명함은 상대의 얼굴과 같은 것으로 다룹니다. 내미는 순서, 받는 법, 책상 위에 놓는 법까지를 하나의 흐름으로 만들어 두면 첫 대면의 수십 초 동안 당황하지 않습니다.
응접실로 안내받아 앉아서 기다리고 있으면 담당자가 들어옵니다. 여기서부터 명함 교환이 시작됩니다. 우선 일어서서 책상이나 가방을 상대와 자신 사이에 끼우지 않는 위치로 움직입니다. 책상 너머로 손을 뻗어 건네는 것은 약식이므로 첫 대면의 격식 있는 자리에서는 피합니다. 명함 지갑은 바로 꺼낼 수 있는 곳에 넣어 두어, 가방 바닥을 뒤지는 시간을 만들지 않도록 합니다. 명함은 나가기 전에 모서리가 접히거나 더러워지지 않았는지, 부서나 전화번호가 옛것 그대로가 아닌지, 예정된 인원수보다 넉넉히 들어 있는지를 확인해 둡니다.
내미는 순서는 방문한 쪽에서 먼저, 입장이 아래인 쪽에서 먼저라는 것이 널리 통용되는 관행입니다. 파는 쪽과 사는 쪽이라면 파는 쪽에서 먼저 내밉니다. 직급의 상하는 같은 쪽 안에서 순서를 정할 때나 양쪽이 여러 명인 경우의 기준이지, 방문과 맞이함이라는 관계가 앞섭니다. 건넬 때는 명함을 명함 지갑 위에 올리고, 상대가 보기에 글자가 바로 보이는 방향으로 해서 두 손으로 가슴 높이에 내밉니다. 동시에 회사명, 부서명, 성명 순으로 자기를 소개합니다. 명함은 건네는 순간에는 읽히지 않으므로 소리로 전하는 데 의미가 있습니다. 상대가 먼저 내밀었다면 우선 받고서 '모시오쿠레마시타(申し遅れました, 인사가 늦었습니다)'라고 덧붙인 뒤 이어서 자신의 명함을 건넵니다.
실제로는 서로 동시에 내미는 형태가 되는 경우가 더 많으며, 이를 동시 교환이라고 부릅니다. 오른손으로 자신의 명함을 내밀면서 왼손에 든 명함 지갑으로 상대의 명함을 받고, 받으면 바로 두 손으로 바꿔 듭니다. 이때 회사명이나 성명이 적힌 글자 위에 손가락을 올리지 않도록 합니다. 읽는 법을 모르는 성명이 있으면 그 자리에서 '실례지만 어떻게 읽으면 되겠습니까'라고 물어도 괜찮습니다. 짐작한 채로 계속 부르면 잘못된 채 굳어져 나중에 고치기 어려워집니다. 자신과 상사, 상대방도 여러 명인 조합에서는 양쪽의 상위자끼리 먼저 교환하고, 이어서 아래 직급의 사람이 교환합니다.
교환이 끝나면 착석합니다. 받은 명함은 책상 앞쪽에, 상대가 앉아 있는 배열에 맞춰 놓아 두면 이름과 얼굴을 헷갈리지 않고 이야기할 수 있습니다. 1장뿐일 때는 명함 지갑 위에 올립니다. 협의하는 동안은 꺼내 두고, 끝날 때 상대의 움직임에 맞춰 넣습니다. 먼저 넣으면 빨리 끝내고 싶다는 신호로 보입니다. 명함이 떨어진 것을 알아차리면 감추지 말고 '죄송합니다, 명함이 떨어졌습니다'라고 사과하고 구두로 이름을 밝힌 뒤, 후일 다시 건네거나 우편으로 보냅니다. 참고로 받은 명함에는 성명이나 연락처가 적혀 있어 개인정보에 해당하므로, 사내에서 정해진 방법으로 보관하고 폐기도 정해진 절차로 합니다.
명함을 가지고 다니고, 건넬 때 받침대도 되는 케이스. 건넬 때는 명함을 그 위에 올리고, 받을 때는 왼손에 들어 받침으로 삼는다.
내미는 순서의 원칙
방문한 쪽에서, 입장이 아래인 쪽에서 먼저 내민다는 관행. 직급의 상하는 같은 쪽 안에서나 여러 명 대 여러 명일 때의 순서를 정하는 기준.
동시 교환
양쪽이 동시에 명함을 내미는 형태. 오른손으로 건네고 왼손의 명함 지갑으로 받으며, 받으면 두 손으로 바꿔 든다.
명함 놓는 법
착석 후 상대가 앉아 있는 배열에 맞춰 책상 앞쪽에 놓는 것. 1장일 때는 명함 지갑 위에 올린다.
명함이 떨어졌을 때
그 사실을 사과하고 구두로 이름을 밝힌 뒤, 후일 다시 건네거나 우편으로 보내는 대응. 잠자코 받기만 해서는 상대에게 연락처가 남지 않는다.
조다이스루 (頂戴する, chōdai suru)
명함을 받을 때 쓰는 말투. '頂戴いたします(잘 받겠습니다)'라고 말하며 두 손으로 받으면 동작과 말이 맞아떨어진다.
