Danh thiếp & thăm khách

1. Trao đổi danh thiếp (thứ tự đưa, cách nhận, trao đổi cùng lúc, cách đặt trên bàn)

Danh thiếp được đối xử như chính khuôn mặt của đối phương. Nếu gộp thứ tự đưa, cách nhận và cả cách đặt trên bàn thành một mạch liền, bạn sẽ không cuống trong vài chục giây đầu tiên của cuộc gặp.

Khi bạn được mời vào phòng tiếp khách và ngồi chờ, người phụ trách bước vào. Việc trao đổi danh thiếp bắt đầu từ đây. Trước hết hãy đứng dậy và di chuyển tới vị trí không có cái bàn hay chiếc cặp chắn giữa mình và đối phương. Vươn tay qua bàn để đưa là kiểu giản lược, cần tránh ở buổi gặp trang trọng lần đầu. Hãy để hộp danh thiếp ở chỗ lấy ra được ngay, đừng tạo ra khoảng thời gian lục lọi dưới đáy cặp. Trước khi ra khỏi nhà, hãy kiểm tra danh thiếp xem có bị quăn góc hay bẩn không, tên phòng ban và số điện thoại có còn là thông tin cũ không, và số lượng mang theo đã dư ra so với số người dự kiến chưa.

Thông lệ được thừa nhận rộng rãi là bên đến thăm đưa trước, bên có vị thế thấp hơn đưa trước. Nếu là bên bán và bên mua thì bên bán đưa trước. Cao thấp về chức vụ chỉ là tiêu chuẩn để định thứ tự trong nội bộ cùng một bên, hoặc khi cả hai bên đều có nhiều người; quan hệ giữa bên đi thăm và bên tiếp đón được đặt lên trước. Khi đưa, hãy đặt danh thiếp lên trên hộp danh thiếp, xoay sao cho chữ hướng chính diện về phía đối phương, và chìa ra bằng hai tay ở tầm ngực. Đồng thời, xưng danh theo thứ tự tên công ty, tên phòng ban, họ tên. Danh thiếp không được đọc ngay khoảnh khắc trao đi, nên việc truyền đạt bằng giọng nói mới có ý nghĩa. Nếu đối phương đưa trước, hãy nhận trước rồi nói thêm "Moushiokuremashita" (xin lỗi vì đã xưng danh chậm) và tiếp đó đưa danh thiếp của mình.

Trên thực tế, việc cả hai cùng chìa ra một lúc lại xảy ra nhiều hơn, và điều này gọi là trao đổi cùng lúc. Vừa chìa danh thiếp của mình bằng tay phải, vừa dùng hộp danh thiếp cầm ở tay trái để đỡ lấy danh thiếp của đối phương; nhận xong thì lập tức chuyển sang cầm bằng hai tay. Lúc này, chú ý đừng đặt ngón tay lên phần chữ ghi tên công ty hay họ tên. Nếu có tên nào bạn không biết đọc thế nào, cứ hỏi ngay tại chỗ "Shitsurei desu ga, nan to oyomi sureba yoroshii deshou ka" (xin lỗi, tôi nên đọc tên này thế nào ạ) cũng không sao. Nếu cứ đoán mò rồi gọi mãi thì cái sai sẽ định hình và về sau khó sửa. Với tổ hợp mình đi cùng cấp trên và phía đối tác cũng nhiều người, thì những người ở vị trí cao nhất của hai bên trao đổi trước, tiếp đó mới đến những người ở vị trí thấp hơn.

Trao đổi xong thì ngồi vào chỗ. Danh thiếp nhận được nên đặt ở mép bàn phía mình, xếp khớp với thứ tự chỗ ngồi của đối phương, như vậy bạn sẽ nói chuyện mà không nhầm lẫn tên với mặt. Khi chỉ có một tấm thì đặt lên trên hộp danh thiếp. Trong suốt buổi trao đổi thì cứ để ra ngoài, đến lúc kết thúc thì cất đi theo động tác của đối phương. Cất trước sẽ trông như tín hiệu rằng bạn muốn kết thúc sớm. Nếu nhận ra mình đã hết danh thiếp, đừng giấu mà hãy xin lỗi "Moushiwake gozaimasen, meishi o kirashite orimasu" (thành thật xin lỗi, tôi đã hết danh thiếp) rồi xưng danh bằng miệng, sau đó hôm khác đưa lại hoặc gửi qua bưu điện. Ngoài ra, danh thiếp nhận được có ghi họ tên và thông tin liên lạc nên thuộc về thông tin cá nhân, vì vậy phải lưu giữ theo cách đã quy định trong công ty, và khi hủy cũng theo đúng trình tự đã quy định.

