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職場・求職 · 商務基礎實驗室

組織與職稱

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講義

1. 公司法上的機關與公司內部的職位是兩回事

取締役(董事)和監査役(監察人)是日本公司法規定的機關,社長和専務則是公司自由賦予的內部稱呼。首先要把這兩個層次是不同的東西整理清楚。

用來指公司裡「大人物」的詞,混雜了兩種:法律規定的,和公司自由決定的。日本公司法規定的是株主総会(股東會)、取締役(torishimariyaku,相當於董事)、取締役会(董事會)、代表取締役(代表公司的董事)、監査役(kansayaku,監察人)這類機關,權限寫在法律裡,也要辦理登記。另一方面,社長、副社長、専務、常務、本部長這些稱呼,公司法裡並沒有「什麼是社長」的定義。它們是公司自訂的內部職制,所以同樣叫「専務」,公司不同,權限和待遇也不同。不要把某家公司職位的意義搬到別家公司,這是這個領域的出發點。

公司法規定,股份有限公司必須設置一名或二名以上的取締役(公司法第326條第1項)。相對地,取締役会、会計参与(與董事共同編製財務報表的機關)、監査役、監査役会、会計監査人(會計師查核機關)等,則是只要章程有訂就可以設置的任意機關(同條第2項)。也就是說,「沒有董事會的股份有限公司」既不違法也不是例外。在中小企業,只有一位取締役的公司也不稀奇。另外,如果要設置取締役会,取締役就必須有三人以上(公司法第331條第5項)。

擁有代表公司權限的是代表取締役。在設有董事會的公司,董事會必須從取締役之中選定代表取締役(公司法第362條第3項),而代表取締役擁有就公司業務進行一切訴訟上或訴訟外行為的權限(公司法第349條第4項)。許多公司會在代表取締役上再疊加「社長」這個稱呼,自稱「代表取締役社長」,但這只是把法律上的地位和公司內部的稱呼並排寫出來而已,並不存在「社長」這個法律上的職位。

話雖如此,「社長」這個名稱在社會上是有信用的。公司法規定,若對並非代表取締役的取締役冠上社長、副社長等名稱,公司就該取締役所為的行為,對善意第三人負責(公司法第354條)。這稱為表見代表取締役(表面上看起來像代表董事的人)。也就是說,名片上的頭銜對對方而言是重要的判斷依據。另外,公司法所說的「役員(yakuin,法定的公司負責人)」指的是取締役、会計参与、監査役(公司法第329條第1項),而日常用語中容易被算進役員的執行役員(執行主管),並不屬於這一條所指的役員。執行役員是公司法沒有規定的稱呼,有的公司把它當員工設置,有的公司則由取締役兼任。

公司法規定的機關,與公司自由決定的內部稱呼
區分例決定的方式
公司法上的機關株主総会、取締役、取締役会、代表取締役、監査役由公司法和章程決定,並辦理登記
公司法上的役員取締役、会計参与、監査役以股東會決議選任(公司法第329條第1項)
公司內部的職位名稱社長、副社長、専務、常務、本部長、部長由公司當作職制自由決定
法律無規定的稱呼執行役員、フェロー(fellow)、顧問、相談役(諮詢顧問)定位和權限都依各公司而異
兩者疊寫的標示代表取締役社長、取締役営業本部長把法律上的地位和公司內部的職位並排寫出
取締役会設置会社で「社長」が決まるまでの流れ1. 株主総会で取締役を選任する(会社法 第329条第1項)2. 選ばれた取締役全員で取締役会を組織する(会社法 第362条第1項)3. 取締役会が取締役の中から代表取締役を選定する(会社法 第362条第3項)4. 会社が社内規程にもとづき、その人に社長の呼称を与える5. 名刺には「代表取締役社長」と表記する