명함 관리
받은 명함은 성명·소속·연락처를 포함한 개인정보이므로, 사내 규칙에 따라 보관하고 폐기도 정해진 방법으로 한다.
예제
상대방이 먼저 명함을 내밀었다. 어떻게 대응하는가.
답과 풀이 우선 두 손으로 받고 '申し遅れました(인사가 늦었습니다)'라고 덧붙인 뒤 자신의 명함을 건넨다. 원래는 방문한 쪽에서 먼저 내밀지만, 늦은 사실을 언급하고 이어 가면 흐름이 흐트러지지 않는다.
자신과 상사 2명이 방문했고 상대방도 2명이 나왔다. 어느 순서로 교환하는가.
답과 풀이 양쪽의 상위자끼리 먼저 교환하고, 이어서 아래 직급의 사람이 교환한다. 아래 직급이 먼저 내밀면 상위자끼리의 인사가 뒤로 밀린다.
방문처에서 명함이 떨어진 것을 알아차렸다. 어떻게 하는가.
답과 풀이 떨어졌다는 사실을 사과한 뒤 구두로 이름을 밝히고, 후일 다시 건네거나 우편으로 보낸다. 상사의 명함을 대신 건네도 자신의 소개는 되지 않는다.
출처·근거: ※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다
2. 소개의 순서 (자기 회사 사람을 먼저, 아랫사람을 먼저)
누구를 먼저 소개하는가. 이 한 가지로 그 자리의 인상이 정해집니다. 사내와 사외, 윗사람과 아랫사람이라는 2개의 축으로 외웁니다.
상사를 모시고 거래처를 방문했을 때, 또는 손님에게 자신의 상사를 인사시킬 때, 두 사람을 이어 주는 것은 소개자인 당신입니다. 소개의 목적은 두 사람이 그 뒤의 대화를 시작하기 쉽게 하는 데 있습니다. 그러므로 성명만 말하고 끝내지 말고, 회사명이나 부서, 담당하고 있는 업무 등 이야기의 실마리가 될 정보를 짧게 덧붙입니다. 반대로 출신지나 가족 관계 같은 사적인 사항이나 그 사람에 대한 평가는 본인의 동의 없이 꺼내지 않습니다.
순서의 원칙은 2가지입니다. 하나는 높여야 할 상대에게 먼저 정보를 건넨다는 사고방식에서 나옵니다. 사외 사람에 대해서는 자기 회사 사람이 식구에 해당하므로, 자기 회사 사람을 먼저 사외 사람에게 소개합니다. 다른 하나는 같은 쪽 안에서의 이야기로, 아랫사람을 먼저 윗사람에게 소개합니다. 사내에서 부장과 신입사원을 인사시킨다면 신입사원을 먼저 부장에게 소개합니다.
이 2가지가 부딪치는 것처럼 보이는 상황이 있습니다. 거래처의 부장과 자기 회사의 사장을 인사시킬 때입니다. 직급만 보면 사장이 위지만, 사외 상대에 대해서는 직급의 높낮이와 관계없이 자기 회사 쪽이 식구이므로, 자기 회사의 사장을 먼저 거래처의 부장에게 소개합니다. 직급의 상하는 같은 쪽 안에서 순서를 정하기 위한 기준이지, 사내와 사외의 구별을 넘어서는 것이 아닙니다. 같은 쪽에 여러 사람이 있는 경우에는 상위자부터 순서대로 소개해 나갑니다.
소개받는 쪽의 움직임도 정해져 있습니다. 소개가 시작되기 전에 일어서고, 소개가 이루어지는 동안은 상대 쪽을 향해 기다립니다. 도중에 자기가 먼저 명함을 꺼내거나 보충 설명을 시작하면 흐름이 끊깁니다. 소개가 끝난 뒤에 스스로 이름을 밝히고 명함 교환으로 넘어갑니다. 소개 후 대화 속에서 상대를 부를 때는 성명에 님을 붙이거나 성명에 직급을 덧붙입니다. 직급만으로 부르거나 '그쪽 분'이라고 부르면 누구를 가리키는지가 모호해집니다. 참고로 거래처로부터 다른 회사의 담당자를 소개해 달라는 부탁을 받았을 때는 반드시 그쪽 담당자에게 확인해 양해를 얻은 뒤에 인사시킵니다. 연락처는 본인의 정보이지, 무단으로 제3자에게 건네는 것이 아닙니다.
자기 회사 사람을 먼저 사외 사람에게, 아랫사람을 먼저 윗사람에게 소개한다는 원칙. 높여야 할 상대에게 먼저 정보를 건넨다고 생각하면 헷갈리지 않는다.
식구와 사외
사외 상대에 대해서는 자기 회사 사람을 직급과 관계없이 식구로 다룬다. 그래서 자기 회사의 사장이라도 거래처의 부장에게 먼저 소개한다.
인사시키기 (引き合わせ, hikiawase)
안면이 없는 두 사람을 이어 주는 행위. 소속과 담당을 짧게 덧붙이면 두 사람이 그 뒤의 대화를 시작하기 쉬워진다.
소개 중의 자세
소개가 시작되기 전에 일어서고, 끝날 때까지 기다렸다가 스스로 이름을 밝힌다. 도중에 명함을 꺼내거나 말을 시작하지 않는다.
소개에 대한 동의
제3자를 소개할 때는 미리 본인의 양해를 얻을 것. 연락처나 명함은 본인의 정보이며 무단으로 건네지 않는다.
부르는 법
소개 후에는 성명에 님을 붙이거나 성명에 직급을 덧붙여 부른다. 직급만, '그쪽 분', 이름(名)만 부르는 것은 피한다.
예제
자기 회사의 과장과 거래처의 부장을 인사시킨다. 어느 쪽을 먼저 소개하는가.
답과 풀이 자기 회사의 과장을 먼저 거래처의 부장에게 소개한다. 직급으로는 부장이 위지만, 사외 상대에 대해서는 자기 회사 사람이 식구에 해당하므로 식구부터 먼저 소개한다.
사내에서 부장에게 신입사원을 인사시킨다. 어느 쪽을 먼저 소개하는가.
답과 풀이 신입사원을 먼저 부장에게 소개한다. 같은 쪽 안에서는 아랫사람을 먼저 윗사람에게 소개한다.
거래처로부터 다른 회사의 지인을 소개해 달라는 부탁을 받았다. 어떻게 하는가.
답과 풀이 먼저 본인에게 소개해도 되는지 확인하고, 양해를 얻은 뒤에 인사시킨다. 연락처나 명함의 정보를 무단으로 건네는 것은 피한다.
출처·근거: ※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다
3. 방문 (약속 잡기·도착·코트·접수·응접실·물러남)
방문은 현관에 들어서기 전부터 시작되어 있습니다. 약속 잡는 법에서 물러날 때의 인사까지, 시간의 흐름을 따라 형식을 짚어 갑니다.
먼저 약속을 잡습니다. 전화든 메일이든 전할 내용은 같습니다. 용건, 대략의 소요 시간, 희망 일시 후보를 여러 개, 동행자가 있으면 그 인원수와 성명. 상대는 이것을 알아야 비로소 누가 나올지, 어느 방을 쓸지, 무엇을 준비할지를 정할 수 있습니다. 일시는 상대의 사정을 우선합니다. 정해지면 일시·장소·상대방의 부서와 담당자 성명·가는 길을 적어 두고, 전날에 일정을 확인합니다. 변경이나 취소는 알게 된 시점에 바로 연락합니다.
당일에는 건물에 10분 전에 도착해 화장실이나 근처에서 매무새를 가다듬은 뒤, 접수처에 나서는 것을 약속의 5분 전에 맞춥니다. 30분이나 일찍 접수처에 나서면 준비 중인 상대를 불러내게 되어 오히려 폐를 끼칩니다. 시각 정각에 도착하면 접수처에서 방까지 이동하는 시간만큼 늦습니다. 교통기관이 어긋나 늦을 것 같을 때는 알게 된 시점에 상대방에게 전화해 사정과 도착 예상을 전하고 지시를 구합니다. 메일은 상대가 보고 있다고 장담할 수 없으므로 급한 연락에는 쓰지 않습니다.
코트는 상대의 건물에 들어가기 전에 벗는 것이 관행입니다. 바깥의 먼지를 들이지 않는다는 사고방식에서 나온 것입니다. 벗은 코트는 안감이 바깥으로 오도록 해서 팔에 걸쳐 들고, 우산은 입구의 우산꽂이나 우산 커버에 넣습니다. 접수처에서는 회사명과 자신의 성명, 약속 상대의 부서와 성명, 약속 시각을 알립니다. 이 4가지가 갖춰지면 연결해 줄 수 있습니다. 용건의 내용까지 접수처에서 설명할 필요는 없습니다.
응접실로 안내받으면 권해 준 자리에 앉습니다. 방문자는 시모자(下座, shimoza, 말석)라는 원칙은 있지만, 맞이하는 쪽이 자리를 권했을 때는 순순히 따르는 것이 예에 맞습니다. 안내가 없는 경우에는 시모자에서 기다립니다. 가방은 발밑에 놓고 책상이나 옆 의자에는 놓지 않습니다. 방에 있는 자료나 게시물은 집어 들지 않고, 내어 준 음료는 담당자가 와서 권한 뒤에 입을 댑니다. 담당자가 들어오면 일어서서 인사합니다.
용건이 끝나면 이쪽에서 자리를 정리합니다. 상대는 먼저 말을 꺼내기 어려운 입장이므로 기다리고 있으면 필요 이상으로 길어집니다. 감사를 전하고 자료를 정리하며, 코트는 건물을 나온 뒤에 입습니다. 엘리베이터까지 배웅을 받았을 때는 타고 나서 몸을 돌려 문이 닫힐 때까지 머리를 숙입니다. 배웅하는 쪽은 문이 닫힐 때까지 서 있기 때문입니다. 방문한 다음 날에는 감사와 더불어 그 자리에서 정해진 것과 다음에 할 일을 정리해 담당자에게 전하면 인식의 어긋남이 남지 않습니다.