名刺交換の5手順1: 立ち上がり、机やかばんを挟まない位置へ動く2: 名刺入れの上に名刺を載せ、相手から見て正面の向きにする3: 会社名・部署名・氏名の順に名乗りながら、両手で胸の高さに差し出す4: 右手で渡しつつ、左手の名刺入れで相手の名刺を受け、両手に持ち替える5: 着席し、相手の並びに合わせて机の手前に置く

Thuật ngữ

Hộp danh thiếp

Vật đựng để mang danh thiếp theo người, đồng thời làm bệ đỡ khi trao. Khi đưa thì đặt danh thiếp lên trên hộp, khi nhận thì cầm hộp ở tay trái làm khay đỡ.

Nguyên tắc về thứ tự đưa

Thông lệ bên đến thăm đưa trước, bên có vị thế thấp hơn đưa trước. Cao thấp về chức vụ là tiêu chuẩn để định thứ tự trong nội bộ cùng một bên, hoặc khi nhiều người gặp nhiều người.

Trao đổi cùng lúc

Hình thức cả hai bên cùng chìa danh thiếp một lúc. Tay phải đưa, tay trái dùng hộp danh thiếp đỡ lấy, nhận xong thì chuyển sang cầm hai tay.

Cách đặt danh thiếp

Sau khi ngồi thì đặt ở mép bàn phía mình, xếp khớp với thứ tự chỗ ngồi của đối phương. Khi chỉ có một tấm thì đặt lên trên hộp danh thiếp.

Khi hết danh thiếp

Cách xử lý là xin lỗi về sự thật đó, xưng danh bằng miệng, rồi hôm khác đưa lại hoặc gửi qua bưu điện. Chỉ lặng lẽ nhận thôi thì đối phương chẳng còn lại thông tin liên lạc của bạn.

Choudai suru (頂戴する)

Cách nói dùng khi nhận danh thiếp. Nói "Choudai itashimasu" (xin phép nhận) rồi đỡ bằng hai tay thì động tác và lời nói khớp nhau.

Quản lý danh thiếp

Danh thiếp nhận được là thông tin cá nhân gồm họ tên, nơi công tác và liên lạc, nên phải lưu giữ theo quy tắc của công ty và khi hủy cũng theo cách đã quy định.

Ví dụ

Nguồn và căn cứ: ※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi

2. Thứ tự giới thiệu (người công ty mình trước, người dưới trước)

Giới thiệu ai trước. Chỉ một điểm đó thôi đã quyết định ấn tượng của cả buổi gặp. Hãy ghi nhớ theo 2 trục: trong công ty và ngoài công ty, người trên và người dưới.

Khi bạn dẫn cấp trên đi thăm đối tác, hoặc khi bạn cho khách gặp cấp trên của mình, người nối hai bên lại chính là bạn với vai trò người giới thiệu. Mục đích của việc giới thiệu là để hai người dễ bắt đầu câu chuyện sau đó. Vì vậy đừng chỉ nói mỗi họ tên rồi thôi, mà hãy thêm ngắn gọn những thông tin làm đầu mối câu chuyện như tên công ty, phòng ban, công việc người đó phụ trách. Ngược lại, những chuyện riêng tư như quê quán hay hoàn cảnh gia đình, cũng như lời đánh giá về người đó, thì không được đưa ra khi chưa có sự đồng ý của chính họ.

Nguyên tắc về thứ tự có 2 điều. Điều thứ nhất xuất phát từ cách nghĩ: trao thông tin trước cho người đáng được đề cao. Đối với người ngoài công ty thì người của công ty mình là người nhà, nên hãy giới thiệu người công ty mình trước cho người ngoài công ty. Điều thứ hai là chuyện trong nội bộ cùng một bên: giới thiệu người ở dưới trước cho người ở trên. Nếu trong công ty bạn cho trưởng phòng gặp nhân viên mới, thì giới thiệu nhân viên mới trước cho trưởng phòng.

Có tình huống mà 2 điều này trông như xung đột nhau. Đó là khi cho trưởng phòng của đối tác gặp giám đốc công ty mình. Chỉ xét chức vụ thì giám đốc ở trên, nhưng đối với đối phương ngoài công ty thì bất kể chức vụ cao đến đâu, phía công ty mình vẫn là người nhà, nên hãy giới thiệu giám đốc công ty mình trước cho trưởng phòng của đối tác. Cao thấp về chức vụ chỉ là tiêu chuẩn để định thứ tự trong nội bộ cùng một bên, chứ không vượt qua được ranh giới trong và ngoài công ty. Trường hợp cùng một bên có nhiều người thì giới thiệu lần lượt từ người ở vị trí cao nhất.