術語

株主総会(股東會)
由股東組成的公司意思決定機關。選任取締役等役員(公司法第329條第1項)。在設有董事會的公司,可決議的事項僅限於法律和章程所定者(公司法第295條第2項)。
取締役(torishimariyaku,相當於董事)
公司法規定必須設置的機關,股份有限公司需要一人以上(公司法第326條第1項)。是擔任經營決策的地位,和部長等員工的職位是不同層次的身分。
取締役会(董事會)
由全體取締役組成的機關。負責業務執行的決定、監督取締役的職務執行,以及代表取締役的選定與解任(公司法第362條)。是章程有訂時才設置的任意機關。
代表取締役
擁有代表公司權限的取締役。在設有董事會的公司,由取締役会從取締役之中選定(公司法第362條第3項)。
監査役(kansayaku,監察人)
監查取締役職務執行、並製作監查報告的機關(公司法第381條第1項)。立場不在執行業務的一方,而在稽核的一方。
表見代表取締役
若對並非代表取締役的取締役冠上社長、副社長等名稱,公司就該人的行為對善意第三人負責的制度(公司法第354條)。
執行役員(執行主管)
公司設置的、擔任業務執行的職稱。公司法沒有相關規定,不包含在公司法第329條第1項的役員之內。定位依各公司而異。
定款(公司章程)
訂定公司基本規則的文件。要不要設置取締役会或監査役,也是由章程決定(公司法第326條第2項)。

例題

有人問「我們公司沒有董事會,這樣不違法嗎」。你要怎麼回答?
答案與思路 不違法。股份有限公司一定要有的是一人以上的取締役(公司法第326條第1項),取締役会是章程有訂時才設置的任意機關(同條第2項)。不設董事會的股份有限公司多得是。
名片上寫「専務取締役」的人,在公司法上是什麼地位?
答案與思路 公司法上的地位是「取締役」。専務是公司內部的稱呼,所以光看名片並不知道他有沒有代表權。有無代表權要查登記。
監査役是做什麼的人?
答案與思路 監查取締役職務的執行,並製作監查報告(公司法第381條第1項)。立場不是執行業務,而是查核執行狀況。

出處與依據: 日本公司法(会社法)第326條、第329條、第331條、第349條、第354條、第362條、第381條

2. 職位的位階與職務權限

本課掌握從會長到主任的一般排列,以及隨職位而來的核決權限。大前提是:位階和權限都因公司而異。

一般常被說成由上而下是:会長(董事長)、社長、副社長、専務、常務、本部長、部長、次長、課長、係長(股長)、主任;通常把會長到常務一帶稱為役員層(高階負責人層),本部長到課長一帶稱為管理職層。不過這終究只是慣例,並沒有法律規定這個位階。本部長和部長誰比較大,各公司都不同;主任也有的公司當管理職看待,有的公司只是一般員工中的一個稱呼而已。看到別家公司的名片時,不要用自家公司的尺去判斷位階,去確認對方在他們公司裡的定位比較安全。

職位有ライン職(直線職,帶部屬的管理職)和スタッフ職(幕僚職)的區別。直線職是帶部屬、下業務命令來推動組織的立場,部長、課長、係長屬於此。幕僚職不帶部屬,以專業能力支撐組織;有時會設置待遇比照部長級但沒有部屬的担当部長、専門部長等。也就是說,名片上寫「部長」不代表一定有部屬。這個區別和雇用形態或工作地點無關,不要混為一談。

職位名稱後面有時會加上「代理」「心得」「補佐」「付」等字。一般來說,課長代理是代替課長執行職務的立場,課長補佐是輔佐課長的立場,部長付是直屬於部長之下的立場,不過這些的份量也因公司而異。與其去數位階,不如去看那個人能決定什麼,在實務上更有用。

把「能決定什麼」寫成文件的,就是職務權限規程。許多公司會依支出金額和契約種類,用表格列出到哪個職位為止可以核決。例如10萬日圓以內是課長、100萬日圓以內是部長,超過就要役員,諸如此類。知道自己的主管能決定到哪裡,就會知道稟議(內部簽呈)要往上送到哪一層,退件也會減少。另外,即使進行了把權限交給下位者的權限委讓,交出的一方的管理責任並不會消失,被授權一方的報告義務也不會消失。委讓的範圍一定要用文件寫清楚。

一般所說的職位排列。上下關係和稱呼都因公司而異
層級職位的例子主要角色
役員層会長、社長、副社長、専務、常務決定公司整體的經營方針
高階管理職本部長、部長對部門的目標和資源分配負責
中階管理職次長、課長對課的業務營運和部屬培育負責
監督職係長、主任統整現場的作業
一般員工担当、社員執行自己負責的業務
決裁の経路を確かめる手順1. 社内規程集で職務権限規程を開く2. 自分の案件がどの区分にあたるかを見る3. 金額や契約期間で決裁者が変わることを確認する4. 決裁者までの経路と、合議が必要な部署を確認する5. 迷ったら起案する前に上司へ決裁者を確認する

