名片與拜訪

1. 名片交換（遞出的順序、接的方式、同時交換、桌上的擺法）

名片要當成對方的臉來對待。把遞出的順序、接的方式、桌上的擺法整理成一連串流程，初次見面的那幾十秒就不會慌。

被帶進會客室坐著等，承辦人走了進來。名片交換就從這裡開始。首先站起來，移動到不會讓桌子或公事包夾在自己和對方之間的位置。隔著桌子伸手遞名片是簡略的做法，在初次見面的正式場合要避免。名片夾要放在馬上拿得出來的地方，不要製造出在包底翻找的時間。名片要在出門前先檢查：角有沒有折到、有沒有髒污，部門或電話號碼是不是還是舊的，張數有沒有比預定見面人數多備一些。

遞出的順序，廣為通行的慣例是：由拜訪的一方先遞、由立場較低的一方先遞。如果是賣方與買方，就由賣方先遞。職位的高低，是在同一邊內部決定順序時、或雙方都有多人時的基準，而「拜訪與接待」的關係優先。遞的時候把名片放在名片夾上面，讓文字從對方看過去是正面的方向，用雙手在胸口的高度遞出。同時依公司名稱、部門名稱、姓名的順序自報家門。名片在遞出的那一瞬間對方是不會讀的，所以用聲音傳達才有意義。如果對方先遞出來，就先接下並加一句「申し遅れました（我慢了一步自我介紹）」，接著再遞出自己的名片。

實際上更常見的是雙方同時遞出，這稱為同時交換。用右手遞出自己的名片，同時用左手拿著的名片夾去接對方的名片，接到後立刻改成雙手拿。這時要注意不要把手指壓在寫著公司名稱或姓名的文字上。如果有不知道怎麼唸的姓名，當場問「失礼ですが、何とお読みすればよろしいでしょうか（不好意思，請問怎麼稱呼）」是沒關係的。若一直用猜的去叫，錯誤會就此定型，之後很難更正。若是自己和主管、對方也有多人的組合，就由雙方的上位者先交換，接著才是下位者交換。

交換完就入座。收到的名片放在桌子靠自己這一側，依對方就座的排列順序擺好，講話時就不會把名字和臉搞混。只有1張時就放在名片夾上面。開會期間就一直放著，結束時配合對方的動作收起來。太早收起來，會被看成「想早點結束」的訊號。如果發現名片用完了，不要遮掩，要道歉說「申し訳ございません、名刺を切らしております（很抱歉，我的名片用完了）」，用口頭自報家門，日後再另行遞送或郵寄。另外，收到的名片上記載了姓名和聯絡方式，屬於個人資料，所以要依公司內部規定的方式保管，銷毀也要依規定的程序辦理。

名刺交換の5手順1: 立ち上がり、机やかばんを挟まない位置へ動く2: 名刺入れの上に名刺を載せ、相手から見て正面の向きにする3: 会社名・部署名・氏名の順に名乗りながら、両手で胸の高さに差し出す4: 右手で渡しつつ、左手の名刺入れで相手の名刺を受け、両手に持ち替える5: 着席し、相手の並びに合わせて机の手前に置く

