Karinoya 학습실

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명함·소개·방문

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강의

1. 명함 교환 (내미는 순서·받는 법·동시 교환·책상 위에 놓는 법)

명함은 상대의 얼굴과 같은 것으로 다룹니다. 내미는 순서, 받는 법, 책상 위에 놓는 법까지를 하나의 흐름으로 만들어 두면 첫 대면의 수십 초 동안 당황하지 않습니다.

응접실로 안내받아 앉아서 기다리고 있으면 담당자가 들어옵니다. 여기서부터 명함 교환이 시작됩니다. 우선 일어서서 책상이나 가방을 상대와 자신 사이에 끼우지 않는 위치로 움직입니다. 책상 너머로 손을 뻗어 건네는 것은 약식이므로 첫 대면의 격식 있는 자리에서는 피합니다. 명함 지갑은 바로 꺼낼 수 있는 곳에 넣어 두어, 가방 바닥을 뒤지는 시간을 만들지 않도록 합니다. 명함은 나가기 전에 모서리가 접히거나 더러워지지 않았는지, 부서나 전화번호가 옛것 그대로가 아닌지, 예정된 인원수보다 넉넉히 들어 있는지를 확인해 둡니다.

내미는 순서는 방문한 쪽에서 먼저, 입장이 아래인 쪽에서 먼저라는 것이 널리 통용되는 관행입니다. 파는 쪽과 사는 쪽이라면 파는 쪽에서 먼저 내밉니다. 직급의 상하는 같은 쪽 안에서 순서를 정할 때나 양쪽이 여러 명인 경우의 기준이지, 방문과 맞이함이라는 관계가 앞섭니다. 건넬 때는 명함을 명함 지갑 위에 올리고, 상대가 보기에 글자가 바로 보이는 방향으로 해서 두 손으로 가슴 높이에 내밉니다. 동시에 회사명, 부서명, 성명 순으로 자기를 소개합니다. 명함은 건네는 순간에는 읽히지 않으므로 소리로 전하는 데 의미가 있습니다. 상대가 먼저 내밀었다면 우선 받고서 '모시오쿠레마시타(申し遅れました, 인사가 늦었습니다)'라고 덧붙인 뒤 이어서 자신의 명함을 건넵니다.

실제로는 서로 동시에 내미는 형태가 되는 경우가 더 많으며, 이를 동시 교환이라고 부릅니다. 오른손으로 자신의 명함을 내밀면서 왼손에 든 명함 지갑으로 상대의 명함을 받고, 받으면 바로 두 손으로 바꿔 듭니다. 이때 회사명이나 성명이 적힌 글자 위에 손가락을 올리지 않도록 합니다. 읽는 법을 모르는 성명이 있으면 그 자리에서 '실례지만 어떻게 읽으면 되겠습니까'라고 물어도 괜찮습니다. 짐작한 채로 계속 부르면 잘못된 채 굳어져 나중에 고치기 어려워집니다. 자신과 상사, 상대방도 여러 명인 조합에서는 양쪽의 상위자끼리 먼저 교환하고, 이어서 아래 직급의 사람이 교환합니다.

교환이 끝나면 착석합니다. 받은 명함은 책상 앞쪽에, 상대가 앉아 있는 배열에 맞춰 놓아 두면 이름과 얼굴을 헷갈리지 않고 이야기할 수 있습니다. 1장뿐일 때는 명함 지갑 위에 올립니다. 협의하는 동안은 꺼내 두고, 끝날 때 상대의 움직임에 맞춰 넣습니다. 먼저 넣으면 빨리 끝내고 싶다는 신호로 보입니다. 명함이 떨어진 것을 알아차리면 감추지 말고 '죄송합니다, 명함이 떨어졌습니다'라고 사과하고 구두로 이름을 밝힌 뒤, 후일 다시 건네거나 우편으로 보냅니다. 참고로 받은 명함에는 성명이나 연락처가 적혀 있어 개인정보에 해당하므로, 사내에서 정해진 방법으로 보관하고 폐기도 정해진 절차로 합니다.

명함은 어느 쪽이 먼저 내미는가
상황먼저 내미는 쪽사고방식
상대 회사를 방문했다방문한 쪽찾아간 쪽에서 먼저 이름을 밝히는 것이 도리
파는 쪽과 사는 쪽이 만난다파는 쪽입장이 아래인 쪽에서 먼저 내민다
자기 회사에서 손님을 맞이했다찾아온 쪽방문과 맞이함이라는 관계가 앞선다
양쪽이 여러 명으로 임한다상위자끼리 먼저같은 쪽 안에서는 직급 순으로 늘어선다
名刺交換の5手順1: 立ち上がり、机やかばんを挟まない位置へ動く2: 名刺入れの上に名刺を載せ、相手から見て正面の向きにする3: 会社名・部署名・氏名の順に名乗りながら、両手で胸の高さに差し出す4: 右手で渡しつつ、左手の名刺入れで相手の名刺を受け、両手に持ち替える5: 着席し、相手の並びに合わせて机の手前に置く

용어

명함 지갑 (名刺入れ, meishi-ire)
명함을 가지고 다니고, 건넬 때 받침대도 되는 케이스. 건넬 때는 명함을 그 위에 올리고, 받을 때는 왼손에 들어 받침으로 삼는다.
내미는 순서의 원칙
방문한 쪽에서, 입장이 아래인 쪽에서 먼저 내민다는 관행. 직급의 상하는 같은 쪽 안에서나 여러 명 대 여러 명일 때의 순서를 정하는 기준.
동시 교환
양쪽이 동시에 명함을 내미는 형태. 오른손으로 건네고 왼손의 명함 지갑으로 받으며, 받으면 두 손으로 바꿔 든다.
명함 놓는 법
착석 후 상대가 앉아 있는 배열에 맞춰 책상 앞쪽에 놓는 것. 1장일 때는 명함 지갑 위에 올린다.
명함이 떨어졌을 때
그 사실을 사과하고 구두로 이름을 밝힌 뒤, 후일 다시 건네거나 우편으로 보내는 대응. 잠자코 받기만 해서는 상대에게 연락처가 남지 않는다.
조다이스루 (頂戴する, chōdai suru)
명함을 받을 때 쓰는 말투. '頂戴いたします(잘 받겠습니다)'라고 말하며 두 손으로 받으면 동작과 말이 맞아떨어진다.
명함 관리
받은 명함은 성명·소속·연락처를 포함한 개인정보이므로, 사내 규칙에 따라 보관하고 폐기도 정해진 방법으로 한다.

