Cách tiến hành công việc

1. Hourensou và cách tiếp nhận chỉ thị

Báo cáo, thông báo và xin ý kiến trông thì giống nhau nhưng khác cả nơi gửi lẫn mục đích. Công việc bắt đầu từ chỗ tiếp nhận chỉ thị cho chính xác và phản hồi lại cho chính xác.

Hourensou (報連相) là từ ghép các chữ đầu của houkoku (報告, báo cáo), renraku (連絡, thông báo), soudan (相談, xin ý kiến). Báo cáo là trả lại kết quả hoặc diễn biến cho người đã ra chỉ thị; thông báo là cho những người liên quan biết một sự thật; xin ý kiến là hỏi quan điểm hay lời khuyên khi phân vân trong phán đoán. Điểm mấu chốt là nơi gửi khác nhau: báo cáo đi lên trên, thông báo đi ngang và ra xung quanh, xin ý kiến hướng tới cấp trên hoặc đàn anh. Thất bại phổ biến nhất của kiểu "tưởng là mình đã nói rồi" chính là sự bỏ sót: đã báo cáo cấp trên nhưng chưa thông báo cho phòng ban liên quan.

Báo cáo thì nói kết luận trước. Trật tự là: "Về vụ công ty A, họ nói muốn lùi thời hạn giao hàng thêm 1 tuần. Lý do là vật tư bên họ bị chậm. Ảnh hưởng tới phía ta thì...". Nếu bắt đầu kể từ diễn biến thì người nghe vừa phải chờ kết luận vừa phải ôm giữ thông tin, và phán đoán bị chậm. Và nguyên tắc sắt là tin càng xấu càng phải truyền đạt sớm. Càng để lâu thì phương án chọn được càng ít, nên dù chưa giải quyết xong cũng hãy rào đón "vẫn chưa giải quyết được nhưng..." rồi đưa sự thật ra. Điều làm cấp trên khốn khổ nhất là đúng ngày hết hạn mới lần đầu được biết có vấn đề.

Khi tiếp nhận chỉ thị, được gọi thì trước hết hãy cầm theo giấy ghi và bút. Nguyên tắc cơ bản là nghe hết câu chuyện đến cuối và không chen ngang giữa chừng; nghe xong thì kiểm tra xem có sót gì trong 5W2H không, tức là khi nào, ở đâu, ai, cái gì, tại sao, bằng cách nào, và bao nhiêu tiền. Đặc biệt là thời hạn và hình thức của sản phẩm — tức làm tới đâu — thì nhất định phải xác nhận. Nếu bị bảo "làm càng sớm càng tốt" thì hãy chủ động nêu ngày giờ cụ thể để thống nhất: "Trong hôm nay có được không ạ?". Cuối cùng nhắc lại các điểm chính, và cả chuỗi công việc còn kéo dài tới lúc về chỗ ngồi sắp xếp lại ghi chú và định lịch bắt tay vào việc.

Khi làm việc tại nhà, những điều lẽ ra tự nhiên truyền đi được nhờ ngồi gần nhau thì lại không truyền đi được. Hãy chia sẻ ngắn gọn lúc bắt đầu công việc, lúc xong một chặng, và lúc kết thúc. Chat có ưu điểm là đối phương tự chọn được thời gian đọc, nhưng đổi lại không hợp với việc gấp, nên hãy chuyển sang gọi điện hoặc họp. Việc xin ý kiến để nhờ phán đoán thì đừng qua lại dài dòng bằng mỗi chữ viết, hãy chuyển thành một cuộc gọi ngắn. Làm được ba sự chuyển đổi này thì dù ở xa nhau công việc vẫn chạy. Mặt khác, cuộc gọi không để lại bản ghi, nên những điều đã chốt thì nhất định phải viết thành chữ và chia sẻ. Dù có bản ghi hình thì vì mất thời gian đi tìm, việc viết ra các điểm chính vẫn không thể lược bỏ.

指示の受け方 6手順1. 呼ばれたらメモと筆記具を持って行く2. 話は最後まで聞き、途中で口をはさまない3. 5W2H の抜けを確かめる（とくに期限と成果物の形）4. なぜその仕事が必要かという背景も聞く5. 要点を復唱して認識をそろえる6. 席に戻ったらメモを整理し、着手の予定を決める

Thuật ngữ

Báo cáo (報告, houkoku)

Trả lại kết quả hoặc diễn biến cho người đã ra chỉ thị. Nói kết luận trước, và tách bạch sự thật với ý kiến của bản thân khi truyền đạt.

Thông báo (連絡, renraku)

Cho những người liên quan biết một sự thật. Không phải để đòi hỏi phán đoán; điểm mấu chốt là đưa được tới toàn bộ những người chịu ảnh hưởng.