術語

名刺入れ（名片夾）

帶著名片走、遞名片時也能當托盤的容器。遞的時候把名片放在名片夾上面，接的時候用左手拿著當承接的托盤。

遞出順序的原則

由拜訪的一方、由立場較低的一方先遞出的慣例。職位高低是在同一邊內部、或多人對多人時決定順序的基準。

同時交換

雙方同時遞出名片的形式。右手遞，左手的名片夾接，接到後改成雙手拿。

名片的擺法

入座後，依對方就座的排列順序放在桌子靠自己這一側。只有1張時放在名片夾上面。

名片用完時

為此致歉並口頭自報家門，日後再另行遞送或郵寄的處理方式。只是默默收下的話，對方手上不會留下你的聯絡方式。

頂戴する

接名片時使用的說法。說「頂戴いたします」並用雙手接，動作和話語就對得上。

名片的管理

收到的名片含有姓名、所屬單位、聯絡方式，屬於個人資料，所以要依公司內部規則保管，銷毀也要依規定的方式辦理。

例題

出處與依據: ※ 這方面沒有公定的規範。本課是把廣為通行的商務慣例整理而成

2. 介紹的順序（自家公司的人先介紹、下位者先介紹）

先介紹誰。光是這一點就決定了場面的印象。用「公司內與公司外」「上位與下位」這兩條軸來記。

帶著主管去拜訪客戶時，或是要把自己的主管引見給訪客時，把兩人接上線的就是擔任介紹人的你。介紹的目的，在於讓兩人之後容易展開對話。所以不要只說出姓名就結束，要簡短加上公司名稱、部門、負責的業務等可以成為話頭的資訊。反過來說，出身地、家庭成員這類私人的事，以及對那個人的評價，未經本人同意就不要提。

順序的原則有2個。1個來自「先把資訊交給應該抬舉的對象」這個想法。對公司外部的人來說，自家公司的人是自己人，所以要先把自家公司的人介紹給外部的人。另1個是同一邊內部的事：先把下位的人介紹給上位的人。在公司內要引見部長和新進員工，就先把新進員工介紹給部長。

有些場面看起來這2個原則會衝突，就是要引見客戶的部長和自家公司的社長時。單看職位是社長比較高，但對公司外部的對象而言，不管職位多高，自家公司這一邊都是自己人，所以要先把自家公司的社長介紹給客戶的部長。職位的高低是為了在同一邊內部決定順序的基準，並不能跨越公司內與公司外的區別。同一邊有多人時，就從上位者開始依序介紹。

被介紹的一方，動作也是固定的。介紹開始前要站起來，介紹的期間面向對方等著。中途自己拿出名片，或開始補充說明，會把流程打斷。等介紹結束後再自己自報家門，接著進入名片交換。介紹之後在對話中要稱呼對方時，要在姓名後加「様」，或在姓名後加上職稱。只用職稱稱呼，或叫「そちら様（那邊那位）」，會讓人搞不清楚指的是誰。另外，若客戶請你介紹別家公司的承辦人，一定要先向那位承辦人確認並取得同意後再引見。聯絡方式是本人的資訊，不是可以擅自交給第三者的東西。

紹介の手順1: 二人が向き合える位置に立ち、双方の注意を向ける2: 自社の人を先に、社外の相手へ紹介する3: 会社名・部署・氏名・担当している業務を短く添える4: 続けて、社外の相手を自社の人へ紹介する5: 紹介が終わったら、それぞれが名乗って名刺交換に移る

術語

介紹的順序

先把自家公司的人介紹給外部的人、先把下位者介紹給上位者的原則。想成「先把資訊交給應該抬舉的對象」就不會迷惘。

自己人與公司外部

對公司外部的對象而言，自家公司的人不論職位都當成自己人處理。所以就算是自家公司的社長，也要先介紹給客戶的部長。

引見（引き合わせ）

把互不相識的兩人接上線的行為。簡短加上所屬單位和負責業務，兩人之後就容易展開對話。

被介紹時的姿態

介紹開始前站起來，等到介紹結束後再自己自報家門。中途不要拿出名片或開口說話。

介紹的同意

要介紹第三者時，要事先取得本人的同意。聯絡方式和名片是本人的資訊，不可擅自交出。

稱呼方式

介紹之後要在姓名後加「様」，或在姓名後加上職稱來稱呼。避免只用職稱、叫「そちら様」，或直呼名字。

例題

出處與依據: ※ 這方面沒有公定的規範。本課是把廣為通行的商務慣例整理而成

3. 外出拜訪（約時間、抵達、大衣、櫃檯、會客室、告辭）

拜訪從踏進大門之前就開始了。從約時間的方式到告辭的招呼，依時間的流程把固定的型走過一遍。

首先是約時間。不管用電話還是電子郵件，要傳達的內容都一樣：事由、大概需要多久、多個希望的日期時間選項，如果有同行者還要說明人數和姓名。對方要知道這些，才能決定由誰出席、用哪個房間、要準備什麼。日期時間以對方的方便為優先。決定之後，把日期時間、地點、對方的部門和承辦人姓名、交通路線記下來，前一天再確認一次行程。要變更或取消時，在確定的當下就立刻聯絡。

當天要提前10分鐘抵達建築物，先去洗手間或在附近整理儀容，讓「走到櫃檯」這件事剛好落在約定時間前5分鐘。提早30分鐘就到櫃檯報到的話，等於把還在準備中的對方叫出來，反而造成困擾。剛好準時抵達的話，從櫃檯走到會議室的那段時間就變成遲到。因為交通狀況混亂而可能遲到時，要在得知的當下打電話給對方，說明狀況和預計抵達時間並請示。電子郵件不一定會被對方看到，所以不用於緊急聯絡。

大衣依慣例要在進入對方的建築物之前脫掉。這來自「不要把外面的灰塵帶進去」的想法。脫下的大衣要把裡布翻到外側，掛在手臂上拿著；雨傘則放進門口的傘架或傘套。在櫃檯要說出公司名稱與自己的姓名、約好的對象的部門與姓名、約定的時刻。這4項齊全就能幫你通報。不需要在櫃檯連事由的內容都說明。

被帶進會客室後，就坐在對方請你坐的位子上。「訪客坐下座」這個原則是有的，但接待方請你坐哪裡時，坦率地照做才合乎禮節。沒有人引導時就在下座等。公事包放在腳邊，不要放在桌上或旁邊的椅子上。房間裡的資料或張貼物不要拿起來看，端上來的飲料要等承辦人來了、請你喝之後再喝。承辦人進來時要站起來打招呼。

事情談完後，由這一邊主動收尾。對方站在不好開口的立場，等下去只會拖得比需要的更久。道謝、收拾資料，大衣要走出建築物之後再穿。若對方送你到電梯，進了電梯後要轉身面向對方，低頭到門關上為止。因為送客的一方會一直站到門關上。拜訪的隔天，除了道謝之外，再把當場決定的事和接下來要做的事整理好傳達給承辦人，就不會留下認知落差。

受付での名乗りの手順1: 建物に入る前にコートを脱ぎ、腕にかけて持つ2: 受付で会社名と自分の氏名を告げる3: 約束の相手の部署と氏名を告げる4: 約束の時刻を告げる（14時にお約束をいただいております）5: 案内に従って移動し、応接室では勧められた席に座る

術語

アポイントメント（預約、約訪）

拜訪的約定。要傳達事由、所需時間、希望日期時間的選項、同行者人數來敲定。日期時間以對方的方便為優先。

提前5分鐘到櫃檯

到櫃檯報到以約定時間前5分鐘為大致標準。提前10分鐘抵達建築物，整理好儀容後再走向櫃檯。到得太早也會催促對方趕著準備。

大衣的處理

在進入對方建築物之前脫掉的慣例。把裡布翻到外側掛在手臂上拿著，回程則走出建築物後再穿。

在櫃檯報上姓名

說出公司名稱、自己的姓名、約好的對象的部門與姓名、約定的時刻這4項。不需要連事由的內容都說明。

在下座等

沒有人引導時就坐在下座等。不過如果接待方請你坐某個位子，坐那個位子才合乎禮節。

辞去（告辭）

離開拜訪的地方。事情談完後由拜訪的一方主動收尾，才是尊重對方時間的做法。

例題

出處與依據: ※ 這方面沒有公定的規範。本課是把廣為通行的商務慣例整理而成