Động tác của bên đang được giới thiệu cũng đã định sẵn. Hãy đứng dậy trước khi phần giới thiệu bắt đầu, và trong lúc được giới thiệu thì hướng về phía đối phương mà chờ. Nếu giữa chừng bạn tự chìa danh thiếp ra hay bắt đầu nói bổ sung thì mạch bị đứt. Giới thiệu xong rồi mới tự xưng danh và chuyển sang trao đổi danh thiếp. Khi gọi đối phương trong lúc trò chuyện sau phần giới thiệu, hãy gắn sama vào họ tên, hoặc thêm chức vụ vào sau họ tên. Nếu chỉ gọi bằng mỗi chức vụ, hoặc gọi là sochira-sama (quý vị bên đó), thì sẽ không rõ đang chỉ ai. Ngoài ra, khi được đối tác nhờ giới thiệu người phụ trách ở một công ty khác, nhất định phải hỏi và được sự đồng ý của người phụ trách đó rồi mới cho hai bên gặp nhau. Thông tin liên lạc là thông tin của chính người đó, không phải thứ để trao cho bên thứ ba mà không xin phép.

紹介の手順1: 二人が向き合える位置に立ち、双方の注意を向ける2: 自社の人を先に、社外の相手へ紹介する3: 会社名・部署・氏名・担当している業務を短く添える4: 続けて、社外の相手を自社の人へ紹介する5: 紹介が終わったら、それぞれが名乗って名刺交換に移る

Thuật ngữ

Thứ tự giới thiệu

Nguyên tắc giới thiệu người công ty mình trước cho người ngoài công ty, và giới thiệu người ở dưới trước cho người ở trên. Cứ nghĩ là trao thông tin trước cho người đáng được đề cao thì sẽ không phân vân.

Người nhà và người ngoài công ty

Đối với đối phương ngoài công ty thì người của công ty mình, bất kể chức vụ, đều được xử lý như người nhà. Vì vậy dù là giám đốc công ty mình cũng phải giới thiệu trước cho trưởng phòng của đối tác.

Cho gặp mặt

Hành vi nối hai người chưa quen biết nhau. Thêm ngắn gọn nơi công tác và mảng phụ trách thì hai người sẽ dễ bắt đầu câu chuyện sau đó.

Tư thế trong lúc được giới thiệu

Đứng dậy trước khi phần giới thiệu bắt đầu, chờ đến khi xong rồi mới tự xưng danh. Không chìa danh thiếp hay bắt đầu nói giữa chừng.

Sự đồng ý cho việc giới thiệu

Khi giới thiệu một bên thứ ba, phải xin phép và được chính người đó đồng ý trước. Thông tin liên lạc và danh thiếp là thông tin của chính họ, không trao đi khi chưa xin phép.

Cách xưng hô

Sau khi giới thiệu thì gọi bằng họ tên gắn sama, hoặc họ tên kèm chức vụ. Tránh gọi bằng mỗi chức vụ, gọi là sochira-sama, hay gọi bằng tên riêng.

Ví dụ

Nguồn và căn cứ: ※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi

3. Đi thăm khách (hẹn lịch, đến nơi, áo khoác, quầy lễ tân, phòng tiếp khách, cáo từ)

Chuyến thăm đã bắt đầu từ trước khi bước vào cửa. Từ cách hẹn lịch đến lời chào cáo từ, ta đi lại khuôn mẫu theo dòng thời gian.

Trước hết là hẹn lịch. Dù qua điện thoại hay email, nội dung cần truyền đạt vẫn như nhau: mục đích, thời lượng ước chừng, vài phương án ngày giờ mong muốn, và nếu có người đi cùng thì số người cùng họ tên. Chỉ khi nắm được những điều này, đối phương mới quyết định được ai sẽ ra tiếp, dùng phòng nào, chuẩn bị những gì. Ngày giờ thì ưu tiên sự thuận tiện của đối phương. Chốt xong thì ghi lại ngày giờ, địa điểm, phòng ban và họ tên người phụ trách bên đó, cách đi đường, rồi xác nhận lại lịch vào hôm trước. Việc thay đổi hay hủy thì liên lạc ngay tại thời điểm biết được.