Xin ý kiến (相談, soudan)

Hỏi quan điểm hay lời khuyên của cấp trên, đàn anh khi phân vân trong phán đoán. Mang theo sẵn tình hình và các phương án thì sẽ chốt được trong thời gian ngắn.

5W2H

Bảy mục cần xác nhận: khi nào, ở đâu, ai, cái gì, tại sao, bằng cách nào, bao nhiêu tiền. Dùng để kiểm tra chỗ còn sót khi tiếp nhận chỉ thị.

Báo cáo giữa chừng

Báo cáo tiến độ dở dang trước khi công việc kết thúc. Với công việc dài, nếu định sẵn các mốc để chèn vào thì sửa được độ lệch hướng sớm.

Nhắc lại (復唱, fukushou)

Đọc to lặp lại các điểm chính của chỉ thị đã nhận, để kiểm tra xem nhận thức hai bên có khớp nhau không.

Ví dụ

Nguồn và căn cứ: ※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi

2. Thứ tự ưu tiên và quản lý lịch trình

Bài này nắm cách sắp xếp khi ôm nhiều việc cùng lúc, cách truyền đạt tiến độ, và những điều cơ bản về mặt luật pháp liên quan tới thời giờ làm việc và nghỉ phép.

Khi công việc chồng lên nhau, hãy sắp xếp theo hai trục: mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng. Thứ vừa khẩn cấp vừa quan trọng thì ưu tiên nhất, nhưng cái quyết định thành quả lại là thứ quan trọng mà không khẩn cấp, tức là lập kế hoạch, cải tiến, học tập và xây dựng quan hệ. Nếu không giành lấy thời gian cho phần này trước thì nó luôn bị đẩy ra sau. Thứ khẩn cấp mà không quan trọng, chẳng hạn những câu hỏi trả lời được ngay, thì ta hay bắt tay vào trước; nhưng nếu bị vùi trong đó thì công việc quan trọng lần nào cũng dồn tới sát hạn. Thứ không khẩn cấp cũng không quan trọng thì hãy hỏi cấp trên, kể cả chuyện có bỏ được không. Khi phân vân, đo bằng câu hỏi "nếu chậm thì ai khổ và khổ tới mức nào" chứ không chỉ bằng thời hạn, thì sẽ dễ quyết hơn.

PDCA là cách nghĩ xoay vòng bốn giai đoạn Plan (kế hoạch), Do (thực hiện), Check (đánh giá), Act (cải tiến). Điều quan trọng là nhất định phải có bước Check, bởi làm xong bỏ đó thì sẽ lặp lại đúng thất bại cũ. Để đánh giá được thì ngay ở giai đoạn kế hoạch phải định sẵn bằng con số hoặc bằng trạng thái rằng "cái gì trở thành thế nào thì coi là thành công". Nếu mục tiêu còn mơ hồ mà đã chuyển sang thực hiện thì về sau chẳng có cách nào mà đánh giá.

Lịch trình thì lập bằng cách tính ngược từ thời hạn. Nếu xếp thời gian làm việc kín mít không kẽ hở thì chắc chắn sẽ chậm vì có việc chen ngang và việc phải làm lại, nên hãy chừa trống khoảng hai phần mười tổng thời gian làm phần dư. Đừng quên tính cả thời gian chờ người khác kiểm tra và chờ phê duyệt vào quy trình. Với công việc dài thì tự mình đặt các mốc hạn giữa chừng và báo cáo giữa chừng tại đó. Ngay tại thời điểm biết mình sắp bị chậm, hãy nói kết luận trước, rồi cho biết đã tiến tới đâu, nguyên nhân là gì, cần cái gì, và khi nào thì nộp được. Báo cáo quá vụn vặt lại lấy mất thời gian của đối phương, nên định sẵn các mốc rồi hãy báo là tốt nhất.

Thời giờ làm việc có mức trần theo luật. Luật Tiêu chuẩn Lao động quy định không được cho người lao động làm việc quá 40 giờ một tuần và quá 8 giờ một ngày, không tính thời gian nghỉ giải lao (Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 32). Muốn cho họ làm quá mức đó thì phải ký thỏa ước bằng văn bản với công đoàn do quá bán người lao động tổ chức, hoặc với người đại diện cho quá bán người lao động, và phải nộp cho cơ quan hành chính (Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 36). Thỏa ước này chính là cái thường được gọi là thỏa ước 36. Làm thêm giờ thì không phải cứ tự mình phán đoán rồi bắt đầu, mà phải xin phép theo thủ tục công ty quy định. Về nghỉ giải lao cũng vậy, luật quy định phải cho nghỉ giữa giờ làm ít nhất 45 phút nếu thời giờ làm việc vượt quá 6 giờ, và ít nhất 1 giờ nếu vượt quá 8 giờ (Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 34 khoản 1).

Về nghỉ phép năm có hưởng lương, luật quy định phải cấp 10 ngày làm việc, liên tục hoặc chia nhỏ, cho người lao động đã làm việc liên tục 6 tháng tính từ ngày được tuyển dụng và đi làm từ 8 phần 10 tổng số ngày làm việc trở lên (Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 39 khoản 1). Từ đó về sau, số ngày được cộng thêm tùy theo số năm làm việc liên tục. Khi xin nghỉ, bạn không có nghĩa vụ phải giải thích lý do. Tuy nhiên, trong trường hợp việc cho nghỉ vào đúng thời điểm được yêu cầu sẽ cản trở sự vận hành bình thường của doanh nghiệp, thì công ty có thể cho nghỉ vào thời điểm khác (cùng điều, khoản 5). Về mặt thực tiễn, phép tắc là khi đã chốt ngày nghỉ thì xin phép sớm, và báo cho những người liên quan biết tình hình các hồ sơ đang chạy, đầu mối liên lạc trong lúc mình vắng mặt, và phương châm xử lý.

遅れそうなときの報告 5手順1. 遅れそうだと分かった時点ですぐ声をかける2. 結論を先に言う（当初の期限に間に合いません）3. 現在どこまで終わっているかを示す4. 遅れの原因と、必要な支援を具体的に伝える5. いつなら出せるかを自分から提案する

Thuật ngữ

Mức độ khẩn cấp

Mức độ về việc phải làm xong trước khi nào. Đo bằng độ gần của thời hạn.

Mức độ quan trọng

Mức độ mà công việc đó tác động tới thành quả. Đo bằng câu hỏi nếu chậm thì ai khổ và khổ tới mức nào thì dễ phán đoán.

PDCA

Cách tiến hành lặp lại bốn giai đoạn Plan (kế hoạch), Do (thực hiện), Check (đánh giá), Act (cải tiến). Bỏ qua bước đánh giá thì sẽ lặp lại đúng thất bại cũ.

Tính ngược

Việc lập kế hoạch bằng cách lần ngược quy trình lên từ thời hạn. Chừa phần dư để phòng việc chen ngang và việc chờ người khác kiểm tra.

Thỏa ước 36 (36協定)

Tên thường gọi của thỏa ước lao động cần có để cho người lao động làm quá thời giờ làm việc luật định. Phải ký thỏa ước bằng văn bản và nộp cho cơ quan hành chính (Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 36).

Nghỉ phép năm có hưởng lương

Kỳ nghỉ 10 ngày làm việc được cấp cho người lao động đã làm việc liên tục 6 tháng và đi làm từ 8 phần 10 tổng số ngày làm việc trở lên (Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 39 khoản 1). Không cần giải thích lý do khi xin nghỉ.

Quyền đổi thời điểm nghỉ

Cơ chế cho phép công ty cho nghỉ vào thời điểm khác, trong trường hợp việc cấp phép năm vào đúng thời điểm được yêu cầu sẽ cản trở sự vận hành bình thường của doanh nghiệp (Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 39 khoản 5).

Ví dụ

Nguồn và căn cứ: Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 32, Điều 34, Điều 36, Điều 39 / ※ Phần còn lại là thông lệ thương mại không có quy định pháp lý

3. Động tác đầu tiên khi mắc lỗi, và việc nhờ vả, họp hành, bàn giao

Càng lúc không suôn sẻ thì càng cần khuôn mẫu. Bài này gom lại động tác đầu tiên khi mắc lỗi, cách nhờ người khác và cách từ chối, phép tắc họp hành, và việc bàn giao.

Động tác đầu tiên khi nhận ra mình mắc lỗi chỉ gói gọn trong hai điều: không giấu, và báo ngay cho cấp trên. Thứ tự là: trước hết chặn thiệt hại lan rộng, tiếp đó truyền đạt sự thật, chỉ ra phạm vi ảnh hưởng, đưa ra phương án ứng phó tạm thời và xin chỉ thị, cuối cùng tổng hợp nguyên nhân và biện pháp ngăn tái diễn. Việc phân tích nguyên nhân để lúc bình tĩnh rồi làm cũng được; cái cần trước là chặn thiệt hại. Nếu bạn định một mình gỡ lại và tiêu tốn thời gian thì trong lúc đó ảnh hưởng cứ lan ra. Đừng mở đầu bằng lời biện bạch, hãy đưa sự thật ra trước bằng câu "Em xin lỗi, có chuyện thế này đã xảy ra", và khi giải thích thì tách bạch suy đoán với sự thật. Trong những trường hợp có nguy cơ dẫn tới rò rỉ thông tin như gửi nhầm email, hãy xác nhận cách ứng phó ở tư cách công ty trước khi tự mình phán đoán mà liên lạc với đối phương.

Khi nhờ người khác làm việc, hãy truyền đạt bốn điều: bối cảnh, sản phẩm cần có, thời hạn và khối lượng. Chỉ nói "nhờ cậu cái này" thì bên nhận không biết phải làm ra cái gì, và rốt cuộc phải làm lại. Nhờ vả là hành vi làm tăng việc cho người ta, nên hãy xác nhận tình hình của họ, và nếu gấp thì thêm lý do một cách ngắn gọn. Kể lể dài dòng về hoàn cảnh bận rộn của mình thì cũng không giúp xác định được nội dung công việc cho họ. Ngược lại, khi từ chối một lời nhờ vả thì đừng bật ra ngay "tôi không làm được", mà hãy đặt một lời đệm như "osoreirimasu ga" (xin lỗi anh chị nhưng...), rồi nêu lý do không nhận được cùng với thứ mình làm thay được — chẳng hạn một thời hạn khác, chỉ một phần, hay một người phụ trách khác. Nhận bừa rồi để rơi mất thời hạn thì gây phiền hà hơn nhiều so với việc từ chối ngay từ đầu.

Chất lượng cuộc họp được quyết định bởi việc phát trước mục đích và chương trình nghị sự. Trong chương trình nghị sự hãy ghi các đề mục, thời lượng của từng đề mục, và những điều muốn chốt trong cuộc họp đó; tài liệu thì gửi trước. Trong lúc họp thì không chỉ ghi phát biểu mà ghi cả lý do dẫn tới quyết định, và lúc kết thúc thì đọc to các điều đã quyết cùng các việc tồn để xác nhận. Những thứ nhất định phải có trong biên bản là: ngày giờ và địa điểm, người dự, đề mục, các điều đã quyết, các việc tồn, và lịch lần sau. Việc tồn chỉ vận hành được khi đủ cả ba điểm: ai, trước khi nào, làm gì. Cả những đề mục chưa ra kết luận cũng vậy: nếu không ghi lại rằng nó còn treo và ai sẽ chốt trước khi nào, thì cuộc họp sau sẽ lặp lại đúng cuộc tranh luận cũ. Biên bản càng sớm thì giá trị càng cao, nên hãy lấy mốc là chia sẻ trong ngày.

Bàn giao là công việc tạo ra trạng thái mà người kế nhiệm không cần hỏi bạn thì công việc vẫn chạy. Hãy tổng hợp vào bản bàn giao: danh mục nghiệp vụ phụ trách, các hồ sơ đang chạy cùng tình trạng của chúng, những người liên quan và đầu mối liên lạc, diễn biến quá khứ và những điểm cần lưu ý, chỗ để giấy tờ và dữ liệu. Bàn giao chỉ bằng miệng thì chắc chắn có chỗ sót. Đặc biệt là "những lời hứa không còn lưu trong văn bản" và "diễn biến của những vụ suýt thành rắc rối" — đây là phần khiến người kế nhiệm khổ nhất, nên nhất định phải viết ra và để lại.

ミスに気づいたときの初動 6手順1. まず被害が広がるのを止める（送信・出荷・公開を止める）2. 隠さず、すぐ上司に伝える3. 事実を時系列で説明する（推測と事実を分ける）4. 影響範囲を示す（誰に、どこまで及ぶか）5. 応急の対応案を示して指示を仰ぐ6. 落ち着いてから原因を調べ、再発防止をまとめる

Thuật ngữ

Động tác đầu tiên

Hành động đầu tiên thực hiện ngay sau khi vấn đề xảy ra. Hai trụ cột là chặn thiệt hại lan rộng và báo sớm cho cấp trên.

Ngăn tái diễn

Việc sửa lại cơ chế hay quy trình để cùng một vấn đề không xảy ra lần thứ hai. Việc phân tích nguyên nhân thì làm sau khi đã ứng phó tạm thời xong.

Lời đệm (クッション言葉)

Cách nói đặt trước lời nhờ vả hay lời từ chối để làm dịu ấn tượng, như "osoreirimasu ga" (xin lỗi nhưng...), "ainiku desu ga" (rất tiếc là...).

Chương trình nghị sự (agenda)

Tài liệu phát trước, ghi các đề mục của cuộc họp, thời lượng của từng đề mục và những điều muốn chốt. Là thứ để người dự chuẩn bị trước khi vào họp.

Biên bản họp

Bản ghi của cuộc họp. Viết ngày giờ và địa điểm, người dự, đề mục, các điều đã quyết, các việc tồn, lịch lần sau. Cả những việc còn treo cũng để lại.

Bản bàn giao

Văn bản tổng hợp danh mục nghiệp vụ, các hồ sơ đang chạy, người liên quan, điểm cần lưu ý và chỗ để tài liệu, dùng khi thay người phụ trách.

Ví dụ

Nguồn và căn cứ: ※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi