Cartões de visita, apresentações e visitas

1. Troca de cartões de visita (quem oferece primeiro, como receber, troca simultânea, disposição sobre a mesa)

O cartão de visita, meishi (名刺), é tratado como se fosse o próprio rosto da pessoa. Se você transformar a ordem de oferecer, o modo de receber e o modo de dispor os cartões sobre a mesa num único fluxo, não vai se atrapalhar nas poucas dezenas de segundos de um primeiro encontro.

Você é conduzido à sala de recepção e, enquanto espera sentado, o responsável entra. A troca de cartões começa a partir daí. Primeiro levante-se e vá para uma posição em que não haja mesa nem bolsa entre você e a outra pessoa. Estender o cartão por cima da mesa é um estilo abreviado e é evitado num primeiro encontro formal. Guarde o porta-cartões num lugar de onde possa tirá-lo imediatamente, para não perder tempo revirando o fundo da bolsa. Antes de sair, verifique se os cartões não têm cantos dobrados nem manchas, se o departamento ou o número de telefone não estão desatualizados e se você leva mais cartões do que o número de pessoas que espera encontrar.

A prática amplamente aceita para a ordem de oferecer é que o lado visitante vai primeiro, e o lado em posição inferior vai primeiro. Entre vendedor e comprador, o vendedor oferece primeiro. A hierarquia é um critério para decidir a ordem dentro de um mesmo lado, ou quando ambos os lados têm várias pessoas; a relação entre visitante e anfitrião vem em primeiro lugar. Ao entregar o cartão, coloque-o sobre o porta-cartões, vire-o de modo que o texto fique de frente e na posição correta para a outra pessoa e ofereça-o com as duas mãos na altura do peito. Ao mesmo tempo, diga o nome da empresa, o nome do departamento e o seu nome pessoal, nessa ordem. O cartão não é lido no momento em que é entregue, então dizer em voz alta tem um propósito. Se a outra pessoa oferecer o dela primeiro, receba-o primeiro, acrescente 「申し遅れました」 (mōshiokuremashita, desculpe por me apresentar com atraso) e então entregue o seu.

Na prática, é mais comum que os dois lados ofereçam ao mesmo tempo; isso se chama troca simultânea. Enquanto oferece o seu cartão com a mão direita, receba o cartão da outra pessoa sobre o porta-cartões segurado na mão esquerda e, assim que o tiver, passe-o para as duas mãos. Ao fazer isso, cuide para não colocar os dedos sobre o nome da empresa ou o nome pessoal impressos. Se houver um nome cuja leitura você não sabe, não há problema algum em perguntar na hora: 「失礼ですが、何とお読みすればよろしいでしょうか」 (com licença, como devo ler isto?). Se você continuar dizendo um palpite, a leitura errada se fixa e fica difícil de corrigir depois. Numa combinação de você e seu superior com várias pessoas também do outro lado, as pessoas mais graduadas dos dois lados trocam primeiro, e as menos graduadas trocam depois delas.

Terminada a troca, sente-se. Dispor os cartões recebidos na borda da mesa mais próxima de você, organizados de acordo com o lugar em que cada pessoa está sentada, permite conversar sem confundir nomes e rostos. Quando houver apenas um cartão, coloque-o sobre o seu porta-cartões. Mantenha-os à vista durante a conversa e guarde-os no fim, acompanhando os movimentos da outra pessoa. Guardar os seus primeiro parece um sinal de que você quer encerrar logo. Se perceber que seus cartões acabaram, não esconda isso; peça desculpas com 「申し訳ございません、名刺を切らしております」 (desculpe, meus cartões acabaram), diga o seu nome em voz alta e entregue um em outro dia ou envie pelo correio. Observe que um cartão recebido contém nome pessoal e dados de contato e, por isso, conta como informação pessoal; guarde-o pelo método estabelecido na sua empresa e descarte-o também pelo procedimento previsto.

Os 5 passos da troca de cartões de visita1: Levante-se e vá para uma posição sem mesa ou bolsa entre vocês2: Coloque seu cartão sobre o porta-cartões, virado para a outra pessoa conseguir lê-lo3: Ofereça-o com as duas mãos na altura do peito, dizendo nome da empresa, departamento e seu nome, nessa ordem4: Entregue o seu com a mão direita enquanto recebe o dela sobre o porta-cartões na mão esquerda e, em seguida, segure-o com as duas mãos5: Sente-se e coloque o cartão na borda da mesa mais próxima de você, na mesma disposição em que as pessoas estão sentadas

Termos-chave

porta-cartões, meishi-ire (名刺入れ)

Estojo para levar cartões que também serve de bandeja na hora de entregar. Ao dar, coloque o cartão sobre o estojo; ao receber, segure o estojo na mão esquerda como bandeja.

a regra de quem oferece primeiro

A prática de que o lado visitante e o lado em posição inferior oferecem primeiro. A hierarquia é o critério de ordem dentro de um mesmo lado, ou quando várias pessoas encontram várias.

troca simultânea

A forma em que os dois lados oferecem seus cartões ao mesmo tempo. Entregue o seu com a mão direita, receba com o porta-cartões na esquerda e passe o cartão recebido para as duas mãos.

dispor os cartões

Depois de se sentar, colocar os cartões na borda da mesa mais próxima de você, organizados de acordo com o lugar em que cada pessoa está sentada. Com um único cartão, coloque-o sobre o porta-cartões.

quando seus cartões acabaram

Pedir desculpas pelo fato, dizer o seu nome em voz alta e entregar um em outro dia ou enviar pelo correio. Apenas receber em silêncio deixa a outra pessoa sem os seus dados de contato.

chōdai suru (頂戴する), receber

Um modo de falar usado ao receber um cartão. Dizer 「頂戴いたします」 (chōdai itashimasu) enquanto o recebe com as duas mãos faz a ação e as palavras combinarem.

gestão dos cartões de visita

Um cartão recebido é informação pessoal que inclui nome, vínculo e dados de contato, por isso guarde-o de acordo com as regras da empresa e descarte-o pelo método previsto.

Exemplos

Fontes e fundamentos: ※ Não existe regulamentação oficial sobre isso. Trata-se de uma organização de práticas empresariais amplamente aceitas

2. A ordem das apresentações (primeiro as pessoas da sua empresa, primeiro o menos graduado)

Quem você apresenta primeiro? Esse único ponto decide a impressão da ocasião. Você aprende isso por dois eixos: dentro e fora da empresa, e mais graduado e menos graduado.

Quando você visita um cliente com seu superior, ou apresenta seu superior a um visitante, quem liga os dois é você, o apresentador. O objetivo de uma apresentação é facilitar que os dois comecem a conversar depois. Por isso, não se limite a dizer os nomes; acrescente brevemente o tipo de informação que dê um gancho para a conversa, como o nome da empresa, o departamento e o trabalho de que a pessoa cuida. Por outro lado, não mencione assuntos particulares, como cidade natal ou família, nem a sua avaliação da pessoa, sem o consentimento dela.

Há 2 princípios de ordem. Um vem da ideia de dar a informação primeiro à pessoa que deve ser elevada. Diante de alguém de fora da empresa, as pessoas da sua empresa são o grupo de dentro, então você apresenta primeiro a pessoa da sua empresa à pessoa de fora. O outro diz respeito às pessoas de um mesmo lado: você apresenta primeiro a pessoa menos graduada à mais graduada. Se você está apresentando um gerente de departamento e um funcionário novo dentro da empresa, apresenta primeiro o funcionário novo ao gerente de departamento.

Há situações em que esses 2 princípios parecem entrar em conflito, ou seja, quando você apresenta o gerente de departamento de um cliente ao presidente da sua própria empresa. Olhando só a hierarquia, o presidente está acima, mas diante de alguém de fora da empresa o seu próprio lado é o grupo de dentro, por mais alto que seja o cargo, então você apresenta primeiro o seu próprio presidente ao gerente de departamento do cliente. A hierarquia é um critério para decidir a ordem dentro de um mesmo lado; ela não se sobrepõe à distinção entre dentro e fora da empresa. Quando há várias pessoas do mesmo lado, você as apresenta em ordem, a partir da mais graduada.

Os movimentos das pessoas apresentadas também são definidos. Levante-se antes de a apresentação começar e espere voltado para a outra pessoa enquanto ela acontece. Se você tirar o cartão no meio, ou começar a fazer comentários, o fluxo se quebra. Diga o seu próprio nome depois que a apresentação terminar e então passe à troca de cartões. Quando se referir à outra pessoa na conversa depois da apresentação, acrescente sama (様) ao nome dela ou acrescente o cargo ao nome. Chamá-la só pelo cargo, ou de sochira-sama (そちら様), deixa vago a quem você se refere. Observe que, quando um cliente pede que você apresente um contato de outra empresa, sempre consulte esse contato e obtenha o consentimento dele antes de colocá-los em contato. Os dados de contato pertencem à própria pessoa e não são algo para entregar a terceiros sem permissão.

Passos de uma apresentação1: Fique onde as duas pessoas possam ficar frente a frente e chame a atenção de ambas2: Apresente primeiro a pessoa da sua empresa à parte externa3: Acrescente brevemente o nome da empresa, o departamento, o nome da pessoa e o trabalho de que ela cuida4: Em seguida, apresente a parte externa à pessoa da sua empresa5: Terminada a apresentação, cada um diz o próprio nome e vocês passam à troca de cartões

Termos-chave

a ordem das apresentações

O princípio de apresentar primeiro a pessoa da sua empresa à pessoa de fora, e primeiro a pessoa menos graduada à mais graduada. Pense nisso como dar a informação primeiro à pessoa que deve ser elevada e você não vai hesitar.

o grupo de dentro e o de fora

Diante de alguém de fora da empresa, as pessoas da sua empresa são tratadas como o grupo de dentro, qualquer que seja o cargo. É por isso que até o seu próprio presidente é apresentado primeiro ao gerente de departamento do cliente.

colocar pessoas em contato

O ato de ligar duas pessoas que não se conhecem. Acrescentar brevemente o vínculo e aquilo de que cuidam facilita que as duas comecem a conversar depois.

como ficar durante uma apresentação

Levante-se antes de a apresentação começar, espere até que ela termine e então diga o seu próprio nome. Não tire o cartão nem comece a falar no meio.

consentimento para ser apresentado

Ao apresentar um terceiro, obtenha o consentimento dessa pessoa com antecedência. Dados de contato e cartões são informações da própria pessoa e não são repassados sem permissão.

formas de tratamento

Depois da apresentação, acrescente sama ao nome ou acrescente o cargo ao nome. Evite só o cargo, sochira-sama e o primeiro nome.

Exemplos

Fontes e fundamentos: ※ Não existe regulamentação oficial sobre isso. Trata-se de uma organização de práticas empresariais amplamente aceitas

3. Visitas (marcar o compromisso, chegada, casaco, recepção, sala de visitas, despedida)

A visita começa antes mesmo de você passar pela porta. Vamos seguir o modelo na ordem do tempo, desde como marcar o compromisso até as palavras de despedida.

Primeiro, marque o compromisso. Seja por telefone ou por e-mail, o conteúdo a transmitir é o mesmo: o assunto, o tempo aproximado necessário, várias opções de data e horário desejados e, se houver acompanhantes, quantas pessoas e seus nomes. Só depois de saber isso a outra parte consegue decidir quem vai atender, qual sala usar e o que preparar. Na data e no horário, dê prioridade à conveniência da outra parte. Depois de definido, anote a data e o horário, o local, o departamento e o nome do responsável do lado de lá e como chegar, e confirme o compromisso na véspera. Alterações ou cancelamentos devem ser comunicados assim que você souber.

No dia, chegue ao prédio 10 minutos antes, arrume-se no banheiro ou nas proximidades e apresente-se na recepção 5 minutos antes do horário marcado. Apresentar-se na recepção 30 minutos antes faz você chamar a outra pessoa enquanto ela ainda está se preparando, o que acaba causando incômodo. Chegar exatamente no horário faz você se atrasar o tempo do deslocamento da recepção até a sala. Se parecer que você vai se atrasar por problemas no transporte, ligue para a outra parte assim que souber, explique a situação e a previsão de chegada e peça orientação. Não se sabe se a outra pessoa está vendo os e-mails, então não use e-mail para avisos urgentes.

É costume tirar o casaco antes de entrar no prédio da outra parte. Isso vem da ideia de não levar para dentro a poeira de fora. Carregue o casaco tirado dobrado sobre o braço, com o forro para fora, e coloque o guarda-chuva no porta-guarda-chuvas da entrada ou em um saco para guarda-chuva. Na recepção, informe o nome da sua empresa e o seu nome, o departamento e o nome da pessoa com quem você tem o compromisso e o horário marcado. Com essas 4 informações, a recepção consegue fazer o encaminhamento. Não é necessário explicar o conteúdo do assunto na recepção.

Ao ser conduzido à sala de visitas, sente-se no lugar indicado. Existe o princípio de que o visitante fica no assento inferior, shimoza (下座), mas, quando quem recebe indica um lugar, aceitar com naturalidade é o que está de acordo com a etiqueta. Se não houver indicação, espere no assento inferior. Coloque a bolsa ou pasta no chão, junto aos pés, e não sobre a mesa ou na cadeira ao lado. Não pegue materiais ou avisos que estejam na sala, e só toque na bebida servida depois que o responsável chegar e oferecer. Quando o responsável entrar, levante-se e cumprimente.

Quando o assunto estiver resolvido, é você quem encerra. A outra parte está em uma posição em que é difícil tomar essa iniciativa, então, se você esperar, a reunião se prolonga mais que o necessário. Agradeça, guarde os materiais e vista o casaco só depois de sair do prédio. Se a pessoa acompanhar você até o elevador, depois de entrar vire-se de frente e mantenha a cabeça inclinada até as portas se fecharem, porque quem se despede fica de pé até as portas se fecharem. No dia seguinte à visita, junto com o agradecimento, organize e comunique ao responsável o que foi decidido ali e o que será feito em seguida; assim não fica nenhuma diferença de entendimento.

Passos para se identificar na recepção1: Tire o casaco antes de entrar no prédio e leve-o dobrado no braço2: Na recepção, diga o nome da sua empresa e o seu nome3: Diga o departamento e o nome da pessoa com quem você tem horário marcado4: Diga o horário do compromisso (Tenho um horário marcado às 14:00)5: Siga as orientações e, na sala de visitas, sente-se no lugar que lhe for oferecido

Termos-chave

compromisso marcado, apointomento (アポイントメント)

O acordo para uma visita. É marcado informando o assunto, o tempo necessário, opções de data e horário desejados e o número de acompanhantes. Na data e no horário, prioriza-se a conveniência da outra parte.

recepção 5 minutos antes

O ideal é apresentar-se na recepção 5 minutos antes do horário marcado. Chegue ao prédio 10 minutos antes, arrume-se e então vá à recepção. Chegar cedo demais também apressa a preparação da outra parte.

o que fazer com o casaco

É costume tirá-lo antes de entrar no prédio da outra parte. Carregue-o dobrado sobre o braço com o forro para fora e, na volta, vista-o depois de sair do prédio.

identificar-se na recepção

Informar 4 coisas: o nome da empresa, o seu nome, o departamento e o nome da pessoa com quem tem o compromisso e o horário marcado. Não é necessário explicar o conteúdo do assunto.

esperar no assento inferior

Quando não há indicação, sentar-se no assento inferior e esperar. Porém, se quem recebe indicar um lugar, sentar-se nesse lugar é o que está de acordo com a etiqueta.

despedida, jikyo (辞去)

Retirar-se do local visitado. Quando o assunto estiver resolvido, quem visita é quem encerra; essa é a forma de respeitar o tempo da outra parte.

Exemplos

Fontes e fundamentos: ※ Não há regulamentação oficial sobre isto. É uma organização de práticas empresariais amplamente aceitas