Tarjetas de presentación y visitas

1. Intercambio de tarjetas de presentación (orden, cómo recibirlas, intercambio simultáneo, cómo colocarlas sobre la mesa)

La tarjeta de presentación, meishi (名刺), se trata como si fuera la cara de la persona. Si conviertes en un solo flujo el orden para entregarla, la forma de recibirla y cómo colocarla sobre la mesa, no te pondrás nervioso en las decenas de segundos del primer encuentro.

Te hacen pasar a la sala de recepción y esperas sentado; entra la persona encargada. Aquí empieza el intercambio de tarjetas. Primero ponte de pie y muévete a un lugar donde no quede la mesa ni tu maletín entre tú y la otra persona. Estirar el brazo por encima de la mesa para entregarla es una forma abreviada y se evita en encuentros formales con alguien a quien ves por primera vez. Guarda el tarjetero (名刺入れ, meishiire) en un lugar donde puedas sacarlo enseguida, para no perder tiempo buscando en el fondo del maletín. Antes de salir, revisa que las tarjetas no tengan esquinas dobladas ni manchas, que el departamento o el teléfono no estén desactualizados y que lleves más de las que corresponden al número de personas previsto.

En cuanto al orden, la práctica ampliamente aceptada es que primero la entregue quien visita y quien está en la posición inferior. Entre vendedor y comprador, el vendedor la entrega primero. La jerarquía de cargos es el criterio para decidir el orden dentro de un mismo lado o cuando hay varias personas en ambos lados; la relación entre quien visita y quien recibe tiene prioridad. Al entregarla, coloca la tarjeta sobre el tarjetero, con el texto orientado de frente para la otra persona, y ofrécela con ambas manos a la altura del pecho. Al mismo tiempo, preséntate diciendo el nombre de la empresa, el departamento y tu nombre, en ese orden. La tarjeta no se lee en el momento de entregarla, así que tiene sentido comunicarlo de viva voz. Si la otra persona te ofrece la suya primero, recíbela, añade «Mōshiokuremashita» (申し遅れました, disculpe que no me haya presentado antes) y a continuación entrega la tuya.

En la práctica, lo más frecuente es que ambos la ofrezcan al mismo tiempo; esto se llama intercambio simultáneo. Mientras ofreces tu tarjeta con la mano derecha, recibe la de la otra persona sobre el tarjetero que sostienes con la mano izquierda y, en cuanto la recibas, pásala a sostenerla con ambas manos. En ese momento, no pongas los dedos sobre el texto donde aparecen el nombre de la empresa o de la persona. Si no sabes cómo se lee un nombre, puedes preguntar en ese mismo momento: «Shitsurei desu ga, nan to o-yomi sureba yoroshii deshō ka» (disculpe, ¿cómo se lee su nombre?). Si sigues llamándolo según lo que supones, el error se consolida y después es difícil corregirlo. Cuando vas tú con tu jefe y del otro lado también hay varias personas, primero intercambian tarjetas los de mayor rango de ambos lados, y después los de menor rango.

Terminado el intercambio, siéntate. Si colocas las tarjetas que recibiste en la parte de la mesa más cercana a ti, en el mismo orden en que están sentadas las personas, podrás hablar sin confundir nombres y caras. Si solo es una, colócala sobre el tarjetero. Déjalas fuera durante la reunión y, al terminar, guárdalas siguiendo el ritmo de la otra parte. Si las guardas antes, parece una señal de que quieres terminar pronto. Si te das cuenta de que se te acabaron las tarjetas, no lo ocultes: discúlpate con «Mōshiwake gozaimasen, meishi o kirashite orimasu» (lo siento mucho, se me terminaron las tarjetas), preséntate de palabra y entrégala otro día o envíala por correo. Además, las tarjetas que recibes contienen el nombre y los datos de contacto y constituyen información personal, así que guárdalas según el método que establezca tu empresa y deséchalas también siguiendo el procedimiento establecido.

Los 5 pasos del intercambio de tarjetas1: Ponte de pie y colócate donde no haya un escritorio ni un bolso de por medio2: Pon tu tarjeta sobre el tarjetero, orientada para que la otra persona la lea de frente3: Ofrécela con ambas manos a la altura del pecho mientras dices el nombre de la empresa, el departamento y tu nombre, en ese orden4: Entrega la tuya con la mano derecha mientras recibes la suya sobre el tarjetero en tu mano izquierda, y luego sostenla con ambas manos5: Toma asiento y coloca la tarjeta en el borde de la mesa más cercano a ti, siguiendo el orden en que están sentados

Términos clave

tarjetero, meishiire (名刺入れ)

Estuche para llevar las tarjetas que también sirve de base al entregarlas. Al entregar, la tarjeta se coloca sobre el tarjetero; al recibir, se sostiene con la mano izquierda y se usa como bandeja.

principio del orden de entrega

La práctica de que primero la entreguen quien visita y quien está en la posición inferior. La jerarquía de cargos es el criterio para el orden dentro de un mismo lado o cuando hay varias personas frente a varias.

intercambio simultáneo

Forma en que ambas partes ofrecen su tarjeta al mismo tiempo. Se entrega con la mano derecha, se recibe sobre el tarjetero en la mano izquierda y, al recibirla, se pasa a sostener con ambas manos.

cómo colocar las tarjetas

Después de sentarte, colocarlas en la parte de la mesa más cercana a ti, en el orden en que están sentadas las personas. Si es solo una, colocarla sobre el tarjetero.

cuando se te acaban las tarjetas

Disculparte por ello, presentarte de palabra y entregarla otro día o enviarla por correo. Si solo recibes la tarjeta en silencio, la otra persona no se queda con tus datos de contacto.

chōdai suru (頂戴する)

Expresión que se usa al recibir una tarjeta. Si dices «Chōdai itashimasu» (la recibo con gusto) y la recibes con ambas manos, el gesto y las palabras van de acuerdo.

gestión de las tarjetas

Las tarjetas recibidas son información personal que incluye nombre, organización y datos de contacto, así que se guardan según las reglas de la empresa y también se desechan del modo establecido.

Ejemplos

Fuentes y fundamentos: ※ No existe una norma oficial al respecto. Es una síntesis ordenada de prácticas empresariales ampliamente aceptadas

2. El orden de las presentaciones (primero a los de tu empresa, primero a quien tiene menor rango)

A quién presentar primero. Este único punto define la impresión que deja el encuentro. Lo aprenderemos con dos ejes: dentro y fuera de la empresa, y mayor y menor rango.

Cuando visitas a un cliente acompañado de tu jefe, o cuando presentas a tu jefe a una visita, quien conecta a las dos personas eres tú, en el papel de presentador. El propósito de la presentación es facilitar que las dos personas empiecen a conversar después. Por eso no te limites a decir el nombre: añade brevemente información que sirva como punto de partida de la conversación, como el nombre de la empresa, el departamento o las tareas de las que se encarga. En cambio, asuntos privados como el lugar de origen o la composición familiar, o tus valoraciones sobre esa persona, no los menciones sin su consentimiento.

Hay dos principios para el orden. El primero surge de la idea de dar primero la información a la persona a la que hay que elevar. Frente a alguien de fuera de la empresa, las personas de tu empresa son de los tuyos (身内, miuchi), así que primero presentas a la persona de tu empresa ante la persona de fuera. El segundo se aplica dentro de un mismo lado: primero presentas a la persona de menor rango ante la de mayor rango. Si dentro de la empresa presentas a un gerente de departamento y a un empleado de nuevo ingreso, primero presentas al nuevo empleado ante el gerente.

Hay situaciones en que estos dos principios parecen chocar: cuando presentas al gerente de departamento de un cliente y al presidente de tu propia empresa. Si solo miras los cargos, el presidente está más arriba; pero frente a alguien de fuera, tu lado son los tuyos sin importar el nivel del cargo, así que primero presentas al presidente de tu empresa ante el gerente del cliente. La jerarquía de cargos es un criterio para decidir el orden dentro de un mismo lado y no está por encima de la distinción entre dentro y fuera de la empresa. Si en un mismo lado hay varias personas, se presentan en orden, empezando por la de mayor rango.

Los movimientos de quien es presentado también están establecidos. Ponte de pie antes de que empiece la presentación y, mientras dura, espera mirando hacia la otra persona. Si a mitad de la presentación sacas tu tarjeta por iniciativa propia o empiezas a añadir explicaciones, se corta el flujo. Cuando termine la presentación, preséntate tú mismo y pasa al intercambio de tarjetas. Después de la presentación, cuando te dirijas a la otra persona durante la conversación, usa su apellido con sama (様) o su apellido con su cargo. Llamarla solo por el cargo o con «sochira-sama» (そちら様) hace ambiguo a quién te refieres. Por otra parte, si un cliente te pide que le presentes a la persona encargada de otra empresa, primero consulta sin falta a esa persona y obtén su consentimiento antes de presentarlos. Los datos de contacto son información de esa persona y no deben entregarse a terceros sin su autorización.

Pasos de una presentación1: Colócate donde las dos personas puedan quedar frente a frente y llama la atención de ambas2: Presenta primero a la persona de tu empresa ante la persona externa3: Añade brevemente el nombre de la empresa, el departamento, el nombre y el trabajo que tiene a su cargo4: Después, presenta a la persona externa ante la persona de tu empresa5: Al terminar la presentación, cada uno dice su nombre y se pasa al intercambio de tarjetas

Términos clave

orden de presentación

El principio de presentar primero a la persona de tu empresa ante la de fuera, y a la de menor rango ante la de mayor rango. Si piensas en dar primero la información a quien hay que elevar, no dudarás.

los tuyos, miuchi (身内), y los de fuera

Frente a alguien de fuera de la empresa, las personas de tu empresa se tratan como de los tuyos sin importar su cargo. Por eso, aunque sea el presidente de tu empresa, lo presentas primero ante el gerente del cliente.

presentar a dos personas (引き合わせ, hikiawase)

Conectar a dos personas que no se conocen. Si añades brevemente su organización y sus funciones, les resulta más fácil empezar a conversar después.

postura durante la presentación

Ponerse de pie antes de que empiece la presentación, esperar hasta que termine y luego presentarse uno mismo. No sacar la tarjeta ni empezar a hablar a mitad de la presentación.

consentimiento para presentar

Al presentar a un tercero, obtener de antemano la aprobación de esa persona. Los datos de contacto y la tarjeta son información de esa persona y no se entregan sin autorización.

cómo dirigirse a alguien

Después de la presentación, usar el apellido con sama o el apellido con el cargo. Evitar solo el cargo, «sochira-sama» o el nombre de pila.

Ejemplos

Fuentes y fundamentos: ※ No existe una norma oficial al respecto. Es una síntesis ordenada de prácticas empresariales ampliamente aceptadas

3. Visitas (concertar la cita, llegada, abrigo, recepción, sala de visitas y despedida)

La visita empieza antes de cruzar la entrada. Aquí repasamos el procedimiento siguiendo el orden del tiempo, desde cómo concertar la cita hasta el saludo de despedida.

Primero se concierta la cita. Ya sea por teléfono o por correo electrónico, lo que comunicas es lo mismo: el asunto, el tiempo aproximado que tomará, varias opciones de fecha y hora, y, si te acompaña alguien, cuántas personas son y sus nombres. Solo cuando la otra parte sabe esto puede decidir quién atenderá, qué sala usará y qué preparará. En la fecha y la hora, da prioridad a la conveniencia de la otra parte. Una vez decidida, anota la fecha y la hora, el lugar, el departamento y el nombre de la persona responsable, y cómo llegar, y confirma la cita el día anterior. Si hay un cambio o una cancelación, avisa de inmediato en cuanto lo sepas.

El día de la visita, llega al edificio 10 minutos antes, arréglate en el baño o en algún lugar cercano y preséntate en la recepción 5 minutos antes de la hora acordada. Si te presentas en la recepción con 30 minutos de anticipación, terminas llamando a la otra persona mientras todavía se está preparando, lo cual, al contrario, resulta una molestia. Si llegas justo a la hora, te retrasas el tiempo que toma ir de la recepción a la sala. Cuando parezca que vas a llegar tarde por problemas en el transporte, llama a la otra parte en cuanto lo sepas, explica la situación y la hora estimada de llegada, y pide indicaciones. No uses el correo electrónico para un aviso urgente, porque no es seguro que la otra persona lo esté viendo.

La costumbre es quitarse el abrigo antes de entrar al edificio de la otra parte. Viene de la idea de no meter el polvo de afuera. Lleva el abrigo doblado sobre el brazo con el forro hacia afuera, y deja el paraguas en el paragüero de la entrada o en una bolsa para paraguas. En la recepción, di el nombre de tu empresa y tu nombre, el departamento y el nombre de la persona con quien tienes cita, y la hora de la cita. Con estos 4 datos pueden avisar a la persona. No es necesario explicar en la recepción el contenido del asunto.

Cuando te hagan pasar a la sala de visitas, siéntate en el asiento que te ofrezcan. Existe el principio de que el visitante ocupa el asiento de menor rango (shimoza, 下座), pero cuando quien te recibe te ofrece un asiento, lo cortés es aceptarlo con naturalidad. Si no te indican nada, espera en el asiento de menor rango. Pon el maletín a tus pies, no sobre la mesa ni en la silla de al lado. No tomes los documentos ni los avisos que haya en la sala, y no pruebes la bebida que te sirvan hasta que llegue la persona responsable y te invite a tomarla. Cuando entre la persona responsable, ponte de pie y salúdala.

Cuando el asunto haya terminado, eres tú quien da por concluida la visita. La otra parte está en una posición en la que le cuesta decirlo, así que si esperas, la visita se alarga más de lo necesario. Da las gracias, recoge tus documentos y ponte el abrigo después de salir del edificio. Si te acompañan hasta el elevador, una vez dentro gírate y mantén la reverencia hasta que se cierren las puertas, porque quien te despide se queda de pie hasta que las puertas se cierran. Al día siguiente de la visita, si además de agradecer le envías a la persona responsable un resumen de lo que se decidió en la reunión y de los siguientes pasos, no quedarán diferencias de entendimiento.

Pasos para presentarte en la recepción1: Quítate el abrigo antes de entrar al edificio y llévalo sobre el brazo2: En la recepción, di el nombre de tu empresa y tu nombre3: Di el departamento y el nombre de la persona con quien tienes la cita4: Di la hora de la cita (tengo una cita a las 14:00)5: Sigue las indicaciones y, en la sala de recepción, siéntate en el asiento que te ofrezcan

Términos clave

cita, apointomento (アポイントメント)

El compromiso de visita. Se concierta comunicando el asunto, el tiempo que tomará, las opciones de fecha y hora, y el número de acompañantes. En la fecha y la hora se da prioridad a la conveniencia de la otra parte.

recepción 5 minutos antes

La referencia es presentarse en la recepción 5 minutos antes de la cita. Se llega al edificio 10 minutos antes y, después de arreglarse, se va a la recepción. Llegar demasiado pronto también obliga a la otra parte a apresurar sus preparativos.

manejo del abrigo

La costumbre de quitárselo antes de entrar al edificio de la otra parte. Se lleva doblado sobre el brazo con el forro hacia afuera, y al irse se pone después de salir del edificio.

presentarse en la recepción

Decir 4 datos: el nombre de tu empresa, tu nombre, el departamento y el nombre de la persona con quien tienes cita, y la hora de la cita. No es necesario explicar el contenido del asunto.

esperar en el asiento de menor rango

Sentarse a esperar en el asiento de menor rango (shimoza, 下座) cuando no te indican dónde. Sin embargo, si quien te recibe te ofrece un asiento, lo cortés es sentarse en él.

despedida, jikyo (辞去)

Retirarse del lugar visitado. Que sea el visitante quien dé por concluida la visita cuando el asunto termina es una forma de respetar el tiempo de la otra parte.

Ejemplos

Fuentes y fundamentos: ※ No existe una norma oficial al respecto. Es una síntesis de prácticas empresariales ampliamente aceptadas