工作推进

1. 報連相与接受指示的方法

報告・連絡・相談看着相似，但对象和目的都不同。工作从准确接收指示、准确回复开始。

報連相（ほうれんそう／hōrensō）是把 報告（汇报）・連絡（通知）・相談（商量）三个词的头一个字连起来的说法。報告是把结果或经过回给下指示的人，連絡是把事实告知相关的人，相談是在判断拿不准时征求意见或建议。要点在于对象不同：報告朝上，連絡朝横向和周围，相談朝上司或前辈。「以为自己说过了」这类失误中最多的，就是向上司汇报了，却漏了通知相关部门。

汇报要从结论说起。顺序是这样：「关于A公司那件事，对方希望交期延后1周。原因是他们那边零部件延误。对我方的影响是……」。若从经过讲起，听者就得一边等结论一边抱着信息，判断因此变慢。而且，越是坏消息越要早报，这是铁律。时间拖得越久可选的手段越少，所以即使还没解决，也要先垫一句「虽然还没解决」再把事实拿出来。上司最头疼的，就是到了截止日当天才第一次得知有问题。

接受指示时，被叫过去就先带上便条和笔。基本是把话听到最后、中途不插嘴；但听完之后要核对5W2H，也就是何时・何地・谁・做什么・为什么・怎么做・多少钱，有没有遗漏。特别是期限，以及「要做到什么程度」这个成果物的形式，一定要确认。如果对方说「尽量早一点」，就由自己给出具体日期时间来达成一致：「今天之内可以吗？」最后复述要点，回到座位后整理便条、定下着手的计划——到这一步才算一整套作业。

居家办公时，原本座位挨着就自然传达出去的事，现在传不到了。开始作业时、告一段落时、结束时，都要简短地共享一下。聊天工具的好处是对方可以自己选阅读的时间，反过来它不适合急事，急事要切换成电话或会议。请人拍板的商量，不要只用文字长篇往返，改成简短通话。能做到这三种切换，人分开了工作也照样转得动。另一方面，通话不留记录，所以定下来的事务必写成文字共享。即便有录像，找起来也费时间，要点的文字化仍然省不掉。

指示の受け方 6手順1. 呼ばれたらメモと筆記具を持って行く2. 話は最後まで聞き、途中で口をはさまない3. 5W2H の抜けを確かめる（とくに期限と成果物の形）4. なぜその仕事が必要かという背景も聞く5. 要点を復唱して認識をそろえる6. 席に戻ったらメモを整理し、着手の予定を決める

术语

報告（hōkoku，汇报）

把结果或经过回给下指示的人。先说结论，把事实和自己的意见分开来讲。

連絡（renraku，通知）

把事实告知相关的人。不是求判断，要点是送达所有会受影响的人。

相談（sōdan，商量）

判断拿不准时，向上司或前辈征求意见和建议。把状况和备选方案准备好再去，短时间就能定。

5W2H

何时・何地・谁・做什么・为什么・怎么做・多少钱这七个确认项。用来检查接受指示时有无遗漏。

中間報告（中间汇报）

在工作结束之前汇报中途的进展。长期工作定好节点插入，就能及早纠正方向偏差。

復唱（复述）

把接到的指示要点出声重复一遍，确认双方认知是否一致。

例题

出处与依据: ※ 没有法律层面的规定。这里整理的是被广泛通用的商务惯例

2. 优先顺序与日程管理

掌握同时手握多项工作时的排序方法、进度的汇报方式，以及关于劳动时间和休假的法律基本知识。

工作撞在一起时，按紧急度和重要度这两条轴来排。既紧急又重要的最优先；不过左右成果的，其实是重要但不紧急的那些，也就是做计划、改进、学习、经营关系。这一块不先把时间占出来，就会永远被往后推。紧急但不重要的，比如马上就能回的咨询，往往会先动手，可一旦被这些埋住，重要的工作每次都会拖到截止前夕。既不紧急也不重要的，连「能不能不做」一起向上司商量。犹豫时，不只看期限，而用「延误了会让谁、有多为难」来衡量，就容易定下来。

PDCA 是把 Plan（计划）、Do（执行）、Check（评估）、Act（改进）这四个阶段循环起来的思路。重要的是必须放进 Check，做完就撒手不管，就会重复同样的失败。要能评估，就必须在计划阶段用数字或状态定下「什么变成什么样算成功」。目标含糊就进入执行，事后根本无从评估。

日程要从截止日倒推来排。把作业时间排得密不透风，一有插单或返工就必然延误，所以整体要留出两成左右作为余量。也别忘了把等别人确认和等决裁的时间也算进工序里。长期的工作要自己设中途的截止点，在那里做中间汇报。一旦发现可能延误，就先说结论，再讲进行到哪里、原因是什么、需要什么、什么时候能交。过于琐碎的汇报会占用对方时间，所以定好节点再报比较好。

劳动时间有法律上的上限。《労働基準法》规定，除休息时间外，每周不得超过40小时、每日不得超过8小时（《労働基準法》第32条）。要让人超过这个时间工作，必须与由过半数劳动者组成的工会、或代表过半数劳动者的人签订书面协定，并向行政官厅备案（《労働基準法》第36条）。这个协定一般被称为36協定（さぶろくきょうてい／saburoku kyōtei）。加班不是自己想加就加，而要按公司规定的手续申请。关于休息，也规定劳动时间超过6小时的须给予至少45分钟、超过8小时的须给予至少1小时的休息，且要在劳动时间之中给予（《労働基準法》第34条第1项）。

年次有給休暇（年度带薪休假）规定：自受雇之日起连续工作6个月，且出勤达到全部劳动日8成以上的劳动者，须给予连续或分割的10个劳动日（《労働基準法》第39条第1项）。此后按连续工作年数递增天数。休假时没有说明理由的义务。但是，如果在其请求的时期给假会妨碍事业的正常运营，公司可以改在其他时期给假（同条第5项）。就实务而言，休假日期定下来后要尽早申请，并把进行中的案件状况、不在期间的联络方式、应对方针告知相关人员，这才是规矩。

遅れそうなときの報告 5手順1. 遅れそうだと分かった時点ですぐ声をかける2. 結論を先に言う（当初の期限に間に合いません）3. 現在どこまで終わっているかを示す4. 遅れの原因と、必要な支援を具体的に伝える5. いつなら出せるかを自分から提案する

术语

紧急度（緊急度）

必须在什么时候之前做完的程度。用截止日的远近来衡量。

重要度

这项工作对成果影响多大的程度。用「延误了会让谁、有多为难」来衡量就容易判断。

PDCA

反复循环 Plan（计划）、Do（执行）、Check（评估）、Act（改进）四个阶段的推进方式。跳过评估就会重复同样的失败。

倒推（逆算）

从截止日往回逐段推算工序来排计划。要为插单和等别人确认预留余量。

36協定（saburoku kyōtei）

为让劳动者超过法定劳动时间工作所必需的劳资协定的通称。须签订书面协定并向行政官厅备案（《労働基準法》第36条）。

年次有給休暇（年度带薪休假）

连续工作6个月且出勤达全部劳动日8成以上的劳动者可获得10个劳动日的休假（《労働基準法》第39条第1项）。休假不需要说明理由。

時季変更権（改期权）

在请求的时期给带薪假会妨碍事业正常运营时，公司可以改在其他时期给假的制度（《労働基準法》第39条第5项）。

例题

出处与依据: 日本《労働基準法（劳动基准法）》第32条・第34条・第36条・第39条／※ 其余为没有法律规定的商业惯例

3. 出错后的第一步与请托・会议・交接

越是不顺的时候越需要固定的做法。这一讲汇总出错时的第一步、请人帮忙与拒绝的方式、会议的规矩，以及工作交接。

发现出错时，第一步归根到底就是两点：不隐瞒，并且立刻告诉上司。顺序是：先止住损害扩大，接着陈述事实，说明影响范围，提出应急方案并请示，最后归纳原因和防止再发。原因分析等冷静下来再做也来得及，先需要的是止损。想着自己一个人补救而耗掉时间，影响就在这期间扩散。不要从辩解开头，先把事实拿出来：「非常抱歉，发生了这样的事」，并把推测和事实分开说明。像邮件误发这种有可能导致信息外泄的情况，在自己拿主意去联系对方之前，先确认公司层面的处理方针。

请别人做事时，要传达背景・成果物・期限・分量这四项。只说一句「这个拜托了」，接手的人不知道该做出什么东西，最后只能返工。请托是给对方增加工作的行为，所以要确认对方的状况，急的话简短说明理由。长篇大论讲自己有多忙，并不能确定对方要做的内容。反过来要拒绝请托时，不要张口就是「做不了」，先垫一句「恐れ入りますが（不好意思）」这样的缓冲语，再说明不能接的理由，以及作为替代能做的事——比如换个期限、只做一部分、换个负责人。轻率答应下来却在期限上掉链子，比一开始就拒绝要给人添麻烦得多。

会议的质量，在开会之前发出目的和议程时就定下来了。议程里要写议题、各议题所需时间、这次会议想定下来的事，资料要事先发送。会上不仅记发言，也要记下达成结论的理由；结束时把决定事项和待办读一遍加以确认。会议纪要必须要有的是：日期时间和地点、出席者、议题、决定事项、待办、下次安排。待办要凑齐「谁・在什么时候之前・做什么」这三点才起作用。没得出结论的议题，也要留下「尚未决定」以及「谁在什么时候之前敲定」，否则下次会议就会重复同样的讨论。会议纪要越快价值越高，以当天之内共享为准。

交接是要做出一种状态：后任不来问你，工作也照样转得动。要把负责业务的一览、进行中的案件及其状况、相关人员和联络方式、过去的来龙去脉和注意事项、文件和数据的存放位置，都汇总进引継書（ひきつぎしょ／hikitsugisho，交接文件）。只做口头交接，一定会有遗漏。特别是「没有落到文字上的约定」和「差点闹成纠纷的经过」，是后任最头疼的部分，务必写下来留存。

ミスに気づいたときの初動 6手順1. まず被害が広がるのを止める（送信・出荷・公開を止める）2. 隠さず、すぐ上司に伝える3. 事実を時系列で説明する（推測と事実を分ける）4. 影響範囲を示す（誰に、どこまで及ぶか）5. 応急の対応案を示して指示を仰ぐ6. 落ち着いてから原因を調べ、再発防止をまとめる

术语

初动（初動）

问题发生后立刻采取的第一个行动。以止住损害扩大和尽早告知上司为支柱。

防止再发（再発防止）

为让同样的问题不再发生而修正机制和流程。原因分析在应急处置完成之后再做。

クッション言葉（缓冲语）

像「恐れ入りますが」「あいにくですが（很不巧）」那样，放在请托或拒绝之前来缓和印象的说法。

アジェンダ（agenda，议程）

写明会议议题、各议题所需时间、想要定下的事，并事先分发的材料。为的是让与会者有准备地参加。

议事录（議事録，会议纪要）

会议的记录。写日期时间和地点、出席者、议题、决定事项、待办、下次安排。未决事项也要留下。

引継書（hikitsugisho，交接文件）

更换负责人时，把业务一览・进行中的案件・相关人员・注意事项・资料存放位置汇总起来的文件。

例题

出处与依据: ※ 没有法律层面的规定。这里整理的是被广泛通用的商务惯例