보고·연락·상담은 비슷해 보이지만 받는 사람도 목적도 다릅니다. 지시를 정확히 받아들이고 정확히 되돌려 주는 데서 일은 시작됩니다.
호렌소(報連相, hōrensō)는 보고(報告)·연락(連絡)·상담(相談)의 앞 글자를 이은 말입니다. 보고는 지시를 내린 사람에게 결과나 경과를 되돌려 주는 것, 연락은 관계되는 사람에게 사실을 알리는 것, 상담은 판단이 망설여질 때 의견이나 조언을 구하는 것을 말합니다. 요점은 향하는 곳이 다르다는 것으로, 보고는 위로, 연락은 옆이나 주위로, 상담은 상사나 선배에게 향합니다. '말했다고 생각했다'로 가장 많은 실패는 상사에게는 보고했지만 관계 부서에는 연락하지 않았다는 누락입니다.
보고는 결론부터 말합니다. 'A사 건입니다만, 납기를 1주일 늦춰 달라고 합니다. 이유는 상대방의 부자재 지연입니다. 저희 쪽에 미치는 영향은…' 하는 순서입니다. 경과부터 말하기 시작하면 듣는 쪽은 결론을 기다리면서 정보를 떠안게 되어 판단이 늦어집니다. 그리고 나쁜 소식일수록 빨리 전하는 것이 철칙입니다. 시간이 지날수록 고를 수 있는 수단이 줄어드므로, 해결되지 않았어도 '아직 해결되지 않았습니다만'이라고 앞말을 두고 사실을 내놓습니다. 상사가 가장 곤란한 것은 마감 당일에야 비로소 문제를 알게 되는 것입니다.
지시를 받을 때는 부르면 우선 메모와 필기구를 들고 갑니다. 이야기는 끝까지 듣고 도중에 끼어들지 않는 것이 기본이지만, 다 듣고 나면 5W2H, 즉 언제·어디서·누가·무엇을·왜·어떻게·얼마에 관한 빠진 곳을 확인합니다. 특히 기한과, 어디까지 할 것인가 하는 결과물의 형태는 반드시 확인합니다. '되도록 빨리'라는 말을 들으면 이쪽에서 '오늘 중으로 괜찮을까요'라고 구체적인 일시를 제시해 합의합니다. 마지막에 요점을 복창하고, 자리로 돌아와 메모를 정리해 착수 예정을 정하는 데까지가 하나로 이어진 작업입니다.
재택근무에서는 자리가 가까우면 자연히 전해지던 것이 전해지지 않습니다. 작업을 시작할 때, 구획이 지어졌을 때, 끝날 때에 짧게 공유한다. 채팅은 상대가 읽을 시간을 고를 수 있다는 이점이 있는 반면 급한 용건에는 맞지 않으므로 전화나 회의로 바꾼다. 판단을 구하는 상담은 글자만으로 길게 주고받지 말고 짧은 통화로 한다. 이 세 가지 전환을 할 수 있으면 떨어져 있어도 일은 돌아갑니다. 한편 통화는 기록이 남지 않으므로 정해진 것은 반드시 글자로 만들어 공유합니다. 녹화가 있어도 찾는 데 시간이 걸리므로 요점을 글자로 남기는 일은 생략할 수 없습니다.
지시를 내린 사람에게 결과나 경과를 되돌려 주는 것. 결론을 먼저 말하고, 사실과 자신의 의견을 나누어 전한다.
연락 (連絡)
관계되는 사람에게 사실을 알리는 것. 판단을 구하는 것이 아니라, 영향을 받는 사람 전원에게 닿게 하는 것이 요점.
상담 (相談)
판단이 망설여질 때 상사나 선배에게 의견이나 조언을 구하는 것. 상황과 선택지를 준비해 가져가면 짧은 시간에 정해진다.
5W2H
언제·어디서·누가·무엇을·왜·어떻게·얼마의 일곱 가지 확인 항목. 지시를 받았을 때 빠진 곳을 점검하는 데 쓴다.
중간보고
일이 끝나기 전에 도중의 진척 상황을 보고하는 것. 긴 일에서는 마디를 정해 넣으면 방향의 어긋남을 빨리 고칠 수 있다.
복창
받은 지시의 요점을 소리 내어 되풀이하고, 인식이 일치하는지를 확인하는 것.
예제
상사에게 '되도록 빨리 부탁해'라는 말을 들었습니다. 어떻게 합니까.
답과 풀이 '빨리'의 감각은 사람마다 다릅니다. '오늘 중으로 괜찮을까요', '내일 오전 중까지 내겠습니다'라고 구체적인 일시를 제시해 확인하고, 합의한 뒤에 착수합니다.
작업 도중에 문제가 생겼습니다. 아직 해결되지 않았습니다. 보고해야 합니까.
답과 풀이 보고합니다. 나쁜 소식일수록 빨리 전하는 것이 원칙이며, 해결하고 나서 보고하면 쓸 수 있는 수단이 줄어듭니다. 사실과 현재 상황, 생각할 수 있는 대응안을 덧붙입니다.
재택근무에서 상사에게 상담할 것이 있습니다. 긴 채팅을 보내야 합니까.
답과 풀이 판단을 구하는 상담은 짧은 통화로 바꾸는 편이 빠르고 정확합니다. 통화 뒤에 정해진 것을 채팅에 글자로 남겨 둡니다.
출처·근거: ※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다
2. 우선순위와 일정 관리
여러 일을 동시에 떠안았을 때의 배열 방법, 진척을 전하는 법, 그리고 노동시간과 휴가에 관한 법률상의 기본을 짚습니다.
일이 겹치면 긴급도와 중요도의 두 축으로 늘어놓습니다. 긴급하면서 중요한 것이 최우선이지만, 성과를 좌우하는 것은 중요하지만 긴급하지 않은 것, 즉 계획 세우기·개선·학습·관계 만들기입니다. 이 부분은 먼저 시간을 확보하지 않으면 늘 뒤로 밀립니다. 긴급하지만 중요하지 않은 것, 예를 들어 바로 답할 수 있는 문의는 무심코 먼저 손을 대게 되지만, 여기에 파묻히면 중요한 일이 매번 마감 직전이 됩니다. 긴급하지도 중요하지도 않은 것은 그만두어도 되는지까지 포함해 상사에게 상담합니다. 망설여질 때는 기한뿐 아니라 '늦었을 때 누가 얼마나 곤란해지는가'로 재면 정하기 쉬워집니다.
PDCA 는 Plan(계획), Do(실행), Check(평가), Act(개선)의 네 단계를 돌리는 사고방식입니다. 중요한 것은 Check 를 반드시 넣는 것이며, 하고 나서 내버려 두면 같은 실패를 되풀이합니다. 평가하려면 계획 단계에서 '무엇이 어떻게 되면 성공인가'를 숫자나 상태로 정해 둘 필요가 있습니다. 목표가 모호한 채로 실행에 옮기면 나중에 평가할 방도가 없습니다.
일정은 마감에서 거꾸로 계산해 짭니다. 작업 시간을 빈틈없이 늘어놓으면 끼어드는 일이나 되돌아오는 일로 반드시 늦어지므로, 전체의 20퍼센트 정도는 여유로 비워 둡니다. 다른 사람의 확인이나 결재를 기다리는 시간도 공정에 포함하는 것을 잊지 마십시오. 긴 일에는 스스로 중간 마감을 두고 그 지점에서 중간보고를 합니다. 늦을 것 같다고 판단된 시점에 결론을 먼저 말하고, 어디까지 진행되었고 원인은 무엇이며 무엇이 필요하고 언제라면 낼 수 있는지를 전합니다. 지나치게 자잘한 보고는 상대의 시간을 빼앗으므로 마디를 정해서 내는 것이 좋겠습니다.
노동시간에는 법률의 상한이 있습니다. 노동기준법은 휴게시간을 제외하고 1주간에 대하여 40시간, 1일에 대하여 8시간을 초과해 노동시켜서는 안 된다고 정하고 있습니다(노동기준법 제32조). 이를 초과해 일하게 하려면 노동자의 과반수로 조직하는 노동조합 또는 노동자의 과반수를 대표하는 자와 서면에 의한 협정을 맺고 행정관청에 신고할 필요가 있습니다(노동기준법 제36조). 이 협정이 일반적으로 36협정(사부로쿠 협정)이라고 불리는 것입니다. 잔업은 자기 판단으로 시작하는 것이 아니라 회사가 정한 절차로 신청합니다. 휴게에 대해서도 노동시간이 6시간을 초과하는 경우에는 적어도 45분, 8시간을 초과하는 경우에는 적어도 1시간을 노동시간 도중에 주어야 한다고 정해져 있습니다(노동기준법 제34조 제1항).
연차유급휴가는 채용일로부터 기산해 6개월간 계속 근무하고 전체 노동일의 8할 이상 출근한 노동자에 대하여, 계속되거나 분할된 10노동일을 주어야 한다고 되어 있습니다(노동기준법 제39조 제1항). 이후에는 계속 근무 연수에 따라 일수가 가산됩니다. 취득할 때 이유를 설명할 의무는 없습니다. 다만 청구된 시기에 주는 것이 사업의 정상적인 운영을 방해하는 경우에는 회사가 다른 시기에 줄 수 있습니다(같은 조 제5항). 실무로서는 쉴 날이 정해지면 일찌감치 신청하고, 진행 중인 안건의 상황, 부재중 연락처, 대응 방침을 관계자에게 전해 두는 것이 작법입니다.
그 일이 성과에 얼마나 효과가 있는가의 정도. 늦었을 때 누가 얼마나 곤란해지는가로 재면 판단하기 쉽다.
PDCA
Plan(계획), Do(실행), Check(평가), Act(개선)의 네 단계를 되풀이하는 진행 방식. 평가를 건너뛰면 같은 실패를 되풀이한다.
역산 (逆算)
마감에서 차례로 공정을 거슬러 올라가 계획을 짜는 것. 끼어드는 일이나 다른 사람의 확인 대기에 대비해 여유를 잡는다.
36협정 (36協定, saburoku kyōtei)
법정 노동시간을 초과해 노동시키기 위해 필요한 노사 협정의 통칭. 서면에 의한 협정을 맺고 행정관청에 신고할 필요가 있다(노동기준법 제36조).
연차유급휴가
6개월간 계속 근무하고 전체 노동일의 8할 이상 출근한 노동자에게 10노동일이 주어지는 휴가(노동기준법 제39조 제1항). 취득에 이유 설명은 필요 없다.
시기변경권 (時季変更権)
청구된 시기에 유급휴가를 주는 것이 사업의 정상적인 운영을 방해하는 경우에, 회사가 다른 시기에 줄 수 있는 구조(노동기준법 제39조 제5항).
예제
세 건의 일이 겹쳤습니다. 어느 것부터 손을 댑니까.
답과 풀이 긴급도와 중요도로 늘어놓습니다. 마감이 가깝고 영향이 큰 것이 먼저지만, 망설여질 때는 세 건을 상사에게 제시해 우선순위를 확인합니다. 혼자 떠안고 전부 늦추는 것이 가장 곤란합니다.
정시가 지나도 작업이 끝나지 않습니다. 그대로 남아도 됩니까.
답과 풀이 회사의 절차에 따라 신청합니다. 노동시간의 상한은 법률로 정해져 있으며(노동기준법 제32조), 법정 노동시간을 초과하는 노동에는 노사 협정과 행정관청에 대한 신고가 전제가 됩니다(노동기준법 제36조).
유급휴가 신청서에 이유를 적는 칸이 있습니다. 반드시 적어야 합니까.
답과 풀이 연차유급휴가 취득에 이유 설명 의무는 없습니다. 다만 업무가 막히지 않도록 일찌감치 신청하고, 인수인계와 부재중 연락처를 전해 둡니다.
출처·근거: 노동기준법(労働基準法) 제32조·제34조·제36조·제39조 / ※ 그 밖은 공적인 규정이 없는 상관행입니다
3. 실수의 초기 대응과 의뢰·회의·인수인계
잘 풀리지 않을 때일수록 형식이 필요합니다. 실수했을 때의 초기 대응, 남에게 부탁하는 법과 거절하는 법, 회의의 작법, 인수인계를 한데 모읍니다.
실수를 알아차렸을 때의 초기 대응은 감추지 않는 것, 그리고 바로 상사에게 전하는 것으로 요약됩니다. 순서는 우선 피해가 커지는 것을 막고, 다음에 사실을 전하고, 영향 범위를 밝히고, 응급 대응안을 내어 지시를 구하고, 마지막에 원인과 재발 방지를 정리하는 것입니다. 원인 분석은 진정되고 나서 해도 되고, 먼저 필요한 것은 피해를 멈추는 일입니다. 혼자서 만회하려고 시간을 쓰면 그사이에 영향이 퍼집니다. 변명부터 들어가지 말고 '죄송합니다, 이런 일이 일어났습니다'라고 사실을 먼저 내놓고, 짐작과 사실은 나누어 설명합니다. 메일 오발송처럼 정보 유출로 이어질 우려가 있는 경우에는 자기 판단으로 상대에게 연락하기 전에 회사로서의 대응을 확인합니다.
남에게 일을 의뢰할 때는 배경·결과물·기한·분량의 네 가지를 전합니다. '이거 부탁해'만으로는 받은 쪽은 무엇을 만들어야 할지 몰라 다시 하게 됩니다. 의뢰는 상대의 일을 늘리는 행위이므로 상대의 상황을 확인하고, 급한 경우에는 이유를 짧게 덧붙입니다. 자신이 바쁜 사정을 길게 말해도 상대의 작업 내용은 정해지지 않습니다. 반대로 의뢰를 거절할 때는 대뜸 '못 합니다'가 아니라 '죄송합니다만' 같은 쿠션 말을 놓고, 받을 수 없는 이유와 대신 할 수 있는 것, 예를 들어 다른 기한, 일부만, 다른 담당자를 제시합니다. 쉽게 떠맡고 기한을 놓치는 편이 처음에 거절하는 것보다 훨씬 폐를 끼칩니다.
회의는 열기 전에 목적과 안건표(어젠다)를 돌리는 것으로 질이 정해집니다. 안건표에는 의제, 각 의제의 소요 시간, 그 회의에서 정하고 싶은 것을 적고, 자료는 사전에 보냅니다. 회의 중에는 발언뿐 아니라 결정에 이른 이유도 기록하고, 끝날 때 결정 사항과 과제를 소리 내어 읽어 확인합니다. 의사록에 반드시 필요한 것은 일시와 장소, 출석자, 의제, 결정 사항, 과제, 다음 회 예정입니다. 과제는 누가·언제까지·무엇을 할지의 세 가지가 갖춰져야 비로소 작동합니다. 결론이 나지 않은 의제도 미결이라는 것과 누가 언제까지 다듬을지를 남겨 두지 않으면, 다음 회의에서 같은 논의를 되풀이하게 됩니다. 의사록은 빠를수록 가치가 높으므로 당일 중 공유를 기준으로 삼습니다.
인수인계는 후임이 자신에게 묻지 않아도 일이 돌아가는 상태를 만드는 작업입니다. 담당 업무 목록, 진행 중인 안건과 그 상황, 관계자와 연락처, 과거의 경위나 주의점, 서류나 데이터를 둔 곳을 인계서에 정리합니다. 구두만의 인수인계는 반드시 빠지는 데가 생깁니다. 특히 '문서에 남아 있지 않은 약속'과 '문제가 될 뻔한 경위'는 후임이 가장 곤란해하는 부분이므로 반드시 적어서 남깁니다.
