名刺交換・紹介・訪問

1. 名刺交換（出す順・受け取り方・同時交換・机上での置き方）

名刺は相手の顔と同じものとして扱います。出す順、受け取り方、机の上での置き方までを1本の流れにしておけば、初対面の数十秒で慌てません。

応接室に通されて座って待っていると、担当者が入ってきます。ここから名刺交換が始まります。まず立ち上がり、机やかばんを相手とのあいだに挟まない位置へ動きます。机越しに手を伸ばして渡すのは略式で、初対面の改まった場では避けます。名刺入れはすぐ取り出せる場所に入れておき、かばんの底を探る時間を作らないようにします。名刺は出かける前に、角の折れや汚れがないか、部署や電話番号が古いままでないか、予定の人数より多めに入っているかを確かめておきます。

差し出す順は、訪問した側から、立場が下の側から先、というのが広く通用する慣行です。売り手と買い手であれば売り手から先に出します。役職の上下は、同じ側の中で順番を決めるときや、双方が複数いる場合の基準であって、訪問と受け入れの関係が先に立ちます。渡すときは名刺を名刺入れの上に載せ、相手から見て文字が正面になる向きにして、両手で胸の高さに差し出します。同時に、会社名、部署名、氏名の順に名乗ります。名刺は渡した瞬間には読まれないので、声で伝えることに意味があります。相手が先に出してきたら、まず受けて「申し遅れました」と添え、続けて自分の名刺を渡します。

実際にはお互いが同時に出す形になることの方が多く、これを同時交換と呼びます。右手で自分の名刺を差し出しながら、左手に持った名刺入れで相手の名刺を受け、受け取ったらすぐ両手に持ち替えます。このとき、社名や氏名の書かれた文字の上に指を置かないようにします。読み方が分からない氏名があれば、その場で「失礼ですが、何とお読みすればよろしいでしょうか」と尋ねて構いません。推測のまま呼び続けると、誤ったまま定着してあとで訂正しにくくなります。自分と上司、先方も複数、という組み合わせでは、双方の上位者どうしが先に交換し、続いて下位の者が交換します。

交換が済んだら着席します。受け取った名刺は机の手前に、相手が座っている並びに合わせて置いておくと、名前と顔を取り違えずに話せます。1枚だけのときは名刺入れの上に載せます。打ち合わせのあいだは出しておき、終わりに相手の動きに合わせてしまいます。先にしまうと、早く切り上げたいという合図に見えます。名刺を切らしていることに気づいたら、隠さずに「申し訳ございません、名刺を切らしております」とわびて口頭で名乗り、後日あらためて渡すか郵送します。なお受け取った名刺には氏名や連絡先が記載されており個人情報にあたるので、社内で定められた方法で保管し、廃棄も定められた手順で行います。

名刺交換の5手順1: 立ち上がり、机やかばんを挟まない位置へ動く2: 名刺入れの上に名刺を載せ、相手から見て正面の向きにする3: 会社名・部署名・氏名の順に名乗りながら、両手で胸の高さに差し出す4: 右手で渡しつつ、左手の名刺入れで相手の名刺を受け、両手に持ち替える5: 着席し、相手の並びに合わせて机の手前に置く

用語

名刺入れ

名刺を持ち歩き、渡すときの台にもなる入れ物。渡すときは名刺を名刺入れの上に載せ、受けるときは左手に持って受け皿にする。

出す順の原則

訪問した側から、立場が下の側から先に差し出すという慣行。役職の上下は同じ側の中や、複数対複数のときの順番を決める基準。

同時交換

双方が同時に名刺を差し出す形。右手で渡し、左手の名刺入れで受け、受け取ったら両手に持ち替える。

名刺の置き方

着席後、相手の座っている並びに合わせて机の手前に置くこと。1枚のときは名刺入れの上に載せる。

名刺を切らしたとき

その事実をわびて口頭で名乗り、後日あらためて渡すか郵送する対応。黙って受け取るだけでは相手に連絡先が残らない。

頂戴する

名刺を受け取るときに使う言い方。「頂戴いたします」と述べて両手で受けると、動作と言葉がそろう。

名刺の管理

受け取った名刺は氏名・所属・連絡先を含む個人情報なので、社内のルールに従って保管し、廃棄も定められた方法で行う。

例題

出典・根拠：※ 公的な定めはありません。広く通用しているビジネス慣行を整理したものです

2. 紹介の順序（自社の人を先に、目下を先に）

誰を先に紹介するか。この一点で場の印象が決まります。社内と社外、目上と目下という2つの軸で覚えます。

上司を連れて取引先を訪問したとき、あるいは来客に自分の上司を引き合わせるとき、二人をつなぐのは紹介役であるあなたです。紹介の目的は、二人がその後の会話を始めやすくすることにあります。だから氏名だけを言って終わりにせず、会社名や部署、担当している業務など、話の糸口になる情報を短く添えます。逆に、出身地や家族構成といった私的な事柄や、その人への評価は、本人の同意なく持ち出しません。

順序の原則は2つです。1つは、立てるべき相手に先に情報を渡す、という考え方から出てきます。社外の人に対しては自社の人が身内にあたるので、自社の人を先に社外の人へ紹介します。もう1つは同じ側の中での話で、目下の人を先に目上の人へ紹介します。社内で部長と新入社員を引き合わせるなら、新入社員を先に部長へ紹介します。

この2つがぶつかって見える場面があります。取引先の部長と自社の社長を引き合わせるときです。役職だけを見れば社長が上ですが、社外の相手に対しては役職の高さに関係なく自社側が身内なので、自社の社長を先に取引先の部長へ紹介します。役職の上下は、同じ側の中で順番を決めるための基準であって、社内と社外の区別を越えるものではありません。同じ側に複数の人がいる場合は、上位者から順に紹介していきます。

紹介されている側の動きも決まっています。紹介が始まる前に立ち上がり、紹介のあいだは相手の方を向いて待ちます。途中で自分から名刺を出したり、補足を始めたりすると流れが切れます。紹介が終わってから自分で名乗り、名刺交換に移ります。紹介のあと会話の中で相手を呼ぶときは、氏名に様をつけるか、氏名に役職を添えます。役職だけで呼んだり、そちら様と呼んだりすると、誰を指しているのかが曖昧になります。なお、取引先から別の会社の担当者を紹介してほしいと頼まれたときは、必ず先方の担当者に確認して了解を得てから引き合わせます。連絡先は本人の情報であって、無断で第三者に渡すものではありません。

紹介の手順1: 二人が向き合える位置に立ち、双方の注意を向ける2: 自社の人を先に、社外の相手へ紹介する3: 会社名・部署・氏名・担当している業務を短く添える4: 続けて、社外の相手を自社の人へ紹介する5: 紹介が終わったら、それぞれが名乗って名刺交換に移る

用語

紹介の順序

自社の人を先に社外の人へ、目下の人を先に目上の人へ紹介するという原則。立てるべき相手に先に情報を渡す、と考えると迷わない。

身内と社外

社外の相手に対しては、自社の人は役職にかかわらず身内として扱う。だから自社の社長でも、取引先の部長へ先に紹介する。

引き合わせ

面識のない二人をつなぐ行為。所属と担当を短く添えると、二人がその後の会話を始めやすくなる。

紹介中の姿勢

紹介が始まる前に立ち上がり、終わるまで待ってから自分で名乗る。途中で名刺を出したり話し始めたりしない。

紹介の同意

第三者を紹介するときは、あらかじめ本人の了解を得ること。連絡先や名刺は本人の情報であり、無断で渡さない。

呼び方

紹介のあとは氏名に様をつけるか、氏名に役職を添えて呼ぶ。役職だけ、そちら様、下の名前は避ける。

例題

出典・根拠：※ 公的な定めはありません。広く通用しているビジネス慣行を整理したものです

3. 訪問（アポ取り・到着・コート・受付・応接室・辞去）

訪問は玄関を入る前から始まっています。約束の取り方から辞去のあいさつまで、時間の流れに沿って型をなぞります。

まず約束を取ります。電話でもメールでも、伝える内容は同じです。用件、およその所要時間、希望日時の候補を複数、同行者がいればその人数と氏名。相手はこれが分かって初めて、誰が出るか、どの部屋を使うか、何を用意するかを決められます。日時は相手の都合を優先します。決まったら、日時・場所・先方の部署と担当者の氏名・行き方を控え、前日に予定を確認します。変更や中止は、分かった時点ですぐ連絡します。

当日は、建物には10分前に着き、化粧室や近くで身支度を整えてから、受付に出るのを約束の5分前にそろえます。30分も早く受付に出ると、準備中の相手を呼び出すことになり、かえって迷惑をかけます。時刻ちょうどの到着では、受付から部屋まで移動する時間の分だけ遅れます。交通機関の乱れで遅れそうなときは、分かった時点で先方に電話し、事情と到着の見込みを伝えて指示を仰ぎます。メールは相手が見ているとは限らないので、急ぎの連絡には使いません。

コートは相手の建物に入る前に脱ぐのが慣行です。外のほこりを持ち込まない、という考え方から来ています。脱いだコートは裏地を外側にして腕にかけて持ち、傘は入口の傘立てか傘袋に入れます。受付では、会社名と自分の氏名、約束の相手の部署と氏名、約束の時刻を告げます。この4つがそろえば取り次げます。用件の中身まで受付で説明する必要はありません。

応接室に通されたら、勧められた席に座ります。訪問者は下座、という原則はありますが、迎える側が席を勧めたときは素直に従うのが礼にかないます。案内がない場合は下座で待ちます。かばんは足元に置き、机や隣の椅子には置きません。部屋にある資料や掲示物は手に取らず、出された飲み物は担当者が来て勧められてから口をつけます。担当者が入ってきたら立ち上がってあいさつします。

用件が済んだら、こちらから切り上げます。相手は言い出しにくい立場なので、待っていると必要以上に長引きます。礼を述べ、資料を片づけ、コートは建物を出てから着ます。エレベーターまで見送ってもらったときは、乗ってから向き直り、扉が閉まるまで頭を下げます。見送る側は扉が閉まるまで立っているからです。訪問した翌日には、礼とあわせて、その場で決まったことと次にすることを整理して担当者に伝えると、認識のずれが残りません。

受付での名乗りの手順1: 建物に入る前にコートを脱ぎ、腕にかけて持つ2: 受付で会社名と自分の氏名を告げる3: 約束の相手の部署と氏名を告げる4: 約束の時刻を告げる（14時にお約束をいただいております）5: 案内に従って移動し、応接室では勧められた席に座る

用語

アポイントメント

訪問の約束。用件、所要時間、希望日時の候補、同行者の人数を伝えて取りつける。日時は相手の都合を優先する。

5分前の受付

受付に出るのは約束の5分前が目安。建物には10分前に着き、身支度を整えてから受付に向かう。早すぎる到着も相手の準備を急がせる。

コートの扱い

相手の建物に入る前に脱ぐ慣行。裏地を外側にして腕にかけて持ち、帰りは建物を出てから着る。

受付での名乗り

会社名、自分の氏名、約束の相手の部署と氏名、約束の時刻の4つを告げること。用件の中身まで説明する必要はない。

下座で待つ

案内がないときは下座に座って待つこと。ただし迎える側に席を勧められた場合は、その席に座るのが礼にかなう。

辞去

訪問先を辞すること。用件が済んだら訪問した側から切り上げるのが、相手の時間を尊重する形になる。

例題

出典・根拠：※ 公的な定めはありません。広く通用しているビジネス慣行を整理したものです

演習：この章の問題を解く

ランダム出題の演習ツールです（JavaScript が有効な場合に動きます）。上の「確認問題」はそのままでもすべて読めます。