنارے پر رکھنے سے آپ نام اور چہرے گڈمڈ کیے بغیر بات کر سکتے ہیں۔

سوال 9 | کب سنبھالیں

میٹنگ ختم ہونے والی ہے۔ میز پر رکھے کارڈ کب سنبھالنا مناسب ہے؟

  1. اگر بات لمبی ہوتی لگے تو درمیان میں ہی سنبھال لینا ٹھیک ہے
  2. میٹنگ ختم ہونے کے بعد، سامنے والے کی حرکات کے ساتھ ساتھ انہیں اپنے کارڈ کیس میں رکھنا
  3. سامنے والے سے پہلے انہیں کیس میں رکھ لینا، تاکہ آپ کی سمیٹنے کی تیاری مکمل ہو
  4. ان کا کارڈ میز پر ہی چھوڑ کر الوداع کہہ کر چلے جانا
درست جوابB. میٹنگ ختم ہونے کے بعد، سامنے والے کی حرکات کے ساتھ ساتھ انہیں اپنے کارڈ کیس میں رکھنا

کارڈ میٹنگ کے دوران باہر رہتے ہیں اور آخر میں احتیاط سے سنبھالے جاتے ہیں۔ پہلے سنبھالنا اس بات کا اشارہ سمجھا جاتا ہے کہ آپ بات ختم کرنا چاہتے ہیں، اور کارڈ چھوڑ جانا ایسا ہی ہے جیسے آپ نے اسے کبھی قبول ہی نہ کیا ہو۔

سوال 10 | جب کارڈ ختم ہو جائیں

کلائنٹ کے دفتر میں آپ کو احساس ہوتا ہے کہ آپ کے کارڈ ختم ہو چکے ہیں۔ آپ کو کیا کرنا چاہیے؟

  1. کارڈ ختم ہونے پر معذرت کرنا، زبانی اپنا تعارف کروانا، اور بعد میں کارڈ دے دینا یا ڈاک سے بھیجنا
  2. ظاہر کرنا کہ کارڈ کیس بھول آئے ہیں اور تبادلے سے مکمل طور پر بچنا
  3. ساتھ آئے مینیجر کا کارڈ اپنی جگہ دے دینا
  4. صرف ان کا کارڈ لے لینا اور کارڈ ختم ہونے کے بارے میں کچھ خاص نہ کہنا
درست جوابA. کارڈ ختم ہونے پر معذرت کرنا، زبانی اپنا تعارف کروانا، اور بعد میں کارڈ دے دینا یا ڈاک سے بھیجنا

درست طریقہ یہ ہے کہ بتائیں کہ کارڈ ختم ہو گئے ہیں، اپنا تعارف کروائیں، اور بعد میں کارڈ پہنچا دیں یا ڈاک سے بھیج دیں۔ مینیجر کا کارڈ مینیجر کا ہے اور آپ کا تعارف نہیں کرواتا، اور خاموشی سے صرف کارڈ لے لینے سے سامنے والے کے پاس آپ سے رابطے کی کوئی معلومات نہیں رہتیں۔

سوال 11 | ملنے والے کارڈوں کی حفاظت

کام کے دوران ملنے والے میشی (名刺، وزیٹنگ کارڈ) کو سنبھالنے کا مناسب طریقہ کون سا ہے؟

  1. کارڈ محض کاغذ ہے، اس لیے اسے ذاتی معلومات سمجھنے کی ضرورت نہیں
  2. یہ آپ کو ذاتی طور پر دیے گئے تھے، اس لیے آپ اپنی مرضی سے کمپنی کے اندر یا باہر کسی کو بھی دے سکتے ہیں
  3. انہیں نام اور رابطے کی تفصیلات والی ذاتی معلومات سمجھنا: کمپنی کے قواعد کے مطابق محفوظ رکھنا اور مقررہ طریقے سے تلف کرنا
  4. جب ضرورت نہ رہے تو عام کچرے کے ساتھ پھینک دینا
درست جوابC. انہیں نام اور رابطے کی تفصیلات والی ذاتی معلومات سمجھنا: کمپنی کے قواعد کے مطابق محفوظ رکھنا اور مقررہ طریقے سے تلف کرنا