術語

管理職
對部門或課的營運負責、指揮部屬的立場。一般指部長、課長等,但從哪一級起算管理職,各公司不同。
ライン職(直線職)
帶部屬、下業務命令來推動組織的職位。如部長、課長、係長。
スタッフ職(幕僚職)
不帶部屬、以專業能力支撐組織的職位。如担当部長、専門部長,有即使是職位級別也不帶部屬的形式。
職務權限規程
依金額和案件種類,訂出哪個職位可以核決到什麼範圍的公司內部規章。
核決權限(決裁権限)
可以對案件做最終核准的權限。通常隨著金額大小和契約種類,所需的職位會往上升。
權限委讓(権限委譲)
上位者把自己的核決權限交給下位者。委讓的範圍必須用文件寫清楚,而且交出的一方的管理責任仍然存在。

例題

客戶的課長和自家公司的係長,哪一個比較高?
答案與思路 不同公司之間並不存在上下關係。職位的位階是為了自家公司的指揮命令而存在的,不及於公司外部。不論對方的職位如何,都要以敬意應對。
頭銜是「担当部長」的人為什麼沒有部屬?
答案與思路 因為有可能是以幕僚職的身分享有部長級的待遇。這是直線職和幕僚職區別所致,並不稀奇。
想下80萬日圓的訂單時,需要誰核決?
答案與思路 要查公司的職務權限規程。核決者不只依金額,也會依契約種類而改變,所以要看過規程再起案。

出處與依據: ※ 這方面沒有公定的規範。本課是把廣為通行的商務慣例整理而成

3. 各部門的角色與稟議、核決的流程

本課掌握総務、人事、経理(會計)等主要部門在做什麼,以及公司內部事情如何拍板定案的「稟議」制度。

公司的部門大致分成創造營收的部門,和支撐它們的部門。業務和製造屬於前者,総務(總務)、人事、経理(けいり,會計;注意這不是中文的「經理」)等屬於後者,支撐的一方合稱為管理部門或corporate部門。新進員工最先要記住的是「有困難時該找哪裡」。備品壞了找總務、出勤紀錄和調動的諮詢找人事、費用報銷找會計、契約書的確認找法務、電腦故障找資訊系統——光是知道該找誰,工作速度就會不一樣。

名字相近而容易混淆的是経理(會計)和財務。会計是記錄日常交易、編製決算書(財務報表)的工作,財務是籌措和運用資金的工作,和銀行交涉、調度資金由財務負責。総務和人事通常也是分開的:總務負責廠辦、備品、文書管理、股東會的行政事務等公司整體的庶務,人事則負責招募、配置、考核、教育等與人有關的工作。不過規模小的公司也可能由總務兼辦人事或會計,分工方式因公司而異。

在公司內部要決定某件事時,拿去給相關人員傳閱、蒐集核准的文件就是稟議書。起案人寫上目的、內容、金額、效益,經過相關部門會簽後,由核決權人核准。核准這件事叫決裁(核決);事先被授權的人依自己的責任做出決定叫専決;核決權人不在時代為決定叫代決。代決的案件,慣例上事後要讓本人過目,稱為後閲。借別人的印章來蓋、還沒核決就先下訂單,這些抄捷徑的做法全都違反規章。

稟議很花時間,所以與其突然把文件送出去傳閱,不如事先向相關部門說明宗旨,也就是「根回し(nemawashi,事前疏通)」,這很有效。根回し不是為了跳過會簽的手段,而是在書面傳閱之前先把爭點對齊、減少重工的正當準備。被退件的原因,多半是這三項:「金額沒有依據」「沒有和其他方案比較的檢討結果」「不知道什麼時候之前需要什麼」。起案之前先確認核決者和會簽單位,把估價單、比較表等附件備齊再送出去,就能一次通過。

主要部門與負責的工作。分工因公司而異
部門主要工作這種時候找他們商量
総務(總務)廠辦、備品、文書管理、股東會的行政事務備品壞了、想預訂會議室
人事招募、配置、考核、教育、出勤管理想諮詢調動或留職停薪、出勤紀錄的登錄
経理(會計)分錄、請款、付款、編製決算書想報銷費用、想開請款單
財務籌措資金、資金調度、與銀行往來想商量大額投資的資金安排
法務契約書審查、法令遵循、糾紛處理希望幫忙確認客戶的契約書
営業(業務)向客戶提案、接單、對營收負責想把客戶的需求反映到產品上
企画(企劃)經營計畫、新事業、商品企劃想確認方案是否符合中期計畫
情報システム(資訊系統)公司內部系統、網路、終端裝置的管理電腦開不了機、想要權限
購買(採購)供應商的選定、下訂、價格談判想穩定採購到零組件
品質保証(品保)品質標準的管理、檢驗、瑕疵處理想查明瑕疵的原因
稟議が通るまでの流れ1. 起案者が目的・内容・金額・効果を書いて稟議書をつくる2. 見積書や比較表など、根拠になる資料を添付する3. 直属の上司に内容を説明し、了解を得る4. 関係部署に合議を回す(法務、経理、情報システムなど)5. 決裁権者が決裁する6. 決裁を受けてから発注や契約などの実行に移る

術語

管理部門
総務、人事、経理(會計)、法務等支撐事業部門的部門的總稱。也稱為corporate部門。
稟議書(りんぎしょ)
不召開會議,而是讓相關人員傳閱以取得核准的公司內部文書。起案時要附上目的、內容、金額、效益和佐證資料。
決裁(核決)
核決權人對案件做最終核准。取得核決之後才進入下訂單、簽約等執行階段。
専決(せんけつ)
事先被授權的人,依自己的責任做出決定。範圍由職務權限規程訂定。
代決(だいけつ)
核決權人不在時,代為決定。慣例上事後要讓本人確認,稱為「後閲」。
合議(會簽)
在核決之前,取得相關部門意見或確認的程序。契約找法務、支出找會計,依案件不同,會簽單位是固定的。
根回し(nemawashi,事前疏通)
在書面傳閱之前先向相關人員說明宗旨,事先掌握爭點和疑慮。是為了減少重工的準備工作。

例題

課長出差中,稟議卡住了。該怎麼辦?
答案與思路 確認規章是否允許代決。若允許,就送給代理的核決者,等本人回來後請他做後閲(事後過目)。借印章自己蓋、跳過核准先下訂單,這些做法都不行。
有人跟你說「請會計去籌措資金」。這樣恰當嗎?
答案與思路 在多數公司,籌措資金是財務的工作。會計以記錄和決算為主,所以要確認自家公司的分工後,向正確的部門提出請託。
稟議被退件了。首先要重新檢視什麼?
答案與思路 金額的依據、與其他方案的比較、需要的時間點這三項。確認附件是否齊全,備妥能讓核決者做判斷的材料後重新提出。

出處與依據: ※ 這方面沒有公定的規範。本課是把廣為通行的商務慣例整理而成

確認小測驗

第1題 | 公司法機關

下列何者屬於日本公司法(会社法)承認股份有限公司可以設置的機關?

  1. 事業本部長(jigyō-honbuchō,事業部主管)
  2. 社長(shachō,總經理)
  3. 專務(senmu,專務董事)
  4. 監査役(kansayaku,監察人)
正確答案D. 監査役(kansayaku,監察人)

監査役是公司法所定的機關,只要在章程中訂明就可以設置(日本公司法 第326條第2項)。社長、專務、本部長是公司法沒有定義的公司內部稱呼,由公司在職制上自行決定。

第2題 | 董事人數

關於股份有限公司必須設置的取締役(取締役 torishimariyaku,董事)人數,日本公司法的規定何者正確?

  1. 可以不設置
  2. 5人以上
  3. 3人以上
  4. 1人以上
正確答案D. 1人以上

日本公司法 第326條第1項規定「股份有限公司必須設置1人或2人以上的董事」。需要3人以上,是設置取締役会(董事會)時的情形(公司法 第331條第5項),並不是所有股份有限公司的要件。

第3題 | 代表董事

在設有董事會的公司,選定代表取締役(代表董事)的是下列何者?

  1. 員工投票
  2. 董事會(取締役会)
  3. 股東會(株主総会)
  4. 監査役(kansayaku)
正確答案B. 董事會(取締役会)

日本公司法 第362條第3項規定「董事會必須從董事中選定代表董事」。股東會選任的是董事,而不是代表董事。另外,未設董事會的公司,可以用章程或股東會決議等方式訂定(公司法 第349條第3項)。

第4題 | 役員範圍

日本公司法 第329條第1項所稱的「役員」(yakuin,法定高階職位)包含的組合是哪一個?

  1. 董事(取締役)、執行役員、顧問
  2. 董事(取締役)、會計參與(会計参与)、監査役
  3. 社長、專務、常務
  4. 代表董事、部長、相談役(sōdanyaku)、顧問(komon)
正確答案B. 董事(取締役)、會計參與(会計参与)、監査役

該項定義為「役員(指取締役、会計参与及監査役)」。執行役員、顧問、相談役,以及社長、專務、常務,都是公司法沒有規定的稱呼,不屬於這裡的役員。部長則是員工的職位。

第5題 | 社長頭銜

關於名片上「代表取締役社長」這個標示的說明,何者適當?

  1. 要自稱社長,必須經過股東會的特別決議
  2. 把公司法上的代表董事身分,與公司內部稱呼的社長並列而成
  3. 表示就任了公司法所定的「社長」這個機關
  4. 社長是在代表董事之上的法律地位
正確答案B. 把公司法上的代表董事身分,與公司內部稱呼的社長並列而成

公司法中沒有「社長」的定義。代表取締役是公司法上的地位,社長則是公司在職制上給予的稱呼,把兩者並列標示,就成了「代表取締役社長」。

第6題 | 表見代表責任

對於並非代表董事的董事冠上「社長」名稱的情形,日本公司法的規定何者正確?

  1. 只要有登記,公司對第三人就完全不負任何責任
  2. 該董事即使沒有登記,也自動就任代表董事的地位
  3. 就該董事的行為,公司對善意第三人負責任
  4. 為董事冠上這種名稱這件事本身,就被公司法所禁止
正確答案C. 就該董事的行為,公司對善意第三人負責任

這是日本公司法 第354條「表見代表取締役」的規定。冠上名稱本身並未被禁止,也不會因此產生代表權;但對於相信該名稱的善意第三人,公司要負責任。

第7題 | 監査役職務

日本公司法所規定的監査役職務是哪一項?

  1. 代表公司與客戶締結契約
  2. 指揮日常營業活動以提高營業額
  3. 監察董事職務的執行
  4. 進行員工的人事考核並決定待遇
正確答案C. 監察董事職務的執行

日本公司法 第381條第1項規定,監査役應監察董事職務的執行,並製作監察報告。代表公司的是代表董事,指揮營業則是業務執行那一側的工作。

第8題 | 董事會

關於取締役会(董事會),日本公司法的規定下列何者不適當?

  1. 擔負監督董事職務執行的角色
  2. 相當於由全體董事所組成的合議體
  3. 所有股份有限公司都被課予設置義務
  4. 被賦予選定與解任代表董事的權限
正確答案C. 所有股份有限公司都被課予設置義務

董事會是在章程中訂明時才可以設置的任意機關,並沒有課予所有股份有限公司設置義務(日本公司法 第326條第2項)。其他3項都與公司法 第362條第1項、第2項的規定相符。

第9題 | 股東會

關於設有董事會的公司其股東會可決議的範圍,日本公司法的規定何者正確?

  1. 沒有可以決議的事項,只是接受報告
  2. 可以就與公司有關的一切事項作成決議
  3. 可以撤銷董事會的所有決議
  4. 僅限於公司法所規定的事項,以及章程所訂定的事項
正確答案D. 僅限於公司法所規定的事項,以及章程所訂定的事項

這是日本公司法 第295條第2項的規定。未設董事會的公司依同條第1項,可以就與公司有關的一切事項作成決議;但設有董事會的公司,可決議的事項受到限制。

第10題 | 執行役員定位

關於執行役員(執行役員 shikkō-yakuin)的說明,何者適當?

  1. 屬於日本公司法 第329條第1項所稱役員之內的地位
  2. 一定要兼任董事
  3. 是公司法沒有規定的稱呼,定位因公司而異
  4. 公司法課予監査役兼任這個職位的義務
正確答案C. 是公司法沒有規定的稱呼,定位因公司而異

日本公司法 第329條第1項所稱的役員是取締役、会計参与、監査役。執行役員並不包含在內,而是公司內部的稱呼;有的公司把它放在員工身分,有的公司由董事兼任,定位因公司而異。

第11題 | 職位高低

關於一般職位上下關係的說明,何者適當?

  1. 係長(kakarichō,股長)被放在課長(kachō,科長)之上
  2. 部長(buchō,部門經理)被放在課長之上
  3. 主任(shunin)被放在部長之上
  4. 課長被放在部長之上
正確答案B. 部長(buchō,部門經理)被放在課長之上

一般是部長、課長、係長、主任由高到低。不過名稱與序列的細節因公司而異,所以不要用自家公司的尺度去衡量別家公司的職位。

第12題 | 直線與幕僚

關於直線職(ライン職 rain-shoku,line)與幕僚職(スタッフ職 sutaffu-shoku,staff)差別的說明,何者適當?

  1. 直線職帶部屬、推動組織運轉,幕僚職不帶部屬、以專業支援
  2. 直線職指管理職,幕僚職指一般員工
  3. 直線職指在總公司上班的員工,幕僚職指在工廠上班的員工
  4. 直線職指的是正職員工,幕僚職指的是約聘員工或派遣員工
正確答案A. 直線職帶部屬、推動組織運轉,幕僚職不帶部屬、以專業支援

區別的基準在於有沒有部屬以及角色為何。像「擔當部長」那樣,即使是部長級也有不帶部屬的幕僚職,而且和雇用形態或工作地點無關。

第13題 | 與外部關係

客戶的課長與自家公司的部長同席的洽談中,何種想法適當?

  1. 公司內部的序列不及於公司外部,所以不論對方的職位為何,都要抱著敬意應對
  2. 自家公司的部長職位比較高,所以可以對客戶的課長下指示
  3. 既然對方出席的是課長,自家公司也必須把出席者對齊到課長為止
  4. 對職位較低的對象可以不使用敬語
正確答案A. 公司內部的序列不及於公司外部,所以不論對方的職位為何,都要抱著敬意應對

職位的序列是為了自家公司的指揮命令而存在,不會在與其他公司的人之間產生上下關係。不論對方的職位為何,都要抱著敬意應對。

第14題 | 職務權限規程

職務權限規程所訂定的內容是哪一項?

  1. 哪個職位可以核決到哪個範圍的事項
  2. 依職位別把員工的薪資金額訂為多少
  3. 上下班時刻與休假日的天數要怎麼定
  4. 把什麼列為公司的事業目的
正確答案A. 哪個職位可以核決到哪個範圍的事項

職務權限規程是按金額或案件種類,訂定可以核決的職位。薪資由薪資規程、事業目的由章程、上下班時刻與休假日由工作規則訂定,這是通例。

第15題 | 發包程序

想要發出100萬日圓的訂單時的推進方式,下列何者不適當?

  1. 事先備齊作為金額依據的報價單
  2. 因為很急,所以先發訂單,事後再送簽呈
  3. 查看職務權限規程,確認核決者是誰
  4. 事先確認需要會簽的部門是哪些
正確答案B. 因為很急,所以先發訂單,事後再送簽呈

簽呈(稟議 ringi)是把文件依序送給相關人員蓋章、取得核准的程序。核決前就下訂單,是讓公司尚未做成意思決定的支出發生的行為,屬於違反規程。正因為急,才更要說明狀況、請對方加速核決。

第16題 | 代理與補佐

關於職位名稱上附加的「代理」(dairi)與「補佐」(hosa)的理解,何者適當?

  1. 公司法分別訂定了它們的意義,在任何公司都當成同樣份量的職位看待
  2. 不論哪家公司,「課長代理」都在課長之上,這一點由公司法統一規定
  3. 帶有這些字的職位,其擔任者一定會有部屬
  4. 一般而言「代理」指代為執行職務的立場、「補佐」指輔助的立場,但份量因公司而異
正確答案D. 一般而言「代理」指代為執行職務的立場、「補佐」指輔助的立場,但份量因公司而異

兩者都是慣例上的叫法,法律並沒有規定。序列的份量也因公司而不同,所以與其數名稱,不如確認那個人到底能決定什麼,比較確實。

第17題 | 課長角色

一般期待課長擔負的角色是哪一項?

  1. 召集股東會並擔任其主席
  2. 代表公司在與客戶的契約上簽署
  3. 對課的業務營運與部屬的培育負責
  4. 製作監察報告並提交給股東會
正確答案C. 對課的業務營運與部屬的培育負責

課長作為中階管理職,擔負課的營運與部屬的培育。召集股東會或以代表身分簽署,是經營機關的工作;監察報告則是監査役的工作(日本公司法 第381條第1項)。

第18題 | 名片解讀

初次見面對象的名片上寫著「取締役営業本部長」。解讀方式何者適當?

  1. 「取締役」是公司內部的稱呼,「営業本部長」是公司法上的地位
  2. 因為寫著本部長,所以一定擁有代表權
  3. 因為是本部長,所以在任何公司都低於部長
  4. 應解讀為:公司法上的董事,在公司內部擔任營業本部長
正確答案D. 應解讀為:公司法上的董事,在公司內部擔任營業本部長

取締役是公司法上的地位,営業本部長是公司內部的職位。有沒有代表權從名片上看不出來,要從登記確認。本部長與部長的高低因公司而異。

第19題 | 役員階層

一般常被當作役員階層來談論的職位組合是哪一個?

  1. 部長、次長、課長、係長
  2. 主任、擔當、係員
  3. 本部長、課長、係長、主任
  4. 會長、社長、專務、常務
正確答案D. 會長、社長、專務、常務

會長、社長、專務、常務等常被當作役員階層來談論。部長以下,一般公司會定位為員工身分的職位;不過從哪裡起算役員階層,因公司而異。

第20題 | 授權委讓

關於權限委讓(授權)的想法,何者適當?

  1. 被委以權限的一方,就不需要再向主管報告
  2. 必須用職務權限規程等文件明確界定所委讓的範圍
  3. 委出權限的一方,也完全從對結果的管理責任中解放
  4. 所謂權限委讓,是指授予上位的職位名稱
正確答案B. 必須用職務權限規程等文件明確界定所委讓的範圍

不用文件明確界定委讓的範圍,就會出現核決的空白或雙重核決。即使委讓,委出一方的管理責任仍然存在,被委讓一方的報告義務也不會消失。這和授予職位名稱是兩回事。

第21題 | 會計與財務

關於經理(経理 keiri,會計)與財務的職責分工,下列一般性說明何者適當?

  1. 兩者是完全相同的工作,只是名稱不同
  2. 會計負責資金的籌措,財務負責填製傳票
  3. 會計負責交易的記錄與結算,財務負責資金的籌措與運用
  4. 會計負責員工的招募,財務負責備品的管理
正確答案C. 會計負責交易的記錄與結算,財務負責資金的籌措與運用

會計是把每天的交易記錄下來、製作財務報表的工作;財務則是資金調度、對銀行往來等與資金有關的工作。招募一般由人事負責,備品一般由總務負責。

第22題 | 契約書諮詢

想請人確認客戶寄來的契約書內容。首先諮詢的部門,一般是哪一個?

  1. 品質保證
  2. 總務
  3. 法務(法務部門)
  4. 採購(購買)
正確答案C. 法務(法務部門)

契約書的審查由法務負責。總務負責辦公大樓、備品等庶務,採購負責供應商的選定與下單,品質保證負責品質基準的管理。

第23題 | 何謂稟議書

關於稟議書(稟議書 ringisho,簽呈)的說明,何者適當?

  1. 為了逐日記錄員工工作時間與休息時間的文書
  2. 不開會,而是走一圈相關人員以取得同意的公司內部文書
  3. 為了向股東報告各會計年度結算內容而製作的文書
  4. 為了向客戶提示金額與付款條件而發出的對外文書
正確答案B. 不開會,而是走一圈相關人員以取得同意的公司內部文書

稟議書是用書面取得相關部門會簽與核決權人核決的公司內部文書。向客戶提示金額是報價單,工作時間是出勤紀錄,向股東報告結算則由財務報表等擔任。

第24題 | 專決與代決

關於專決(専決 senketsu)與代決(代決 daiketsu)差別的說明,何者適當?