예제

상대방이 먼저 명함을 내밀었다. 어떻게 대응하는가.
답과 풀이 우선 두 손으로 받고 '申し遅れました(인사가 늦었습니다)'라고 덧붙인 뒤 자신의 명함을 건넨다. 원래는 방문한 쪽에서 먼저 내밀지만, 늦은 사실을 언급하고 이어 가면 흐름이 흐트러지지 않는다.
자신과 상사 2명이 방문했고 상대방도 2명이 나왔다. 어느 순서로 교환하는가.
답과 풀이 양쪽의 상위자끼리 먼저 교환하고, 이어서 아래 직급의 사람이 교환한다. 아래 직급이 먼저 내밀면 상위자끼리의 인사가 뒤로 밀린다.
방문처에서 명함이 떨어진 것을 알아차렸다. 어떻게 하는가.
답과 풀이 떨어졌다는 사실을 사과한 뒤 구두로 이름을 밝히고, 후일 다시 건네거나 우편으로 보낸다. 상사의 명함을 대신 건네도 자신의 소개는 되지 않는다.

출처·근거: ※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다

2. 소개의 순서 (자기 회사 사람을 먼저, 아랫사람을 먼저)

누구를 먼저 소개하는가. 이 한 가지로 그 자리의 인상이 정해집니다. 사내와 사외, 윗사람과 아랫사람이라는 2개의 축으로 외웁니다.

상사를 모시고 거래처를 방문했을 때, 또는 손님에게 자신의 상사를 인사시킬 때, 두 사람을 이어 주는 것은 소개자인 당신입니다. 소개의 목적은 두 사람이 그 뒤의 대화를 시작하기 쉽게 하는 데 있습니다. 그러므로 성명만 말하고 끝내지 말고, 회사명이나 부서, 담당하고 있는 업무 등 이야기의 실마리가 될 정보를 짧게 덧붙입니다. 반대로 출신지나 가족 관계 같은 사적인 사항이나 그 사람에 대한 평가는 본인의 동의 없이 꺼내지 않습니다.

순서의 원칙은 2가지입니다. 하나는 높여야 할 상대에게 먼저 정보를 건넨다는 사고방식에서 나옵니다. 사외 사람에 대해서는 자기 회사 사람이 식구에 해당하므로, 자기 회사 사람을 먼저 사외 사람에게 소개합니다. 다른 하나는 같은 쪽 안에서의 이야기로, 아랫사람을 먼저 윗사람에게 소개합니다. 사내에서 부장과 신입사원을 인사시킨다면 신입사원을 먼저 부장에게 소개합니다.

이 2가지가 부딪치는 것처럼 보이는 상황이 있습니다. 거래처의 부장과 자기 회사의 사장을 인사시킬 때입니다. 직급만 보면 사장이 위지만, 사외 상대에 대해서는 직급의 높낮이와 관계없이 자기 회사 쪽이 식구이므로, 자기 회사의 사장을 먼저 거래처의 부장에게 소개합니다. 직급의 상하는 같은 쪽 안에서 순서를 정하기 위한 기준이지, 사내와 사외의 구별을 넘어서는 것이 아닙니다. 같은 쪽에 여러 사람이 있는 경우에는 상위자부터 순서대로 소개해 나갑니다.

소개받는 쪽의 움직임도 정해져 있습니다. 소개가 시작되기 전에 일어서고, 소개가 이루어지는 동안은 상대 쪽을 향해 기다립니다. 도중에 자기가 먼저 명함을 꺼내거나 보충 설명을 시작하면 흐름이 끊깁니다. 소개가 끝난 뒤에 스스로 이름을 밝히고 명함 교환으로 넘어갑니다. 소개 후 대화 속에서 상대를 부를 때는 성명에 님을 붙이거나 성명에 직급을 덧붙입니다. 직급만으로 부르거나 '그쪽 분'이라고 부르면 누구를 가리키는지가 모호해집니다. 참고로 거래처로부터 다른 회사의 담당자를 소개해 달라는 부탁을 받았을 때는 반드시 그쪽 담당자에게 확인해 양해를 얻은 뒤에 인사시킵니다. 연락처는 본인의 정보이지, 무단으로 제3자에게 건네는 것이 아닙니다.

누구를 먼저 소개하는가
조합먼저 소개하는 사람이유
자기 회사의 상사 와 거래처의 담당자자기 회사의 상사사외 상대에 대해서는 자기 회사 사람이 식구에 해당한다
자기 회사의 사장 과 거래처의 부장자기 회사의 사장직급의 높낮이는 사내와 사외의 구별을 넘지 않는다
사내의 부장 과 사내의 신입사원신입사원같은 쪽 안에서는 아랫사람을 먼저 소개한다
같은 쪽에 여러 명 있다상위자부터 순서대로같은 쪽 안의 순서는 직급 순으로 정한다
紹介の手順1: 二人が向き合える位置に立ち、双方の注意を向ける2: 自社の人を先に、社外の相手へ紹介する3: 会社名・部署・氏名・担当している業務を短く添える4: 続けて、社外の相手を自社の人へ紹介する5: 紹介が終わったら、それぞれが名乗って名刺交換に移る

용어

소개의 순서
자기 회사 사람을 먼저 사외 사람에게, 아랫사람을 먼저 윗사람에게 소개한다는 원칙. 높여야 할 상대에게 먼저 정보를 건넨다고 생각하면 헷갈리지 않는다.
식구와 사외
사외 상대에 대해서는 자기 회사 사람을 직급과 관계없이 식구로 다룬다. 그래서 자기 회사의 사장이라도 거래처의 부장에게 먼저 소개한다.
인사시키기 (引き合わせ, hikiawase)
안면이 없는 두 사람을 이어 주는 행위. 소속과 담당을 짧게 덧붙이면 두 사람이 그 뒤의 대화를 시작하기 쉬워진다.
소개 중의 자세
소개가 시작되기 전에 일어서고, 끝날 때까지 기다렸다가 스스로 이름을 밝힌다. 도중에 명함을 꺼내거나 말을 시작하지 않는다.
소개에 대한 동의
제3자를 소개할 때는 미리 본인의 양해를 얻을 것. 연락처나 명함은 본인의 정보이며 무단으로 건네지 않는다.
부르는 법
소개 후에는 성명에 님을 붙이거나 성명에 직급을 덧붙여 부른다. 직급만, '그쪽 분', 이름(名)만 부르는 것은 피한다.

