การบริหารโครงการ

โครงการเป็นกิจกรรมที่มีความชั่วคราว คือมีกำหนดเวลาสิ้นสุด และมีความเป็นเอกลักษณ์ คือผลงานแต่ละครั้งแตกต่างกัน ตัวเลือกที่ 1 เป็นคำอธิบายของงานประจำที่ไม่มีจุดสิ้นสุด จึงขาดความชั่วคราว ตัวเลือกที่ 3 ผิดเพราะโครงการภายในบริษัทเองก็มีจำนวนมาก และตัวเลือกที่ 4 ผิดเพราะไม่มีเงื่อนไขเรื่องจำนวนคน

ผู้จัดการโครงการทำหน้าที่วางแผน ประสานกำลังคนและงบประมาณ ติดตามความคืบหน้า และรับผิดชอบการบรรลุเป้าหมายด้านคุณภาพ ต้นทุน และกำหนดส่งมอบ (QCD) ตัวเลือกที่ 2 เป็นบทบาทของสมาชิกโครงการ ตัวเลือกที่ 3 เป็นบทบาทฝ่ายปฏิบัติการ (การจัดการบริการ) และตัวเลือกที่ 4 เป็นเรื่องที่ผู้บริหารหรือที่ประชุมผู้ถือหุ้นตัดสิน ซึ่งล้วนไม่ใช่บทบาทของ PM

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นแนวคิดที่ครอบคลุมทั้งบุคคลและองค์กรที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ตลอดจนผู้ที่ได้รับผลกระทบจากผลลัพธ์ของโครงการ ได้แก่ สมาชิก สปอนเซอร์ ลูกค้า ผู้ใช้ และบริษัทคู่ค้า เป็นต้น ตัวเลือกที่ 1, 2 และ 4 ล้วนยกมาเพียงบางส่วนของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ขอบเขตแคบเกินไปจึงผิด

WBS เป็นแผนภาพที่แยกย่อยผลงานและงานจากก้อนใหญ่ลงไปทีละขั้น ช่วยป้องกันงานตกหล่น และเป็นฐานของการประมาณชั่วโมงงานและการมอบหมายผู้รับผิดชอบ ตัวเลือกที่ 1 เป็นแกนต์ชาร์ต ตัวเลือกที่ 2 เป็นแผนภาพลูกศร และตัวเลือกที่ 3 เป็นแผนผังองค์กร ซึ่งล้วนไม่ใช่จุดประสงค์ของ WBS

การจัดการขอบเขตคือกิจกรรมที่ทำให้ชัดเจนว่าจะสร้างอะไรและไม่สร้างอะไร และป้องกันสโคปครีป (scope creep) คือการที่ขอบเขตขยายอย่างไร้ระเบียบ ตัวเลือกที่ 1 เป็นการจัดการต้นทุน ตัวเลือกที่ 3 เป็นการจัดการเวลา (ตารางเวลา) และตัวเลือกที่ 4 เป็นการจัดการการจัดหา ซึ่งเป็นคนละด้านกัน

การจัดการทรัพยากรเป็นด้านที่ประมาณและจัดหาทรัพยากรอย่างคน อุปกรณ์ และวัสดุ พร้อมทั้งพัฒนาและบริหารทีม ส่วนการจัดการขอบเขตคือการนิยามขอบเขตงาน การจัดการการจัดหาคือการจัดซื้อและการจ้างภายนอก และการจัดการการสื่อสารคือการแจกจ่ายและแบ่งปันข้อมูล ซึ่งไม่ได้ดูแลการจัดหาหรือพัฒนากำลังคนโดยตรง

คำขอเปลี่ยนแปลงต้องผ่านขั้นตอนการจัดการการเปลี่ยนแปลงของการจัดการเชิงบูรณาการ โดยวิเคราะห์ผลกระทบ ตัดสินอนุมัติหรือปฏิเสธ และสะท้อนเข้าแผนเฉพาะที่อนุมัติแล้ว ตัวเลือกที่ 1 จะนำไปสู่การขยายขอบเขตอย่างไร้ระเบียบ (สโคปครีป) ส่วนตัวเลือกที่ 2 และ 4 ตัดสินแบบเหมารวมโดยไม่ประเมินผลกระทบ ทำให้ไม่สามารถรับการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นได้ จึงไม่เหมาะสม

แผนภาพลูกศรแสดงงานด้วยเส้นลูกศรและจุดเชื่อมด้วยโหนด เพื่อบอกความสัมพันธ์ก่อนหลัง และใช้หาจำนวนวันที่สั้นที่สุดของทั้งโครงการกับเส้นทางวิกฤต (critical path) ตัวเลือกที่ 1 เป็นตารางบริหารงบประมาณ ตัวเลือกที่ 3 เป็นแผนผังองค์กร และตัวเลือกที่ 4 เป็นสิ่งที่แสดงด้วย WBS ซึ่งไม่ใช่จุดประสงค์ของแผนภาพลูกศร

จำนวนวันของแต่ละเส้นทางคือ เส้นทาง 1 ใช้ 4+6+3=13 วัน เส้นทาง 2 ใช้ 4+5+4+3=16 วัน เส้นทาง 3 ใช้ 4+8+3=15 วัน โครงการจะเสร็จได้ต่อเมื่อทุกเส้นทางเสร็จ ดังนั้นจำนวนวันที่สั้นที่สุดคือ 16 วันตามเส้นทางที่ยาวที่สุด ค่า 13 วันคือของเส้นทาง 1 ค่า 15 วันคือของเส้นทาง 3 และ 18 วันไม่ตรงกับผลรวมของเส้นทางใดเลย

จำนวนวันของแต่ละเส้นทางคือ เส้นทาง 1 ใช้ 3+7+4=14 วัน เส้นทาง 2 ใช้ 3+5+4=12 วัน เส้นทาง 3 ใช้ 3+2+6+4=15 วัน เส้นทางวิกฤตหมายถึงเส้นทางที่ใช้เวลานานที่สุด จึงเป็นเส้นทาง 3 (A→D→F→E) ที่ใช้ 15 วัน เส้นทาง 1 และ 2 สั้นกว่าและมีเวลาเผื่อ อีกทั้งจำนวนวันของแต่ละเส้นทางก็ต่างกัน ตัวเลือกที่ 3 จึงผิดด้วย

เส้นทาง 1 ใช้ 5+4+6=15 วัน เส้นทาง 2 ใช้ 5+8+6=19 วัน จำนวนวันของทั้งโครงการจึงเป็น 19 วันตามเส้นทางที่ยาวกว่า เส้นทาง 1 ซึ่งมีงาน B มีเวลาเผื่อ 19-15=4 วัน ดังนั้น B ล่าช้าได้ถึง 4 วันโดยไม่กระทบภาพรวม หากล่าช้า 5 วัน เส้นทาง 1 จะกลายเป็น 20 วันและวันแล้วเสร็จจะเลื่อน ตัวเลือกที่ 4 เป็นคำอธิบายที่ใช้ได้กับงานบนเส้นทางวิกฤต

ก่อนย่น เส้นทาง 1 ใช้ 6+4+5=15 วัน เส้นทาง 2 ใช้ 6+9+5=20 วัน ทั้งโครงการจึงใช้ 20 วัน เมื่อลด C จาก 9 วันเหลือ 6 วัน เส้นทาง 2 จะกลายเป็น 6+6+5=17 วัน ซึ่งยังยาวกว่า 15 วันของเส้นทาง 1 ทั้งโครงการจึงเป็น 17 วัน ค่า 20 วันคือค่าก่อนย่น ส่วน 15 วันเป็นคำตอบที่ดูเฉพาะเส้นทาง 1 ซึ่งไม่ถูกต้องเพราะเส้นทาง 2 ยังต้องใช้ 17 วัน

A เสร็จเมื่อผ่านไป 3 วัน จากนั้น B ใช้ 4 วันจึงเสร็จเมื่อผ่านไป 7 วัน และ C ใช้ 7 วันจึงเสร็จเมื่อผ่านไป 10 วัน เนื่องจาก D ต้องรอทั้ง B และ C จึงเริ่มได้เร็วที่สุดเมื่อผ่านไป 10 วันตาม C ที่เสร็จช้ากว่า คำตอบ 7 วันดูเฉพาะ B จึงผิด คำตอบ 14 วันเกิดจากการนำ B กับ C มาต่ออนุกรมกันซึ่งผิด และ 3 วันเป็นเพียงเวลาที่ A เสร็จ

แกนต์ชาร์ต (Gantt chart) ใช้แกนตั้งแสดงงานและแกนนอนแสดงกำหนดการ โดยแสดงช่วงเวลาของแต่ละงานเป็นแท่งแนวนอน เหมาะกับการติดตามความคืบหน้าด้วยการเทียบแผนกับผลจริง ส่วน WBS เป็นแผนภาพแยกย่อยงานเป็นลำดับชั้น แผนภาพลูกศรแสดงความสัมพันธ์ก่อนหลังและจำนวนวันของงาน และแผนภาพก้างปลาใช้จัดระเบียบความสัมพันธ์ระหว่างผลลัพธ์กับสาเหตุ

วิธีฟังก์ชันพอยต์เป็นเทคนิคแปลงขนาดของซอฟต์แวร์เป็นตัวเลข โดยนับฟังก์ชันที่ผู้ใช้มองเห็นและถ่วงน้ำหนักตามความซับซ้อน ตัวเลือกที่ 1 เป็นการประมาณโดยเทียบเคียง ตัวเลือกที่ 2 เป็นการประมาณแบบล่างขึ้นบน และตัวเลือกที่ 3 เป็นการประมาณจากจำนวนบรรทัดโปรแกรม (LOC) ซึ่งเป็นเทคนิคคนละแบบ

การประมาณโดยเทียบเคียง (analogous estimating) ใช้ผลจริงของโครงการที่มีประสบการณ์คล้ายกันเป็นฐาน แล้วปรับแก้ตามความต่างของขนาด เหมาะกับการประมาณคร่าว ๆ ช่วงต้นที่ข้อมูลยังน้อย การประมาณแบบล่างขึ้นบนคือการสะสมจากงานย่อย วิธีฟังก์ชันพอยต์คำนวณจากปริมาณฟังก์ชัน ส่วนวิธีเดลฟายเป็นเทคนิคพยากรณ์ที่รวบรวมความเห็นผู้เชี่ยวชาญหลายคนแบบไม่เปิดเผยชื่อจนได้ข้อสรุป

การหลีกเลี่ยงคือการกำจัดต้นเหตุของความเสี่ยงเพื่อให้พ้นจากสภาพที่มีความเสี่ยง ตัวเลือกที่ 1 เป็นการถ่ายโอนภาระความเสียหายให้บุคคลที่สาม (transfer) ตัวเลือกที่ 2 เป็นการลดโอกาสเกิดหรือผลกระทบ (mitigate) และตัวเลือกที่ 4 เป็นการยอมรับโดยไม่ทำมาตรการ (accept) ซึ่งล้วนไม่ใช่การหลีกเลี่ยง

การถ่ายโอนคือการย้ายภาระความสูญเสียเมื่อความเสี่ยงกลายเป็นจริงไปให้บุคคลที่สาม เช่น บริษัทประกันหรือผู้รับจ้างภายนอก ตัวเลือกที่ 2 เป็นการหลีกเลี่ยงโดยตัดต้นเหตุของความเสี่ยง ตัวเลือกที่ 3 เป็นการลดโอกาสเกิด (บรรเทา) และตัวเลือกที่ 4 เป็นการยอมรับโดยไม่ทำมาตรการ

การยอมรับ (accept) คือการรับความเสี่ยงไว้ตามสภาพ ใช้เมื่อค่าใช้จ่ายของมาตรการไม่คุ้มกับความสูญเสียที่คาดไว้ เป็นต้น ส่วนการหลีกเลี่ยงคือการกำจัดต้นเหตุของความเสี่ยง การถ่ายโอนคือการย้ายภาระความสูญเสียให้บุคคลที่สาม และการลดผลกระทบคือการทำมาตรการให้โอกาสเกิดหรือผลกระทบเล็กลง ทั้งสามแบบต่างจากการยอมรับตรงที่มีการลงมือทำบางอย่าง

การจัดการคุณภาพประกอบด้วยการวางแผนกำหนดเป้าหมายคุณภาพและเกณฑ์ตัดสิน การประกันคุณภาพที่ตรวจว่างานทำตามขั้นตอนที่กำหนด และการควบคุมคุณภาพที่ตรวจสอบและแก้ไขผลงาน ตัวเลือกที่ 1 เป็นการจัดการต้นทุน ตัวเลือกที่ 3 เป็นการจัดการเวลา (ตารางเวลา) และตัวเลือกที่ 4 เป็นการจัดการการจัดหา ซึ่งเป็นคนละด้านกัน

RFP (เอกสารขอข้อเสนอ) ใช้ในการคัดเลือกผู้รับจ้าง โดยแสดงข้อกำหนดความต้องการและเงื่อนไขเบื้องต้น เพื่อขอข้อเสนอที่เป็นรูปธรรมพร้อมใบเสนอราคา ส่วน RFI (เอกสารขอข้อมูล) ใช้ขอข้อมูลผลิตภัณฑ์และเทคโนโลยีในขั้นก่อนคัดกรองตัวเลือก SLA เป็นข้อตกลงกำหนดระดับคุณภาพบริการ และ WBS เป็นแผนภาพแยกย่อยงานเป็นลำดับชั้น ซึ่งไม่ใช้ในการขอข้อเสนอ

การจัดการการสื่อสารคือกิจกรรมที่วางแผนว่าข้อมูลใดจำเป็นต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละราย ด้วยช่องทางและความถี่แบบใด แล้วแจกจ่ายและแบ่งปันผ่านการประชุมหรือรายงานเพื่อป้องกันความเข้าใจคลาดเคลื่อน ตัวเลือกที่ 2 เป็นจุดประสงค์ของการจัดหา ตัวเลือกที่ 3 เป็นของการจัดการคุณภาพ และตัวเลือกที่ 4 เป็นของการจัดการเวลา (ตารางเวลา)