工作推進方式

1. 報連相與接受指示的方式

報告、連絡、相談看起來相似，但對象和目的都不同。工作是從「準確接下指示、準確回報」開始的。

報連相（ほうれんそう）是把報告、連絡、相談的字首接起來的詞。報告是對下指示的人回報結果或經過；連絡是把事實告知相關的人；相談是判斷不定時尋求意見或建議。要點在於對象不同：報告往上，連絡往橫向和周圍，相談則朝向主管或前輩。「我以為我說了」這類失誤中最多的，就是向主管報告了、卻沒有連絡相關部門這種漏接。

報告要從結論說起。順序是「A公司那件事，對方希望交期延後1週。原因是對方的零件延遲。對我方的影響是……」。如果從經過講起，聽的人得一邊等結論一邊抱著資訊，判斷就會變慢。而且，越是壞消息越要早點傳達，這是鐵則。時間拖越久可選的手段越少，所以就算還沒解決，也要先說「雖然還沒解決」再把事實拿出來。讓主管最為難的，就是到了截止日當天才第一次得知有問題。

接受指示時，被叫過去要先帶著筆記本和筆。基本上要把話聽到最後，中途不插嘴；但聽完後要確認5W2H，也就是何時、何地、誰、做什麼、為什麼、怎麼做、多少錢，有沒有漏掉。特別是期限，以及「要做到什麼程度」的成果物形式，一定要確認。如果被說「盡量早一點」，就由自己提出具體的日期時間來取得共識，例如「今天以內可以嗎」。最後複誦重點，回到座位後把筆記整理好、決定何時著手，這一連串才算完成。

在家工作時，座位靠近就會自然傳達的事，現在傳不出去了。開始作業時、告一段落時、結束時，都要簡短地共享一下。聊天軟體的優點是對方可以自己選擇何時閱讀，反過來說不適合急件，所以要改用電話或會議。要請人幫忙判斷的相談，不要只用文字來回拉很長，改成簡短的通話。能做到這三種切換，就算分隔兩地工作也能運轉。另一方面，通話不會留下紀錄，所以決定的事一定要寫成文字共享。就算有錄影，因為要花時間去找，重點的文字化還是省不了。

指示の受け方 6手順1. 呼ばれたらメモと筆記具を持って行く2. 話は最後まで聞き、途中で口をはさまない3. 5W2H の抜けを確かめる（とくに期限と成果物の形）4. なぜその仕事が必要かという背景も聞く5. 要点を復唱して認識をそろえる6. 席に戻ったらメモを整理し、着手の予定を決める

術語

報告

對下指示的人回報結果或經過。先講結論，把事實和自己的意見分開來傳達。

連絡

把事實告知相關的人。不是要請人判斷，要點在於送達所有受影響的人。

相談

判斷不定時，向主管或前輩尋求意見或建議。備好狀況和選項再去談，短時間內就能拍板。

5W2H

何時、何地、誰、做什麼、為什麼、怎麼做、多少錢這七個確認項目。用來檢查接受指示時有沒有漏掉。

期中報告（中間報告）

在工作結束之前報告中途的進度。長期的工作訂好節點插入報告，就能及早修正方向的偏差。

複誦

把接到的指示重點出聲重複一次，確認雙方認知是否一致。

例題

出處與依據: ※ 這方面沒有公定的規範。本課是把廣為通行的商務慣例整理而成

2. 優先順序與行程管理

本課掌握同時抱著多項工作時的排序方式、進度的傳達方式，以及關於工時和休假的法律基本規定。

工作撞在一起時，用緊急度和重要度這兩條軸來排。既緊急又重要的最優先，但真正左右成果的，是重要卻不緊急的那一類，也就是擬定計畫、改善、學習、經營人際關係。這一塊如果不先把時間保留下來，就會永遠被往後推。緊急但不重要的，例如馬上就能回覆的詢問，人往往會先動手處理，可是一旦被這些埋沒，重要的工作每次都會拖到截止前一刻。既不緊急也不重要的，就連「可不可以不做」一起找主管商量。拿不定主意時，不只看期限，還可以用「延誤時誰會有多大的困擾」來衡量，比較容易決定。