کارڈ پر نام، وابستگی اور رابطے کی تفصیلات ہوتی ہیں، جو ذاتی معلومات ہیں۔ آپ کو یہ کسی بھی حالت میں ملا ہو، کمپنی کے محفوظ رکھنے اور تلف کرنے کے طریقۂ کار پر عمل کریں۔ کارڈ اپنی مرضی سے باہر نہ دیں اور نہ ہی انہیں جوں کا توں پھینکیں۔

سوال 12 | اپنے کارڈوں کی تیاری

باہر جانے سے پہلے اپنے کارڈ تیار کرتے وقت کون سا عمل مناسب نہیں ہے؟

  1. کارڈ کیس بیگ میں ایک مقررہ جگہ رکھنا جہاں سے فوراً نکالا جا سکے
  2. پچھلی ملاقات سے کیس میں بچے ہوئے کارڈ بغیر جانچے ویسے ہی لے جانا
  3. جتنے لوگوں سے ملنے کی توقع ہو، اس سے زیادہ کارڈ پہلے سے کیس میں رکھ لینا
  4. نکلنے سے پہلے ہر کارڈ کے مڑے ہوئے کونے اور داغ چیک کرنا
درست جوابB. پچھلی ملاقات سے کیس میں بچے ہوئے کارڈ بغیر جانچے ویسے ہی لے جانا

کیس میں پڑے رہنے والے کارڈوں کے کونے مڑ سکتے ہیں، یا ان پر پرانا شعبہ یا فون نمبر ہو سکتا ہے۔ دیتے ہی کارڈ سامنے والے کے ہاتھ میں رہتے ہیں، اس لیے نکلنے سے پہلے ہمیشہ ان کی حالت اور تعداد چیک کریں۔

سوال 13 | تعارف کی ترتیب

آپ اپنے مینیجر اور کلائنٹ کمپنی کے متعلقہ شخص کا ایک دوسرے سے تعارف کرواتے ہیں۔ پہلے کس کا تعارف کروایا جاتا ہے؟

  1. پہلے اونچے عہدے والے کا، نچلے عہدے والے سے
  2. پہلے عمر میں بڑے کا، چھوٹے سے
  3. پہلے آنے والے کا، بعد میں آنے والے سے
  4. پہلے اپنے مینیجر کا، کلائنٹ کے متعلقہ شخص سے
درست جوابD. پہلے اپنے مینیجر کا، کلائنٹ کے متعلقہ شخص سے

باہر کے شخص کے لیے آپ کی کمپنی کے لوگ آپ کی اپنی طرف ہیں، اس لیے پہلے اپنی طرف کا تعارف کروا کر معلومات سامنے والے فریق کو دیں۔ عہدہ اور عمر ایک ہی فریق کے اندر ترتیب کے معیار ہیں؛ اندر/باہر کا فرق پہلے آتا ہے۔

سوال 14 | کمپنی کے اندر تعارف

آپ ایک ہی کمپنی کے شعبے کے سربراہ اور ایک نئے ملازم کا تعارف کرواتے ہیں۔ کون سی ترتیب مناسب ہے؟

  1. کس کا پہلے ہو، اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا
  2. پہلے نئے ملازم کا، شعبے کے سربراہ سے
  3. جس طرف زیادہ لوگ موجود ہوں، اس سے شروع کرنا
  4. پہلے شعبے کے سربراہ کا، نئے ملازم سے
درست جوابB. پہلے نئے ملازم کا، شعبے کے سربراہ سے

ایک ہی فریق کے اندر جونیئر شخص کا تعارف پہلے، سینئر سے کروایا جاتا ہے۔ جس شخص کا درجہ بلند کرنا ہو اسے پہلے معلومات دینا وہی سوچ ہے جو باہر کے شخص سے پہلے اپنے لوگوں کا تعارف کروانے میں ہے۔

سوال 15 | تعارف کے دوران

آپ کے مینیجر کلائنٹ کے متعلقہ شخص سے آپ کا تعارف کروا رہے ہیں۔ کون سا رویہ مناسب ہے؟

  1. تعارف کے دوران سامنے والے کی طرف رخ کر کے کھڑے رہنا، اور ختم ہونے پر اپنا نام بتا کر کارڈ پیش کرنا
  2. تعارف ختم ہونے تک بیٹھے رہنا اور صرف پکارے جانے پر کھڑا ہونا
  3. تعارف کے درمیان ہی اپنے پس منظر کی تفصیلات بتانا شروع کر دینا
  4. مینیجر کے بولتے ہوئے ہی بیچ میں بول پڑنا، پہلے اپنا کارڈ نکال کر خود دے دینا
درست جوابA. تعارف کے دوران سامنے والے کی طرف رخ کر کے کھڑے رہنا، اور ختم ہونے پر اپنا نام بتا کر کارڈ پیش کرنا

تعارف وہ مرحلہ ہے جس میں مینیجر ماحول تیار کرتے ہیں، اس لیے اپنا نام بتانے سے پہلے اس کے ختم ہونے کا انتظار کریں۔ درمیان میں کارڈ نکالنا یا بولنا شروع کرنا سلسلہ توڑ دیتا ہے۔ تعارف شروع ہونے سے پہلے ہی کھڑے ہو جائیں۔

سوال 16 | تعارف میں کیا کہیں

کسی کا تعارف کرواتے وقت کون سی معلومات شامل کرنا مناسب ہے؟

  1. ہو سکتا ہے سامنے والا جاننا نہ چاہے، اس لیے صرف نام بتانا اور کچھ شامل نہ کرنا
  2. ان کے آبائی شہر اور خاندان جیسے ذاتی موضوعات پر توجہ دینا
  3. یہ بتانا کہ کمپنی کے اندر اس شخص کی کیسی قدر کی جاتی ہے اور اس کے بارے میں کیا کہا جاتا ہے
  4. گفتگو آگے بڑھانے میں مددگار باتیں مختصراً بتانا: کمپنی، شعبہ، ان کا کام
درست جوابD. گفتگو آگے بڑھانے میں مددگار باتیں مختصراً بتانا: کمپنی، شعبہ، ان کا کام

تعارف کا مقصد یہ ہے کہ بعد میں دونوں کے لیے بات شروع کرنا آسان ہو۔ وابستگی اور ذمہ داری بتانا بات کا سرا دینے کے لیے کافی ہے۔ ذاتی معاملات اور اندرونی آراء متعلقہ شخص کی رضامندی کے بغیر نہیں اٹھائی جاتیں۔

سوال 17 | تعارف کی درخواست

ایک کلائنٹ آپ سے کہتا ہے کہ کسی دوسری کمپنی کے ایک شخص سے ان کا تعارف کروا دیں۔ آپ کو کیا کرنا چاہیے؟

  1. اس شخص سے پوچھنا کہ کیا تعارف ٹھیک ہے، اور ان کی رضامندی کے بعد دونوں کو ملوانا
  2. ملنے والے کارڈ کی تصویر کھینچ کر بھیج دینا
  3. آپ انہیں جانتے ہیں، اس لیے وہیں رابطے کی تفصیلات دے دینا
  4. انکار سے تعلقات خراب ہوں گے، اس لیے کچھ کہے بغیر دونوں کو ایک ہی میٹنگ میں بلا لینا
درست جوابA. اس شخص سے پوچھنا کہ کیا تعارف ٹھیک ہے، اور ان کی رضامندی کے بعد دونوں کو ملوانا

تعارف صرف دونوں طرف کی رضامندی سے ہوتا ہے۔ رابطے کی تفصیلات اس شخص کی ملکیت ہیں، اس لیے اجازت کے بغیر کسی تیسرے فریق کو نہیں دی جاتیں۔ کارڈ کی تصویر بھیجنا بھی اجازت کے بغیر معلومات منتقل کرنا ہی ہے۔

سوال 18 | کیسے مخاطب کریں

تعارف کے بعد گفتگو میں کلائنٹ کے متعلقہ شخص کو مخاطب کرتے وقت کون سا طریقہ مناسب نہیں ہے؟

  1. نام اسی تلفظ سے لینا جو انہوں نے بتایا
  2. خاندانی نام یاد نہ ہونے کی وجہ سے 「そちら様」 (sochira-sama، “آپ وہاں”) کہنا
  3. 「◯◯様」، یعنی نام کے ساتھ “سما”، کہنا
  4. 「◯◯部長」، یعنی نام کے ساتھ عہدہ، کہنا
درست جوابB. خاندانی نام یاد نہ ہونے کی وجہ سے 「そちら様」 (sochira-sama، “آپ وہاں”) کہنا

کئی لوگ موجود ہوں تو 「そちら様」 سے واضح نہیں ہوتا کہ آپ کس سے مخاطب ہیں، اور اس سے انہیں یہ بھی پتا چلتا ہے کہ آپ کو ان کا نام یاد نہیں۔ بنیاد یہ ہے کہ شخص کا نام لیا جائے، اور اگر عہدہ ہو تو اس کے ساتھ عہدہ بھی۔

سوال 19 | اپنا تعارف کروانا

میٹنگ کے آغاز میں آپ سے مختصر تعارف کے لیے کہا جاتا ہے۔ کون سا مواد مناسب ہے؟

  1. ماحول خوشگوار بنانے کے لیے اپنے مشاغل اور ہفتہ وار تعطیلات گزارنے کے طریقے پر بات کرنا
  2. کمپنی اور شعبہ، اپنا نام، اور اس کام میں اپنی ذمہ داری کا دائرہ مختصراً بتانا
  3. کمپنی میں شمولیت سے لے کر اب تک اپنا کیریئر سال بہ سال تفصیل سے بیان کرنا
  4. کمپنی کا نام ہینڈ آؤٹ پر ہے، اس لیے اسے چھوڑ کر صرف اپنا نام بتانا
درست جوابB. کمپنی اور شعبہ، اپنا نام، اور اس کام میں اپنی ذمہ داری کا دائرہ مختصراً بتانا

اپنا تعارف اس لیے ہوتا ہے کہ موجود لوگوں کو معلوم ہو کہ کس بات کے لیے کس سے پوچھنا ہے۔ اپنی وابستگی اور ذمہ داری کا دائرہ بتانے سے یہ مقصد پورا ہو جاتا ہے۔ تفصیلی کیریئر اور مشاغل اس وقت کے لیے ہیں جب موقع اور وقت اجازت دیں۔

سوال 20 | عہدہ اور تعارف

آپ کلائنٹ کے شعبے کے سربراہ اور اپنی کمپنی کے صدر کا ایک دوسرے سے تعارف کرواتے ہیں۔ عام طور پر کون سی ترتیب مناسب ہے؟

  1. صدر آپ کی کمپنی میں سب سے اونچے درجے پر ہیں، اس لیے ترتیب سے کوئی فرق نہیں پڑتا
  2. صدر کا عہدہ اونچا ہے، اس لیے اپنے صدر کا تعارف نہ کروانا اور صرف کلائنٹ کے شعبے کے سربراہ کا تعارف کروانا
  3. کوئی بھی ترتیب ٹھیک ہے اور کوئی بے ادبی نہیں
  4. عہدے سے قطع نظر، پہلے اپنے صدر کا تعارف کلائنٹ کے شعبے کے سربراہ سے کروانا
درست جوابD. عہدے سے قطع نظر، پہلے اپنے صدر کا تعارف کلائنٹ کے شعبے کے سربراہ سے کروانا

باہر کے شخص کے لیے آپ کی اپنی طرف کا تعارف، عہدہ کچھ بھی ہو، اپنے لوگوں کے طور پر پہلے کروایا جاتا ہے۔ عہدہ ایک ہی فریق کے اندر ترتیب کا معیار ہے اور اندر/باہر کے فرق پر غالب نہیں آتا۔

سوال 21 | ملاقات کا وقت طے کرنا

فون پر ملاقات طے کرتے وقت کون سی معلومات دینا مناسب ہے؟

  1. صرف اپنی سہولت کی ایک تاریخ اور وقت دینا اور دوسری طرف کو اس کے مطابق ڈھلنے دینا
  2. مقصد، اندازاً دورانیہ، کئی ممکنہ تاریخیں اور اوقات، اور آنے والے لوگوں کی تعداد بتانا
  3. اگر ساتھ اور لوگ بھی آ رہے ہوں تب بھی لوگوں کی تعداد اسی دن بتانا
  4. صرف تاریخ اور وقت بتانا، اور مقصد اسی دن زبانی بتانا
درست جوابB. مقصد، اندازاً دورانیہ، کئی ممکنہ تاریخیں اور اوقات، اور آنے والے لوگوں کی تعداد بتانا

مقصد اور دورانیہ جاننے کے بعد ہی دوسری طرف طے کر سکتی ہے کہ کون شریک ہو گا اور کون سا کمرہ استعمال ہو گا۔ کئی آپشن دینے سے وقت طے کرنا تیز ہوتا ہے۔ آنے والوں کی تعداد نشستوں اور مواد پر اثر ڈالتی ہے، اس لیے پہلے سے بتا دیں۔

سوال 22 | کس وقت پہنچیں

دوپہر 2 بجے طے شدہ ملاقات کے لیے استقبالیہ پر حاضر ہونے کا اچھا ہدف کون سا وقت ہے؟

  1. ٹھیک 2 بجے
  2. تقریباً 1:30 بجے
  3. تقریباً 1:55 بجے
  4. تقریباً 2:05 بجے
درست جوابC. تقریباً 1:55 بجے

استقبالیہ پر حاضر ہونے کے لیے پانچ منٹ پہلے کا وقت رہنما اصول ہے۔ پورے 30 منٹ پہلے پہنچنا میزبان کو تیاری کے درمیان کھینچ لاتا ہے اور زحمت بنتا ہے۔ عمارت تک 10 منٹ پہلے پہنچ کر خود کو درست کر لیں۔ ٹھیک وقت پر پہنچنے کا مطلب ہے کہ استقبالیہ سے کمرے تک جاتے جاتے آپ لیٹ ہو چکے ہوں گے۔

سوال 23 | کوٹ کا کیا کریں

سردیوں میں کسی کے ہاں جاتے وقت آپ نے کوٹ پہنا ہوا ہے۔ اسے کہاں اتارنا مناسب ہے؟

  1. استقبالیہ پر اپنا نام بتانے کے بعد، میزبان کے لینے آنے سے پہلے
  2. صرف اس وقت جب میزبان کہیں، پھر گود میں تہہ کر کے رکھنا
  3. استقبالیہ کمرے میں پہنچائے جانے کے بعد، کرسی کی پشت پر تہہ کر کے
  4. ان کی عمارت میں داخل ہونے سے پہلے، پھر استر باہر کی طرف کر کے بازو پر لٹکا کر لے جانا
درست جوابD. ان کی عمارت میں داخل ہونے سے پہلے، پھر استر باہر کی طرف کر کے بازو پر لٹکا کر لے جانا

باہر کی گرد اندر نہ لانے کی سوچ پر مبنی روایت یہ ہے کہ کوٹ عمارت میں داخل ہونے سے پہلے اتار لیا جائے۔ اسے استر باہر کی طرف کر کے بازو پر لٹکائیں، اور استقبالیہ کمرے میں کرسی کی پشت کے بجائے اپنی طرف کسی خالی جگہ پر رکھیں۔ عمارت سے نکلنے کے بعد دوبارہ پہنیں۔

سوال 24 | استقبالیہ پر اپنی آمد کی اطلاع

استقبالیہ پر اپنی آمد کی اطلاع کرواتے وقت کیا بتانا مناسب ہے؟

  1. ملاقات کا مقصد پوری تفصیل سے بیان کرنا
  2. صرف اپنا نام بتانا
  3. صرف اس شخص کا شعبہ اور نام بتانا جس سے ملاقات طے ہے، اور اپنی کمپنی اور نام نہ بتانا
  4. اپنی کمپنی اور اپنا نام، جس سے مل رہے ہیں اس کا شعبہ اور نام، اور ملاقات کا وقت بتانا
درست جوابD. اپنی کمپنی اور اپنا نام، جس سے مل رہے ہیں اس کا شعبہ اور نام، اور ملاقات کا وقت بتانا

استقبالیہ کو آپ کی آمد کی اطلاع کے لیے ضروری معلومات درکار ہوتی ہیں: کون، کہاں سے، کس سے ملنے آیا ہے، اور کس وقت کی ملاقات ہے۔ استقبالیہ پر کام کی تفصیلات پر بات کرنے کی ضرورت نہیں، اور یہ ایسی جگہ بھی ہے جہاں باہر کے لوگ سن سکتے ہیں۔

سوال 25 | استقبالیہ کمرے میں انتظار

آپ کو استقبالیہ کمرے میں پہنچا دیا گیا ہے۔ میزبان کا انتظار کرتے ہوئے کون سا عمل مناسب نہیں ہے؟

  1. کمرے میں رکھا مواد اور اطلاعات اٹھا کر پڑھنا
  2. پیش کی گئی نشست پر بیٹھنا، بیگ پاؤں کے پاس رکھنا اور سیدھے بیٹھ کر انتظار کرنا
  3. میزبان کے آنے پر کھڑے ہو کر سلام کرنا
  4. پیش کیے گئے مشروب کو اس وقت تک ہاتھ نہ لگانا جب تک میزبان آ کر پیش نہ کریں
درست جوابA. کمرے میں رکھا مواد اور اطلاعات اٹھا کر پڑھنا

استقبالیہ کمرہ ان کی جگہ ہے، اس لیے وہاں رکھی چیزوں کو ہاتھ نہ لگائیں۔ کسی چیز کا نظر آ جانا اور اسے اٹھا کر پڑھنا الگ باتیں ہیں۔ بیگ پاؤں کے پاس رکھیں، میز یا ساتھ والی کرسی پر نہیں۔

سوال 26 | نشست کی پیشکش

استقبالیہ کمرے میں آپ کو “براہِ کرم یہاں تشریف رکھیں” کہہ کر کامیزا (上座)، یعنی اعزازی نشست، پیش کی جاتی ہے۔ آپ کو، بطور مہمان، کیا کرنا چاہیے؟

  1. پیش کی گئی نشست پر بیٹھ جانا، اور میزبان کے آنے پر کھڑے ہو کر سلام کرنا
  2. پیشکش ٹھکرا کر میزبان کے آنے تک کھڑے رہنا
  3. مہمان شیموزا (下座)، یعنی نچلی نشست، پر بیٹھتے ہیں، اس لیے انکار کر کے خود نچلی نشست پر چلے جانا
  4. جب تک سامنے والا نہ بیٹھے، کہیں نہ بیٹھنا
درست جوابA. پیش کی گئی نشست پر بیٹھ جانا، اور میزبان کے آنے پر کھڑے ہو کر سلام کرنا

نشست پیش کرنا میزبان کی مہربانی ہے، اس لیے اسے قبول کرنا ہی ادب کا تقاضا ہے۔ جب کوئی رہنمائی نہ کرے تو آپ شیموزا میں انتظار کرتے ہیں، لیکن دعوت دیے جانے کی صورت الگ ہے۔ میزبان کے آنے پر کھڑے ہو جائیں۔

سوال 27 | تاخیر کی اطلاع

ٹرانسپورٹ میں خلل کی وجہ سے آپ ملاقات پر دیر سے پہنچیں گے۔ آپ کو کیا کرنا چاہیے؟

  1. وہاں پہنچ کر استقبالیہ پر حالات کی وضاحت کرنا
  2. ای میل کافی ہے، کیونکہ وہ دیکھ کر پڑھ لیں گے
  3. تقریباً 5 منٹ کی تاخیر کے لیے پہنچ کر معافی مانگنے میں کوئی مسئلہ نہیں
  4. جیسے ہی معلوم ہو، انہیں فون کر کے وضاحت کرنا، متوقع وقتِ آمد بتانا اور پوچھنا کہ وہ کیسے آگے بڑھنا چاہیں گے
درست جوابD. جیسے ہی معلوم ہو، انہیں فون کر کے وضاحت کرنا، متوقع وقتِ آمد بتانا اور پوچھنا کہ وہ کیسے آگے بڑھنا چاہیں گے

ان کے اور کام بھی طے ہوتے ہیں، اس لیے جتنی جلدی انہیں معلوم ہو گا، اتنا زیادہ وہ ردوبدل کر سکیں گے۔ ای میل سے یہ یقینی نہیں کہ وہ دیکھ رہے ہوں، اس لیے فوری رابطے کے لیے فون استعمال کریں۔ پہنچنے کے بعد وضاحت کرنے سے وہ بغیر وجہ جانے انتظار کرتے رہتے ہیں۔

سوال 28 | رخصت لینا

کام ختم ہو جانے کے بعد بات سمیٹنے کا مناسب طریقہ کون سا ہے؟

  1. جب تک گفتگو چلتی رہے، ان کی پیروی کرتے ہوئے رکے رہنا
  2. کام ختم ہونے پر ان کا شکریہ ادا کرنا اور خود رخصت لینے کی بات کرنا
  3. ان کے اٹھنے کا انتظار کرنا، اور خود کبھی بات نہ چھیڑنا
  4. وقت بچا ہے، اس لیے وہیں کسی الگ معاملے پر بات شروع کر دینا
درست جوابB. کام ختم ہونے پر ان کا شکریہ ادا کرنا اور خود رخصت لینے کی بات کرنا

ملنے آنے والے فریق کا بات سمیٹنا سامنے والے کے وقت کا احترام ہے۔ ان کے لیے پہلے کہنا مشکل ہوتا ہے، اس لیے انتظار کرنے سے بات ضرورت سے زیادہ لمبی ہو جاتی ہے۔ اگر کوئی اور معاملہ ہو تو نئی ملاقات طے کریں۔

سوال 29 | رخصت کیے جاتے وقت

میزبان آپ کو لفٹ تک چھوڑنے آئے ہیں۔ کون سا رویہ مناسب ہے؟

  1. دروازے روک کر رخصت کرنے والے کو پہلے لفٹ میں داخل ہونے دینا
  2. دروازے بند ہونے سے پہلے پیٹھ پھیر کر لفٹ کی پچھلی دیوار کی طرف رخ کر لینا
  3. رخصت کرنا ان کا کام ہے، اس لیے کوئی ردعمل دینے کی ضرورت نہیں
  4. اندر جا کر ان کی طرف رخ کرنا، اور دروازے بند ہونے تک جھکے رہنا
درست جوابD. اندر جا کر ان کی طرف رخ کرنا، اور دروازے بند ہونے تک جھکے رہنا

رخصت کرنے والا دروازے بند ہونے تک وہاں کھڑا رہتا ہے، اس لیے اندر جا کر ان کی طرف رخ کر کے جھکنے سے یہ عمل دو طرفہ رہتا ہے۔ وہ آپ کو رخصت کرنے آئے ہیں، اس لیے انہیں پہلے لفٹ میں داخل کرنا بے معنی ہے۔

سوال 30 | ملاقات کے بعد شکریہ

ملاقات کے اگلے دن کیا کرنا مناسب ہے؟

  1. اپنا نیٹ ورک بڑھانے کے لیے ملنے والے کارڈ کی تفصیلات ذاتی سوشل میڈیا پر شیئر کرنا
  2. کوئی خاص رابطہ نہ کرنا، اور اگلا معاملہ پیش آنے پر دوبارہ رابطہ کرنا
  3. ملاقات کا شکریہ ادا کرنا اور متعلقہ شخص کو طے شدہ باتوں اور اگلے اقدامات کا منظم خلاصہ بھیجنا
  4. متعلقہ شخص کے مینیجر کو تحریری جائزہ بھیجنا کہ انہوں نے آپ سے کیسا برتاؤ کیا
درست جوابC. ملاقات کا شکریہ ادا کرنا اور متعلقہ شخص کو طے شدہ باتوں اور اگلے اقدامات کا منظم خلاصہ بھیجنا

ملاقات کے فوراً بعد کا رابطہ دو کام کرتا ہے: شکریہ پہنچاتا ہے اور طے شدہ باتوں کے بارے میں دونوں طرف کی سمجھ کو ہم آہنگ کرتا ہے۔ ان کے مینیجر کو بھیجا گیا جائزہ کسی نے نہیں مانگا، اور کارڈ کی تفصیلات ذاتی طور پر پھیلانا اس مقصد سے باہر استعمال ہے جس کے لیے وہ دی گئی تھیں۔

مشق: اس صفحے کے سوالات حل کریں

یہ بے ترتیب سوالات والا مشق کا ٹول ہے (JavaScript فعال ہونے پر کام کرتا ہے)۔ اوپر دیے گئے تمام سوالات اور وضاحتیں اس کے بغیر بھی پڑھی جا سکتی ہیں۔

※ وضاحتیں مطالعے کے مقصد کے لیے معلومات ہیں۔ امتحان کا نصاب اور نظام سال بہ سال بدل سکتا ہے، اس لیے امتحان منعقد کرنے والے ادارے کے سرکاری اعلانات ضرور دیکھیں۔

یہ صفحہ جاپانی اصل متن کا ترجمہ ہے۔ اگر ترجمے اور اصل متن میں فرق ہو تو جاپانی ورژن کو ترجیح دی جائے گی۔ جاپانی اصل متن دیکھیں