예제

자기 회사의 과장과 거래처의 부장을 인사시킨다. 어느 쪽을 먼저 소개하는가.
답과 풀이 자기 회사의 과장을 먼저 거래처의 부장에게 소개한다. 직급으로는 부장이 위지만, 사외 상대에 대해서는 자기 회사 사람이 식구에 해당하므로 식구부터 먼저 소개한다.
사내에서 부장에게 신입사원을 인사시킨다. 어느 쪽을 먼저 소개하는가.
답과 풀이 신입사원을 먼저 부장에게 소개한다. 같은 쪽 안에서는 아랫사람을 먼저 윗사람에게 소개한다.
거래처로부터 다른 회사의 지인을 소개해 달라는 부탁을 받았다. 어떻게 하는가.
답과 풀이 먼저 본인에게 소개해도 되는지 확인하고, 양해를 얻은 뒤에 인사시킨다. 연락처나 명함의 정보를 무단으로 건네는 것은 피한다.

출처·근거: ※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다

3. 방문 (약속 잡기·도착·코트·접수·응접실·물러남)

방문은 현관에 들어서기 전부터 시작되어 있습니다. 약속 잡는 법에서 물러날 때의 인사까지, 시간의 흐름을 따라 형식을 짚어 갑니다.

먼저 약속을 잡습니다. 전화든 메일이든 전할 내용은 같습니다. 용건, 대략의 소요 시간, 희망 일시 후보를 여러 개, 동행자가 있으면 그 인원수와 성명. 상대는 이것을 알아야 비로소 누가 나올지, 어느 방을 쓸지, 무엇을 준비할지를 정할 수 있습니다. 일시는 상대의 사정을 우선합니다. 정해지면 일시·장소·상대방의 부서와 담당자 성명·가는 길을 적어 두고, 전날에 일정을 확인합니다. 변경이나 취소는 알게 된 시점에 바로 연락합니다.

당일에는 건물에 10분 전에 도착해 화장실이나 근처에서 매무새를 가다듬은 뒤, 접수처에 나서는 것을 약속의 5분 전에 맞춥니다. 30분이나 일찍 접수처에 나서면 준비 중인 상대를 불러내게 되어 오히려 폐를 끼칩니다. 시각 정각에 도착하면 접수처에서 방까지 이동하는 시간만큼 늦습니다. 교통기관이 어긋나 늦을 것 같을 때는 알게 된 시점에 상대방에게 전화해 사정과 도착 예상을 전하고 지시를 구합니다. 메일은 상대가 보고 있다고 장담할 수 없으므로 급한 연락에는 쓰지 않습니다.

코트는 상대의 건물에 들어가기 전에 벗는 것이 관행입니다. 바깥의 먼지를 들이지 않는다는 사고방식에서 나온 것입니다. 벗은 코트는 안감이 바깥으로 오도록 해서 팔에 걸쳐 들고, 우산은 입구의 우산꽂이나 우산 커버에 넣습니다. 접수처에서는 회사명과 자신의 성명, 약속 상대의 부서와 성명, 약속 시각을 알립니다. 이 4가지가 갖춰지면 연결해 줄 수 있습니다. 용건의 내용까지 접수처에서 설명할 필요는 없습니다.

응접실로 안내받으면 권해 준 자리에 앉습니다. 방문자는 시모자(下座, shimoza, 말석)라는 원칙은 있지만, 맞이하는 쪽이 자리를 권했을 때는 순순히 따르는 것이 예에 맞습니다. 안내가 없는 경우에는 시모자에서 기다립니다. 가방은 발밑에 놓고 책상이나 옆 의자에는 놓지 않습니다. 방에 있는 자료나 게시물은 집어 들지 않고, 내어 준 음료는 담당자가 와서 권한 뒤에 입을 댑니다. 담당자가 들어오면 일어서서 인사합니다.

용건이 끝나면 이쪽에서 자리를 정리합니다. 상대는 먼저 말을 꺼내기 어려운 입장이므로 기다리고 있으면 필요 이상으로 길어집니다. 감사를 전하고 자료를 정리하며, 코트는 건물을 나온 뒤에 입습니다. 엘리베이터까지 배웅을 받았을 때는 타고 나서 몸을 돌려 문이 닫힐 때까지 머리를 숙입니다. 배웅하는 쪽은 문이 닫힐 때까지 서 있기 때문입니다. 방문한 다음 날에는 감사와 더불어 그 자리에서 정해진 것과 다음에 할 일을 정리해 담당자에게 전하면 인식의 어긋남이 남지 않습니다.

방문의 시간 기준
시점기준할 일
전날저녁때까지일시·장소·담당자 이름과 가는 길을 확인한다
당일약속의 10분 전건물에 도착해 매무새를 가다듬는다
당일약속의 5분 전코트를 벗고 나서 접수처에서 이름을 밝힌다
늦을 것 같을 때알게 된 시점에전화로 사정과 도착 예상을 전한다
다음 날오전 중을 기준으로감사와, 정해진 것·다음에 할 일을 전한다
受付での名乗りの手順1: 建物に入る前にコートを脱ぎ、腕にかけて持つ2: 受付で会社名と自分の氏名を告げる3: 約束の相手の部署と氏名を告げる4: 約束の時刻を告げる(14時にお約束をいただいております)5: 案内に従って移動し、応接室では勧められた席に座る

용어

어포인트먼트 (약속)
방문 약속. 용건, 소요 시간, 희망 일시 후보, 동행자 인원수를 전해 잡는다. 일시는 상대의 사정을 우선한다.
5분 전 접수
접수처에 나서는 것은 약속의 5분 전이 기준. 건물에는 10분 전에 도착해 매무새를 가다듬고 접수처로 향한다. 너무 이른 도착도 상대의 준비를 재촉한다.
코트를 다루는 법
상대의 건물에 들어가기 전에 벗는 관행. 안감이 바깥으로 오도록 팔에 걸쳐 들고, 돌아갈 때는 건물을 나와서 입는다.
접수처에서 이름 밝히기
회사명, 자신의 성명, 약속 상대의 부서와 성명, 약속 시각의 4가지를 알리는 것. 용건의 내용까지 설명할 필요는 없다.
시모자에서 기다리기 (下座, shimoza)
안내가 없을 때는 말석에 앉아 기다리는 것. 다만 맞이하는 쪽이 자리를 권한 경우에는 그 자리에 앉는 것이 예에 맞는다.
물러남 (辞去, jikyo)
방문처에서 물러나는 것. 용건이 끝나면 방문한 쪽에서 자리를 정리하는 것이 상대의 시간을 존중하는 형태가 된다.

예제

오후 2시(14시) 약속으로 방문한다. 접수처에 나서는 것은 몇 시쯤이 좋은가.
답과 풀이 오후 1시 55분쯤이 기준. 건물에는 10분 전에 도착해 매무새를 가다듬고, 접수처에 나서는 것을 5분 전에 맞춘다. 30분이나 이르면 상대를 준비 중에 불러내게 된다.
응접실에서 가미자(上座, 상석)에 해당하는 자리를 권유받았다. 어떻게 하는가.
답과 풀이 권유에 따라 그 자리에 앉는다. 방문자는 시모자(下座, 말석)라는 원칙은 있지만, 자리를 권하는 것은 맞이하는 쪽의 배려이므로 순순히 따르는 것이 예에 맞는다. 담당자가 들어오면 일어선다.
담당자가 엘리베이터까지 배웅해 주었다. 타고 나서 어떻게 하는가.
답과 풀이 타고 나서 몸을 돌려 문이 닫힐 때까지 머리를 숙인다. 배웅하는 쪽은 문이 닫힐 때까지 서 있으므로, 먼저 등을 돌리면 마음이 엇갈린다.

출처·근거: ※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다

확인 퀴즈

문제 1 | 먼저 내는 쪽

방문처에서 담당자와 메이시(名刺, meishi — 명함)를 교환한다. 명함을 먼저 내미는 쪽은 어느 쪽인가?

  1. 직책이 위인 사람이 먼저 내민다
  2. 먼저 방에 들어온 사람이 먼저 내민다
  3. 방문을 받은 쪽이 먼저 내민다
  4. 방문한 쪽이 먼저 내민다
정답D. 방문한 쪽이 먼저 내민다

명함은 방문한 쪽, 처지가 아래인 쪽이 먼저 내미는 것이 널리 통용되는 관행이다. 직책의 높고 낮음은 같은 쪽 안에서, 또는 양쪽이 여러 명일 때 순서를 정하는 기준이지, 방문과 맞이의 관계가 먼저 선다.

문제 2 | 건네는 법

자신의 명함을 상대에게 건넬 때의 동작으로 부적절한 것은 어느 것인가?

  1. 회사명, 부서명, 성명 순으로 이름을 말하면서 건넨다
  2. 두 손으로 들고 가슴 높이로 내민다
  3. 앉은 채로 테이블 너머로 한 손으로 내민다
  4. 명함집 위에 올려, 상대가 보기에 글자가 바로 보이는 방향으로 한다
정답C. 앉은 채로 테이블 너머로 한 손으로 내민다

첫 대면의 격식 있는 자리에서는 일어서서 책상이나 가방을 사이에 두지 않는 위치로 옮긴 뒤 건넨다. 앉은 채 테이블 너머로 한 손으로 내미는 것은 약식이고, 상대가 보기에 글자가 거꾸로 되기 쉽다.

문제 3 | 받는 법

상대의 명함을 받을 때의 취급으로 부적절한 것은 어느 것인가?

  1. 글자에 걸리지 않는 위치를 잡고 가슴 높이에서 받는다
  2. 「頂戴いたします」(chōdai itashimasu — "잘 받겠습니다")라고 말한 뒤 받는다
  3. 받으면 두 손으로 바꾸어 든다
  4. 회사명과 성명이 적힌 면에 엄지를 걸고 단단히 잡는다
정답D. 회사명과 성명이 적힌 면에 엄지를 걸고 단단히 잡는다

명함은 상대의 이름 그 자체로 다루므로 회사명이나 성명 위에 손가락을 올리지 않는다. 단단히 잡으려다 글자 위를 쥐는 것이 흔한 실수이며, 여백을 잡으면 떨어뜨릴 일도 없다.

문제 4 | 동시 교환

상대와 동시에 명함을 내미는 모양이 되었다. 이때의 동작으로 적절한 것은 어느 것인가?

  1. 일단 자기 명함을 거두고, 상대가 다 건넨 뒤에 다시 내민다
  2. 상대가 손을 거둘 때까지 기다렸다가 자기 명함을 먼저 다 건넨다
  3. 두 손으로 자기 명함을 내밀고, 상대의 명함은 책상에 놓아 달라고 한다
  4. 오른손으로 자기 명함을 내밀면서 왼손의 명함집으로 상대의 명함을 받고, 두 손으로 바꾸어 든다
정답D. 오른손으로 자기 명함을 내밀면서 왼손의 명함집으로 상대의 명함을 받고, 두 손으로 바꾸어 든다

동시 교환은 실제로 자주 일어나는 모양이며, 오른손으로 건네고 왼손으로 받으면 어느 쪽 동작도 멈추지 않는다. 받은 뒤에는 반드시 두 손으로 바꾸어 들고, 상대의 명함을 한 손에 든 채로 두지 않는다.

문제 5 | 이름 대기

명함을 내밀면서 하는 말로 적절한 것은 어느 것인가?

  1. 상대가 이름을 대기를 기다렸다가, 그 뒤에 같은 내용을 그대로 되풀이한다
  2. 회사명, 부서명, 성명 순으로 이름을 대고 인사말을 곁들인다
  3. 명함에 적혀 있으니 아무 말 없이 잠자코 내민다
  4. 성명만 말한다
정답B. 회사명, 부서명, 성명 순으로 이름을 대고 인사말을 곁들인다

명함은 건네는 순간에는 읽히지 않으므로 목소리로 전하는 데 의미가 있다. 회사명부터 성명으로 큰 단위에서 작은 단위로 말하면 알아듣기 쉽다. 읽는 법이 어려운 성명은 그 자리에서 읽는 법을 곁들이면 좋다.

문제 6 | 읽는 법

받은 명함의 성명을 어떻게 읽는지 모르겠다. 취해야 할 행동으로 적절한 것은 어느 것인가?

  1. 나중에 메일로 읽는 법을 문의한다
  2. 자기가 추측한 읽는 법으로 계속 부른다
  3. 읽는 법은 그 자리에서 묻지 않고, 이후에는 성을 피해 직책명으로만 부른다
  4. 그 자리에서 「失礼ですが、何とお読みすればよろしいでしょうか」(shitsurei desu ga, nan to o-yomi sureba yoroshii deshō ka — "실례지만 어떻게 읽으면 되겠습니까")라고 묻는다
정답D. 그 자리에서 「失礼ですが、何とお読みすればよろしいでしょうか」(shitsurei desu ga, nan to o-yomi sureba yoroshii deshō ka — "실례지만 어떻게 읽으면 되겠습니까")라고 묻는다

그 자리에서 묻는 것은 실례가 되지 않고 오히려 관심의 표현으로 받아들여진다. 추측한 채로 계속 부르면 잘못된 읽기가 굳어져 나중에 고치기 어려워진다. 직책명으로만 부르는 것은 묻지 않고 넘어가려는 회피이다.

문제 7 | 여러 명 교환

자신과 상사 2명이 방문했고 상대편도 2명이 나왔다. 명함 교환 순서로 적절한 것은 어느 것인가?

  1. 먼저 자신이 상대편 2명 모두와 교환하고, 그 뒤에 상사가 교환한다
  2. 자리가 가까운 사람끼리 순서대로 교환한다
  3. 상대편은 직책이 낮은 사람부터 순서대로, 이쪽은 윗사람부터 순서대로 교환한다
  4. 양쪽의 윗사람끼리 먼저 교환하고, 이어서 아랫사람이 교환한다
정답D. 양쪽의 윗사람끼리 먼저 교환하고, 이어서 아랫사람이 교환한다

복수 대 복수에서는 양쪽의 윗사람끼리부터 시작하는 것이 일반적이다. 아랫사람이 먼저 나서면 윗사람끼리의 인사가 뒤로 밀린다. 자리의 가까움은 순서의 기준이 되지 않는다.

문제 8 | 책상 위 배치

명함 교환 후 착석한다. 받은 명함의 취급으로 부적절한 것은 어느 것인가?

  1. 1장뿐일 때는 명함집 위에 올려 놓는다
  2. 잃어버리지 않도록 받자마자 자료 사이에 끼워 둔다
  3. 회의하는 동안에는 꺼내 두고, 끝날 때에 맞추어 넣는다
  4. 상대가 앉은 순서에 맞추어 자기 쪽 책상 앞에 놓는다
정답B. 잃어버리지 않도록 받자마자 자료 사이에 끼워 둔다

자료에 끼우면 회의 중에 이름을 확인할 수 없고, 그대로 가지고 돌아가 섞여 버린다. 상대가 앉은 순서에 맞추어 책상 앞에 놓아 두면 이름과 얼굴을 헷갈리지 않고 이야기할 수 있다.

문제 9 | 넣는 시점

회의가 끝나 갈 무렵이다. 책상 위의 명함을 넣는 시점으로 적절한 것은 어느 것인가?

  1. 이야기가 길어질 것 같을 때는 회의 도중에 넣어 버려도 상관없다
  2. 회의가 끝난 뒤에 상대의 움직임에 맞추어 명함집에 넣는다
  3. 상대보다 먼저 명함집에 넣어 버리고 돌아갈 채비를 미리 끝내 둔다
  4. 상대의 명함은 책상 위에 남겨 둔 채 인사를 하고 나온다
정답B. 회의가 끝난 뒤에 상대의 움직임에 맞추어 명함집에 넣는다

명함은 회의하는 동안에는 꺼내 두었다가 끝날 때 정중하게 넣는다. 먼저 넣는 것은 빨리 끝내고 싶다는 신호로 보이고, 놓아 둔 채 돌아가는 것은 애초에 받지 않은 것과 같은 일이 된다.

문제 10 | 명함이 떨어짐

방문처에서 명함이 다 떨어진 것을 알아차렸다. 취해야 할 행동으로 적절한 것은 어느 것인가?

  1. 다 떨어졌다는 사실을 사과하고 구두로 이름을 댄 뒤, 나중에 다시 건네거나 우편으로 보낸다
  2. 명함집을 가져오는 것을 잊은 것으로 하고 명함 교환 자리 자체를 피한다
  3. 동행한 상사의 명함을 대신 건넨다
  4. 상대의 명함만 받고, 다 떨어졌다는 것에는 특별히 언급하지 않은 채 넘어간다
정답A. 다 떨어졌다는 사실을 사과하고 구두로 이름을 댄 뒤, 나중에 다시 건네거나 우편으로 보낸다

다 떨어진 사실을 전한 뒤 이름을 대고, 나중에 건네거나 우편으로 보내는 것이 순리이다. 상사의 명함은 상사의 것이지 자기 소개가 되지 않고, 잠자코 받기만 해서는 상대의 손에 자기 연락처가 남지 않는다.

문제 11 | 명함 관리

업무로 받은 명함의 관리로 적절한 것은 어느 것인가?

  1. 명함은 종이이므로 개인정보로 다룰 필요가 없다
  2. 자기 앞으로 건네받은 것이므로 사내든 사외든 자기 판단으로 누구에게나 공유해도 된다
  3. 성명이나 연락처를 담은 개인정보로 보고 사내 규칙에 따라 보관하며, 폐기도 정해진 방법으로 한다
  4. 필요 없어지면 그대로 일반 쓰레기로 버린다
정답C. 성명이나 연락처를 담은 개인정보로 보고 사내 규칙에 따라 보관하며, 폐기도 정해진 방법으로 한다

명함에는 성명·소속·연락처가 적혀 있어 개인정보에 해당한다. 받은 경위와 상관없이 사내에서 정한 보관과 폐기 절차에 따른다. 개인 판단으로 외부에 넘기거나 그대로 버리지 않는다.

문제 12 | 명함 준비

외출 전 명함 준비로 부적절한 것은 어느 것인가?

  1. 명함집을 가방 속에서 바로 꺼낼 수 있는 정해진 자리에 넣어 둔다
  2. 지난 방문에서 남은 명함을 확인하지 않고 명함집에 넣은 채로 가져간다
  3. 예정된 방문처의 인원수보다 넉넉한 매수를 미리 명함집에 넣어 둔다
  4. 명함 모서리가 접히거나 더러워지지 않았는지 나가기 전에 한 장씩 확인해 둔다
정답B. 지난 방문에서 남은 명함을 확인하지 않고 명함집에 넣은 채로 가져간다

넣어 둔 채인 명함은 모서리가 접혀 있거나 부서와 전화번호가 옛것 그대로인 경우가 있다. 건네는 순간 상대의 손에 남는 것이므로 나가기 전에 상태와 매수를 반드시 확인한다.

문제 13 | 소개의 순서

자기 회사 상사와 거래처 담당자를 인사시킨다. 먼저 소개하는 쪽은 어느 쪽인가?

  1. 직책이 위인 쪽을 먼저, 직책이 아래인 쪽에게 나중에 소개한다
  2. 나이가 위인 쪽을 먼저, 나이가 아래인 쪽에게 나중에 소개한다
  3. 먼저 그 자리에 와 있던 쪽을 먼저, 나중에 온 쪽에게 소개한다
  4. 자기 회사 상사를 먼저 거래처 담당자에게 소개한다
정답D. 자기 회사 상사를 먼저 거래처 담당자에게 소개한다

사외 상대에 대해서는 자기 회사 사람이 식구에 해당하므로 식구를 먼저 소개해 상대에게 정보를 건넨다. 직책이나 나이는 같은 쪽 안에서 순서를 정할 때의 기준이고, 사내와 사외의 구별이 먼저 선다.

문제 14 | 사내 소개

같은 회사의 부장과 신입사원을 인사시킨다. 소개 순서로 적절한 것은 어느 것인가?

  1. 어느 쪽을 먼저 해도 다르지 않다
  2. 신입사원을 먼저 부장에게 소개한다
  3. 그 자리에 있는 인원이 많은 쪽부터 소개한다
  4. 부장을 먼저 신입사원에게 소개한다
정답B. 신입사원을 먼저 부장에게 소개한다

같은 쪽 안에서는 아랫사람을 먼저 윗사람에게 소개한다. 높여야 할 상대에게 먼저 정보를 건넨다는 사고방식은 사외 상대에게 자기 회사 사람을 먼저 소개하는 것과 같은 발상이다.

문제 15 | 소개 중 태도

상사가 거래처 상대에게 자신을 소개하고 있다. 그때의 행동으로 적절한 것은 어느 것인가?

  1. 소개하는 동안에는 상대 쪽을 향해 서 있다가, 끝난 뒤에 스스로 이름을 대고 명함을 내민다
  2. 소개가 끝날 때까지 앉은 채로 기다리다가 이름이 불리면 일어선다
  3. 소개 도중에 스스로 경력 보충 설명을 시작한다
  4. 소개받는 도중에 상사의 말을 끊고 먼저 명함을 꺼내 상대에게 이쪽에서 건넨다
정답A. 소개하는 동안에는 상대 쪽을 향해 서 있다가, 끝난 뒤에 스스로 이름을 대고 명함을 내민다

소개는 상사가 자리를 만들어 주는 행위이므로 끝날 때까지 기다렸다가 자기 이름을 대는 것으로 넘어간다. 도중에 명함을 꺼내거나 말을 시작하면 흐름이 끊긴다. 일어서는 것은 소개가 시작되기 전이다.

문제 16 | 소개의 내용

사람을 소개할 때 곁들이는 정보로 적절한 것은 어느 것인가?

  1. 상대가 알고 싶어 한다는 보장이 없으므로 성명만 전하고 다른 것은 아무것도 곁들이지 않는다
  2. 출신지나 가족 구성 등 사적인 화제를 중심으로 전한다
  3. 그 사람의 사내 평가나 평판을 전한다
  4. 회사명이나 부서, 담당하는 업무 등 상대가 이야기를 진행하기 쉬운 정보를 짧게 곁들인다
정답D. 회사명이나 부서, 담당하는 업무 등 상대가 이야기를 진행하기 쉬운 정보를 짧게 곁들인다

소개의 목적은 두 사람이 그 뒤의 대화를 시작하기 쉽게 하는 데 있다. 소속과 역할을 알면 이야기가 이어진다. 사적인 사항이나 평가는 본인의 동의 없이 꺼내지 않는다.

문제 17 | 소개 의뢰

거래처로부터 다른 회사의 담당자를 소개해 달라는 부탁을 받았다. 취해야 할 행동은 어느 것인가?

  1. 소개해도 되는지 그쪽 담당자에게 확인하고, 양해를 얻은 뒤에 인사시킨다
  2. 받은 명함을 촬영해 보낸다
  3. 면식이 있으므로 그 자리에서 연락처를 알려 준다
  4. 거절하면 껄끄러워지므로 아무 말 없이 두 사람을 같은 자리에 불러 인사시킨다
정답A. 소개해도 되는지 그쪽 담당자에게 확인하고, 양해를 얻은 뒤에 인사시킨다

소개는 양쪽의 동의가 있어야 성립한다. 연락처는 본인의 정보이므로 무단으로 제3자에게 넘기지 않는다. 명함 사진을 보내는 행위도 마찬가지로 무단으로 정보를 넘기는 것에 해당한다.

문제 18 | 부르는 법

소개 후 대화 속에서 거래처 상대를 부를 때의 말투로 부적절한 것은 어느 것인가?

  1. 상대가 밝힌 읽는 법 그대로 성명을 부른다
  2. 성을 기억하지 못해 「そちら様」(sochira-sama — "그쪽 분")라고 부른다
  3. 「◯◯様」(◯◯-sama — "◯◯ 님")처럼 성명에 「様」를 붙여 부른다
  4. 「◯◯部長」처럼 성명에 직책을 곁들여 부른다
정답B. 성을 기억하지 못해 「そちら様」(sochira-sama — "그쪽 분")라고 부른다

「そちら様」로는 여러 명이 있는 자리에서 누구를 가리키는지 알 수 없고, 이름을 기억하지 못한다는 것도 상대에게 전해진다. 부르는 법의 기본은 성명이고, 직책이 있으면 성명에 직책을 곁들인다.

문제 19 | 자기소개

회의 첫머리에 짧은 자기소개를 요청받았다. 내용으로 적절한 것은 어느 것인가?

  1. 취미나 휴일을 보내는 방식 이야기를 중심으로 해서 분위기를 풀어 준다
  2. 회사명과 부서, 성명, 이번에 담당하는 범위를 간결하게 말한다
  3. 입사했을 때부터의 경력을 연도별로 차례차례 자세히 말한다
  4. 회사명은 나눠 준 자료에 적혀 있으므로 빼고 성명만 말한다
정답B. 회사명과 부서, 성명, 이번에 담당하는 범위를 간결하게 말한다

자기소개는 그 자리의 상대가 「누구에게 무엇을 물으면 되는지」를 알 수 있게 하기 위한 것이다. 소속과 담당 범위가 전해지면 목적을 다한다. 자세한 경력이나 취미는 자리와 시간에 여유가 있을 때로 한정한다.

문제 20 | 직책과 소개

거래처 부장과 자기 회사 사장을 인사시킨다. 소개 순서로 일반적으로 적절한 것은 어느 것인가?

  1. 사장은 자기 회사에서 가장 윗사람이므로 소개 순서를 신경 쓰지 않아도 된다
  2. 직책이 위이므로 자기 회사 사장은 소개하지 않고 거래처 부장만 소개한다
  3. 어느 쪽을 먼저 해도 실례가 되지 않는다
  4. 직책의 높고 낮음과 상관없이 자기 회사 사장을 먼저 거래처 부장에게 소개한다
정답D. 직책의 높고 낮음과 상관없이 자기 회사 사장을 먼저 거래처 부장에게 소개한다

사외 상대에 대해서는 자기 회사 쪽은 직책의 높이와 관계없이 식구로서 먼저 소개한다. 직책의 높고 낮음은 같은 쪽 안에서 순서를 정하기 위한 기준이지, 사내와 사외의 구별을 넘어서는 것이 아니다.

문제 21 | 약속 잡기

방문 약속을 전화로 잡을 때 전할 내용으로 적절한 것은 어느 것인가?

  1. 이쪽이 편한 일시를 1개만 제시하고 상대에게 거기 맞추게 한다
  2. 용건과 대략의 소요시간, 희망 일시 후보, 동행자 인원수를 전한다
  3. 동행자가 있어도 인원수는 당일에 전하면 된다
  4. 일시만 전해 두고 용건은 당일 그 자리에서 구두로 설명한다
정답B. 용건과 대략의 소요시간, 희망 일시 후보, 동행자 인원수를 전한다

상대는 용건과 소요시간을 알아야 비로소 누가 나갈지, 어느 방을 쓸지를 정할 수 있다. 후보를 여러 개 제시하면 조율이 빨리 진행된다. 동행자 인원수는 자리와 자료 준비와 관련되므로 미리 전한다.

문제 22 | 도착 시각

약속 시각이 오후 2시인 방문에서 접수처에 나서는 시각의 기준으로 적절한 것은 어느 것인가?

  1. 오후 2시 정각
  2. 오후 1시 30분쯤
  3. 오후 1시 55분쯤
  4. 오후 2시 5분쯤
정답C. 오후 1시 55분쯤

접수처에 나서는 것은 5분 전이 기준이다. 30분이나 일찍 가면 준비 중인 상대를 불러내게 되어 오히려 폐를 끼친다. 건물에는 10분 전에 도착해 옷매무새를 정돈해 둔다. 정각에 나서면 접수처에서 방까지 이동하는 만큼 늦는다.

문제 23 | 코트 다루기

겨울 방문에서 코트를 입고 있다. 벗는 장소로 적절한 것은 어느 것인가?

  1. 접수처에서 이름을 댄 뒤, 담당자가 마중 나오기 전에 접수처 앞에서 벗어 둔다
  2. 담당자가 권한 뒤에 벗어, 개어서 자기 무릎 위에 놓아 둔다
  3. 응접실에 안내된 뒤에 벗어, 개어서 의자 등받이에 걸어 둔다
  4. 상대 건물에 들어가기 전에 벗어, 안감이 바깥으로 오게 해서 팔에 걸쳐 든다
정답D. 상대 건물에 들어가기 전에 벗어, 안감이 바깥으로 오게 해서 팔에 걸쳐 든다

바깥의 먼지를 들이지 않는다는 사고방식에서 건물에 들어가기 전에 벗는 것이 관행이다. 벗은 코트는 안감이 바깥으로 오게 해서 팔에 걸치고, 응접실에서는 의자 등받이가 아니라 자기가 앉는 쪽의 빈 자리에 놓는다. 돌아갈 때는 건물을 나온 뒤에 입는다.

문제 24 | 접수처 응대

접수처에서 연결을 부탁할 때 말할 내용으로 적절한 것은 어느 것인가?

  1. 용건의 상세한 내용을 모두 설명한다
  2. 자기 성명만 밝힌다
  3. 약속한 상대의 부서와 성명만 밝히고, 자기 회사명과 성명은 말하지 않는다
  4. 회사명과 자기 성명, 약속 상대의 부서와 성명, 약속 시각을 밝힌다
정답D. 회사명과 자기 성명, 약속 상대의 부서와 성명, 약속 시각을 밝힌다

접수처는 연결하기 위한 정보가 필요하다. 어디의 누가, 누구에게, 언제 약속으로 왔는지가 갖추어지면 연결할 수 있다. 용건의 내용까지 접수처에서 말할 필요는 없고, 그곳은 사외 사람에게 들리는 장소이기도 하다.

문제 25 | 응접실 대기

응접실에 안내되어 담당자를 기다리는 동안의 행동으로 부적절한 것은 어느 것인가?

  1. 방에 놓여 있는 자료나 게시물을 손에 들고 읽는다
  2. 권한 자리에 앉고, 가방은 발밑에 두고 자세를 바로 하고 기다린다
  3. 담당자가 들어오면 일어서서 인사한다
  4. 내온 음료는 담당자가 와서 권한 뒤에 입을 댄다
정답A. 방에 놓여 있는 자료나 게시물을 손에 들고 읽는다

응접실은 상대의 장소이므로 놓여 있는 물건에는 손대지 않는다. 눈에 들어오는 범위에서 보는 것과 손에 들고 읽는 것은 별개이다. 가방도 책상이나 옆 의자가 아니라 발밑에 둔다.

문제 26 | 자리 권유

응접실에서 「どうぞこちらへ」(dōzo kochira e — "이쪽으로 앉으시죠")라며 가미자(上座, kamiza — 상석)에 해당하는 자리를 권유받았다. 방문자로서의 대응은 어느 것인가?

  1. 권유에 따라 그 자리에 앉고, 담당자가 들어오면 일어서서 인사한다
  2. 권유받아도 사양하고, 담당자가 들어올 때까지 계속 서서 기다린다
  3. 방문자는 시모자(下座 — 말석)에 앉는 법이므로 권유를 거절하고 스스로 말석 자리로 옮겨 앉는다
  4. 상대가 앉을 때까지 어느 자리에도 앉지 않는다
정답A. 권유에 따라 그 자리에 앉고, 담당자가 들어오면 일어서서 인사한다

자리를 권하는 것은 맞이하는 쪽의 배려이므로 순순히 따르는 것이 예에 맞는다. 안내가 없을 때는 말석에서 기다리지만, 권유받은 경우는 별개이다. 담당자가 들어오면 일어선다.

문제 27 | 지연 연락

교통기관의 혼란으로 방문에 늦을 것 같다는 것을 알았다. 취해야 할 행동으로 적절한 것은 어느 것인가?

  1. 도착한 뒤에 접수처에서 사정을 설명한다
  2. 메일을 보내 두면 상대가 알아채고 봐 주므로 그것만으로 충분하다
  3. 5분 정도의 지연이라면 도착한 뒤에 다시 사과하면 문제없다
  4. 알게 된 시점에 상대에게 전화해 사정과 도착 예정을 전하고 지시를 구한다
정답D. 알게 된 시점에 상대에게 전화해 사정과 도착 예정을 전하고 지시를 구한다

상대는 다음 일정을 짜 놓고 있으므로 빨리 전해질수록 조율할 수 있다. 메일은 상대가 보고 있다는 보장이 없으므로 급한 연락에는 전화를 쓴다. 도착한 뒤의 설명으로는 상대가 이유도 모른 채 계속 기다리게 된다.

문제 28 | 물러날 때

용건이 끝난 뒤 자리를 마무리하는 방법으로 적절한 것은 어느 것인가?

  1. 이야기가 이어지는 한 상대에게 맞추어 오래 머문다
  2. 용건이 끝난 지점에서 이쪽에서 감사를 표하고 물러나겠다는 말을 꺼낸다
  3. 상대가 자리에서 일어설 때까지 기다리고, 이쪽에서는 먼저 꺼내지 않는다
  4. 시간이 남았으므로 그 자리에서 다른 건의 상담을 시작한다
정답B. 용건이 끝난 지점에서 이쪽에서 감사를 표하고 물러나겠다는 말을 꺼낸다

방문한 쪽에서 마무리하는 것이 상대의 시간을 존중하는 모양이 된다. 상대는 말을 꺼내기 어려운 처지이므로 기다리고 있으면 필요 이상으로 길어진다. 다른 건을 꺼내려면 다시 약속을 잡는다.

문제 29 | 배웅받을 때

방문처의 담당자가 엘리베이터까지 배웅해 주었다. 이때의 행동으로 적절한 것은 어느 것인가?

  1. 문을 손으로 잡아 두고 배웅하러 온 상대를 먼저 태운다
  2. 문이 닫히기 전에 이쪽에서 먼저 등을 돌려 엘리베이터 안쪽을 향한다
  3. 배웅은 상대의 몫이므로 이쪽에서는 특별히 반응하지 않아도 상관없다
  4. 엘리베이터에 탄 뒤 돌아서서 문이 닫힐 때까지 머리를 숙인다
정답D. 엘리베이터에 탄 뒤 돌아서서 문이 닫힐 때까지 머리를 숙인다

배웅하는 쪽은 문이 닫힐 때까지 서 있으므로, 타면 돌아서서 머리를 숙이면 마음이 엇갈리지 않는다. 상대는 배웅하러 온 것이므로 먼저 태우는 것은 이치에 맞지 않는다.

문제 30 | 방문 후 인사

방문한 다음 날에 할 일로 적절한 것은 어느 것인가?

  1. 받은 명함의 내용을 사적인 SNS로 공유해 인맥을 넓힌다
  2. 특별히 연락하지 않고, 다음 용건이 생겼을 때 다시 연락한다
  3. 방문에 대한 감사와, 정해진 사항이나 다음에 할 일을 정리해 담당자에게 전한다
  4. 상대의 상사 앞으로 담당자의 응대를 평가한 문서를 보낸다
정답C. 방문에 대한 감사와, 정해진 사항이나 다음에 할 일을 정리해 담당자에게 전한다

방문 직후의 연락은 감사를 전하는 동시에 그 자리에서 정한 사항에 대한 인식을 맞추는 역할을 한다. 상대의 상사 앞으로 보내는 평가는 요청받지 않은 행위이고, 명함 정보를 사적으로 퍼뜨리는 것은 목적 외 이용에 해당한다.

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