문제가 일어난 직후에 취하는 최초의 행동. 피해 확대를 멈추는 것과 상사에게 빨리 전하는 것이 기둥이 된다.
재발 방지
같은 문제가 두 번 일어나지 않도록 구조나 절차를 고치는 것. 원인 분석은 응급 대응이 끝나고 나서 한다.
쿠션 말 (クッション言葉)
'죄송합니다만', '공교롭게도' 처럼 의뢰나 거절 앞에 놓아 인상을 누그러뜨리는 표현.
안건표 (アジェンダ, 어젠다)
회의의 의제, 각 의제의 소요 시간, 정하고 싶은 것을 적은 사전 배포 자료. 참가자가 준비해서 임할 수 있게 하기 위한 것.
의사록 (議事録)
회의의 기록. 일시와 장소, 출석자, 의제, 결정 사항, 과제, 다음 회 예정을 적는다. 미결 사항도 남긴다.
인계서 (引継書, hikitsugisho)
담당 교대 때 업무 목록·진행 중인 안건·관계자·주의점·자료를 둔 곳을 정리한 문서.
예제
거래처에 보낼 메일을 수신처를 잘못해서 다른 회사에 보내 버렸습니다. 먼저 무엇을 합니까.
답과 풀이 바로 상사에게 보고합니다. 오발송은 정보 유출로 이어질 우려가 있어 회사로서 대응을 정할 필요가 있습니다. 자기 판단으로 잘못 보낸 곳에 연락하기 전에 사실, 보낸 내용, 수신처를 정확히 전합니다.
선배에게 급한 의뢰를 받았지만 오늘은 자기 마감이 있어 받을 수 없습니다.
답과 풀이 '죄송합니다만, 오늘은 다른 건의 마감이 있어 손이 비지 않습니다. 내일 오전이면 맡겠습니다'처럼 이유와 대안을 덧붙여 전합니다. 잠자코 떠안아 양쪽을 다 늦추는 것이 가장 곤란합니다.
의사록에 정해지지 않은 것은 쓰지 않아도 됩니까.
답과 풀이 씁니다. 무엇이 미결인지를 남겨 두지 않으면 다음 회의에서 같은 논의를 되풀이합니다. 누가 언제까지 다듬을지까지 적어 두면 확실합니다.
출처·근거: ※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다
확인 퀴즈
문제 1 | 호렌소
호렌소(hō-ren-sō, 報連相 — 보고·연락·상담)에 대한 설명으로 적절한 것은 어느 것인가?
상담(相談)은 지시를 내린 사람에게 결과를 되돌려 주는 것을 말한다
보고(報告)는 관계자 전원에게 사실을 알리는 것을 말한다
보고(報告)는 지시를 내린 사람에게 결과나 경과를 되돌려 주는 것을 말한다
연락(連絡)은 판단을 구하고 조언을 요청하는 것을 말한다
정답C. 보고(報告)는 지시를 내린 사람에게 결과나 경과를 되돌려 주는 것을 말한다
보고는 지시한 사람에게 결과나 경과를 되돌려 주는 것, 연락은 관계되는 사람에게 사실을 알리는 것, 상담은 판단이나 조언을 구하는 것이다. 세 가지는 대상과 목적이 다르다.
문제 2 | 나쁜 소식
진행 중인 업무에서 문제가 생겼다. 보고하는 방법으로 적절한 것은 어느 것인가?
해결하고 나서 한꺼번에 보고한다
해결되지 않았더라도 알게 된 시점에 사실을 보고한다
스스로 대처할 가망이 있다면 굳이 보고하지 않는다
다음 주에 열리는 정례회의 때까지 기다렸다가 보고한다
정답B. 해결되지 않았더라도 알게 된 시점에 사실을 보고한다
나쁜 소식일수록 빨리 전하는 것이 원칙이다. 시간이 지날수록 쓸 수 있는 수가 줄어든다. 해결되지 않았더라도 사실과 현재 상황, 생각할 수 있는 대응안을 곁들여 빨리 내놓는다.
문제 3 | 결론부터
상사에게 하는 구두 보고의 구성 방식으로 적절한 것은 어느 것인가?
자신의 감상과 반성부터 말한다
경위를 처음부터 순서대로 이야기하고 결론은 마지막에 말한다
상대가 질문할 때까지 아무 말도 하지 않는다
결론을 먼저 말하고 이어서 이유와 경위를 말한다
정답D. 결론을 먼저 말하고 이어서 이유와 경위를 말한다
결론을 먼저 두면 듣는 사람은 그 뒤의 정보를 판단 재료로 정리할 수 있다. 경위부터 들어가면 결론이 나올 때까지 판단을 보류하게 만든다.
문제 4 | 지시 받는 법
상사에게서 지시를 받을 때의 행동으로 적절하지 않은 것은 어느 것인가?
외울 수 있는 내용이라고 생각해 기록을 남기지 않고 자리로 돌아간다
이야기를 끝까지 듣고 나서 모르는 점을 모아서 질문한다
받아 적은 요점을 복창해 상사와 인식을 맞춰 둔다
메모와 필기구를 가지고 가서 들으면서 요점을 받아 적는다
정답A. 외울 수 있는 내용이라고 생각해 기록을 남기지 않고 자리로 돌아간다
기억에만 기대면 빠뜨림이나 착오가 생긴다. 메모를 하고 복창해 인식을 맞추고, 자리로 돌아가 메모를 정리하는 데까지가 지시를 받는 방법이다.
문제 5 | 5W2H 항목
지시를 받았을 때의 확인 항목 가운데 5W2H에 포함되지 않는 것은 어느 것인가?
누구의 소개인가
얼마가 드는가
언제까지 할 것인가
어떻게 할 것인가
정답A. 누구의 소개인가
5W2H는 언제·어디서·누가·무엇을·왜·어떻게·얼마의 7가지이다. 누구의 소개인가는 포함되지 않는다. 특히 기한과 성과물의 형태는 반드시 확인한다.
문제 6 | 모호한 기한
「되도록 빨리 부탁해」라는 지시를 받았다. 대응으로 적절한 것은 어느 것인가?
자신이 빠르다고 생각하는 시기에 내면 된다고 보고 그대로 작업을 진행한다
상사가 재촉해 올 때까지 손대지 않고 기다린다
기한이 제시되지 않았으니 착수 자체를 뒤로 미룬다
오늘 중이면 되는지 등 구체적인 일시를 제시해 확인한다
정답D. 오늘 중이면 되는지 등 구체적인 일시를 제시해 확인한다
「빨리」의 감각은 사람마다 다르므로 이쪽에서 구체적인 일시를 제시해 합의한다. 모호한 채로 진행하면 늦다는 말을 듣거나, 너무 서둘러 품질을 떨어뜨리게 된다.
문제 7 | 연락 누락
회의 시작 시각이 변경되었고 상사에게는 보고를 마쳤다. 다음으로 취해야 할 행동으로 적절한 것은 어느 것인가?
참석 예정인 관계자 전원에게 변경을 연락한다
변경을 아는 사람들끼리만 개최한다
당일 회의실 앞에서 구두로 전한다
상사에게 전했으므로 그 이상은 아무것도 하지 않는다
정답A. 참석 예정인 관계자 전원에게 변경을 연락한다
보고와 연락은 대상이 다르다. 상사에 대한 보고로 끝내면 관계자에게 사실이 닿지 않는다. 사실을 알리는 연락은 영향을 받는 사람 전원에게 전달한다.
문제 8 | 상담하는 법
판단이 서지 않는 안건이 생겼을 때의 행동으로 적절한 것은 어느 것인가?
거래처에 정하게 한다
판단할 수 없으므로 그대로 방치한다
상사에게 상황과 선택지를 제시하고 상담한다
스스로 정해 버리고 문제가 되면 보고한다
정답C. 상사에게 상황과 선택지를 제시하고 상담한다
상담은 판단이나 조언을 구하는 행위이다. 통째로 떠넘기지 말고 상황과 선택지, 밀고 싶은 안과 그 이유까지 준비해 가면 짧은 시간에 결정된다.
문제 9 | 재택 호렌소
재택근무에서의 호렌소(報連相)에 대해 적절하지 않은 것은 어느 것인가?
급한 용건은 채팅이 아니라 전화로 바꾼다
상담은 문자만으로 길게 주고받지 말고 통화로 바꾼다
출근하지 않으므로 진척 공유는 월말에 한꺼번에 한다
그날 작업의 시작과 종료를 짧은 문장으로 관계자에게 공유해 둔다
정답C. 출근하지 않으므로 진척 공유는 월말에 한꺼번에 한다
재택에서는 주위에서 상황이 보이지 않으므로 공유 빈도는 오히려 높인다. 월말까지 모아 두면 지연이나 엇갈림을 발견하는 것이 늦어진다.
문제 10 | 결정의 기록
온라인 회의에서 정해진 사항의 처리로 적절한 것은 어느 것인가?
녹화가 있으므로 글로 적을 필요는 없다
다음 회의에서 떠올려 확인하면 된다
구두로 정했으므로 기록은 남기지 않아도 된다
결정 사항을 글로 적어 참가자에게 공유한다
정답D. 결정 사항을 글로 적어 참가자에게 공유한다
통화는 기록이 남지 않고 잘못 듣는 일도 생긴다. 결정 사항과 과제를 글로 남겨 공유하면 인식의 어긋남을 빨리 찾을 수 있다. 녹화는 찾는 데 시간이 걸리므로 요점을 글로 옮기는 일을 생략할 이유가 되지 않는다.
문제 11 | 우선순위
긴급도와 중요도로 일을 나눌 때, 내버려 두면 뒤로 밀리기 때문에 미리 일정에 시간을 확보해 두어야 하는 구분은 어느 것인가?
긴급하고 중요한 것
긴급하지 않지만 중요한 것
긴급하지도 중요하지도 않은 것
긴급하지만 중요하지 않은 것
정답B. 긴급하지 않지만 중요한 것
긴급하고 중요한 것은 내버려 두어도 손을 대게 된다. 성과를 좌우하는 것은 계획 수립이나 개선처럼 긴급하지 않지만 중요한 구분이며, 먼저 시간을 확보하지 않으면 늘 뒤로 밀린다.
문제 12 | PDCA 순서
PDCA 네 단계의 배열로 올바른 것은 어느 것인가?
실행, 계획, 개선, 평가
계획, 평가, 실행, 개선
평가, 계획, 실행, 개선
계획, 실행, 평가, 개선
정답D. 계획, 실행, 평가, 개선
Plan(계획), Do(실행), Check(평가), Act(개선)의 순서이다. 평가를 건너뛰면 같은 실패를 되풀이하므로, 계획 단계에서 무엇을 성공으로 볼지를 정해 둔다.
문제 13 | 중간보고
1개월이 걸리는 일을 맡았다. 진행 방식으로 적절한 것은 어느 것인가?
날마다의 작업 내용을 세세하게 구두로 계속 전한다
스스로 중간 마감을 두고 도중에 진척을 보고한다
기한 전날이 되어서야 시간을 맞출 수 있을지 판단한다
완성할 때까지 보고하지 않고 마지막에 한꺼번에 제출한다
정답B. 스스로 중간 마감을 두고 도중에 진척을 보고한다
긴 일은 도중에 방향이 어긋난다. 중간보고를 넣으면 이른 단계에서 수정할 수 있다. 너무 잦은 보고는 상대의 시간을 빼앗으므로 마디를 정해 내는 것이 좋다.
문제 14 | 지연 연락
마감에 맞추지 못한다는 것을 알았다. 상사에게 전하는 방법으로 적절하지 않은 것은 어느 것인가?
알게 된 시점에 바로 전한다
맞추지 못한다는 결론을 먼저 전한다
마감 당일까지 상황을 지켜보다가 그날 전한다
현재 어디까지 끝났는지를 제시한다
정답C. 마감 당일까지 상황을 지켜보다가 그날 전한다
당일에 통보받으면 상사는 손을 쓸 수 없다. 알게 된 시점에 결론·진척·원인·필요한 지원·제출할 수 있는 일시를 전하는 것이 올바른 순서이다.
문제 15 | 휴가 준비
1주일 뒤에 휴가를 쓰기로 정해졌다. 쉬기 전의 준비로 가장 적절한 것은 어느 것인가?
쉰다는 것을 직전까지 감추었다가 당일 아침에 연락한다
담당 업무의 상황과 인계 사항을 정리해 관계자와 공유해 둔다
부재중에 오는 메일은 돌아와서 한꺼번에 보면 되므로 특별히 아무것도 하지 않는다
급한 용건은 휴가 중에 자기 휴대전화로 연락하게 한다
정답B. 담당 업무의 상황과 인계 사항을 정리해 관계자와 공유해 둔다
휴가는 권리이지만 일은 멈추지 않는다. 진행 중인 안건·기한·연락처·판단을 대신할 사람을 적어 내어 공유해 두는 것이 기본이다. 휴가 중에 자신이 대응하는 전제로 삼으면 휴가의 의미가 없어질뿐더러 연락이 닿지 않을 때 아무도 움직일 수 없다. 직전까지 감추는 것은 주위가 대비할 수 없으므로 가장 피해야 한다.
문제 16 | 36협정
법정 노동시간을 넘겨 근로시키기 위해 필요한 절차로 옳은 것은 어느 것인가?
근로자 과반수를 대표하는 자 등과 서면에 의한 협정을 맺고 행정관청에 신고한다
본인이 동의하고 있으면 절차는 필요 없다
상사가 그 자리에서 구두로 허가하면 충분하므로 서면에 의한 절차는 일절 필요 없다
취업규칙에 잔업을 시킬 수 있다는 취지를 적어 주지시켜 두면 그것만으로 절차가 끝난다
정답A. 근로자 과반수를 대표하는 자 등과 서면에 의한 협정을 맺고 행정관청에 신고한다
노동기준법(労働基準法) 제36조의 규정이며, 이 협정이 일반적으로 36협정(三六協定, saburoku-kyōtei)이라고 불린다. 서면에 의한 협정과 행정관청에 대한 신고가 모두 필요하고, 구두 허가나 본인의 동의만으로는 부족하다.
문제 17 | 휴가 신청
연차유급휴가를 신청할 때의 진행 방식으로 적절한 것은 어느 것인가?
같은 부서 동료가 아직 연차유급휴가를 쓰지 않은 동안에는 자신도 신청해서는 안 된다
업무 전망이 선 단계에서 일찍 신청하고, 성수기와 겹칠 때는 일정을 상담한다
취득 이유를 자세히 설명하지 않으면 신청할 수 없다
취득하는 날의 전날 업무 종료 후에 메일로 일방적으로 통보해 두면 회사의 승인은 필요 없다
정답B. 업무 전망이 선 단계에서 일찍 신청하고, 성수기와 겹칠 때는 일정을 상담한다
일찍 낼수록 조율의 폭이 넓어진다. 법률상 취득 이유를 신고하는 것은 요건이 아니지만, 일정이 업무와 겹칠 때 상담하는 것은 실무상의 작법이다. 동료의 취득 상황은 자기 권리와 관계가 없다. 일방적인 사후 통보는 인수인계를 할 수 없어 주위가 곤란해진다.
문제 18 | 시기변경권
연차유급휴가 청구에 대한 회사의 대응에 대해 노동기준법(労働基準法)상 옳은 것은 어느 것인가?
청구된 시기에 주는 것이 사업의 정상적인 운영을 방해하는 경우에는 다른 시기에 줄 수 있다
연도 말에 남은 일수를 한꺼번에 매입하기로 하면 애초에 연차유급휴가를 부여할 필요가 없다
근로자가 밝힌 취득 이유에 회사가 납득할 수 없는 경우에는 회사 쪽에서 취득을 거부할 수 있다
성수기에 해당하는 시기에 대해서는 미리 일률적으로 취득을 인정하지 않는다고 취업규칙에서 정해 둘 수 있다
정답A. 청구된 시기에 주는 것이 사업의 정상적인 운영을 방해하는 경우에는 다른 시기에 줄 수 있다
노동기준법 제39조 제5항은 유급휴가를 근로자가 청구하는 시기에 주어야 한다고 한 뒤, 사업의 정상적인 운영을 방해하는 경우에 한해 다른 시기에 줄 수 있다고 정한다(시기변경권, 時季変更権). 이유에 따른 거부나 일률적인 불허는 인정되지 않는다.
문제 19 | 업무량 상담
잔업이 이어져 감당하기 어려워졌을 때의 행동으로 가장 적절한 것은 어느 것인가?
감당하지 못하게 된 몫의 일을 동료의 책상 위에 무단으로 놓아두고 이후 처리는 모두 상대에게 맡긴다
평가가 떨어질 것을 걱정해 아무에게도 말하지 않은 채 그대로 잔업을 계속하며 혼자 떠안는다
안고 있는 업무량과 기한을 상사에게 전해 우선순위를 상담하고, 필요하면 사내 상담 창구에도 상담한다
기한에 맞추지 못한다는 것을 알게 된 시점에는 연락하지 않고, 마감 당일이 되어서야 비로소 상사에게 보고한다
정답C. 안고 있는 업무량과 기한을 상사에게 전해 우선순위를 상담하고, 필요하면 사내 상담 창구에도 상담한다
혼자 떠안은 채 두는 것이 가장 돌이킬 수 없게 만든다. 무엇에 얼마나 시간이 걸리고 있고 어느 것이 늦어질 것 같은지를 숫자로 전하면 상사는 순서를 바꾸거나 지원을 붙이는 판단을 할 수 있다. 무단으로 남에게 돌리거나 직전까지 침묵하는 것은 모두 주위의 선택지를 빼앗는 행동이다.
문제 20 | 역산 계획
마감이 있는 일의 일정을 세우는 방법으로 적절한 것은 어느 것인가?
착수할 수 있을 때 착수하기로 하고 계획은 세우지 않는다
작업 시간을 빈틈없이 늘어놓고 여유는 두지 않는다
마감에서 역산하고, 끼어드는 일이나 되돌아오는 작업에 대비해 여유를 잡는다
다른 사람의 일정은 고려하지 않고 자기 사정만으로 짠다
정답C. 마감에서 역산하고, 끼어드는 일이나 되돌아오는 작업에 대비해 여유를 잡는다
끼어드는 일이나 되돌아오는 작업은 반드시 생기므로 여유가 없는 계획은 반드시 늦어진다. 다른 사람의 확인이나 결재를 기다리는 시간도 공정에 포함해 역산한다.
문제 21 | 실수 초기 대응
업무에서 실수를 알아차렸을 때의 초기 대응으로 적절한 것은 어느 것인가?
피해의 확대를 멈추고 바로 상사에게 전한다
스스로 만회할 수 있는지 시도해 보고 나서 판단한다
다음에 같은 일이 생겼을 때 한꺼번에 보고한다
원인이 분명히 밝혀진 뒤에 상사에게 전한다
정답A. 피해의 확대를 멈추고 바로 상사에게 전한다
먼저 필요한 것은 피해를 멈추는 것과 상사에게 빨리 전하는 것이다. 원인 분석은 진정된 뒤에 해도 된다. 스스로 만회하려는 사이에 영향이 퍼진다.
문제 22 | 메일 오발송
거래처용 메일을 다른 회사에 잘못 보냈다. 가장 먼저 취해야 할 행동으로 적절한 것은 어느 것인가?
자기 판단으로 잘못 보낸 곳에 사과 전화를 건다
상사에게 보고하고 회사로서의 대응을 확인한다
상대가 알아채지 못할 가능성도 있으므로 한동안 상황을 지켜본다
아무에게도 말하지 않고 발송 취소만 시도한다
정답B. 상사에게 보고하고 회사로서의 대응을 확인한다
오발송은 정보 유출로 이어질 우려가 있어 회사로서 대응을 정할 필요가 있다. 개인 판단으로 먼저 연락하면 오히려 사태를 복잡하게 만들 수 있다. 사실, 보낸 내용, 수신처를 정확히 전한다.
문제 23 | 의뢰하는 법
동료에게 작업을 의뢰할 때 전할 사항 가운데 우선도가 낮은 것은 어느 것인가?
자신이 지금 바쁜 사정에 대한 자세한 설명
만들어 주었으면 하는 성과물의 형태
의뢰하는 배경과 목적
언제까지 필요한가 하는 기한
정답A. 자신이 지금 바쁜 사정에 대한 자세한 설명
받는 쪽이 필요로 하는 것은 배경·성과물·기한·분량이다. 자기 사정을 길게 늘어놓아도 상대의 작업 내용은 정해지지 않는다. 급한 경우에는 이유를 짧게 곁들인다.
문제 24 | 거절하는 법
손이 비어 있지 않아 의뢰를 받을 수 없을 때의 전달 방법으로 적절한 것은 어느 것인가?
상사에게 상담하지 않고 마음대로 다른 사람에게 넘긴다
양해를 구하는 앞말을 두고, 이유와 대안을 곁들여 거절한다
일단 받아 두었다가 시간을 맞추지 못하면 그때 사과한다
이유는 일절 말하지 않은 채 할 수 없다고만 답한다
정답B. 양해를 구하는 앞말을 두고, 이유와 대안을 곁들여 거절한다
쉽게 떠맡았다가 기한을 놓치는 편이 더 폐를 끼친다. 「恐れ入りますが」(osore irimasu ga — "죄송합니다만") 같은 쿠션 고토바(クッション言葉 — 완충 표현)를 두고, 받을 수 없는 이유와 다른 기한이나 일부만이라면 가능하다는 식의 대안을 제시한다.
문제 25 | 아젠다
회의 아젠다에 적을 내용으로 적절하지 않은 것은 어느 것인가?
각 의제에 배정할 소요시간
회의 후 친목회의 좌석표
그 회의에서 정하고 싶은 것의 범위
다룰 의제와 그 순서
정답B. 회의 후 친목회의 좌석표
아젠다는 참가자가 준비해서 임할 수 있게 하기 위한 문서이다. 의제·소요시간·정하고 싶은 것을 미리 공유하고 자료도 먼저 보낸다.
문제 26 | 의사록 요점
의사록에 반드시 기재해야 할 사항으로 적절한 것은 어느 것인가?
누가, 언제까지, 무엇을 할 것인가 하는 과제
회의실에 놓여 있는 비품의 목록과 각각의 수량
발언한 사람 각자의 말투나 표정의 세세한 모습
참석자가 회의실의 어느 위치에 앉아 있었는지 하는 배치
정답A. 누가, 언제까지, 무엇을 할 것인가 하는 과제
의사록의 핵심은 결정 사항과 과제이다. 과제는 담당자·기한·내용의 3가지가 갖추어져야 비로소 기능한다. 정해지지 않은 것도 남겨 둔다.
문제 27 | 미결 처리
회의에서 결론이 나지 않은 의제의 처리로 적절한 것은 어느 것인가?
참석자 각자의 기억에 맡긴다
결론이 나지 않았으므로 의제 자체를 철회한다
의사록에는 적지 않고 다음번에 다시 논의한다
미결이라는 것과 누가 언제까지 정리할지를 의사록에 남긴다
정답D. 미결이라는 것과 누가 언제까지 정리할지를 의사록에 남긴다
미결을 남기지 않으면 다음 회의에서 같은 논의를 되풀이한다. 무엇이 정해지지 않았는지, 누가 언제까지 정리할지까지 적어 둔다.
문제 28 | 인수인계
담당을 교대할 때의 인수인계로 적절한 것은 어느 것인가?
진행 중인 안건에 대해서만 전하기로 하고 과거의 경위나 관계자에 대해서는 전하지 않는다
업무 일람·진행 중인 안건·관계자·주의점·자료가 있는 곳을 인계서에 정리한다
후임이 질문해 오면 답하는 것으로 충분하다
후임 담당자에게 구두로 전해 두면 충분하고 문서로 남길 필요는 없다
정답B. 업무 일람·진행 중인 안건·관계자·주의점·자료가 있는 곳을 인계서에 정리한다
구두만으로는 반드시 빠뜨림이 생긴다. 특히 문서로 남아 있지 않은 약속이나 문제가 될 뻔했던 경위는 후임이 가장 곤란해하는 부분이므로 인계서(引継書 — 인수인계 사항을 적어 남기는 문서)에 적어 남긴다.
문제 29 | 잔업 신청
정시 후에도 작업을 계속할 필요가 생겼을 때의 행동으로 적절한 것은 어느 것인가?
회사가 정한 절차에 따라 신청한다
집에 가져가서 마저 한다
기록을 남기지 않은 채 작업한다
신청은 하지 않고 남았다가 나중에 구두로 전한다
정답A. 회사가 정한 절차에 따라 신청한다
법정 노동시간을 넘는 근로에는 노사협정과 행정관청에 대한 신고라는 전제가 있고(노동기준법(労働基準法) 제36조), 회사는 노동시간을 파악할 필요가 있다. 신청하지 않고 남는 것, 기록을 남기지 않는 것, 집에 가져가는 것은 모두 피한다.
문제 30 | 의뢰 확인
업무 의뢰를 맡을 때 확인할 사항 가운데 우선도가 가장 낮은 것은 어느 것인가?
성과물의 형태와 분량
판단이 서지 않을 때의 상담처
언제까지 필요한가 하는 기한
의뢰한 사람이 누구에게서 부탁받았는가 하는 경위
정답D. 의뢰한 사람이 누구에게서 부탁받았는가 하는 경위
맡은 시점에 정해 두어야 할 것은 무엇을, 언제까지, 어떤 형태로 낼지, 헤매면 누구에게 물을지이다. 의뢰의 경위는 알면 도움이 되지만 없어도 작업은 시작할 수 있다. 반대로 기한과 성과물의 형태가 모호한 채 진행하면 내놓고 나서 다시 만들게 된다.
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