PDCA 是循環 Plan（計畫）、Do（執行）、Check（評估）、Act（改善）四個階段的思考方式。重要的是一定要放進 Check，做完就不管的話，同樣的失敗會一再重演。為了能夠評估，必須在計畫階段就用數字或狀態訂出「變成什麼樣算成功」。目標模糊就進入執行，事後根本無從評估。

行程要從截止日往回推來安排。如果把作業時間排得毫無縫隙，一旦有插件或重工就一定會延誤，所以整體要留大約兩成當緩衝。也別忘了把等別人確認和核決的時間也算進工序裡。長期的工作要自己設中間的截止日，並在那裡做期中報告。一發現可能會延誤，就先講結論，再說明目前進行到哪裡、原因是什麼、需要什麼、什麼時候可以交。報告太細會佔用對方的時間，所以訂好節點再提出比較好。

工時有法律上的上限。日本勞動基準法規定，扣除休息時間後，1週不得超過40小時、1日不得超過8小時（勞動基準法第32條）。要讓勞工超過這個時數工作，必須和「由過半數勞工組成的工會」或「代表過半數勞工的人」簽訂書面協定，並向行政機關申報（勞動基準法第36條）。這個協定一般稱為「36協定（さぶろく協定）」。加班不是自己判斷就開始做，而要依公司訂定的程序申請。休息時間方面也規定，工作時間超過6小時的情形至少要給45分鐘，超過8小時的情形至少要給1小時，而且要在工作時間之中給予（勞動基準法第34條第1項）。

年次有給休暇（年度帶薪休假）方面規定，自受僱日起算連續工作6個月、且出勤達全部應工作日8成以上的勞工，必須給予連續或分次共10個工作日的休假（勞動基準法第39條第1項）。之後再依連續年資增加天數。請休時沒有說明理由的義務。不過，若在勞工請求的時期給假會妨礙事業的正常營運，公司可以改在其他時期給假（同條第5項）。就實務而言，休假的日子一決定就要及早申請，並把進行中案件的狀況、不在期間的聯絡方式、處理方針告知相關人員，這是應有的做法。

遅れそうなときの報告 5手順1. 遅れそうだと分かった時点ですぐ声をかける2. 結論を先に言う（当初の期限に間に合いません）3. 現在どこまで終わっているかを示す4. 遅れの原因と、必要な支援を具体的に伝える5. いつなら出せるかを自分から提案する

術語

緊急度

必須在什麼時候之前完成的程度。用截止日的遠近來衡量。

重要度

該工作對成果的影響程度。用「延誤時誰會有多大的困擾」來衡量比較容易判斷。

PDCA

反覆循環 Plan（計畫）、Do（執行）、Check（評估）、Act（改善）四階段的做法。跳過評估，同樣的失敗會一再重演。

逆算（倒推）

從截止日依序往回推工序來安排計畫。要預留緩衝以因應插件和等別人確認的時間。

36協定（さぶろく協定）

要讓勞工超過法定工時工作所需的勞資協定的通稱。必須簽訂書面協定並向行政機關申報（勞動基準法第36條）。

年次有給休暇（年度帶薪休假）

連續工作6個月、出勤達全部應工作日8成以上的勞工可獲得10個工作日的休假（勞動基準法第39條第1項）。請休時不需說明理由。

時季変更権（變更時期權）

若在勞工請求的時期給予帶薪假會妨礙事業正常營運，公司可以改在其他時期給假的制度（勞動基準法第39條第5項）。

例題

出處與依據: 日本勞動基準法 第32條、第34條、第36條、第39條／※ 其餘為沒有公定規範的商業慣例

3. 出錯時的初期處置與請託、會議、交接

越是不順利的時候越需要固定的型。本課整理出錯時的初期處置、對人的請託與拒絕方式、會議的規矩，以及交接。

發現出錯時的初期處置，說到底就是：不要隱瞞，而且立刻告訴主管。順序是：先阻止損害擴大，接著陳述事實，說明影響範圍，提出應急的因應方案並請示，最後整理原因和防止再發。原因分析等冷靜下來再做就好，先要做的是止住損害。想自己一個人補救而花掉時間，在那期間影響就擴大了。不要從辯解開始，要先把事實拿出來說「很抱歉，發生了這樣的事」，並且把推測和事實分開說明。像郵件誤寄這種可能導致資訊外洩的情形，在自行判斷聯絡對方之前，要先確認公司整體的因應方式。

要請別人做事時，要傳達背景、成果物、期限、分量這四項。只說「這個麻煩你」的話，接下的人不知道要做出什麼，就會重做。請託是增加對方工作的行為，所以要確認對方的狀況，急的時候要簡短附上理由。就算長篇大論說自己有多忙，對方的作業內容也不會因此確定下來。反過來要拒絕請託時，不要劈頭就說「我不行」，而是先放一句「恐れ入りますが（不好意思）」之類的緩衝語，再說明無法接下的理由，以及可以代替的做法，例如換個期限、只做一部分、換一位負責人。隨口答應卻在期限開天窗，比一開始就拒絕造成的困擾大得多。

會議的品質，在開會之前發出目的和議程時就決定了。議程要寫上議題、各議題所需時間、這場會議想拍板的事項，資料要事先寄出。開會中不只記錄發言，也要記錄做出決定的理由，結束時要把決議事項和待辦唸出來確認。會議紀錄一定要有的是：日期時間與地點、出席者、議題、決議事項、待辦、下次預定。待辦要湊齊「誰、在什麼時候之前、做什麼」這三點才能發揮作用。沒有做出結論的議題，如果不留下「這是未決」以及「由誰在什麼時候之前談定」，下次開會就會把同樣的討論再來一遍。會議紀錄越快價值越高，以當天之內共享為目標。

交接是要做出「後任不必問你也能讓工作運轉」的狀態。要把負責業務的一覽、進行中的案件及其狀況、相關人員和聯絡方式、過去的來龍去脈和注意事項、文件與資料的存放位置，整理成交接書。只用口頭交接一定會有遺漏。特別是「沒有留在文件上的約定」和「差點鬧成糾紛的來龍去脈」，是後任最頭痛的部分，一定要寫下來留存。

ミスに気づいたときの初動 6手順1. まず被害が広がるのを止める（送信・出荷・公開を止める）2. 隠さず、すぐ上司に伝える3. 事実を時系列で説明する（推測と事実を分ける）4. 影響範囲を示す（誰に、どこまで及ぶか）5. 応急の対応案を示して指示を仰ぐ6. 落ち着いてから原因を調べ、再発防止をまとめる

術語

初動（初期處置）

問題發生後立刻採取的第一個行動。以「止住損害擴大」和「儘早告訴主管」為兩大支柱。

防止再發（再発防止）

修改制度或程序，讓同樣的問題不再發生。原因分析在應急處理完成之後才做。

クッション言葉（緩衝語）

像「恐れ入りますが」「あいにくですが」這樣，放在請託或拒絕之前用來緩和印象的說法。

アジェンダ（議程）

寫著會議議題、各議題所需時間、想拍板事項的事前發放資料。目的是讓與會者能有準備地出席。

議事録（會議紀錄）

會議的紀錄。要寫日期時間與地點、出席者、議題、決議事項、待辦、下次預定。未決事項也要留存。

引継書（交接書）

交接時把業務一覽、進行中的案件、相關人員、注意事項、資料存放位置整理起來的文件。

例題

出處與依據: ※ 這方面沒有公定的規範。本課是把廣為通行的商務慣例整理而成