1. Schimbul de cărți de vizită (ordinea întinderii, felul de a primi, schimbul simultan, așezarea pe masă)
Cartea de vizită (名刺, meishi) se tratează ca și cum ar fi chipul celuilalt. Dacă ai dinainte, ca pe o singură înlănțuire, ordinea în care o întinzi, felul de a o primi și modul de a o așeza pe masă, nu te pierzi în cele câteva zeci de secunde ale primei întâlniri.
Ai fost condus în salonul de primire și, în timp ce stai jos și aștepți, intră persoana de contact. De aici începe schimbul de cărți de vizită. Mai întâi te ridici în picioare și te muți într-o poziție în care nici masa, nici geanta nu se interpun între tine și celălalt. A întinde mâna peste masă ca să dai cartea de vizită este o formă prescurtată, care se evită la o primă întâlnire formală. Portcardul se ține într-un loc de unde poate fi scos imediat, ca să nu se ivească un răstimp în care scotocești pe fundul genții. Cărțile de vizită se verifică înainte de plecare: nu au colțuri îndoite sau pete, nu au rămas cu vechea secție sau cu vechiul număr de telefon și sunt în portcard într-un număr mai mare decât al persoanelor prevăzute.
Uzanța larg acceptată este ca prima să întindă cartea de vizită partea care a venit în vizită și partea care se află mai jos ca poziție. Între vânzător și cumpărător, vânzătorul o întinde primul. Ierarhia funcțiilor este criteriul pentru stabilirea ordinii în interiorul aceleiași părți sau atunci când sunt mai multe persoane de fiecare parte; relația dintre cel care vizitează și cel care primește vine înaintea ei. Când o dai, așezi cartea de vizită deasupra portcardului, o întorci astfel încât scrisul să fie cu fața spre celălalt și o întinzi cu amândouă mâinile, la înălțimea pieptului. În același timp te prezinți în ordinea: numele firmei, numele secției, numele tău. În clipa în care o dai, cartea de vizită nu este citită, așa că are rost să transmiți datele cu vocea. Dacă celălalt și-a întins cartea primul, o primești mai întâi, adaugi „mōshiokuremashita” (iertați-mă că m-am prezentat cu întârziere) și abia apoi îi dai cartea ta.
În fapt, se întâmplă mai des ca amândoi să întindă cartea în același timp, iar aceasta se numește schimb simultan. Cu mâna dreaptă întinzi propria carte de vizită, iar cu portcardul ținut în mâna stângă o primești pe a celuilalt, trecând-o îndată în amândouă mâinile. În acel moment ai grijă să nu-ți pui degetele peste scrisul cu numele firmei sau cu numele persoanei. Dacă nu știi cum se citește un nume, nu e nicio problemă să întrebi pe loc: „Shitsurei desu ga, nan to o-yomi sureba yoroshii deshō ka” (iertați-mă, cum se citește, vă rog?). Dacă îl chemi mai departe după cum ai ghicit, forma greșită se fixează și este greu de îndreptat mai târziu. În alcătuirile cu tine și șeful tău, iar de partea cealaltă tot mai multe persoane, fac schimb întâi cei mai mari în rang de ambele părți, apoi cei mai mici.
După ce schimbul s-a încheiat, vă așezați. Dacă lași cărțile de vizită primite pe marginea dinspre tine a mesei, aranjate după cum sunt așezați oamenii, poți vorbi fără să încurci numele cu chipurile. Când este una singură, o pui deasupra portcardului. Pe durata discuției le lași afară, iar la sfârșit le strângi urmărind mișcările celuilalt. Dacă le strângi tu primul, pare un semn că vrei să închei mai repede. Dacă îți dai seama că ai rămas fără cărți de vizită, nu ascunzi asta, ci îți ceri scuze — „Mōshiwake gozaimasen, meishi o kirashite orimasu” (îmi pare rău, am rămas fără cărți de vizită) — te prezinți verbal și îi dai una altă dată sau i-o trimiți prin poștă. De reținut că pe cărțile de vizită primite se află numele și datele de contact, care sunt date cu caracter personal, așa că se păstrează după metoda stabilită în firmă, iar distrugerea lor se face tot după procedura stabilită.
Cine întinde primul cartea de vizită
Situația
Partea care întinde prima
Raționamentul
Ai venit în vizită la firma celuilalt
Partea care a venit în vizită
Este firesc ca cel care a venit să se prezinte primul
Se întâlnesc vânzătorul și cumpărătorul
Partea vânzătorului
Întinde prima partea aflată mai jos ca poziție
Ai primit un vizitator la firma ta
Partea care a venit
Relația dintre cel care vizitează și cel care primește vine înainte
Amândouă părțile vin cu mai multe persoane
Întâi cei mai mari în rang, între ei
În interiorul aceleiași părți se merge în ordinea funcțiilor
Suportul în care porți cărțile de vizită și care servește și de tăviță când le dai. Când dai, așezi cartea deasupra lui; când primești, îl ții în mâna stângă și îl folosești ca suport de primire.
Principiul ordinii la întindere (出す順の原則, dasu jun no gensoku)
Uzanța potrivit căreia întind primii cartea de vizită partea care a venit în vizită și partea aflată mai jos ca poziție. Ierarhia funcțiilor este criteriul pentru ordinea din interiorul aceleiași părți și pentru cazul mai multor persoane de fiecare parte.
Schimbul simultan (同時交換, dōji kōkan)
Forma în care amândouă părțile întind cartea de vizită în același timp. Dai cu mâna dreaptă, primești cu portcardul din stânga și, după ce ai primit-o, o treci în amândouă mâinile.
Așezarea cărților de vizită (名刺の置き方, meishi no okikata)
După ce v-ați așezat, le pui pe marginea mesei dinspre tine, aranjate după ordinea în care stau ceilalți. Când este una singură, o pui deasupra portcardului.
Când ai rămas fără cărți de vizită (名刺を切らしたとき, meishi o kirashita toki)
Îți ceri scuze pentru acest fapt, te prezinți verbal și dai cartea altă dată sau o trimiți prin poștă. Dacă doar primești în tăcere, celuilalt nu-i rămân datele tale de contact.
