Desfășurarea muncii

1. Hōrensō și felul de a primi o dispoziție

Raportarea, informarea și consultarea par asemănătoare, dar au și destinatari, și scopuri diferite. Munca începe de la a primi exact o dispoziție și a răspunde exact la ea.

Hōrensō (報連相) este cuvântul făcut din începuturile lui hōkoku (報告, raportare), renraku (連絡, informare) și sōdan (相談, consultare). Raportarea înseamnă a-i întoarce rezultatul sau mersul lucrurilor celui care a dat dispoziția, informarea înseamnă a le aduce faptele la cunoștință celor implicați, iar consultarea înseamnă a cere o părere sau un sfat atunci când eziți asupra unei hotărâri. Esențialul este că destinatarul diferă: raportarea merge în sus, informarea în lateral și în jur, iar consultarea către șef sau către colegii mai vechi. Cea mai frecventă greșeală din categoria „credeam că am spus” este scăparea de felul: i-am raportat șefului, dar nu am informat secția implicată.

Raportarea începe cu concluzia. Ordinea este: „în privința firmei A, ne-au cerut să prelungim termenul de livrare cu 1 săptămână. Motivul este întârzierea materialelor la ei. Efectul asupra noastră este…”. Dacă începi cu desfășurarea, cel care ascultă trebuie să țină minte informațiile în timp ce așteaptă concluzia, iar hotărârea întârzie. Iar regula de fier este ca vestea proastă să fie transmisă cu atât mai repede. Cum, pe măsură ce trece timpul, scad soluțiile dintre care se poate alege, scoți faptele la iveală chiar dacă lucrurile nu s-au rezolvat, punând înainte „încă nu s-a rezolvat, dar…”. Ce îl pune cel mai rău pe șef este să afle de o problemă abia în ziua termenului.

Când primești o dispoziție, dacă ai fost chemat, mergi mai întâi cu ceva de scris și cu ce scrie. De principiu, asculți până la capăt și nu întrerupi, dar după ce ai ascultat verifici ce lipsește din 5W2H, adică: când, unde, cine, ce, de ce, cum și cât. Mai ales termenul și forma rezultatului cerut, adică până unde trebuie dus lucrul, se verifică neapărat. Dacă ți se spune „cât mai repede”, propui tu o dată și o oră concrete și cădeți de acord: „este bine până la sfârșitul zilei de azi?”. La sfârșit repeți punctele esențiale, iar când te-ai întors la locul tău pui notițele în ordine și stabilești când începi — abia aici se încheie șirul de operațiuni.

La munca de acasă nu se mai transmite de la sine ceea ce se transmitea firesc când stăteați aproape. Împărtășești pe scurt când începi lucrul, când ajungi la o etapă și când termini. Chatul are avantajul că celălalt își alege când citește, dar tocmai de aceea nu se potrivește treburilor grabnice, așa că treci la telefon sau la o ședință. La consultările în care ceri o hotărâre nu face schimburi lungi doar în scris, ci o convorbire scurtă. Dacă știi să faci aceste trei schimbări, munca merge și de la depărtare. Pe de altă parte, convorbirea nu lasă urmă, așa că cele hotărâte se scriu neapărat și se împărtășesc. Chiar dacă există o înregistrare, căutarea în ea ia timp, deci punerea în scris a punctelor esențiale nu se poate sări.

指示の受け方 6手順1. 呼ばれたらメモと筆記具を持って行く2. 話は最後まで聞き、途中で口をはさまない3. 5W2H の抜けを確かめる（とくに期限と成果物の形）4. なぜその仕事が必要かという背景も聞く5. 要点を復唱して認識をそろえる6. 席に戻ったらメモを整理し、着手の予定を決める

Termeni-cheie

Raportarea (報告, hōkoku)

A-i întoarce rezultatul sau mersul lucrurilor celui care a dat dispoziția. Spui întâi concluzia și desparți faptele de propria părere.

Informarea (連絡, renraku)

A le aduce faptele la cunoștință celor implicați. Nu cere o hotărâre, iar esențialul este să ajungă la toți cei pe care îi privește.

Consultarea (相談, sōdan)

A cere o părere sau un sfat de la șef sau de la un coleg mai vechi atunci când eziți asupra unei hotărâri. Dacă vii cu situația și cu variantele pregătite, lucrul se hotărăște în scurt timp.

5W2H

Cele șapte puncte de verificat: când, unde, cine, ce, de ce, cum și cât. Se folosesc ca să vezi ce lipsește din dispoziția primită.

Raportul intermediar (中間報告, chūkan hōkoku)

A raporta stadiul lucrării înainte ca ea să se încheie. La lucrările lungi, dacă stabilești puncte de etapă și le introduci, abaterile de direcție se pot îndrepta devreme.

Repetarea de confirmare (復唱, fukushō)

A repeta cu voce tare punctele esențiale ale dispoziției primite, spre a verifica dacă ați înțeles amândoi la fel.

Exemple rezolvate

Surse și temei: ※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate

2. Prioritățile și gestionarea programului

Reținem felul de a-ți așeza treburile când ai mai multe deodată, felul de a comunica stadiul lor și bazele legale privitoare la timpul de lucru și la concediu.

Când treburile se suprapun, le așezi după două axe: cât de urgente și cât de importante sunt. Cele urgente și totodată importante au prioritatea cea mai mare, dar ceea ce hotărăște rezultatul sunt cele importante, dar nu urgente: alcătuirea planurilor, îmbunătățirile, învățarea, legarea relațiilor. Acestea rămân mereu pe planul al doilea dacă nu le rezervi timp dinainte. La cele urgente, dar nu importante — de pildă o întrebare la care poți răspunde pe loc — te apuci fără să vrei mai întâi, dar dacă te îngropi în ele, munca importantă ajunge de fiecare dată chiar înaintea termenului. La cele care nu sunt nici urgente, nici importante, te sfătuiești cu șeful, inclusiv dacă se poate renunța la ele. Când eziți, este mai ușor de hotărât dacă măsori nu numai după termen, ci și după „cine și cât de mult are de suferit dacă întârzii”.

PDCA este felul de a gândi în care se învârt cele patru etape Plan (planificare), Do (execuție), Check (verificare) și Act (îmbunătățire). Important este să introduci neapărat Check, fiindcă, dacă lași lucrurile făcute și atât, repeți aceleași greșeli. Ca să poți evalua, este nevoie ca încă din etapa planificării să hotărăști, în cifre sau ca stare, „ce anume trebuie să se întâmple ca lucrul să fie o izbândă”. Dacă treci la execuție cu un obiectiv rămas neclar, mai târziu nu mai ai cum să evaluezi.

Programul se alcătuiește socotind înapoi de la termen. Dacă înșiri timpii de lucru fără niciun spațiu între ei, întârzii negreșit din pricina întreruperilor și a refacerilor, așa că lași liber, ca rezervă, cam două zecimi din total. Nu uita să cuprinzi în etape și timpul de așteptare a verificărilor și a aprobărilor de la alții. La lucrările lungi îți pui singur termene intermediare și faci acolo rapoarte intermediare. În momentul în care îți dai seama că riști să întârzii, spui întâi concluzia și apoi până unde ai ajuns, care este cauza, de ce ai nevoie și când ai putea preda. Rapoartele prea amănunțite răpesc timpul celuilalt, deci este bine să stabilești puncte de etapă și să le dai atunci.

Timpul de lucru are limite legale. Legea privind standardele de muncă prevede că lucrătorul nu poate fi pus să muncească peste 40 de ore pe săptămână și peste 8 ore pe zi, fără a socoti pauzele (Legea privind standardele de muncă, articolul 32). Ca să poată munci peste aceste limite, este nevoie de un acord scris încheiat cu sindicatul care cuprinde mai mult de jumătate dintre lucrători sau cu reprezentantul a mai mult de jumătate dintre lucrători, acord care trebuie depus la autoritatea administrativă (Legea privind standardele de muncă, articolul 36). Acest acord este ceea ce se numește în general acordul 36 (36協定, saburoku kyōtei). Orele suplimentare nu se încep după judecata proprie, ci se cer după procedura stabilită de firmă. Și în privința pauzelor se prevede că, atunci când timpul de lucru depășește 6 ore, trebuie acordate în cursul lui cel puțin 45 de minute, iar când depășește 8 ore, cel puțin 1 oră (Legea privind standardele de muncă, articolul 34 alineatul 1).

Concediul anual plătit trebuie acordat, în măsură de 10 zile lucrătoare, luate continuu sau fracționat, lucrătorului care a lucrat neîntrerupt 6 luni socotite de la ziua angajării și care s-a prezentat la lucru cel puțin 8 zecimi (80%) din totalul zilelor lucrătoare (Legea privind standardele de muncă, articolul 39 alineatul 1). Mai departe, numărul de zile crește după anii de vechime neîntreruptă. Pentru a-l lua nu există obligația de a explica motivul. Totuși, dacă acordarea lui în perioada cerută ar împiedica mersul normal al activității, firma îl poate acorda în altă perioadă (același articol, alineatul 5). În practică, buna rânduială este ca, după ce s-au hotărât zilele libere, să depui cererea din timp și să le comunici celor implicați stadiul dosarelor aflate în lucru, datele de contact pe durata absenței și cum se procedează.

遅れそうなときの報告 5手順1. 遅れそうだと分かった時点ですぐ声をかける2. 結論を先に言う（当初の期限に間に合いません）3. 現在どこまで終わっているかを示す4. 遅れの原因と、必要な支援を具体的に伝える5. いつなら出せるかを自分から提案する

Termeni-cheie

Gradul de urgență (緊急度, kinkyūdo)

Cât de curând trebuie făcut lucrul. Se măsoară după apropierea termenului.

Gradul de importanță (重要度, jūyōdo)

Cât de mult lucrează acea treabă la rezultat. Este mai ușor de judecat dacă îl măsori după cine și cât de mult are de suferit dacă întârzii.

PDCA

Felul de a înainta prin repetarea celor patru etape Plan (planificare), Do (execuție), Check (verificare) și Act (îmbunătățire). Dacă sari peste verificare, repeți aceleași greșeli.

Socotitul înapoi (逆算, gyakusan)

A alcătui planul urcând etapele înapoi, pornind de la termen. Se lasă o rezervă pentru întreruperi și pentru așteptarea verificărilor de la alții.

Acordul 36 (36協定, saburoku kyōtei)

Denumirea obișnuită a acordului dintre angajator și lucrători, necesar pentru a se munci peste timpul de lucru legal. Trebuie încheiat în scris și depus la autoritatea administrativă (Legea privind standardele de muncă, articolul 36).

Concediul anual plătit (年次有給休暇, nenji yūkyū kyūka)

Concediul de 10 zile lucrătoare care se acordă lucrătorului ce a lucrat neîntrerupt 6 luni și s-a prezentat la lucru cel puțin 8 zecimi din totalul zilelor lucrătoare (Legea privind standardele de muncă, articolul 39 alineatul 1). Pentru a-l lua nu trebuie explicat motivul.

Dreptul de schimbare a perioadei (時季変更権, jiki henkōken)

Mecanismul prin care firma poate acorda concediul plătit în altă perioadă, dacă acordarea lui în perioada cerută ar împiedica mersul normal al activității (Legea privind standardele de muncă, articolul 39 alineatul 5).

Exemple rezolvate

Surse și temei: Legea privind standardele de muncă (労働基準法, Rōdō Kijun Hō), articolele 32, 34, 36 și 39 / ※ restul sunt uzanțe comerciale fără reglementare oficială

3. Primele mișcări după o greșeală, rugămintea, ședința și predarea atribuțiilor

Cu cât lucrurile merg mai prost, cu atât e mai mare nevoia de un tipar. Strângem laolaltă primele mișcări după o greșeală, felul de a cere ceva cuiva și de a refuza, buna rânduială a ședințelor și predarea atribuțiilor.

Primele mișcări, atunci când ai observat o greșeală, se reduc la a nu o ascunde și a-i spune îndată șefului. Ordinea este: mai întâi oprești lărgirea pagubei, apoi comunici faptele, arăți întinderea efectelor, propui o rezolvare de urgență și ceri îndrumare, iar la sfârșit pui laolaltă cauza și măsurile de preîntâmpinare a repetării. Analiza cauzei se poate face după ce te-ai liniștit; ceea ce trebuie mai întâi este oprirea pagubei. Dacă folosești timpul încercând să îndrepți totul singur, între timp efectele se lărgesc. Nu începe cu justificări, ci scoate faptele întâi — „îmi pare rău, s-a întâmplat lucrul acesta” — și explică despărțind presupunerile de fapte. Când există riscul unei scurgeri de informații, ca la un e-mail trimis greșit, verifici cum se procedează la nivelul firmei înainte de a lua tu legătura cu cel implicat, după judecata ta.

