Manajemen Proyek

Proyek adalah kegiatan yang bersifat sementara (temporer) dengan batas waktu yang ditetapkan, dan bersifat unik karena hasil kerjanya berbeda satu sama lain. Pilihan pertama adalah penjelasan pekerjaan rutin tanpa akhir sehingga tidak bersifat sementara. Pilihan ketiga salah karena banyak juga proyek untuk keperluan internal perusahaan. Pilihan keempat salah karena tidak ada syarat jumlah orang.

Manajer proyek menyusun rencana, mengoordinasikan personel dan anggaran, mengelola kemajuan, serta bertanggung jawab atas pencapaian sasaran kualitas, biaya, dan waktu (QCD). Pilihan kedua adalah peran anggota proyek, pilihan ketiga adalah peran tim operasional (manajemen layanan), dan pilihan keempat adalah hal yang diputuskan manajemen atau rapat pemegang saham; semuanya bukan peran PM.

Stakeholder (pemangku kepentingan) adalah konsep yang mencakup secara luas orang/organisasi yang terlibat dalam proyek dan yang terpengaruh oleh hasilnya: anggota, sponsor, pelanggan, pengguna, perusahaan mitra, dan sebagainya. Pilihan pertama, kedua, dan keempat hanya menyebut sebagian stakeholder sehingga cakupannya terlalu sempit dan salah.

WBS adalah bagan yang menguraikan hasil kerja dan pekerjaan secara bertahap dari kelompok besar ke yang lebih rinci; ia mencegah pekerjaan terlewat dan menjadi dasar estimasi usaha serta pembagian tugas. Pilihan pertama adalah Gantt chart, pilihan kedua adalah arrow diagram, dan pilihan ketiga adalah bagan organisasi; semuanya bukan tujuan WBS.

Manajemen lingkup adalah kegiatan memperjelas cakupan "apa yang dibuat dan apa yang tidak dibuat" serta mencegah scope creep, yaitu membengkaknya cakupan tanpa kendali. Pilihan pertama adalah manajemen biaya, pilihan ketiga adalah manajemen waktu (jadwal), dan pilihan keempat adalah manajemen pengadaan; bidang yang ditangani berbeda.

Manajemen sumber daya adalah bidang yang memperkirakan dan mengamankan kebutuhan sumber daya seperti orang, peralatan, dan bahan, serta membina dan mengelola tim. Lingkup menangani definisi cakupan pekerjaan, pengadaan menangani pembelian dan penyerahan pekerjaan ke pihak luar, dan komunikasi menangani penyebaran serta berbagi informasi; ketiganya tidak menangani pengadaan dan pembinaan personel itu sendiri.

Permintaan perubahan ditangani lewat prosedur pengendalian perubahan dalam manajemen integrasi: dampaknya dianalisis, disetujui atau ditolak, dan hanya yang disetujui yang dicerminkan ke rencana. Pilihan pertama mengundang pembengkakan cakupan tanpa kendali (scope creep). Pilihan kedua dan keempat memutuskan secara seragam tanpa mengevaluasi dampak sehingga perubahan yang diperlukan tidak dapat diserap; keduanya tidak tepat.

Arrow diagram menyatakan pekerjaan dengan garis panah dan batas pekerjaan dengan simpul untuk menunjukkan urutan ketergantungan, dan dipakai untuk menghitung jumlah hari tersingkat keseluruhan serta jalur kritis. Pilihan pertama adalah tabel pengelolaan anggaran, pilihan ketiga adalah bagan organisasi, dan pilihan keempat digambarkan dengan WBS; semuanya bukan tujuan arrow diagram.

Jumlah hari setiap jalur: jalur 1 = 4+6+3 = 13 hari, jalur 2 = 4+5+4+3 = 16 hari, jalur 3 = 4+8+3 = 15 hari. Proyek belum selesai sebelum semua jalur selesai, sehingga jumlah hari tersingkat adalah jalur terpanjang, yaitu 16 hari. 13 hari adalah nilai jalur 1, 15 hari adalah nilai jalur 3, dan 18 hari tidak cocok dengan jumlah jalur mana pun.

Jumlah hari setiap jalur: jalur 1 = 3+7+4 = 14 hari, jalur 2 = 3+5+4 = 12 hari, jalur 3 = 3+2+6+4 = 15 hari. Jalur kritis adalah jalur dengan jumlah hari terpanjang, sehingga yang sesuai adalah jalur 3 (A→D→F→E) dengan 15 hari. Jalur 1 dan 2 lebih pendek dan punya kelonggaran, dan jumlah harinya pun saling berbeda sehingga pilihan ketiga juga salah.

Jalur 1 = 5+4+6 = 15 hari dan jalur 2 = 5+8+6 = 19 hari, sehingga jumlah hari keseluruhan adalah yang lebih panjang, 19 hari. Jalur 1 yang memuat pekerjaan B punya kelonggaran 19−15 = 4 hari, jadi keterlambatan B sampai 4 hari tidak memengaruhi keseluruhan. Jika terlambat 5 hari, jalur 1 menjadi 20 hari dan tanggal selesai mundur. Pilihan keempat adalah penjelasan yang berlaku bagi pekerjaan di jalur kritis.

Sebelum dipersingkat, jalur 1 = 6+4+5 = 15 hari dan jalur 2 = 6+9+5 = 20 hari, sehingga keseluruhan 20 hari. Jika C berubah dari 9 hari menjadi 6 hari, jalur 2 menjadi 6+6+5 = 17 hari; karena lebih panjang dari jalur 1 yang 15 hari, keseluruhan menjadi 17 hari. 20 hari adalah nilai sebelum dipersingkat, dan 15 hari adalah kekeliruan karena hanya melihat jalur 1 padahal jalur 2 masih memerlukan 17 hari.

A selesai pada hari ke-3; dari sana B selesai dalam 4 hari yaitu hari ke-7, dan C selesai dalam 7 hari yaitu hari ke-10. Karena D memerlukan selesainya B dan C keduanya, waktu mulai paling awal adalah hari ke-10 mengikuti C yang lebih lambat. 7 hari kemudian adalah kekeliruan karena hanya melihat B, 14 hari kemudian adalah kekeliruan karena menjumlahkan B dan C secara berurutan, dan 3 hari kemudian hanyalah saat selesainya A.

Gantt chart menempatkan pekerjaan pada sumbu tegak dan tanggal pada sumbu mendatar, menunjukkan lama tiap pekerjaan dengan batang mendatar, dan cocok untuk pengelolaan kemajuan dengan membandingkan rencana dan realisasi. WBS adalah bagan penguraian pekerjaan berjenjang, arrow diagram menyatakan urutan ketergantungan dan jumlah hari, dan diagram tulang ikan merapikan hubungan sebab-akibat.

Metode function point adalah teknik mengukur skala perangkat lunak dengan menghitung fungsi yang terlihat oleh pengguna dan memberi bobot menurut kompleksitasnya. Pilihan pertama adalah estimasi analogi, pilihan kedua adalah estimasi bottom-up, dan pilihan ketiga adalah estimasi berdasarkan jumlah baris program (LOC); masing-masing metode yang berbeda.

Estimasi analogi adalah metode yang memakai realisasi proyek serupa sebagai acuan dan mengoreksi perbedaan skala; cocok untuk perkiraan kasar di awal perencanaan saat informasi masih sedikit. Estimasi bottom-up menjumlahkan pekerjaan rinci, metode function point menghitung dari jumlah fungsi, dan metode Delphi adalah teknik prediksi yang mengerucutkan pendapat sejumlah pakar secara anonim.

Penghindaran adalah penanganan yang menghilangkan sumber risiko itu sendiri sehingga tidak lagi terpapar risiko. Pilihan pertama adalah "pengalihan (transfer)" yang memindahkan beban kerugian ke pihak ketiga, pilihan kedua adalah "mitigasi (pengurangan)" yang memperkecil probabilitas atau dampak, dan pilihan keempat adalah "penerimaan (retensi)" yang menerima risiko tanpa tindakan; semuanya bukan penghindaran.

Pengalihan (transfer) adalah penanganan yang memindahkan beban kerugian saat risiko menjadi kenyataan kepada pihak ketiga seperti perusahaan asuransi atau mitra alih daya. Pilihan kedua adalah "penghindaran" yang memutus sumber risiko, pilihan ketiga adalah "mitigasi (pengurangan)" yang menurunkan probabilitas, dan pilihan keempat termasuk "penerimaan (retensi)" yang menerima tanpa tindakan.

Menerima risiko apa adanya, misalnya ketika biaya penanganan tidak sebanding dengan kerugian yang diperkirakan, disebut penerimaan (retensi). Penghindaran menghilangkan sumber risiko, pengalihan memindahkan beban kerugian ke pihak ketiga, dan mitigasi mengambil tindakan untuk memperkecil probabilitas atau dampak; semuanya berbeda dari penerimaan karena tetap mengambil suatu tindakan.

Manajemen kualitas terdiri atas perencanaan yang menetapkan sasaran kualitas dan kriteria penilaian, penjaminan yang memastikan pekerjaan berjalan sesuai prosedur, dan pengendalian yang memeriksa hasil kerja dan melakukan koreksi. Pilihan pertama adalah manajemen biaya, pilihan ketiga adalah manajemen waktu (jadwal), dan pilihan keempat adalah manajemen pengadaan; bidangnya berbeda.

RFP adalah dokumen yang dipakai dalam pemilihan mitra: menunjukkan persyaratan dan prasyarat serta meminta proposal konkret berikut penawaran harganya. RFI adalah dokumen tahap sebelumnya untuk meminta informasi produk dan teknologi, SLA adalah kesepakatan yang menetapkan tingkat kualitas layanan, dan WBS adalah bagan penguraian pekerjaan berjenjang; semuanya tidak dipakai untuk meminta proposal.

Manajemen komunikasi adalah kegiatan merencanakan informasi yang diperlukan, sarana, dan frekuensi penyampaiannya untuk setiap stakeholder, lalu menyebarkan dan membagikan informasi lewat rapat maupun laporan untuk mencegah beda pemahaman. Pilihan kedua adalah tujuan manajemen pengadaan, pilihan ketiga kualitas, dan pilihan keempat waktu (jadwal); semuanya bukan tujuan komunikasi.