Chōdai suru (頂戴する)
Formula folosită la primirea unei cărți de vizită. Dacă spui „chōdai itashimasu” și primești cu amândouă mâinile, gestul și vorba se potrivesc.
Gestionarea cărților de vizită (名刺の管理, meishi no kanri)
Cărțile de vizită primite conțin nume, apartenență și date de contact, adică date cu caracter personal, deci se păstrează după regulile firmei, iar distrugerea lor se face după metoda stabilită.
Exemple rezolvate
Partenerul și-a întins cartea de vizită primul. Cum procedezi?
Răspuns și raționament O primești mai întâi cu amândouă mâinile, adaugi „mōshiokuremashita” și abia apoi îi dai cartea ta. În principiu o întinde primul cel care a venit în vizită, dar dacă recunoști întârzierea și continui, înlănțuirea nu se strică.
Ați venit în vizită 2 persoane, tu și șeful tău, iar de partea cealaltă au ieșit tot 2. În ce ordine faceți schimbul?
Răspuns și raționament Fac schimb întâi cei mai mari în rang de ambele părți, apoi cei mai mici. Dacă cel mai mic în rang își întinde cartea primul, salutul dintre cei mari rămâne pe planul al doilea.
La firma pe care o vizitezi îți dai seama că ai rămas fără cărți de vizită. Ce faci?
Răspuns și raționament Îți ceri scuze pentru faptul că ai rămas fără, te prezinți verbal și dai cartea altă dată sau o trimiți prin poștă. Dacă dai în locul ei cartea de vizită a șefului, tot nu te-ai prezentat pe tine.
Surse și temei: ※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate
2. Ordinea prezentărilor (întâi omul firmei tale, întâi cel mai mic în rang)
Pe cine prezinți primul? Acest singur punct hotărăște impresia lăsată. Îl reții pe 2 axe: intern și extern, superior și subaltern.
Când mergi în vizită la un partener de afaceri însoțindu-ți șeful sau când îi faci cunoștință unui vizitator cu șeful tău, cel care îi leagă pe cei doi ești tu, în rolul de prezentator. Scopul prezentării este ca celor doi să le fie ușor să înceapă conversația care urmează. De aceea nu te opri după ce ai spus doar numele, ci adaugă pe scurt informații care pot deveni fir de discuție: numele firmei, secția, treburile de care se ocupă. Invers, chestiunile personale, cum ar fi locul de origine sau componența familiei, precum și aprecierile despre acea persoană nu se aduc în discuție fără consimțământul ei.
Principiile ordinii sunt 2. Unul decurge din ideea că informația se dă mai întâi celui care trebuie înălțat. Față de oamenii din afara firmei, oamenii firmei tale sunt ai tăi, deci pe omul firmei tale îl prezinți primul celui din afară. Celălalt privește interiorul aceleiași părți: pe cel mai mic în rang îl prezinți primul celui mai mare în rang. Dacă în firmă îi faci cunoștință șefului de departament cu un angajat nou, îl prezinți întâi pe angajatul nou șefului de departament.
Există situații în care aceste 2 principii par să se ciocnească: atunci când îi faci cunoștință șefului de departament al partenerului cu președintele firmei tale. Dacă te uiți numai la funcții, președintele este mai sus, dar față de partea din afară oamenii firmei tale sunt ai tăi, indiferent de înălțimea funcției, așa că îl prezinți întâi pe președintele firmei tale șefului de departament al partenerului. Ierarhia funcțiilor este criteriul pentru stabilirea ordinii în interiorul aceleiași părți și nu trece peste distincția dintre interiorul și exteriorul firmei. Când de aceeași parte sunt mai multe persoane, prezinți în ordine, începând cu cei mai mari în rang.
Și mișcările celui care este prezentat sunt stabilite. Te ridici în picioare înainte ca prezentarea să înceapă și, cât ține prezentarea, aștepți întors spre celălalt. Dacă scoți între timp cartea de vizită din proprie inițiativă sau începi să adaugi lămuriri, înlănțuirea se rupe. Abia după ce prezentarea s-a încheiat te prezinți tu însuți și treceți la schimbul de cărți de vizită. Când, în conversația de după prezentare, te adresezi celuilalt, îi spui pe nume adăugând „-sama” sau îi spui numele urmat de funcție. Dacă îl chemi numai cu funcția sau cu „sochira-sama” (dumneavoastră, cei de acolo), nu se mai știe limpede la cine te referi. De reținut că, atunci când un partener de afaceri te roagă să-i faci cunoștință cu persoana de contact de la o altă firmă, îi faci cunoștință numai după ce ai întrebat neapărat acea persoană și ai primit încuviințarea ei. Datele de contact sunt informația ei, nu ceva de dat unui terț fără permisiune.
Pe cine prezinți primul
Combinația
Cine este prezentat primul
Motivul
Șeful din firma ta și persoana de contact a partenerului
Șeful din firma ta
Față de partea din afară, oamenii firmei tale sunt ai tăi
Președintele firmei tale și șeful de departament al partenerului
Președintele firmei tale
Înălțimea funcției nu trece peste distincția dintre interiorul și exteriorul firmei
Șeful de departament din firmă și un angajat nou din firmă
Angajatul nou
În interiorul aceleiași părți, cel mai mic în rang este prezentat primul
De aceeași parte sunt mai multe persoane
În ordine, începând cu cei mai mari în rang
Ordinea din interiorul aceleiași părți se hotărăște după funcții
Principiul de a-l prezenta întâi pe omul firmei tale celui din afară și întâi pe cel mai mic în rang celui mai mare în rang. Dacă gândești că informația se dă mai întâi celui care trebuie înălțat, nu mai eziți.
Ai tăi și cei din afara firmei (身内と社外, miuchi to shagai)
Față de partea din afară, oamenii firmei tale sunt tratați ca fiind ai tăi, indiferent de funcție. De aceea, chiar și președintele firmei tale este prezentat primul șefului de departament al partenerului.