Când ceri cuiva să facă o treabă, îi transmiți patru lucruri: fondul chestiunii, rezultatul cerut, termenul și volumul. Numai cu „te rog, ia asta” cel care primește nu știe ce trebuie să facă și lucrul se reia de la capăt. Cererea este o faptă prin care îi înmulțești celuilalt munca, așa că îi verifici situația, iar dacă lucrul este grabnic, adaugi pe scurt motivul. Dacă înșiri pe larg cât de ocupat ești tu, conținutul muncii lui tot nu se lămurește. Invers, când refuzi o rugăminte, nu spui din capul locului „nu pot”, ci pui o vorbă-tampon, precum „osoreirimasu ga”, și arăți motivul pentru care nu poți primi treaba și ceea ce poți face în schimb: un alt termen, numai o parte, un alt coleg. Să primești ușor și apoi să scapi termenul deranjează mult mai mult decât un refuz de la bun început.

La ședințe, calitatea se hotărăște prin trimiterea scopului și a ordinii de zi înainte de deschidere. În ordinea de zi se scriu punctele de discuție, timpul necesar fiecărui punct și ceea ce vrei să se hotărască la acea ședință, iar materialele se trimit dinainte. În timpul ședinței se consemnează nu numai luările de cuvânt, ci și motivele pentru care s-a ajuns la hotărâri, iar la sfârșit se citesc cu voce tare, spre confirmare, hotărârile și sarcinile rămase. În procesul-verbal trebuie neapărat să se afle: data, ora și locul, participanții, punctele de discuție, hotărârile, sarcinile rămase și programul următoarei ședințe. O sarcină rămasă funcționează abia atunci când sunt laolaltă trei lucruri: cine, până când și ce face. Și pentru punctele la care nu s-a ajuns la o concluzie, dacă nu lași scris că sunt nerezolvate și cine le duce la capăt până când, la ședința următoare se reia aceeași discuție. Cum procesul-verbal are cu atât mai multă valoare cu cât apare mai repede, reperul este împărtășirea lui chiar în ziua respectivă.

Predarea atribuțiilor este munca de a face astfel încât treaba să meargă fără ca urmașul tău să fie nevoit să te întrebe pe tine. În documentul de predare strângi lista atribuțiilor, dosarele în lucru și stadiul lor, persoanele implicate și datele lor de contact, istoricul și punctele de luat aminte, precum și locul unde se află actele și datele. La o predare făcută numai pe cale orală apar negreșit scăpări. Mai ales „înțelegerile care nu au rămas în scris” și „împrejurările în care era cât pe ce să apară o problemă” sunt partea care îl încurcă cel mai mult pe urmaș, așa că se scriu neapărat și se lasă scrise.

ミスに気づいたときの初動 6手順1. まず被害が広がるのを止める（送信・出荷・公開を止める）2. 隠さず、すぐ上司に伝える3. 事実を時系列で説明する（推測と事実を分ける）4. 影響範囲を示す（誰に、どこまで及ぶか）5. 応急の対応案を示して指示を仰ぐ6. 落ち着いてから原因を調べ、再発防止をまとめる

Termeni-cheie

Primele mișcări (初動, shodō)

Prima faptă pe care o săvârșești imediat după ivirea unei probleme. Stâlpii ei sunt oprirea lărgirii pagubei și înștiințarea grabnică a șefului.

Preîntâmpinarea repetării (再発防止, saihatsu bōshi)

Îndreptarea mecanismelor și a procedurilor astfel încât aceeași problemă să nu se mai ivească a doua oară. Analiza cauzei se face după ce s-a încheiat rezolvarea de urgență.

Vorba-tampon (クッション言葉, kusshon kotoba)

Formulări precum „osoreirimasu ga” (iertați-mă, dar) și „ainiku desu ga” (din păcate), puse înaintea unei rugăminți sau a unui refuz spre a înmuia impresia.

Ordinea de zi (アジェンダ, ajenda)

Materialul împărțit dinainte, în care se scriu punctele de discuție ale ședinței, timpul necesar fiecăruia și ceea ce se vrea hotărât. Slujește ca participanții să vină pregătiți.

Procesul-verbal (議事録, gijiroku)

Consemnarea ședinței. Se scriu data, ora și locul, participanții, punctele de discuție, hotărârile, sarcinile rămase și programul următoarei ședințe. Se lasă scrise și chestiunile nerezolvate.

Documentul de predare (引継書, hikitsugisho)

Documentul care strânge, la schimbarea celui însărcinat, lista atribuțiilor, dosarele în lucru, persoanele implicate, punctele de luat aminte și locul unde se află materialele.

Exemple rezolvate

Surse și temei: ※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate