Cara bekerja

1. Hourensou dan cara menerima instruksi

Laporan, pemberitahuan, dan konsultasi tampak mirip padahal tujuan penerimanya dan maksudnya berbeda. Pekerjaan dimulai dari menerima instruksi dengan tepat dan mengembalikannya dengan tepat.

Hourensou (報連相) adalah kata yang merangkai huruf awal houkoku (laporan), renraku (pemberitahuan), dan soudan (konsultasi). Laporan adalah mengembalikan hasil atau perkembangan kepada orang yang memberi instruksi, pemberitahuan adalah memberitahukan fakta kepada orang yang terkait, dan konsultasi adalah meminta pendapat atau nasihat ketika Anda ragu dalam mengambil keputusan. Pokoknya adalah bahwa tujuannya berbeda: laporan mengarah ke atas, pemberitahuan ke samping dan sekeliling, dan konsultasi kepada atasan atau senior. Kegagalan yang paling sering dalam hal "saya kira sudah menyampaikan" adalah kelalaian berupa sudah melapor kepada atasan tetapi tidak memberitahukannya kepada bagian terkait.

Laporan disampaikan mulai dari kesimpulan. Urutannya seperti ini: "Mengenai perkara perusahaan A, mereka meminta tenggat diperpanjang 1 minggu. Alasannya keterlambatan bahan di pihak mereka. Dampaknya bagi kita adalah...". Bila Anda mulai bicara dari jalannya perkara, pendengar harus memikul informasi sambil menunggu kesimpulan, sehingga penilaiannya jadi tertunda. Dan kaidah bakunya, semakin buruk kabarnya semakin cepat disampaikan. Makin lama waktu berjalan, makin sedikit pilihan tindakan yang tersisa, jadi sekalipun belum terpecahkan, keluarkanlah faktanya dengan pengantar "ini belum terpecahkan, tetapi...". Yang paling menyulitkan atasan adalah baru diberi tahu adanya masalah pada hari tenggatnya.

Ketika menerima instruksi, begitu dipanggil bawalah dulu catatan dan alat tulis. Dasarnya adalah mendengarkan sampai selesai dan tidak menyela di tengah; tetapi setelah selesai mendengarkan, periksalah kelengkapan 5W2H, yaitu kapan, di mana, siapa, apa, mengapa, bagaimana, dan berapa banyak. Terutama tenggatnya dan bentuk hasil kerja berupa sampai sejauh mana harus dikerjakan, itu wajib dipastikan. Bila Anda diberi tahu "secepatnya saja", ambil kesepakatan dengan menyodorkan tanggal dan jam yang konkret dari pihak Anda, misalnya "apakah dalam hari ini sudah cukup?". Terakhir, ulangi pokok-pokoknya, dan setelah kembali ke meja, rapikan catatan lalu tetapkan rencana memulainya; sampai di situlah satu rangkaian pekerjaannya.

Pada kerja dari rumah, hal yang tadinya tersampaikan begitu saja karena meja berdekatan jadi tidak tersampaikan. Bagikan secara singkat ketika Anda mulai bekerja, ketika mencapai satu tahap, dan ketika selesai. Obrolan daring punya kelebihan berupa lawan bisa memilih waktu membacanya, tetapi sebaliknya tidak cocok untuk urusan mendesak sehingga beralihlah ke telepon atau rapat. Untuk konsultasi yang meminta keputusan, jangan berbalas-balasan panjang hanya dengan tulisan, melainkan jadikan panggilan suara singkat. Bila Anda bisa melakukan ketiga peralihan ini, pekerjaan tetap berjalan meskipun terpisah jarak. Di sisi lain, panggilan suara tidak meninggalkan rekaman, jadi hal yang sudah diputuskan harus selalu dituliskan dan dibagikan. Sekalipun ada rekaman video, mencarinya memakan waktu sehingga penulisan pokok-pokoknya tetap tidak bisa dilewatkan.

指示の受け方 6手順1. 呼ばれたらメモと筆記具を持って行く2. 話は最後まで聞き、途中で口をはさまない3. 5W2H の抜けを確かめる（とくに期限と成果物の形）4. なぜその仕事が必要かという背景も聞く5. 要点を復唱して認識をそろえる6. 席に戻ったらメモを整理し、着手の予定を決める

Istilah penting

Laporan (houkoku, 報告)

Mengembalikan hasil atau perkembangan kepada orang yang memberi instruksi. Kesimpulan disampaikan lebih dulu, dan fakta dipisahkan dari pendapat sendiri.

Pemberitahuan (renraku, 連絡)

Memberitahukan fakta kepada orang yang terkait. Bukan untuk meminta keputusan; pokoknya adalah menyampaikannya kepada semua orang yang terkena dampaknya.

Konsultasi (soudan, 相談)

Meminta pendapat atau nasihat kepada atasan atau senior ketika ragu mengambil keputusan. Bila Anda datang sambil menyiapkan keadaan dan pilihan-pilihannya, keputusan bisa diambil dalam waktu singkat.

5W2H

Tujuh butir pemeriksaan: kapan, di mana, siapa, apa, mengapa, bagaimana, dan berapa banyak. Dipakai untuk memeriksa kelengkapan saat menerima instruksi.

Laporan antara

Melaporkan perkembangan di tengah jalan sebelum pekerjaan selesai. Pada pekerjaan yang panjang, bila Anda menetapkan titik-titik tahapnya, penyimpangan arah bisa cepat diperbaiki.

Pengulangan

Mengulangi pokok-pokok instruksi yang diterima dengan bersuara, untuk memastikan pemahaman sudah sama.

Contoh soal

Sumber dan dasar: ※ Tidak ada ketentuan resmi mengenai hal ini. Ini adalah rangkuman kebiasaan bisnis yang berlaku luas

2. Prioritas dan pengelolaan jadwal

Kita akan menguasai cara menjajarkan pekerjaan ketika beberapa pekerjaan menumpuk bersamaan, cara menyampaikan kemajuan, serta dasar-dasar hukum tentang jam kerja dan cuti.

Bila pekerjaan menumpuk, jajarkanlah dengan dua sumbu: tingkat kegentingan dan tingkat kepentingan. Yang genting sekaligus penting adalah prioritas tertinggi, tetapi yang menentukan hasil kerja adalah yang penting namun tidak genting, yaitu penyusunan rencana, perbaikan, pembelajaran, dan pembinaan hubungan. Bagian ini akan selalu tertunda bila waktunya tidak diamankan lebih dulu. Yang genting tetapi tidak penting, misalnya pertanyaan yang bisa segera dijawab, cenderung Anda kerjakan duluan; tetapi bila Anda tenggelam di dalamnya, pekerjaan yang penting selalu berakhir tepat menjelang tenggat. Untuk yang tidak genting dan tidak penting sekaligus, konsultasikan kepada atasan termasuk kemungkinan menghentikannya. Bila ragu, keputusannya jadi lebih mudah bila Anda mengukurnya bukan hanya dari tenggatnya, melainkan dari "siapa yang akan kesulitan dan seberapa besar bila ini terlambat".

PDCA adalah cara berpikir memutar empat tahap: Plan (rencana), Do (pelaksanaan), Check (penilaian), dan Act (perbaikan). Yang penting adalah memastikan Check dimasukkan; bila dibiarkan hanya dijalankan tanpa dinilai, kesalahan yang sama akan terulang. Agar bisa dinilai, pada tahap perencanaan perlu ditetapkan "apa yang terjadi barulah disebut berhasil" dalam bentuk angka atau keadaan. Bila Anda beralih ke pelaksanaan dengan sasaran yang masih kabur, tidak ada cara menilainya belakangan.

Jadwal disusun dengan menghitung mundur dari tenggatnya. Bila waktu kerja dijajarkan tanpa celah, penundaan pasti terjadi karena adanya sisipan pekerjaan dan pengulangan, jadi kosongkanlah sekitar dua puluh persen dari keseluruhan sebagai kelonggaran. Jangan lupa memasukkan pula waktu menunggu pemeriksaan atau keputusan orang lain ke dalam tahapannya. Pada pekerjaan yang panjang, tetapkan sendiri tenggat antara dan sampaikan laporan antara pada titik itu. Begitu Anda tahu akan terlambat, sampaikan kesimpulannya lebih dulu, lalu sudah sejauh mana kemajuannya, apa penyebabnya, apa yang diperlukan, dan kapan Anda bisa menyerahkannya. Laporan yang terlalu rinci merampas waktu lawan, jadi lebih baik menetapkan titik-titik tahapnya lalu melaporkannya.

Jam kerja memiliki batas atas menurut undang-undang. Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan (労働基準法, Roudou Kijunhou) menetapkan bahwa pekerja tidak boleh dipekerjakan melebihi 40 jam seminggu dan 8 jam sehari, di luar waktu istirahat (Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 32). Untuk mempekerjakan melebihi itu, diperlukan perjanjian tertulis dengan serikat pekerja yang beranggotakan lebih dari separuh pekerja atau dengan wakil lebih dari separuh pekerja, serta pelaporannya kepada instansi pemerintah (Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 36). Perjanjian inilah yang umum disebut Perjanjian Pasal 36 (36協定, saburoku kyoutei). Kerja lembur tidak dimulai atas penilaian Anda sendiri, melainkan diajukan menurut prosedur yang ditetapkan perusahaan. Mengenai istirahat pun ditetapkan bahwa bila jam kerja melebihi 6 jam harus diberikan sekurang-kurangnya 45 menit, dan bila melebihi 8 jam sekurang-kurangnya 1 jam, di tengah jam kerja (Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 34 ayat 1).

Cuti tahunan berbayar ditetapkan wajib diberikan sebanyak 10 hari kerja, baik berturut-turut maupun terbagi, kepada pekerja yang telah bekerja terus-menerus selama 6 bulan terhitung sejak hari penerimaan kerja dan hadir sekurang-kurangnya 80 persen dari seluruh hari kerja (Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 39 ayat 1). Setelah itu, jumlah harinya bertambah sesuai lama masa kerja terus-menerus. Dalam mengambilnya, tidak ada kewajiban menjelaskan alasannya. Namun bila memberikannya pada waktu yang diminta akan mengganggu jalannya usaha secara normal, perusahaan dapat memberikannya pada waktu lain (pasal yang sama ayat 5). Sebagai praktik kerja, adabnya adalah mengajukan permohonan sedini mungkin begitu hari liburnya ditetapkan, serta menyampaikan kepada pihak terkait keadaan perkara yang sedang berjalan, kontak selama Anda tidak ada, dan arah penanganannya.

遅れそうなときの報告 5手順1. 遅れそうだと分かった時点ですぐ声をかける2. 結論を先に言う（当初の期限に間に合いません）3. 現在どこまで終わっているかを示す4. 遅れの原因と、必要な支援を具体的に伝える5. いつなら出せるかを自分から提案する

Istilah penting

Tingkat kegentingan

Derajat sampai kapan sesuatu harus dikerjakan. Diukur dari dekatnya tenggat.

Tingkat kepentingan

Derajat seberapa besar pengaruh pekerjaan itu terhadap hasil. Lebih mudah dinilai bila diukur dari siapa yang akan kesulitan dan seberapa besar bila terlambat.

PDCA

Cara menjalankan pekerjaan dengan mengulang empat tahap: Plan (rencana), Do (pelaksanaan), Check (penilaian), Act (perbaikan). Bila penilaiannya dilewati, kesalahan yang sama akan terulang.

Hitung mundur

Menyusun rencana dengan menelusuri tahapannya mundur dari tenggat. Perhitungkan kelonggaran untuk menghadapi sisipan pekerjaan dan waktu menunggu pemeriksaan orang lain.

Perjanjian Pasal 36 (36協定, saburoku kyoutei)

Sebutan bagi perjanjian antara pekerja dan pengusaha yang diperlukan untuk mempekerjakan melebihi jam kerja menurut undang-undang. Perjanjian tertulis harus dibuat dan dilaporkan kepada instansi pemerintah (Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 36).

Cuti tahunan berbayar

Cuti sebanyak 10 hari kerja yang diberikan kepada pekerja yang telah bekerja terus-menerus 6 bulan dan hadir sekurang-kurangnya 80 persen dari seluruh hari kerja (Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 39 ayat 1). Pengambilannya tidak memerlukan penjelasan alasan.

Hak mengubah waktu cuti

Mekanisme yang memungkinkan perusahaan memberikan cuti pada waktu lain apabila memberikannya pada waktu yang diminta akan mengganggu jalannya usaha secara normal (Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 39 ayat 5).

Contoh soal

Sumber dan dasar: Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 32, Pasal 34, Pasal 36, Pasal 39 / ※ Selebihnya adalah kebiasaan dagang yang tidak diatur secara resmi

3. Tindakan awal saat berbuat salah, serta permintaan, rapat, dan serah terima

Justru ketika keadaan tidak berjalan mulus, pola diperlukan. Kita akan merangkum tindakan awal ketika berbuat salah, cara meminta tolong dan cara menolak, adab rapat, serta serah terima pekerjaan.

Tindakan awal ketika menyadari kesalahan intinya hanya dua: jangan menyembunyikannya, dan segera sampaikan kepada atasan. Urutannya: pertama hentikan meluasnya kerugian, lalu sampaikan faktanya, tunjukkan lingkup dampaknya, ajukan usulan penanganan darurat dan mintalah petunjuk, dan terakhir rangkumlah penyebabnya beserta pencegahan agar tidak terulang. Analisis penyebab boleh dilakukan setelah keadaan tenang; yang lebih dahulu diperlukan adalah menghentikan kerugiannya. Bila Anda memakai waktu untuk berusaha menebusnya sendirian, selama itu dampaknya justru meluas. Jangan mulai dari dalih; keluarkan faktanya lebih dulu dengan "mohon maaf, telah terjadi hal seperti ini", dan jelaskan dengan memisahkan dugaan dari fakta. Bila ada kemungkinan berujung pada kebocoran informasi seperti pada salah kirim surel, pastikan dahulu bagaimana penanganan perusahaan sebelum Anda menghubungi pihak itu atas penilaian Anda sendiri.

Ketika meminta orang lain mengerjakan sesuatu, sampaikan empat hal: latar belakang, hasil kerja yang diharapkan, tenggat, dan volumenya. Dengan "tolong ini saja", pihak yang menerima tidak tahu harus membuat apa dan berakhir dengan pengerjaan ulang. Permintaan adalah tindakan yang menambah pekerjaan lawan, jadi pastikan keadaannya, dan bila mendesak, tambahkan alasannya secara singkat. Menguraikan panjang lebar betapa sibuknya Anda tidak akan menentukan isi pekerjaan lawan. Sebaliknya, ketika menolak permintaan, jangan langsung berkata "tidak bisa"; letakkan kata bantalan seperti "osoreirimasu ga", lalu tunjukkan alasan Anda tidak bisa menerimanya beserta hal yang bisa Anda lakukan sebagai gantinya, misalnya tenggat lain, hanya sebagiannya, atau penanggung jawab lain. Menyanggupi dengan gampang lalu meleset dari tenggat jauh lebih merepotkan daripada menolak sejak awal.

Mutu rapat ditentukan oleh pembagian tujuan dan agenda sebelum rapat dibuka. Pada agenda, tulislah pokok bahasannya, lama waktu tiap pokok bahasan, dan apa yang ingin diputuskan dalam rapat itu, lalu kirimkan bahannya lebih dahulu. Selama rapat, catatlah bukan hanya ucapan orang, melainkan juga alasan sampai suatu keputusan diambil; dan pada akhirnya bacakan hal yang diputuskan beserta pekerjaan rumahnya untuk dipastikan. Yang wajib ada dalam notulen adalah tanggal-jam dan tempat, peserta, pokok bahasan, hal yang diputuskan, pekerjaan rumah, dan rencana pertemuan berikutnya. Pekerjaan rumah baru berfungsi bila tiga hal lengkap: siapa, sampai kapan, dan mengerjakan apa. Pokok bahasan yang tidak menghasilkan kesimpulan pun, bila tidak dicatat bahwa ia belum diputuskan dan siapa yang akan mematangkannya sampai kapan, akan membuat perdebatan yang sama terulang pada rapat berikutnya. Notulen makin cepat makin tinggi nilainya, jadi jadikan pembagiannya pada hari itu juga sebagai patokan.

Serah terima adalah pekerjaan menciptakan keadaan agar pekerjaan tetap berjalan tanpa penerus Anda perlu bertanya kepada Anda. Rangkumlah dalam surat serah terima: daftar pekerjaan yang ditangani, perkara yang sedang berjalan beserta keadaannya, pihak terkait dan kontaknya, riwayat masa lalu dan hal yang perlu diperhatikan, serta tempat penyimpanan dokumen dan data. Serah terima yang hanya lisan pasti menyisakan yang terlewat. Terutama "janji yang tidak tertinggal dalam dokumen" dan "riwayat kejadian yang nyaris menjadi masalah" adalah bagian yang paling menyulitkan penerus, jadi pastikan ditulis dan ditinggalkan.

ミスに気づいたときの初動 6手順1. まず被害が広がるのを止める（送信・出荷・公開を止める）2. 隠さず、すぐ上司に伝える3. 事実を時系列で説明する（推測と事実を分ける）4. 影響範囲を示す（誰に、どこまで及ぶか）5. 応急の対応案を示して指示を仰ぐ6. 落ち着いてから原因を調べ、再発防止をまとめる

Istilah penting

Tindakan awal

Tindakan pertama yang diambil tepat setelah masalah terjadi. Tiangnya adalah menghentikan meluasnya kerugian dan cepat menyampaikannya kepada atasan.

Pencegahan berulang

Memperbaiki mekanisme dan prosedur agar masalah yang sama tidak terjadi dua kali. Analisis penyebab dilakukan setelah penanganan darurat selesai.

Kata bantalan

Ungkapan yang diletakkan sebelum permintaan atau penolakan untuk memperlembut kesannya, seperti "osoreirimasu ga" dan "ainiku desu ga".

Agenda

Bahan yang dibagikan sebelum rapat, berisi pokok bahasan, lama waktu tiap pokok bahasan, dan apa yang ingin diputuskan. Dibuat agar peserta bisa datang dengan persiapan.

Notulen

Rekaman rapat. Ditulis tanggal-jam dan tempat, peserta, pokok bahasan, hal yang diputuskan, pekerjaan rumah, dan rencana berikutnya. Hal yang belum diputuskan pun ditinggalkan.

Surat serah terima

Dokumen yang merangkum daftar pekerjaan, perkara yang sedang berjalan, pihak terkait, hal yang perlu diperhatikan, dan tempat penyimpanan bahan, ketika terjadi pergantian penanggung jawab.

Contoh soal

Sumber dan dasar: ※ Tidak ada ketentuan resmi mengenai hal ini. Ini adalah rangkuman kebiasaan bisnis yang berlaku luas