Facerea cunoștinței (引き合わせ, hikiawase)
Fapta de a lega doi oameni care nu se cunosc. Dacă adaugi pe scurt apartenența și atribuțiile, celor doi le va fi mai ușor să înceapă conversația care urmează.
Ținuta în timpul prezentării (紹介中の姿勢, shōkaichū no shisei)
Te ridici în picioare înainte de începerea prezentării, aștepți până se termină și abia apoi te prezinți singur. Nu scoate cartea de vizită și nu începe să vorbești în timpul prezentării.
Consimțământul pentru prezentare (紹介の同意, shōkai no dōi)
Când prezinți un terț, obții dinainte încuviințarea persoanei respective. Datele de contact și cartea de vizită sunt informația ei și nu se dau fără permisiune.
Felul de adresare (呼び方, yobikata)
După prezentare i te adresezi cu numele plus „-sama” sau cu numele urmat de funcție. Se evită numai funcția, „sochira-sama” și prenumele.
Exemple rezolvate
Îi faci cunoștință șefului de secție din firma ta cu șeful de departament al partenerului. Pe cine prezinți primul?
Răspuns și raționament Îl prezinți întâi pe șeful de secție din firma ta șefului de departament al partenerului. După funcție, șeful de departament este mai sus, dar față de partea din afară oamenii firmei tale sunt ai tăi, iar pe ai tăi îi prezinți primii.
În firmă îi faci cunoștință șefului de departament cu un angajat nou. Pe cine prezinți primul?
Răspuns și raționament Îl prezinți întâi pe angajatul nou șefului de departament. În interiorul aceleiași părți, cel mai mic în rang este prezentat primul celui mai mare în rang.
Un partener de afaceri te-a rugat să-i faci cunoștință cu un cunoscut de la o altă firmă. Ce faci?
Răspuns și raționament Întrebi mai întâi persoana respectivă dacă este de acord să o prezinți și le faci cunoștință abia după ce ai primit încuviințarea. Se evită darea fără permisiune a datelor de contact sau a informațiilor de pe cartea de vizită.
Surse și temei: ※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate
Vizita a început încă dinainte de a intra pe ușă. De la felul de a stabili întâlnirea până la salutul de plecare, urmărim tiparul de-a lungul desfășurării în timp.
Mai întâi stabilești întâlnirea. Fie prin telefon, fie prin e-mail, conținutul transmis este același: obiectul întâlnirii, durata aproximativă, mai multe variante de dată și oră dorite, iar dacă vii însoțit, numărul și numele celor care te însoțesc. Abia cunoscând acestea poate celălalt să hotărască cine iese la întâlnire, ce încăpere se folosește și ce trebuie pregătit. La dată și oră are prioritate disponibilitatea celuilalt. După ce s-a stabilit, notezi data și ora, locul, secția și numele persoanei de contact și drumul până acolo, iar în ajun confirmi programarea. Schimbările și anulările se comunică imediat ce le afli.
În ziua respectivă ajungi la clădire cu 10 minute înainte, te aranjezi la toaletă sau undeva prin apropiere și potrivești lucrurile astfel încât să te prezinți la recepție cu 5 minute înainte de ora stabilită. Dacă te prezinți la recepție cu 30 de minute mai devreme, ajungi să-l chemi pe cel care se află încă în pregătiri și, dimpotrivă, îl deranjezi. Iar dacă sosești fix la oră, întârzii cu exact atât cât ia drumul de la recepție până în încăpere. Când riști să întârzii din pricina unei perturbări în transportul public, dai telefon părții gazdă în momentul în care afli, îi spui situația și ora estimată de sosire și îi ceri îndrumare. E-mailul nu se folosește pentru comunicările urgente, fiindcă nu e sigur că celălalt se uită la el.
Uzanța este ca paltonul să fie scos înainte de a intra în clădirea celuilalt. Ea vine din ideea de a nu aduce praful de afară înăuntru. Paltonul scos se ține pe braț cu căptușeala în afară, iar umbrela se pune în suportul de la intrare sau într-o husă de umbrelă. La recepție spui numele firmei și numele tău, secția și numele persoanei cu care ai întâlnirea și ora stabilită. Cu aceste 4 lucruri, recepția te poate anunța mai departe. Nu este nevoie să explici la recepție și în ce constă obiectul vizitei.
După ce ai fost condus în salonul de primire, te așezi pe locul care ți se oferă. Există principiul că vizitatorul stă pe locul de jos (下座, shimoza), dar când partea care te primește îți oferă un loc, se cuvine să te supui fără împotrivire. Dacă nu ți se arată niciun loc, aștepți pe locul de jos. Geanta se pune la picioare, nu pe masă și nici pe scaunul de alături. Materialele și afișele din încăpere nu se iau în mână, iar din băutura adusă guști abia după ce a venit persoana de contact și te-a îmbiat. Când intră persoana de contact, te ridici în picioare și saluți.
După ce s-a încheiat obiectul întâlnirii, tu ești cel care închide discuția. Celălalt se află în poziția în care îi vine greu să spună asta, așa că, dacă aștepți, întâlnirea se lungește peste ce ar fi nevoie. Mulțumești, îți strângi materialele, iar paltonul îl îmbraci după ce ai ieșit din clădire. Dacă ai fost condus până la lift, după ce ai urcat te întorci cu fața și stai cu capul plecat până când se închid ușile. Aceasta fiindcă cel care te conduce rămâne în picioare până se închid ușile. În ziua de după vizită, dacă transmiți persoanei de contact, împreună cu mulțumirile, o punere în ordine a celor hotărâte atunci și a celor de făcut mai departe, nu rămân neînțelegeri.
Reperele de timp ale unei vizite
Momentul
Reperul
Ce faci
În ajun
Până seara
Verifici data și ora, locul, numele persoanei de contact și drumul
În ziua respectivă
Cu 10 minute înainte de ora stabilită
Ajungi la clădire și te aranjezi
În ziua respectivă
Cu 5 minute înainte de ora stabilită
Îți scoți paltonul și te prezinți la recepție
Când riști să întârzii
În momentul în care afli
Comunici prin telefon situația și ora estimată de sosire
A doua zi
De regulă în cursul dimineții
Transmiți mulțumirile și cele hotărâte, împreună cu ce urmează de făcut
Înțelegerea cu privire la vizită. Se obține transmițând obiectul întâlnirii, durata, variantele de dată și oră dorite și numărul însoțitorilor. La dată și oră are prioritate disponibilitatea celuilalt.
Recepția cu 5 minute înainte (5分前の受付, gofunmae no uketsuke)
Reperul este să te prezinți la recepție cu 5 minute înainte de ora stabilită. Ajungi la clădire cu 10 minute înainte, te aranjezi și abia apoi mergi la recepție. Și o sosire prea devreme îl grăbește pe celălalt cu pregătirile.
Ce faci cu paltonul (コートの扱い, kōto no atsukai)
Uzanța de a-l scoate înainte de a intra în clădirea celuilalt. Îl ții pe braț cu căptușeala în afară, iar la plecare îl îmbraci după ce ai ieșit din clădire.
Prezentarea la recepție (受付での名乗り, uketsuke de no nanori)
A spune cele 4 lucruri: numele firmei, numele tău, secția și numele persoanei cu care ai întâlnirea și ora stabilită. Nu este nevoie să explici și în ce constă obiectul vizitei.
A aștepta pe locul de jos (下座で待つ, shimoza de matsu)
Când nu ți se arată niciun loc, aștepți așezat pe locul de jos. Dacă însă partea care te primește îți oferă un loc, se cuvine să te așezi pe acela.
Plecarea (辞去, jikyo)
A-ți lua rămas-bun de la gazdă. După ce obiectul întâlnirii s-a încheiat, faptul că partea venită în vizită este cea care închide discuția este forma prin care se respectă timpul celuilalt.
Exemple rezolvate
Ai o întâlnire la ora 14 (2 după-amiază). Pe la ce oră este bine să te prezinți la recepție?
Răspuns și raționament Reperul este pe la ora 13:55. Ajungi la clădire cu 10 minute înainte, te aranjezi și potrivești prezentarea la recepție cu 5 minute înainte. Cu 30 de minute mai devreme ar însemna să-l chemi pe celălalt în timp ce se pregătește.
În salonul de primire ți se oferă locul de sus. Ce faci?
Răspuns și raționament Te supui invitației și te așezi pe acel loc. Există principiul că vizitatorul stă pe locul de jos, dar oferirea locului este o atenție din partea gazdei, așa că se cuvine să te supui fără împotrivire. Când intră persoana de contact, te ridici în picioare.
Persoana de contact te-a condus până la lift. Ce faci după ce ai urcat?
Răspuns și raționament Te întorci cu fața și stai cu capul plecat până când se închid ușile. Cel care te conduce rămâne în picioare până la închiderea ușilor, așa că, dacă îi întorci spatele mai devreme, gesturile voastre nu se mai potrivesc.
Surse și temei: ※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate
Test de verificare
Î1 | Cine întinde primul cartea de vizită
Faci schimb de meishi (名刺) — cărți de vizită — cu persoana de contact de la firma pe care o vizitezi. Cine o întinde primul?
Persoana cu funcția mai mare o întinde prima
Cel care a intrat primul în încăpere o întinde primul
Cel care primește vizita o întinde primul
Cel care face vizita o întinde primul
Răspuns corectD. Cel care face vizita o întinde primul
Obiceiul larg răspândit este ca meishi să fie întinsă prima de cel care face vizita, adică de partea aflată pe poziția inferioară. Ierarhia funcțiilor este criteriul care stabilește ordinea în interiorul aceleiași părți sau atunci când de fiecare parte sunt mai multe persoane, dar relația dintre vizitator și gazdă vine înaintea ei.
Î2 | Cum se întinde meishi
Care gest NU este potrivit când îi întinzi celuilalt propria carte de vizită?
O dai rostindu-ți numele în ordinea: firma, departamentul, numele
O ții cu ambele mâini și o întinzi la înălțimea pieptului
O întinzi cu o singură mână, stând jos, peste masă
O așezi peste portvizit (名刺入れ / meishi-ire) și o întorci astfel încât textul să fie drept pentru celălalt
Răspuns corectC. O întinzi cu o singură mână, stând jos, peste masă
La o primă întâlnire ceremonioasă te ridici în picioare și te muți într-o poziție în care între tine și celălalt nu se află nici masa, nici geanta. Întinderea cu o singură mână, de pe scaun și peste masă, este o formă simplificată, iar textul ajunge ușor cu susul în jos pentru celălalt.
Î3 | Cum se primește meishi
Care mod de a te purta cu cartea de vizită primită NU este potrivit?
O ții de o parte pe care nu se află text și o primești la înălțimea pieptului
Spui 「頂戴いたします」 (chōdai itashimasu — „o primesc cu recunoștință”) și abia apoi o iei
După ce ai primit-o, o treci în ambele mâini
Pui degetul mare pe fața cu numele firmei și cu numele persoanei, ca s-o ții bine
Răspuns corectD. Pui degetul mare pe fața cu numele firmei și cu numele persoanei, ca s-o ții bine
Meishi este tratată ca fiind numele celuilalt însuși, deci nu se pune degetul peste numele firmei sau peste numele persoanei. Greșeala frecventă este să apuci tocmai textul, pentru că vrei să ții bine cartonașul; dacă îl ții de margine, nu-l scapi.
Î4 | Schimbul simultan
S-a nimerit să vă întindeți cărțile de vizită în același timp. Care mișcare este potrivită?
Îți retragi o clipă cartea de vizită, iar după ce celălalt a terminat de dat, o întinzi din nou
Aștepți până când celălalt își retrage mâna și îi dai mai întâi cartea ta, până la capăt
Îți întinzi cartea cu ambele mâini, iar pe a celuilalt îl rogi să o pună pe masă
Întinzi cu mâna dreaptă propria carte și primești cartea celuilalt pe portvizitul din mâna stângă, apoi o treci în ambele mâini
Răspuns corectD. Întinzi cu mâna dreaptă propria carte și primești cartea celuilalt pe portvizitul din mâna stângă, apoi o treci în ambele mâini
Schimbul simultan se întâmplă de fapt des, iar dacă dai cu mâna dreaptă și primești cu stânga, nicio mișcare nu trebuie oprită. După ce ai primit-o, treci-o negreșit în ambele mâini și nu rămâne cu cartea celuilalt într-o singură mână.
Î5 | Rostirea numelui
Ce se spune în timp ce întinzi cartea de vizită? Care variantă este potrivită?
Aștepți ca celălalt să se prezinte, iar apoi repeți exact același conținut
Îți spui numele în ordinea: firma, departamentul, numele, și adaugi un salut
Fiindcă totul este scris pe carte, o întinzi în tăcere, fără să spui nimic
Îți spui doar numele
Răspuns corectB. Îți spui numele în ordinea: firma, departamentul, numele, și adaugi un salut
Cartea de vizită nu este citită în clipa în care este dată, deci are rost ca informația să fie transmisă și cu vocea. Dacă începi cu numele firmei și cobori până la nume, adică de la unitatea mare spre cea mică, se înțelege mai ușor. Pentru un nume greu de citit este bine să adaugi pe loc și citirea lui.
Î6 | Citirea numelui
Nu știi cum se citește numele de pe cartea de vizită primită. Cum trebuie să procedezi?
Întrebi zilele următoare, prin e-mail, cum se citește
Continui să folosești citirea pe care ai ghicit-o
Nu întrebi pe loc, iar de aici înainte eviți numele de familie și te adresezi doar cu funcția
Întrebi pe loc: 「失礼ですが、何とお読みすればよろしいでしょうか」 („mă scuzați, cum se citește?”)
Răspuns corectD. Întrebi pe loc: 「失礼ですが、何とお読みすればよろしいでしょうか」 („mă scuzați, cum se citește?”)
Întrebarea pusă pe loc nu este o lipsă de politețe; dimpotrivă, este primită ca semn de interes. Dacă folosești mai departe o citire ghicită, forma greșită se fixează și devine greu de corectat mai târziu. Adresarea doar cu funcția este o cale de a te eschiva de la întrebare.
Î7 | Schimbul între mai multe persoane
Faci vizita împreună cu superiorul tău, deci sunteți doi, iar de partea cealaltă au venit tot două persoane. Care este ordinea potrivită a schimbului de cărți de vizită?
Mai întâi tu faci schimb cu amândouă persoanele din partea cealaltă, iar apoi face superiorul
Se face schimb pe rând, începând cu persoanele care stau cel mai aproape
Se începe de la persoana cu funcția cea mai mică din partea cealaltă, iar de partea voastră de la cel mai mare în grad
Fac schimb mai întâi cei mai mari în grad din fiecare parte, apoi cei mai mici
Răspuns corectD. Fac schimb mai întâi cei mai mari în grad din fiecare parte, apoi cei mai mici
Când sunt mai multe persoane de fiecare parte, se începe de regulă cu cei mai mari în grad din fiecare parte. Dacă ies în față întâi cei mai mici în grad, salutul dintre cei mari rămâne pe planul al doilea. Apropierea locurilor nu este un criteriu pentru ordine.
Î8 | Așezarea pe masă
După schimbul de cărți de vizită vă așezați. Care mod de a te purta cu cartea primită NU este potrivit?
Când este una singură, o pui deasupra portvizitului
Ca să n-o pierzi, o strecori imediat între documente
O ții afară pe toată durata discuției și o strângi la sfârșitul ei
O pui pe masă, în fața ta, urmând ordinea în care sunt așezate persoanele
Răspuns corectB. Ca să n-o pierzi, o strecori imediat între documente
Strecurată între documente, cartea nu-ți mai îngăduie să verifici numele în timpul discuției și ajunge acasă rătăcită printre hârtii. Dacă o pui pe masă în fața ta, urmând ordinea în care stau persoanele, poți vorbi fără să confunzi numele cu chipurile.
Î9 | Momentul strângerii cărților
Discuția se apropie de sfârșit. Care este momentul potrivit pentru a strânge de pe masă cărțile de vizită?
Dacă discuția pare că se lungește, ele se pot strânge liniștit chiar în mijlocul ei
După ce discuția s-a încheiat, le pui în portvizit urmând mișcarea celuilalt
Le strângi în portvizit înaintea celuilalt și îți faci din timp bagajele de plecare
Lași cartea celuilalt pe masă și pleci după ce ți-ai luat rămas-bun
Răspuns corectB. După ce discuția s-a încheiat, le pui în portvizit urmând mișcarea celuilalt
Cărțile de vizită se țin afară pe toată durata discuției și se strâng cu grijă la sfârșit. Dacă le strângi primul, pare un semn că vrei să închei repede, iar dacă pleci lăsând cartea pe masă, e ca și cum n-ai fi primit-o deloc.
Î10 | Când ai rămas fără cărți
La firma pe care o vizitezi îți dai seama că ai rămas fără cărți de vizită. Cum trebuie să procedezi?
Îți ceri scuze pentru faptul că ai rămas fără, te prezinți oral și dai cartea altă dată sau o trimiți prin poștă
Te prefaci că ai uitat portvizitul acasă și eviți cu totul momentul schimbului de cărți
Dai în locul ei cartea de vizită a superiorului care te-a însoțit
Primești doar cartea celuilalt și treci peste, fără să pomenești că ai rămas fără
Răspuns corectA. Îți ceri scuze pentru faptul că ai rămas fără, te prezinți oral și dai cartea altă dată sau o trimiți prin poștă
Se cuvine să spui că ai rămas fără, să te prezinți oral și să dai cartea altă dată sau să o trimiți prin poștă. Cartea superiorului este a superiorului și nu te prezintă pe tine, iar dacă doar primești în tăcere, celuilalt nu-i rămâne în mână niciun contact al tău.
Î11 | Păstrarea cărților de vizită
Cum se administrează corect cărțile de vizită primite în activitatea de serviciu?
Cartea de vizită fiind hârtie, nu trebuie tratată drept date cu caracter personal
Fiindcă ți-au fost date ție, le poți împărtăși oricui, după propria judecată, în firmă sau în afara ei
Fiind date cu caracter personal, care conțin nume și date de contact, se păstrează după regulile interne, iar distrugerea lor se face tot prin metoda stabilită
Când nu mai sunt necesare, se aruncă pur și simplu la gunoiul obișnuit
Răspuns corectC. Fiind date cu caracter personal, care conțin nume și date de contact, se păstrează după regulile interne, iar distrugerea lor se face tot prin metoda stabilită
Pe cartea de vizită sunt trecute numele, locul de muncă și datele de contact, deci ea reprezintă date cu caracter personal. Indiferent cum a ajuns la tine, se urmează procedurile de păstrare și de distrugere stabilite în firmă. Nu se dau în afară după judecata proprie și nu se aruncă pur și simplu.
Î12 | Pregătirea cărților de vizită
Care pregătire a cărților de vizită înainte de a pleca din birou NU este potrivită?
Portvizitul se pune într-un loc anume din geantă, de unde poate fi scos imediat
Cărțile rămase de la vizita trecută se poartă mai departe în portvizit, fără să fie verificate
Se pun din timp în portvizit mai multe cărți decât numărul persoanelor pe care urmează să le vizitezi
Înainte de plecare se verifică una câte una dacă au colțuri îndoite sau pete
Răspuns corectB. Cărțile rămase de la vizita trecută se poartă mai departe în portvizit, fără să fie verificate
Cărțile lăsate în portvizit au adesea colțurile îndoite sau poartă un departament ori un număr de telefon vechi. Fiindcă rămân în mâna celuilalt din clipa în care i le dai, starea și numărul lor se verifică negreșit înainte de plecare.
Î13 | Ordinea prezentării
Îi faci cunoscuți pe superiorul din propria firmă și pe persoana de contact de la firma parteneră. Pe cine prezinți primul?
Se prezintă întâi cel cu funcția mai mare, celui cu funcția mai mică
Se prezintă întâi cel mai în vârstă, celui mai tânăr
Se prezintă întâi cel care a ajuns primul acolo, celui venit mai târziu
Se prezintă întâi superiorul din propria firmă, persoanei de contact de la firma parteneră
Răspuns corectD. Se prezintă întâi superiorul din propria firmă, persoanei de contact de la firma parteneră
Față de cineva din afară, omul din propria firmă este „dinăuntru”, deci el se prezintă primul, ca informația să ajungă la celălalt. Funcția și vârsta sunt criterii pentru ordinea din interiorul aceleiași părți, iar distincția dintre firma proprie și cea din afară vine înaintea lor.
Î14 | Prezentarea în interiorul firmei
Îi faci cunoscuți pe directorul de departament și pe un angajat nou din aceeași firmă. Care este ordinea potrivită?
Nu contează pe care îl prezinți primul
Se prezintă întâi angajatul nou, directorului
Se începe cu partea în care sunt mai multe persoane
Se prezintă întâi directorul, angajatului nou
Răspuns corectB. Se prezintă întâi angajatul nou, directorului
În interiorul aceleiași părți, persoana cu poziția mai joasă este prezentată prima celei cu poziția mai înaltă. Ideea de a-i da mai întâi informația celui care trebuie înălțat este aceeași cu cea după care, față de cineva din afară, omul propriei firme se prezintă primul.
Î15 | Comportarea în timpul prezentării
Superiorul tău te prezintă persoanei de contact de la firma parteneră. Cum trebuie să te porți?
În timpul prezentării stai în picioare, cu fața spre celălalt, iar când s-a încheiat îți spui numele și îi întinzi cartea de vizită
Aștepți așezat până se termină prezentarea și te ridici abia când ești chemat
În mijlocul prezentării începi tu să adaugi amănunte despre propriul parcurs
Îl întrerupi pe superior în mijlocul prezentării, scoți primul cartea de vizită și i-o dai tu celuilalt
Răspuns corectA. În timpul prezentării stai în picioare, cu fața spre celălalt, iar când s-a încheiat îți spui numele și îi întinzi cartea de vizită
Prezentarea este un cadru pe care îl creează superiorul, deci aștepți să se încheie și abia apoi treci la propria prezentare. Dacă scoți cartea de vizită sau începi să vorbești la mijloc, firul se rupe. În picioare te ridici înainte să înceapă prezentarea.
Î16 | Ce se spune la prezentare
Ce informații se adaugă potrivit când prezinți pe cineva?
Fiindcă nu e sigur că celălalt vrea să afle, se spune doar numele și nu se adaugă nimic altceva
Se transmit mai ales lucruri personale, precum locul de baștină sau componența familiei
Se transmite ce apreciere are persoana în firmă și ce reputație are acolo
Se adaugă pe scurt informații care îi ajută pe amândoi să lege o discuție: firma, departamentul, sarcinile de care se ocupă
Răspuns corectD. Se adaugă pe scurt informații care îi ajută pe amândoi să lege o discuție: firma, departamentul, sarcinile de care se ocupă
Scopul prezentării este ca cei doi să poată începe mai ușor discuția de după. Dacă se știu locul de muncă și rolul, conversația se leagă. Lucrurile personale și aprecierile nu se aduc în discuție fără consimțământul persoanei.
Î17 | Cererea de a face o prezentare
Un partener de afaceri te roagă să-i faci cunoștință cu persoana de contact de la o altă firmă. Cum trebuie să procedezi?
Verifici cu persoana de contact dacă este de acord să fie prezentată și îi pui față în față abia după ce ai primit acordul
Fotografiezi cartea de vizită primită și trimiți fotografia
Fiindcă o cunoști, dai pe loc datele ei de contact
Fiindcă un refuz ar strica relația, îi chemi pe amândoi în același loc fără să spui nimic și îi pui față în față
Răspuns corectA. Verifici cu persoana de contact dacă este de acord să fie prezentată și îi pui față în față abia după ce ai primit acordul
O prezentare stă în picioare doar dacă sunt de acord amândouă părțile. Datele de contact sunt informația persoanei respective, deci nu se dau unui terț fără știrea ei. Trimiterea unei fotografii a cărții de vizită înseamnă tot transmiterea informației fără acord.
Î18 | Cum te adresezi
După prezentare, cum NU este potrivit să i te adresezi în conversație persoanei de la firma parteneră?
Îi rostești numele exact cu citirea pe care a spus-o el
Fiindcă nu i-ai reținut numele de familie, îi spui 「そちら様」 (sochira-sama — „dumneavoastră, cel de acolo”)
Îi spui 「◯◯様」 (○○-sama), adăugând 様 la nume
Îi spui 「◯◯部長」 (○○-buchō), adăugând funcția la nume
Răspuns corectB. Fiindcă nu i-ai reținut numele de familie, îi spui 「そちら様」 (sochira-sama — „dumneavoastră, cel de acolo”)
Cu 「そちら様」 nu se înțelege pe cine anume arăți atunci când sunt mai multe persoane, iar celălalt își dă seama și că nu i-ai reținut numele. Adresarea de bază se face pe nume, iar dacă persoana are o funcție, funcția se adaugă la nume.
Î19 | Autoprezentarea
La începutul unei ședințe ți se cere o scurtă autoprezentare. Ce conținut este potrivit?
Vorbești mai ales despre pasiunile tale și despre cum îți petreci zilele libere, ca să destinzi atmosfera
Spui pe scurt numele firmei, departamentul, numele tău și de ce anume răspunzi de data aceasta
Îți expui amănunțit parcursul de la angajare încoace, an de an, în ordine
Numele firmei fiind scris în materialele împărțite, îl lași la o parte și spui doar numele tău
Răspuns corectB. Spui pe scurt numele firmei, departamentul, numele tău și de ce anume răspunzi de data aceasta
Autoprezentarea are rostul de a-i face pe cei de față să știe „pe cine ce să întrebe”. Dacă se transmit locul de muncă și aria de răspundere, scopul este atins. Parcursul amănunțit și pasiunile își au locul doar când situația și timpul o îngăduie.
Î20 | Funcția și prezentarea
Îi faci cunoscuți pe directorul de departament al firmei partenere și pe președintele propriei firme. Care este, în general, ordinea potrivită?
Președintele fiind cel mai sus în firmă, ordinea prezentării nu mai contează
Fiindcă are funcția mai mare, președintele propriei firme nu se prezintă și se prezintă doar directorul firmei partenere
Nu este o lipsă de politețe indiferent pe care îl prezinți primul
Indiferent de ierarhia funcțiilor, președintele propriei firme se prezintă primul directorului de la firma parteneră
Răspuns corectD. Indiferent de ierarhia funcțiilor, președintele propriei firme se prezintă primul directorului de la firma parteneră
Față de cineva din afară, partea proprie se prezintă prima, ca fiind „dinăuntru”, indiferent de înălțimea funcției. Ierarhia funcțiilor este criteriul pentru ordinea din interiorul aceleiași părți și nu trece peste distincția dintre firma proprie și cea din afară.
Î21 | Stabilirea unei întâlniri
Ce se comunică potrivit când stabilești telefonic o vizită?
Se indică o singură dată și oră, convenabilă ție, iar celălalt trebuie să se potrivească
Se comunică motivul, durata aproximativă, câteva variante de dată și oră și numărul persoanelor care te însoțesc
Chiar dacă vii însoțit, numărul persoanelor se poate spune în ziua respectivă
Se comunică doar data și ora, iar despre motiv se explică oral, pe loc, în ziua respectivă
Răspuns corectB. Se comunică motivul, durata aproximativă, câteva variante de dată și oră și numărul persoanelor care te însoțesc
Celălalt poate hotărî cine participă și ce sală se folosește abia după ce știe motivul și durata. Mai multe variante propuse grăbesc stabilirea datei. Numărul însoțitorilor ține de pregătirea locurilor și a materialelor, deci se comunică din timp.
Î22 | Ora sosirii
Vizita este stabilită pentru ora 14. La ce oră este potrivit să te prezinți la recepție?
fix la ora 14
pe la 13:30
pe la 13:55
pe la 14:05
Răspuns corectC. pe la 13:55
Reperul este să te prezinți la recepție cu 5 minute înainte. Cu 30 de minute mai devreme îl chemi pe cel care încă se pregătește și îi faci, dimpotrivă, un deranj. La clădire se ajunge cu 10 minute înainte și se pune ținuta în ordine. Dacă vii fix la oră, întârzii exact cu timpul de mers de la recepție până în sală.
Î23 | Ce faci cu paltonul
Faci o vizită iarna și porți palton. Unde este potrivit să-l dai jos?
La recepție, după ce ți-ai spus numele, îl dai jos în fața recepției, înainte să vină persoana de contact
Îl dai jos după ce te îmbie persoana de contact, îl împăturești și îl ții pe genunchi
Îl dai jos după ce ai fost condus în salonul de primire, îl împăturești și îl agăți pe spătarul scaunului
Îl dai jos înainte de a intra în clădirea gazdei și îl porți pe braț, cu căptușeala în afară
Răspuns corectD. Îl dai jos înainte de a intra în clădirea gazdei și îl porți pe braț, cu căptușeala în afară
Obiceiul este să fie dat jos înainte de intrarea în clădire, după ideea de a nu duce praful de afară înăuntru. Paltonul scos se poartă pe braț, cu căptușeala în afară, iar în salonul de primire se așază nu pe spătar, ci într-un loc liber de partea unde stai. La plecare se îmbracă după ieșirea din clădire.
Î24 | Prezentarea la recepție
Ce se spune potrivit la recepție când ceri să fii anunțat?
Se explică în amănunt tot ce ai de discutat
Se spune doar numele tău
Se spune doar departamentul și numele persoanei cu care ai întâlnire, fără numele firmei tale și fără numele tău
Se spun numele firmei și numele tău, departamentul și numele persoanei cu care ai întâlnire și ora stabilită
Răspuns corectD. Se spun numele firmei și numele tău, departamentul și numele persoanei cu care ai întâlnire și ora stabilită
Recepția are nevoie de informația necesară pentru a te anunța. Dacă se știe cine, de unde, la cine și pentru ce oră a venit, anunțul se poate face. Conținutul discuției nu trebuie povestit la recepție, care este și un loc unde pot asculta oameni din afară.
Î25 | Așteptarea în salon
Ai fost condus în salonul de primire și aștepți persoana de contact. Care comportare NU este potrivită?
Iei în mână și citești materialele și afișele din încăpere
Te așezi pe locul care ți-a fost oferit, pui geanta lângă picioare și aștepți cu ținuta dreaptă
Când intră persoana de contact, te ridici în picioare și saluți
Din băutura adusă guști abia după ce vine persoana de contact și te îmbie
Răspuns corectA. Iei în mână și citești materialele și afișele din încăpere
Salonul de primire este locul celuilalt, deci nu se atinge ce se află acolo. Una este să privești ce-ți intră în câmpul vizual și cu totul alta să iei ceva în mână și să citești. Nici geanta nu se pune pe masă sau pe scaunul de alături, ci lângă picioare.
Î26 | Locul care ți se oferă
În salonul de primire ți s-a oferit, cu 「どうぞこちらへ」 („poftiți aici”), locul de onoare. Cum trebuie să răspunzi, ca vizitator?
Urmezi îndemnul și te așezi acolo, iar când intră persoana de contact te ridici în picioare și saluți
Refuzi oferta și rămâi în picioare până când intră persoana de contact
Vizitatorul stă pe locul de jos, deci refuzi oferta și te muți singur pe locul de jos
Nu te așezi pe niciun loc până nu se așază celălalt
Răspuns corectA. Urmezi îndemnul și te așezi acolo, iar când intră persoana de contact te ridici în picioare și saluți
Oferirea locului este un gest de atenție al gazdei, deci este mai politicos să te supui fără împotrivire. Dacă nu ești condus la un loc anume, aștepți pe locul de jos, dar când ți se oferă un loc, situația este alta. Când intră persoana de contact, te ridici în picioare.
Î27 | Anunțarea întârzierii la vizită
Ai aflat că vei întârzia la vizită din cauza unei perturbări în transportul public. Cum trebuie să procedezi?
Explici situația la recepție, după ce ai ajuns
Este de ajuns să trimiți un e-mail: gazda va observa și îl va citi
Dacă întârzierea este de vreo 5 minute, este de ajuns să-ți ceri scuze după ce ajungi
Suni firma gazdă imediat ce afli, îi spui situația și ora estimată de sosire și ceri indicații
Răspuns corectD. Suni firma gazdă imediat ce afli, îi spui situația și ora estimată de sosire și ceri indicații
Gazda își are următoarele întâlniri programate, deci cu cât află mai repede, cu atât poate ajusta. Nu e sigur că e-mailul este citit, așa că pentru un mesaj urgent se folosește telefonul. Dacă explici abia după sosire, gazda așteaptă fără să știe măcar de ce.
Î28 | Încheierea vizitei
Cum se încheie potrivit vizita, după terminarea discuției?
Rămâi cât se poate de mult, atâta vreme cât discuția continuă și gazda vorbește
În momentul în care s-a încheiat ce aveai de discutat, mulțumești și îți iei tu rămas-bun
Aștepți până se ridică gazda de pe scaun și nu deschizi tu subiectul
Fiindcă a rămas timp, începi pe loc discuția despre o altă chestiune
Răspuns corectB. În momentul în care s-a încheiat ce aveai de discutat, mulțumești și îți iei tu rămas-bun
Faptul că vizitatorul este cel care încheie este forma prin care se respectă timpul gazdei. Gazdei îi este greu să deschidă ea subiectul, deci dacă aștepți, vizita se lungește peste măsură. Dacă ai o altă chestiune, se stabilește o nouă întâlnire.
Î29 | Când ești condus la lift
Persoana de contact te-a condus până la lift. Cum trebuie să te porți?
Ții ușa cu mâna și îl lași să urce mai întâi pe cel care a venit să te conducă
Înainte să se închidă ușa, îi întorci tu primul spatele și te uiți spre fundul cabinei
Conducerea la ieșire este treaba celuilalt, deci nu e nevoie să reacționezi în vreun fel
Urci în lift, te întorci cu fața spre el și rămâi cu capul plecat până se închide ușa
Răspuns corectD. Urci în lift, te întorci cu fața spre el și rămâi cu capul plecat până se închide ușa
Cel care conduce rămâne în picioare până se închide ușa, deci dacă, după ce ai urcat, te întorci cu fața spre el și pleci capul, gesturile nu se ratează unul pe altul. Persoana a venit tocmai ca să te conducă, deci nu se cade să o urci tu prima în lift.
Î30 | Mulțumirile de după vizită
Ce este potrivit să faci a doua zi după vizită?
Împărtășești pe o rețea socială personală conținutul cărții de vizită primite, ca să-ți lărgești cercul
Nu iei legătura în mod special și scrii din nou abia când apare o altă chestiune
Îi transmiți persoanei de contact mulțumiri pentru vizită și un rezumat al celor stabilite și al pașilor următori
Trimiți superiorului gazdei un document în care apreciezi felul în care s-a purtat persoana de contact
Răspuns corectC. Îi transmiți persoanei de contact mulțumiri pentru vizită și un rezumat al celor stabilite și al pașilor următori
Mesajul de imediat după vizită mulțumește și, în același timp, aliniază înțelegerea asupra celor stabilite acolo. Un document trimis superiorului gazdei este un gest care nu ți-a fost cerut, iar răspândirea informației de pe cartea de vizită în spațiul personal înseamnă o folosire în alt scop decât acela pentru care ai primit-o.
Exersare: rezolvați întrebările de pe această pagină
Acesta este un instrument de exersare cu întrebări în ordine aleatorie (funcționează când JavaScript este activat). Puteți citi oricum toate întrebările și explicațiile de mai sus.
* Explicațiile sunt informații în scop de studiu. Tematica și sistemul examenelor se schimbă de la an la an, așa că verificați întotdeauna anunțurile oficiale ale organizatorului examenului.
Această pagină este o traducere a textului original în japoneză. Dacă traducerea diferă de original, prevalează versiunea în japoneză. Vedeți originalul în japoneză