Đúng ngày, hãy đến tòa nhà trước 10 phút, chỉnh trang lại ở nhà vệ sinh hoặc chỗ gần đó, rồi canh sao cho ra quầy lễ tân đúng 5 phút trước giờ hẹn. Nếu ra lễ tân sớm tới tận 30 phút thì thành ra gọi đối phương ra trong lúc họ còn đang chuẩn bị, ngược lại gây phiền hà. Nếu đến vừa đúng giờ thì bạn sẽ bị trễ đúng bằng khoảng thời gian di chuyển từ lễ tân lên phòng. Khi giao thông trục trặc và có nguy cơ trễ, hãy gọi điện cho bên đó ngay tại thời điểm biết được, trình bày tình hình cùng giờ dự kiến đến nơi và xin chỉ thị. Email thì chưa chắc đối phương đã xem, nên không dùng cho những liên lạc gấp.

Thông lệ là cởi áo khoác trước khi bước vào tòa nhà của đối phương. Điều này xuất phát từ cách nghĩ không mang bụi bặm bên ngoài vào trong. Áo khoác đã cởi thì lộn lớp lót ra ngoài, vắt lên cánh tay mà cầm; ô thì cắm vào giá để ô ở lối vào hoặc cho vào túi đựng ô. Ở quầy lễ tân, hãy nói tên công ty và họ tên của mình, phòng ban và họ tên người mình có hẹn, cùng giờ hẹn. Đủ bốn thứ đó là người ta chuyển lời được. Không cần giải thích cả nội dung công việc ở quầy lễ tân.

Khi được mời vào phòng tiếp khách thì ngồi vào chỗ được mời. Có nguyên tắc khách đến thăm ngồi ở chỗ dưới (shimoza), nhưng khi bên tiếp đón đã mời chỗ thì ngoan ngoãn nghe theo mới hợp lễ. Nếu không có ai hướng dẫn thì ngồi chờ ở chỗ dưới. Cặp đặt dưới chân, không đặt lên bàn hay lên chiếc ghế bên cạnh. Tài liệu hay bảng dán trong phòng thì không cầm lên xem, còn đồ uống được dọn ra thì đợi người phụ trách tới mời rồi mới dùng. Người phụ trách bước vào thì đứng dậy chào.

Xong việc thì chính bạn là bên kết thúc câu chuyện. Đối phương ở vào thế khó mở lời, nên cứ chờ thì buổi gặp sẽ kéo dài quá mức cần thiết. Hãy nói lời cảm ơn, dọn tài liệu, và áo khoác thì ra khỏi tòa nhà mới mặc. Khi được tiễn ra tận thang máy, hãy vào trong rồi xoay người lại, cúi đầu cho tới khi cửa đóng hẳn. Bởi bên tiễn vẫn đứng đó cho đến khi cửa đóng. Sang hôm sau chuyến thăm, nếu bạn vừa cảm ơn vừa sắp xếp lại những điều đã chốt tại chỗ và những việc sẽ làm tiếp rồi gửi cho người phụ trách, thì sẽ không còn lệch lạc trong nhận thức giữa hai bên.

受付での名乗りの手順1: 建物に入る前にコートを脱ぎ、腕にかけて持つ2: 受付で会社名と自分の氏名を告げる3: 約束の相手の部署と氏名を告げる4: 約束の時刻を告げる（14時にお約束をいただいております）5: 案内に従って移動し、応接室では勧められた席に座る

Thuật ngữ

Cuộc hẹn (appointment)

Lời hẹn đến thăm. Chốt được bằng cách nêu mục đích, thời lượng, các phương án ngày giờ mong muốn và số người đi cùng. Ngày giờ thì ưu tiên sự thuận tiện của đối phương.

Ra lễ tân trước 5 phút

Mức tham khảo là ra quầy lễ tân trước giờ hẹn 5 phút. Đến tòa nhà trước 10 phút, chỉnh trang xong rồi mới ra lễ tân. Đến quá sớm cũng khiến đối phương phải cuống lên chuẩn bị.

Cách xử lý áo khoác

Thông lệ là cởi trước khi bước vào tòa nhà của đối phương. Lộn lớp lót ra ngoài, vắt lên cánh tay mà cầm; lúc về thì ra khỏi tòa nhà mới mặc.

Xưng danh ở quầy lễ tân

Nói bốn thứ: tên công ty, họ tên của mình, phòng ban và họ tên người mình có hẹn, và giờ hẹn. Không cần giải thích cả nội dung công việc.

Chờ ở chỗ dưới (shimoza, 下座)

Khi không có ai hướng dẫn thì ngồi chờ ở chỗ dưới. Tuy nhiên nếu bên tiếp đón đã mời chỗ thì ngồi vào chỗ đó mới hợp lễ.

Cáo từ (辞去, jikyo)

Việc xin phép rời khỏi nơi mình đến thăm. Xong việc thì bên đến thăm chủ động kết thúc, đó mới là cách tôn trọng thời gian của đối phương.

Ví dụ

Nguồn và căn cứ: ※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi