1. L'échange de cartes de visite (ordre de présentation, réception, échange simultané, disposition sur la table)
Une carte de visite se traite comme le visage même de son propriétaire. Si l'ordre de présentation, la réception et la disposition sur la table forment chez vous un seul enchaînement, les quelques dizaines de secondes d'une première rencontre ne vous prendront pas de court.
Vous êtes conduit au salon de réception et vous attendez, assis, quand votre interlocuteur entre. L'échange de cartes de visite commence là. Levez-vous d'abord, puis déplacez-vous de manière à n'avoir ni table ni sac entre vous et lui. Tendre la carte en allongeant le bras par-dessus la table est une forme abrégée, à éviter lors d'une première rencontre formelle. Gardez votre porte-cartes dans un endroit d'où il sort immédiatement, pour ne pas passer un temps à fouiller le fond de votre sac. Avant de partir, vérifiez que les cartes n'ont ni coin corné ni salissure, que le service et le numéro de téléphone ne sont pas périmés, et qu'il y en a un peu plus que le nombre de personnes prévu.
L'usage largement admis veut que l'on présente sa carte en premier quand on est la partie qui rend visite, et quand on est la partie en position inférieure. Entre vendeur et acheteur, c'est le vendeur qui présente d'abord. La hiérarchie des fonctions sert de critère pour ordonner les personnes d'un même côté, ou lorsque les deux parties sont plusieurs : la relation entre celui qui visite et celui qui reçoit prime. Pour tendre la carte, posez-la sur le porte-cartes, orientez-la de sorte que le texte soit à l'endroit vu de l'autre, et présentez-la des deux mains à hauteur de poitrine. En même temps, énoncez dans l'ordre le nom de l'entreprise, celui du service et le vôtre. Une carte n'est pas lue à l'instant où on la remet : le dire à voix haute a donc son utilité. Si l'autre présente la sienne en premier, recevez-la d'abord, ajoutez « mōshiokuremashita » (pardon de ne m'être pas présenté plus tôt), puis remettez la vôtre.
En pratique, les deux parties se tendent le plus souvent leur carte en même temps : c'est ce qu'on appelle l'échange simultané. Tendez votre carte de la main droite tout en recevant celle de l'autre sur le porte-cartes tenu dans la main gauche, puis reprenez-la aussitôt des deux mains. À ce moment, veillez à ne pas poser les doigts sur le texte, nom de l'entreprise ou nom de la personne. Si vous ne savez pas comment se lit un nom, vous pouvez très bien demander sur-le-champ : « shitsurei desu ga, nan to o-yomi sureba yoroshii deshō ka » (pardonnez-moi, comment dois-je lire votre nom ?). Continuer à l'appeler d'après une supposition installe l'erreur, qu'il sera ensuite difficile de corriger. Quand vous venez avec votre supérieur et que l'autre partie est également plusieurs, les personnes de rang supérieur des deux côtés échangent d'abord, puis viennent celles de rang inférieur.
Une fois l'échange terminé, on s'assoit. Posez les cartes reçues sur le devant de la table, dans l'ordre où les personnes sont assises : vous parlerez sans confondre les noms et les visages. S'il n'y en a qu'une, posez-la sur le porte-cartes. Laissez-les visibles pendant la réunion et rangez-les à la fin, en suivant le mouvement de l'autre partie. Ranger le premier a l'air d'un signal indiquant que vous voulez écourter. Si vous vous apercevez que vous n'avez plus de cartes, ne le dissimulez pas : excusez-vous en disant « mōshiwake gozaimasen, meishi o kirashite orimasu » (je suis désolé, je n'ai plus de cartes), présentez-vous oralement, puis remettez votre carte une autre fois ou envoyez-la par la poste. Notez enfin que les cartes reçues portent des noms et des coordonnées : elles relèvent des données personnelles, se conservent selon la méthode fixée dans l'entreprise et se détruisent selon la procédure établie.
Qui tend sa carte en premier
Situation
Partie qui présente en premier
Raisonnement
Vous vous rendez dans l'entreprise de l'autre
La partie qui rend visite
Il est logique que celui qui vient se nomme en premier
Rencontre entre un vendeur et un acheteur
Le vendeur
La partie en position inférieure présente en premier
Vous recevez un visiteur dans votre entreprise
Le visiteur
La relation entre celui qui visite et celui qui reçoit prime
Les deux parties sont plusieurs
Les personnes de rang supérieur d'abord
À l'intérieur d'un même côté, on suit l'ordre des fonctions
Étui servant à transporter les cartes et de support au moment de les remettre. On pose la carte dessus pour la tendre, et on le tient dans la main gauche comme réceptacle pour recevoir celle de l'autre.
Principe de l'ordre de présentation
Usage voulant que la partie qui rend visite et la partie en position inférieure présentent leur carte en premier. La hiérarchie des fonctions sert à ordonner les personnes d'un même côté, ou quand les deux parties sont plusieurs.
Échange simultané
Forme où les deux parties tendent leur carte en même temps. On donne de la main droite, on reçoit sur le porte-cartes tenu à gauche, puis on reprend la carte reçue des deux mains.
Disposition des cartes
Une fois assis, poser les cartes sur le devant de la table dans l'ordre où les personnes sont assises. S'il n'y en a qu'une, la poser sur le porte-cartes.
Quand on n'a plus de cartes
Conduite consistant à s'en excuser, à se présenter oralement, puis à remettre sa carte une autre fois ou à l'envoyer par la poste. Se contenter de recevoir sans rien dire ne laisse aucune coordonnée à l'autre.
Chōdai suru (頂戴する)
Formule employée en recevant une carte. Dire « chōdai itashimasu » en la recevant des deux mains fait coïncider le geste et la parole.
Gestion des cartes de visite
Les cartes reçues contiennent nom, appartenance et coordonnées : ce sont des données personnelles. On les conserve selon les règles de l'entreprise et on les détruit selon la méthode établie.
Exemples
Votre interlocuteur vous tend sa carte en premier. Comment réagir ?
Réponse et raisonnement La recevoir d'abord des deux mains, ajouter « mōshiokuremashita », puis remettre la sienne. En principe, c'est à la partie qui visite de présenter d'abord, mais mentionner ce retard permet de ne pas rompre l'enchaînement.
Vous vous rendez à 2, vous et votre supérieur, et l'autre partie envoie également 2 personnes. Dans quel ordre échanger ?
Réponse et raisonnement Les personnes de rang supérieur des deux côtés échangent d'abord, puis celles de rang inférieur. Si les subordonnés commencent, la salutation entre les supérieurs se trouve reléguée après.
Chez la personne que vous visitez, vous vous apercevez que vous n'avez plus de cartes. Que faites-vous ?
Réponse et raisonnement S'excuser du fait, se présenter oralement, puis remettre sa carte une autre fois ou l'envoyer par la poste. Donner à la place la carte de son supérieur ne vous présente pas, vous.
Sources et fondements: ※ Aucun texte officiel ne régit ce point. Il s'agit d'une mise en ordre d'usages professionnels largement admis
2. L'ordre des présentations (les siens d'abord, le subalterne d'abord)
Qui présenter en premier ? Ce seul point décide de l'impression laissée. On le retient sur 2 axes : interne et externe, supérieur et subalterne.
Lorsque vous accompagnez votre supérieur chez un partenaire commercial, ou que vous faites rencontrer votre supérieur à un visiteur, c'est vous, en tant que présentateur, qui reliez les deux personnes. Le but d'une présentation est de leur permettre d'engager facilement la conversation ensuite. Ne vous arrêtez donc pas au nom : ajoutez brièvement de quoi amorcer l'échange, entreprise, service, missions dont la personne a la charge. À l'inverse, n'apportez pas sans l'accord de l'intéressé des éléments privés tels que sa région d'origine ou sa situation familiale, ni de jugement sur elle.
Les principes d'ordre sont au nombre de 2. Le premier découle de l'idée que l'on donne l'information d'abord à la personne que l'on doit mettre en valeur : face à quelqu'un d'extérieur, les gens de votre entreprise sont des vôtres, vous présentez donc d'abord les vôtres à la personne extérieure. Le second concerne les personnes d'un même côté : on présente le subalterne au supérieur. Si vous faites se rencontrer, en interne, le chef de service et un nouvel embauché, vous présentez d'abord le nouvel embauché au chef de service.
Il existe des situations où ces 2 principes semblent s'opposer : lorsqu'il s'agit de faire se rencontrer le chef de service d'un partenaire commercial et le président de votre propre entreprise. À ne regarder que les fonctions, le président est au-dessus ; mais face à une personne extérieure, votre côté est celui des vôtres quelle que soit la hauteur de la fonction : vous présentez donc d'abord votre président au chef de service du partenaire. La hiérarchie des fonctions est un critère servant à ordonner les personnes d'un même côté ; elle ne franchit pas la distinction entre l'interne et l'externe. Quand plusieurs personnes se trouvent du même côté, on les présente en commençant par les plus élevées.
Le comportement de ceux que l'on présente est lui aussi réglé. Levez-vous avant que la présentation ne commence et, pendant qu'elle se fait, attendez tourné vers l'autre personne. Sortir sa carte de visite ou se mettre à ajouter des précisions en cours de route interrompt l'enchaînement. C'est après la présentation que l'on se nomme soi-même et que l'on passe à l'échange de cartes. Ensuite, pour désigner la personne dans la conversation, ajoutez -sama à son nom, ou bien sa fonction à son nom. L'appeler par sa seule fonction, ou dire « sochira-sama » (vous, de votre côté), rend flou celui dont on parle. Enfin, si un partenaire commercial vous demande de le mettre en relation avec la personne en charge dans une autre entreprise, vérifiez impérativement auprès de celle-ci et obtenez son accord avant d'organiser la rencontre. Les coordonnées appartiennent à la personne : elles ne se transmettent pas à un tiers sans autorisation.
Qui présenter en premier
Combinaison
Personne présentée en premier
Raison
Son supérieur et l'interlocuteur du partenaire commercial
Son supérieur
Face à un interlocuteur extérieur, les gens de son entreprise sont des siens
Le président de son entreprise et le chef de service du partenaire
Le président de son entreprise
La hauteur de la fonction ne franchit pas la distinction interne / externe
Le chef de service et le nouvel embauché, en interne
Le nouvel embauché
À l'intérieur d'un même côté, on présente le subalterne en premier
Plusieurs personnes du même côté
En commençant par les plus élevées
L'ordre à l'intérieur d'un même côté suit celui des fonctions
Principe voulant que l'on présente les gens de son entreprise à la personne extérieure, et le subalterne au supérieur. On ne s'y perd pas en se disant que l'information va d'abord à la personne que l'on doit mettre en valeur.
Les siens et l'extérieur
Face à un interlocuteur extérieur, les gens de son entreprise sont traités comme les siens, quelle que soit leur fonction. C'est pourquoi même son propre président est présenté en premier au chef de service du partenaire.
Mise en relation
Acte consistant à relier deux personnes qui ne se connaissent pas. Ajouter brièvement l'appartenance et les missions permet aux deux d'engager plus facilement la conversation.
Attitude pendant la présentation
Se lever avant qu'elle ne commence et attendre qu'elle soit finie pour se nommer soi-même. Ne pas sortir sa carte ni prendre la parole en cours de route.
Accord préalable à une présentation
Obtenir l'accord de l'intéressé avant de présenter un tiers. Les coordonnées et la carte de visite appartiennent à la personne et ne se transmettent pas sans autorisation.
Manière d'appeler
Après la présentation, ajouter -sama au nom, ou la fonction au nom. Éviter la seule fonction, « sochira-sama » et le prénom.
Exemples
Vous faites se rencontrer le chef d'unité de votre entreprise et le chef de service d'un partenaire commercial. Qui présentez-vous en premier ?
Réponse et raisonnement Le chef d'unité de votre entreprise, présenté au chef de service du partenaire. Le chef de service est plus élevé en fonction, mais face à un interlocuteur extérieur les gens de votre entreprise sont des vôtres : on présente les siens en premier.
En interne, vous présentez un nouvel embauché au chef de service. Qui présentez-vous en premier ?
Réponse et raisonnement Le nouvel embauché, présenté au chef de service. À l'intérieur d'un même côté, on présente le subalterne au supérieur.
Un partenaire commercial vous demande de le mettre en relation avec une de vos connaissances dans une autre entreprise. Que faites-vous ?
Réponse et raisonnement Demander d'abord à l'intéressé s'il accepte d'être présenté, et n'organiser la rencontre qu'après son accord. Éviter de transmettre sans autorisation ses coordonnées ou les informations de sa carte de visite.
Sources et fondements: ※ Aucun texte officiel ne régit ce point. Il s'agit d'une mise en ordre d'usages professionnels largement admis
3. La visite (prise de rendez-vous, arrivée, manteau, accueil, salon de réception, prise de congé)
Une visite commence avant même de franchir la porte. De la prise de rendez-vous aux salutations du départ, on suit la forme établie au fil du temps.
On prend d'abord rendez-vous. Par téléphone ou par courriel, le contenu à transmettre est le même : l'objet, la durée approximative, plusieurs propositions de date et d'heure, et, si vous venez accompagné, le nombre et le nom des personnes. C'est seulement une fois cela connu que votre interlocuteur peut décider qui vous recevra, quelle salle utiliser et ce qu'il faut préparer. La date et l'heure se règlent en priorité sur ses disponibilités. Une fois fixées, notez la date et l'heure, le lieu, le service et le nom de la personne à rencontrer, ainsi que l'itinéraire, et confirmez le rendez-vous la veille. Tout changement ou annulation se signale dès qu'il est connu.
Le jour même, arrivez à l'immeuble 10 minutes avant, remettez-vous en ordre aux toilettes ou à proximité, et présentez-vous à l'accueil 5 minutes avant l'heure convenue. Vous présenter à l'accueil 30 minutes en avance revient à faire appeler quelqu'un en pleine préparation : c'est plutôt une gêne. Arriver à l'heure pile vous met en retard du temps de trajet entre l'accueil et la salle. Si un incident de transport risque de vous retarder, téléphonez à votre hôte dès que vous le savez, exposez la situation et l'heure d'arrivée prévue, et demandez ses consignes. Le courriel ne s'emploie pas pour une communication urgente : rien ne garantit que votre interlocuteur le consulte.
L'usage veut que l'on retire son manteau avant d'entrer dans le bâtiment de son hôte, l'idée étant de ne pas y apporter la poussière du dehors. Portez le manteau retiré sur le bras, doublure vers l'extérieur, et placez votre parapluie dans le porte-parapluies de l'entrée ou dans une housse. À l'accueil, indiquez le nom de votre entreprise et le vôtre, le service et le nom de la personne attendue, et l'heure du rendez-vous. Ces 4 éléments suffisent pour qu'on vous annonce. Il n'est pas nécessaire d'exposer à l'accueil le contenu de votre affaire.
Une fois conduit au salon de réception, asseyez-vous à la place qu'on vous indique. Le principe veut que le visiteur prenne la place inférieure, mais lorsque celui qui reçoit vous invite à une place, la courtoisie consiste à s'y conformer sans discuter. En l'absence d'indication, attendez à la place inférieure. Posez votre sac à vos pieds, ni sur la table ni sur la chaise voisine. Ne prenez pas en main les documents ou les affiches présents dans la pièce, et ne touchez à la boisson qui vous est servie qu'après l'arrivée de votre interlocuteur et son invitation. Quand celui-ci entre, levez-vous pour le saluer.
L'affaire réglée, c'est à vous d'y mettre fin. Votre interlocuteur est mal placé pour le proposer : à attendre, l'entretien s'étire plus que nécessaire. Remerciez, rangez vos documents, et ne remettez votre manteau qu'une fois sorti du bâtiment. Si on vous raccompagne jusqu'à l'ascenseur, retournez-vous une fois entré dans la cabine et inclinez la tête jusqu'à la fermeture des portes : celui qui vous raccompagne, lui, reste debout jusque-là. Le lendemain de la visite, en même temps que vos remerciements, récapitulez à votre interlocuteur ce qui a été décidé sur place et ce qui doit être fait ensuite : aucun écart de compréhension ne subsistera.
Repères de temps pour une visite
Moment
Repère
Ce qu'il faut faire
La veille
Avant la fin de l'après-midi
Vérifier date et heure, lieu, nom de l'interlocuteur et itinéraire
Le jour même
10 minutes avant l'heure convenue
Arriver à l'immeuble et se remettre en ordre
Le jour même
5 minutes avant l'heure convenue
Retirer son manteau, puis se présenter à l'accueil
En cas de risque de retard
Dès qu'on le sait
Exposer par téléphone la situation et l'heure d'arrivée prévue
Le lendemain
Dans la matinée, à titre de repère
Remercier et récapituler ce qui a été décidé et ce qui suit
Engagement de visite. On l'obtient en indiquant l'objet, la durée, plusieurs propositions de date et d'heure et le nombre d'accompagnants. La date et l'heure se règlent en priorité sur les disponibilités de l'autre.
L'accueil 5 minutes avant
Le repère est de se présenter à l'accueil 5 minutes avant l'heure convenue. On arrive à l'immeuble 10 minutes avant et l'on gagne l'accueil après s'être remis en ordre. Une arrivée trop en avance presse l'autre dans ses préparatifs.
Le manteau
L'usage est de le retirer avant d'entrer dans le bâtiment de son hôte. On le porte sur le bras, doublure vers l'extérieur, et on ne le remet, au départ, qu'une fois sorti du bâtiment.
Se présenter à l'accueil
Indiquer 4 éléments : le nom de son entreprise, le sien, le service et le nom de la personne attendue, et l'heure du rendez-vous. Il n'est pas nécessaire d'exposer le contenu de l'affaire.
Attendre à la place inférieure
En l'absence d'indication, s'asseoir pour attendre à la place inférieure. Toutefois, si celui qui reçoit vous invite à une place, la courtoisie est de s'y asseoir.
Prise de congé (辞去, jikyo)
Le fait de prendre congé de son hôte. Une fois l'affaire réglée, c'est à la partie qui visite d'y mettre fin : c'est ainsi que l'on respecte le temps de l'autre.
Exemples
Vous avez rendez-vous à 14 heures. Vers quelle heure vous présenter à l'accueil ?
Réponse et raisonnement Vers 13 h 55, à titre de repère. On arrive à l'immeuble 10 minutes avant pour se remettre en ordre, et l'on se présente à l'accueil 5 minutes avant. Avec 30 minutes d'avance, on fait appeler quelqu'un en pleine préparation.
Au salon de réception, on vous invite à la place qui correspond au haut bout. Que faites-vous ?
Réponse et raisonnement Suivre l'invitation et s'y asseoir. Le principe veut que le visiteur prenne la place inférieure, mais indiquer une place est une attention de celui qui reçoit : la courtoisie consiste à s'y conformer. On se lève à l'entrée de son interlocuteur.
Votre interlocuteur vous raccompagne jusqu'à l'ascenseur. Que faites-vous une fois entré dans la cabine ?
Réponse et raisonnement Se retourner et incliner la tête jusqu'à la fermeture des portes. Celui qui raccompagne reste debout jusque-là : lui tourner le dos avant fait que les intentions se croisent sans se rencontrer.
Sources et fondements: ※ Aucun texte officiel ne régit ce point. Il s'agit d'une mise en ordre d'usages professionnels largement admis
Quiz de vérification
Q1 | Qui tend en premier
Vous échangez des meishi (名刺), les cartes de visite, avec votre interlocuteur chez lui. Qui tend sa carte en premier ?
La personne du rang le plus élevé tend sa carte en premier
La personne entrée la première dans la pièce tend sa carte en premier
Celui qui reçoit la visite tend sa carte en premier
Celui qui rend visite tend sa carte en premier
RéponseD. Celui qui rend visite tend sa carte en premier
L'usage largement admis veut que le meishi soit tendu d'abord par celui qui rend visite, ou par la partie en position subordonnée. Le rang hiérarchique sert à fixer l'ordre à l'intérieur d'un même camp, ou lorsque les deux camps comptent plusieurs personnes ; le rapport entre visiteur et hôte prime.
Q2 | Comment la tendre
Parmi ces gestes pour remettre votre meishi, lequel N'EST PAS approprié ?
L'annoncer en donnant le nom de l'entreprise, celui du service, puis le vôtre
La tenir à deux mains et la présenter à hauteur de poitrine
La tendre d'une seule main, assis, par-dessus la table
La poser sur votre porte-cartes, orientée de sorte que le texte se lise à l'endroit pour l'autre
RéponseC. La tendre d'une seule main, assis, par-dessus la table
Lors d'une première rencontre formelle, on se lève et l'on se déplace de façon à n'avoir ni bureau ni sacoche entre soi et l'autre. Tendre la carte d'une main, assis, par-dessus la table, est une forme simplifiée, et le texte risque d'arriver à l'envers pour l'autre.
Q3 | Comment la recevoir
Parmi ces façons de recevoir le meishi de l'autre, laquelle N'EST PAS appropriée ?
La saisir à un endroit qui ne recouvre pas le texte et la recevoir à hauteur de poitrine
Dire 「頂戴いたします」 (chōdai itashimasu — « je la reçois ») avant de la prendre
La faire passer dans les deux mains une fois reçue
Poser fermement le pouce sur la face portant le nom de l'entreprise et celui de la personne
RéponseD. Poser fermement le pouce sur la face portant le nom de l'entreprise et celui de la personne
Le meishi vaut le nom même de la personne : on ne pose donc pas les doigts sur le nom de l'entreprise ni sur celui de son porteur. Vouloir bien tenir la carte en attrapant le texte est l'erreur classique ; en la prenant par la marge, on ne risque pas non plus de la laisser tomber.
Q4 | Échange simultané
Vous et votre interlocuteur tendez vos cartes en même temps. Quel geste est approprié ?
Retirer votre carte un instant et la représenter une fois qu'il a remis la sienne
Attendre qu'il retire la main et remettre d'abord entièrement votre carte
Tendre votre carte à deux mains et laisser l'autre poser la sienne sur la table
Tendre votre carte de la main droite tout en recevant la sienne de la main gauche sur votre porte-cartes, puis la faire passer dans les deux mains
RéponseD. Tendre votre carte de la main droite tout en recevant la sienne de la main gauche sur votre porte-cartes, puis la faire passer dans les deux mains
L'échange simultané se produit très souvent en pratique : en donnant de la main droite et en recevant de la main gauche, aucun des deux gestes n'est interrompu. Une fois la carte reçue, on la fait toujours passer dans les deux mains et l'on ne garde jamais celle de l'autre d'une seule main.
Q5 | Se présenter
Que convient-il de dire en tendant son meishi ?
Attendre que l'autre se présente, puis répéter exactement les mêmes éléments
Annoncer le nom de l'entreprise, celui du service, puis le sien, et y joindre une salutation
Rien : tout est écrit sur la carte, on la tend en silence
N'annoncer que son nom
RéponseB. Annoncer le nom de l'entreprise, celui du service, puis le sien, et y joindre une salutation
Une carte n'est pas lue au moment où on la remet : la dire à voix haute a donc un sens. En allant du plus large au plus précis, de l'entreprise au nom propre, on se fait mieux comprendre. Si votre nom se lit difficilement, il est utile d'en préciser la prononciation sur-le-champ.
Q6 | La prononciation
Vous ne savez pas comment se lit le nom inscrit sur le meishi que vous venez de recevoir. Quel comportement est correct ?
Envoyer plus tard un e-mail pour demander la prononciation
Continuer à l'appeler avec la prononciation que vous avez devinée
Ne rien demander sur le moment et n'appeler ensuite la personne que par son titre, en évitant son nom
Demander sur place n'a rien d'impoli : on y voit plutôt une marque d'intérêt. Continuer avec une lecture supposée l'installe durablement et la rend ensuite difficile à corriger. N'employer que le titre est une échappatoire pour éviter la question.
Q7 | Échange à plusieurs
Vous vous rendez chez un client à 2, avec votre supérieur, et 2 personnes vous reçoivent. Quel ordre d'échange des cartes est approprié ?
Vous échangez d'abord avec les 2 personnes d'en face, puis votre supérieur échange à son tour
On échange en commençant par les personnes assises les plus proches
Du côté d'en face, en partant du rang le moins élevé ; de votre côté, en partant du plus élevé
Les personnes du rang le plus élevé de chaque côté échangent d'abord, puis les subordonnés
RéponseD. Les personnes du rang le plus élevé de chaque côté échangent d'abord, puis les subordonnés
Lorsque plusieurs personnes se font face, l'usage veut que l'on commence par les plus élevés en rang de part et d'autre. Si les subordonnés passent en premier, la salutation entre les responsables se trouve reléguée. La proximité des sièges n'est pas un critère d'ordre.
Q8 | Poser les cartes
Vous vous asseyez après l'échange des cartes. Parmi ces façons de traiter les cartes reçues, laquelle N'EST PAS appropriée ?
S'il n'y en a qu'une, la poser sur son porte-cartes
Les glisser aussitôt entre les documents pour ne pas les perdre
Les laisser visibles pendant la réunion et les ranger à la fin
Les disposer devant soi, sur le bord de la table, dans l'ordre où les personnes sont assises
RéponseB. Les glisser aussitôt entre les documents pour ne pas les perdre
Glissées dans les documents, les cartes ne permettent plus de vérifier un nom pendant la réunion et finissent par se perdre au retour. Posées devant soi dans l'ordre des personnes assises, elles évitent de confondre les noms et les visages.
Q9 | Quand les ranger
La réunion touche à sa fin. Quel est le bon moment pour ranger les cartes posées sur la table ?
Si la discussion s'éternise, on peut les ranger en cours de réunion
Les ranger dans son porte-cartes une fois la réunion terminée, en suivant le mouvement de l'autre
Les ranger dans son porte-cartes avant l'autre et préparer ses affaires pour partir
Laisser la carte de l'autre sur la table et sortir après avoir salué
RéponseB. Les ranger dans son porte-cartes une fois la réunion terminée, en suivant le mouvement de l'autre
On laisse les cartes visibles pendant la réunion et on les range soigneusement à la fin. Les ranger avant l'autre passe pour un signal d'impatience, et les laisser sur la table en partant revient à ne jamais les avoir reçues.
Q10 | Plus de cartes
Chez un client, vous vous apercevez que vous n'avez plus de meishi. Quel comportement est correct ?
Vous excuser d'en être dépourvu, vous présenter oralement, puis en remettre une plus tard ou l'envoyer par courrier
Prétendre avoir oublié votre porte-cartes et éviter purement et simplement l'échange
Remettre à la place la carte du supérieur qui vous accompagne
Vous contenter de recevoir la carte de l'autre sans mentionner que vous n'en avez plus
RéponseA. Vous excuser d'en être dépourvu, vous présenter oralement, puis en remettre une plus tard ou l'envoyer par courrier
La règle est d'annoncer que vous n'en avez plus, de vous présenter, puis d'en remettre une ultérieurement ou de l'envoyer par courrier. La carte de votre supérieur est la sienne et ne vous présente pas ; et vous contenter de recevoir en silence ne laisse à l'autre aucune de vos coordonnées.
Q11 | Conserver les cartes
Comment gérer correctement les meishi reçus dans le cadre professionnel ?
Une carte de visite étant du papier, il n'y a pas lieu de la traiter comme une donnée personnelle
Puisqu'elles vous ont été remises à vous, vous pouvez les partager avec qui vous voulez, en interne comme à l'extérieur, selon votre seul jugement
Les conserver comme des données personnelles comportant nom et coordonnées, selon les règles internes, et les détruire selon la procédure prévue
Une fois inutiles, les jeter telles quelles avec les ordures ordinaires
RéponseC. Les conserver comme des données personnelles comportant nom et coordonnées, selon les règles internes, et les détruire selon la procédure prévue
Un meishi porte un nom, une appartenance et des coordonnées : ce sont des données personnelles. Quelles que soient les circonstances de sa remise, on suit les procédures internes de conservation et de destruction. On ne le transmet pas à l'extérieur de sa propre initiative et on ne le jette pas tel quel.
Q12 | Préparer ses cartes
Parmi ces préparatifs de vos meishi avant de sortir, lequel N'EST PAS approprié ?
Ranger le porte-cartes à une place fixe de la sacoche d'où l'on puisse le sortir immédiatement
Emporter les cartes restées dans votre porte-cartes depuis la dernière visite, sans les vérifier
Placer à l'avance dans votre porte-cartes un nombre de cartes supérieur à celui des personnes attendues
Vérifier une à une, avant de partir, qu'aucun coin n'est corné et qu'aucune n'est salie
RéponseB. Emporter les cartes restées dans votre porte-cartes depuis la dernière visite, sans les vérifier
Des cartes laissées en place ont souvent un coin corné, ou portent encore un service ou un numéro de téléphone périmés. Comme elles restent entre les mains de l'autre dès l'instant où vous les remettez, il faut toujours en vérifier l'état et le nombre avant de partir.
Q13 | Ordre de présentation
Vous présentez l'un à l'autre votre supérieur et l'interlocuteur d'une entreprise cliente. Lequel présentez-vous en premier ?
Le plus élevé en rang d'abord, puis le moins élevé
Le plus âgé d'abord, puis le plus jeune
Celui qui est arrivé le premier d'abord, à celui qui est arrivé ensuite
Votre supérieur d'abord, à l'interlocuteur du client
RéponseD. Votre supérieur d'abord, à l'interlocuteur du client
Face à un interlocuteur extérieur, les personnes de votre entreprise sont des vôtres : on présente donc d'abord les siens, pour donner l'information à l'autre. Le rang et l'âge servent à fixer l'ordre à l'intérieur d'un même camp ; la distinction interne-externe prime.
Q14 | Présentation en interne
Vous présentez l'un à l'autre le chef de service et un nouvel embauché de la même entreprise. Quel ordre est approprié ?
Cela ne change rien, quel que soit l'ordre
Présenter le nouvel embauché d'abord, au chef de service
Commencer par le côté où il y a le plus de personnes présentes
Présenter le chef de service d'abord, au nouvel embauché
RéponseB. Présenter le nouvel embauché d'abord, au chef de service
À l'intérieur d'un même camp, on présente d'abord le subordonné au supérieur. Donner l'information en premier à celui qu'il faut élever procède de la même logique que présenter d'abord les siens à un interlocuteur extérieur.
Q15 | Pendant la présentation
Votre supérieur est en train de vous présenter à l'interlocuteur d'un client. Quel comportement est approprié ?
Rester debout tourné vers l'autre pendant la présentation, puis, une fois celle-ci finie, vous nommer et tendre votre carte
Attendre assis la fin de la présentation et vous lever quand on vous appelle
Commencer de vous-même, au milieu de la présentation, à compléter votre parcours
Interrompre votre supérieur en pleine présentation pour sortir votre carte et la remettre vous-même
RéponseA. Rester debout tourné vers l'autre pendant la présentation, puis, une fois celle-ci finie, vous nommer et tendre votre carte
La présentation est le moment que votre supérieur met en place : on attend qu'elle s'achève avant de se nommer soi-même. Sortir sa carte ou prendre la parole au milieu casse le fil. Quant à se lever, cela se fait avant que la présentation ne commence.
Q16 | Que dire en présentant
Quelles informations convient-il d'ajouter en présentant quelqu'un ?
Ne donner que le nom, sans rien ajouter, puisque l'autre ne veut pas nécessairement en savoir plus
Parler surtout de sujets privés : région d'origine, composition de la famille
Rapporter la réputation et l'appréciation dont la personne fait l'objet en interne
Ajouter brièvement ce qui aidera la conversation : entreprise, service, missions dont la personne s'occupe
RéponseD. Ajouter brièvement ce qui aidera la conversation : entreprise, service, missions dont la personne s'occupe
Le but d'une présentation est de permettre aux deux personnes d'engager plus facilement la conversation qui suit. Connaître l'appartenance et le rôle suffit à créer ce lien. Les sujets privés et les appréciations ne se rapportent pas sans l'accord de l'intéressé.
Q17 | Demande d'introduction
Un client vous demande de le mettre en relation avec l'interlocuteur d'une autre entreprise. Quel comportement adopter ?
Vérifier auprès de cet interlocuteur qu'il accepte d'être présenté, et n'organiser la rencontre qu'avec son accord
Photographier la carte de visite reçue et l'envoyer
Donner ses coordonnées sur-le-champ, puisque vous le connaissez
Refuser froisserait le client : réunir les deux parties au même endroit sans rien dire à personne
RéponseA. Vérifier auprès de cet interlocuteur qu'il accepte d'être présenté, et n'organiser la rencontre qu'avec son accord
Une mise en relation ne tient que si les deux parties y consentent. Les coordonnées appartiennent à la personne : on ne les transmet pas à un tiers sans autorisation. Envoyer la photo d'une carte revient exactement à transmettre ces informations sans autorisation.
Q18 | Comment l'appeler
Après les présentations, parmi ces façons d'appeler l'interlocuteur du client au fil de la conversation, laquelle N'EST PAS appropriée ?
Prononcer son nom exactement comme il l'a lui-même annoncé
L'appeler 「そちら様」 (sochira-sama — « vous, là »), faute de vous souvenir de son nom
L'appeler 「◯◯様」, en ajoutant sama à son nom
L'appeler 「◯◯部長」, en ajoutant son titre à son nom
RéponseB. L'appeler 「そちら様」 (sochira-sama — « vous, là »), faute de vous souvenir de son nom
Avec 「そちら様」, on ne sait plus qui est désigné dès que plusieurs personnes sont présentes, et l'autre comprend que vous avez oublié son nom. La base est d'appeler les gens par leur nom, en y ajoutant le titre lorsqu'il y en a un.
Q19 | Se présenter en réunion
On vous demande une brève présentation de vous-même en ouverture de réunion. Quel contenu est approprié ?
Parler surtout de vos loisirs et de vos week-ends, pour détendre l'atmosphère
Indiquer brièvement l'entreprise, le service, votre nom et le périmètre dont vous avez la charge
Détailler votre parcours année par année depuis votre entrée dans l'entreprise
Ne dire que votre nom, le nom de l'entreprise figurant déjà sur les documents distribués
RéponseB. Indiquer brièvement l'entreprise, le service, votre nom et le périmètre dont vous avez la charge
Une présentation de soi sert à faire comprendre aux personnes présentes « à qui poser quelle question ». Faire connaître son appartenance et son périmètre remplit cet objectif. Le parcours détaillé et les loisirs se réservent aux occasions où le cadre et le temps le permettent.
Q20 | Titre et présentation
Vous présentez l'un à l'autre le chef de service d'un client et le président de votre entreprise. Quel ordre est généralement approprié ?
Le président étant la personne la plus élevée de l'entreprise, l'ordre de présentation n'a pas d'importance
Comme il est plus élevé en rang, on ne présente pas son propre président et l'on ne présente que le chef de service du client
Aucun des deux ordres n'est impoli
Indépendamment du rang, présenter d'abord son président au chef de service du client
RéponseD. Indépendamment du rang, présenter d'abord son président au chef de service du client
Face à un interlocuteur extérieur, ceux de votre camp se présentent en premier, quel que soit leur rang, parce qu'ils sont des vôtres. Le rang sert à fixer l'ordre à l'intérieur d'un même camp et ne l'emporte pas sur la distinction interne-externe.
Q21 | Prendre rendez-vous
Que faut-il indiquer en prenant rendez-vous par téléphone pour une visite ?
Ne proposer qu'un seul créneau, celui qui vous arrange, et laisser l'autre s'y plier
L'objet, la durée approximative, plusieurs créneaux souhaités et le nombre d'accompagnants
Si quelqu'un vous accompagne, le nombre de participants peut s'annoncer le jour même
N'indiquer que la date et l'heure, et exposer l'objet de vive voix le jour venu
RéponseB. L'objet, la durée approximative, plusieurs créneaux souhaités et le nombre d'accompagnants
Ce n'est qu'en connaissant l'objet et la durée que l'autre peut décider qui sera présent et quelle salle utiliser. Proposer plusieurs créneaux accélère la mise au point. Le nombre d'accompagnants conditionne la préparation des places et des documents : il s'annonce à l'avance.
Q22 | L'heure d'arrivée
Le rendez-vous est fixé à 14 h. À quelle heure se présenter à l'accueil ?
À 14 h précises
Vers 13 h 30
Vers 13 h 55
Vers 14 h 05
RéponseC. Vers 13 h 55
L'usage est de se présenter à l'accueil 5 minutes avant. Trente minutes d'avance obligent à déranger un interlocuteur encore en train de se préparer, et l'on gêne plus qu'autre chose. On arrive dans le bâtiment 10 minutes avant pour remettre sa tenue en ordre. À l'heure pile, on arrive en retard du temps nécessaire pour aller de l'accueil à la salle.
Q23 | Le manteau
Vous portez un manteau lors d'une visite en hiver. Où convient-il de l'ôter ?
Devant l'accueil, après vous être annoncé et avant que votre interlocuteur vienne vous chercher
Une fois que votre interlocuteur vous y a invité, puis le plier et le poser sur vos genoux
Une fois introduit au salon de réception, puis le plier et le poser sur le dossier de la chaise
Avant d'entrer dans le bâtiment, et le porter sur le bras, doublure vers l'extérieur
RéponseD. Avant d'entrer dans le bâtiment, et le porter sur le bras, doublure vers l'extérieur
L'usage veut qu'on l'ôte avant d'entrer, l'idée étant de ne pas introduire la poussière du dehors. On le porte ensuite sur le bras, doublure vers l'extérieur, et au salon on le pose non pas sur le dossier de la chaise, mais à un endroit libre de son propre côté. Au retour, on le remet une fois sorti du bâtiment.
Q24 | S'annoncer à l'accueil
Que convient-il d'indiquer à l'accueil pour demander à être annoncé ?
Tout le détail de l'objet de votre visite
Seulement votre nom
Seulement le service et le nom de la personne attendue, sans donner votre entreprise ni votre nom
Le nom de votre entreprise et le vôtre, le service et le nom de la personne attendue, et l'heure du rendez-vous
RéponseD. Le nom de votre entreprise et le vôtre, le service et le nom de la personne attendue, et l'heure du rendez-vous
L'accueil a besoin des informations nécessaires pour vous annoncer. Qui vient, d'où, pour voir qui, et à quelle heure : cela suffit. Il n'est pas nécessaire d'exposer le contenu de l'affaire à l'accueil, qui est de surcroît un endroit où des personnes extérieures peuvent vous entendre.
Q25 | Attendre au salon
On vous a introduit au salon de réception. Parmi ces comportements en attendant votre interlocuteur, lequel N'EST PAS approprié ?
Prendre en main les documents et les affichages présents dans la pièce pour les lire
Vous asseoir à la place indiquée, poser votre sacoche à vos pieds et attendre en vous tenant droit
Vous lever pour saluer dès que votre interlocuteur entre
N'entamer la boisson servie qu'après l'arrivée de votre interlocuteur et son invitation
RéponseA. Prendre en main les documents et les affichages présents dans la pièce pour les lire
Le salon de réception est le domaine de l'autre : on ne touche pas à ce qui s'y trouve. Voir ce qui tombe sous les yeux et prendre un document en main pour le lire sont deux choses différentes. La sacoche se pose également à ses pieds, et non sur la table ni sur la chaise voisine.
Q26 | La place indiquée
Au salon de réception, on vous dit 「どうぞこちらへ」 (dōzo kochira e — « je vous en prie, installez-vous ici ») en vous désignant la kamiza (上座), la place d'honneur. Comment réagir en tant que visiteur ?
Accepter l'invitation, vous asseoir à cette place, et vous lever pour saluer à l'entrée de votre interlocuteur
Décliner l'offre par réserve et rester debout jusqu'à l'arrivée de votre interlocuteur
Le visiteur devant occuper la shimoza (下座), la place subordonnée, décliner l'offre et aller vous asseoir de vous-même à la shimoza
Ne vous asseoir à aucune place tant que l'autre ne s'est pas assis
RéponseA. Accepter l'invitation, vous asseoir à cette place, et vous lever pour saluer à l'entrée de votre interlocuteur
Indiquer une place est une attention de celui qui reçoit : y répondre simplement est ce qui convient. En l'absence d'indication, on attend à la shimoza, mais l'invitation change la donne. On se lève à l'entrée de son interlocuteur.
Q27 | Prévenir d'un retard
Une perturbation des transports va vous mettre en retard à votre rendez-vous. Quel comportement est correct ?
Expliquer la situation à l'accueil une fois arrivé
Il suffit d'envoyer un e-mail, puisque votre hôte le remarquera et le lira
Pour 5 minutes de retard environ, il n'y a pas de problème à s'excuser une fois arrivé
Téléphoner à votre hôte dès que vous le savez, exposer la situation, annoncer l'heure d'arrivée prévue et demander ses instructions
RéponseD. Téléphoner à votre hôte dès que vous le savez, exposer la situation, annoncer l'heure d'arrivée prévue et demander ses instructions
Votre hôte a un programme après vous : plus l'information arrive tôt, plus il peut s'organiser. Rien ne garantit qu'il consulte ses e-mails : pour une information urgente, on téléphone. Si l'on n'explique qu'une fois sur place, l'autre aura attendu sans même en connaître la raison.
Q28 | Prendre congé
Comment conclure correctement une fois l'objet de la visite traité ?
Rester aussi longtemps que la conversation se prolonge, en suivant l'autre
Une fois l'affaire réglée, remercier et prendre l'initiative de conclure
Attendre que l'autre se lève et ne rien engager de votre côté
Profiter du temps qui reste pour aborder sur place une autre affaire
RéponseB. Une fois l'affaire réglée, remercier et prendre l'initiative de conclure
C'est au visiteur de conclure : c'est ainsi qu'il respecte le temps de son hôte. Celui-ci est mal placé pour y mettre fin, et attendre fait durer l'entretien plus que nécessaire. Pour une autre affaire, on prend un nouveau rendez-vous.
Q29 | Être raccompagné
Votre interlocuteur vous raccompagne jusqu'à l'ascenseur. Quel comportement est approprié ?
Retenir la porte de la main et faire entrer d'abord celui qui vous raccompagne
Lui tourner le dos avant la fermeture des portes et vous tourner vers le fond de la cabine
Ne pas réagir particulièrement, puisque raccompagner est le rôle de l'autre
Vous retourner une fois dans la cabine et rester incliné jusqu'à la fermeture des portes
RéponseD. Vous retourner une fois dans la cabine et rester incliné jusqu'à la fermeture des portes
Celui qui raccompagne reste debout jusqu'à la fermeture des portes : en vous retournant une fois entré pour vous incliner, les intentions des deux côtés se rejoignent. Comme il est venu pour vous raccompagner, le faire entrer avant vous n'a pas de sens.
Q30 | Remerciement après visite
Que convient-il de faire le lendemain d'une visite ?
Partager le contenu de la carte reçue sur vos réseaux sociaux personnels, pour élargir votre réseau
Ne rien envoyer et reprendre contact à la prochaine occasion
Remercier de l'accueil et récapituler pour votre interlocuteur ce qui a été décidé et ce qui suit
Envoyer au supérieur de votre interlocuteur un écrit appréciant la qualité de son accueil
RéponseC. Remercier de l'accueil et récapituler pour votre interlocuteur ce qui a été décidé et ce qui suit
Un message envoyé juste après la visite remercie tout en alignant les points de vue sur ce qui a été décidé sur place. Une appréciation adressée au supérieur de l'autre n'a pas été demandée, et diffuser à titre privé les informations d'une carte de visite constitue un usage étranger à sa finalité.
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