  1. 專決是在核決權人不在時代為決定,代決是就受託的範圍自行決定
  2. 專決是就事先受託的範圍自行決定,代決是在核決權人不在時代為決定
  3. 兩者意思完全相同,沒有區分使用
  4. 專決指口頭核決,代決指書面核決
正確答案B. 專決是就事先受託的範圍自行決定,代決是在核決權人不在時代為決定

專決是事先被授予權限的人以自己的責任決定;代決是在核決權人不在時代為決定。代決的案件,通常之後要請本人補看,也就是進行「後閱」(後閲 kōetsu)。

第25題 | 何謂會簽

關於稟議書的合議(合議 gōgi,會簽)的說明,何者適當?

  1. 是核決權人有兩人以上時的稱呼
  2. 指在核決之後,把結果通知相關人員的程序
  3. 指向公司外部的客戶取得同意的程序
  4. 指在核決之前,取得相關部門意見或確認的程序
正確答案D. 指在核決之前,取得相關部門意見或確認的程序

會簽是在核決之前取得相關部門確認的程序。契約找法務、支出找會計、系統找資訊系統——許多公司會依案件性質,事先訂好會簽的對象。

第26題 | 簽呈退回

稟議(ringi,簽呈)被退回了。重新檢視的項目中,優先度最低的是哪一個?

  1. 有沒有作為金額依據的報價單
  2. 文字的字型在公司內部有沒有統一
  3. 有沒有寫出與其他方案比較檢討的結果
  4. 有沒有寫出何時之前會需要
正確答案B. 文字的字型在公司內部有沒有統一

退回多半是因為金額依據、比較檢討、需要的時間點這些判斷材料不足。比起格式的細節,先把核決者能據以判斷的材料備齊更重要。

第27題 | 核決者不在

身為核決權人的課長出差中,稟議(ringi,簽呈)停住了。因應方式下列何者不適當?

  1. 借課長的印章由自己蓋上
  2. 確認規程中是否允許代決
  3. 由人代決的案件,等課長回來後請他補看(後閱)
  4. 附上急件的理由與期限,向代理的核決者商量
正確答案A. 借課長的印章由自己蓋上

借別人的印章來蓋,屬於偽裝核決。代決可不可行要依規程確認,代決之後接受後閱才是正確的程序。

第28題 | 總務與人事

關於總務與人事的分工,下列一般性說明何者適當?

  1. 兩者都是設在會計之下的部門,聽從會計部長的指揮行動
  2. 總務負責辦公大樓、備品、文書等庶務,人事負責招募、配置、考核、教育
  3. 總務負責員工的招募與考核,人事負責備品與辦公大樓等的管理
  4. 總務是負責營業活動本身的部門
正確答案B. 總務負責辦公大樓、備品、文書等庶務,人事負責招募、配置、考核、教育

總務負責公司整體的庶務,人事負責與人有關的工作。不過規模較小的公司,總務也可能兼辦人事或會計,分法因公司而異。

第29題 | 電腦故障

業務用的電腦開不了機。首先聯絡的對象,一般是哪一個?

  1. 企劃
  2. 品質保證・檢驗部門
  3. 財務部門
  4. 資訊系統
正確答案D. 資訊系統

公司內部系統與終端設備的管理由資訊系統負責。不要自己拆機,也不要擅自把私人電腦用於業務,先聯絡負責的部門。

第30題 | 事前溝通

關於在送出稟議之前先做根回(根回し nemawashi,事前溝通疏通)的想法,何者適當?

  1. 事先向相關部門說明主旨,先把爭點與疑慮掌握起來
  2. 根回是不正當的施壓,所以不可以做
  3. 對核決者隱瞞主旨,只把文件送過去比較好
  4. 是為了跳過會簽對象、直接把案子送到核決者手上的手段
正確答案A. 事先向相關部門說明主旨,先把爭點與疑慮掌握起來

根回是在書面走流程之前先把爭點對齊、減少來回重做的正當準備。它既不是為了跳過會簽,也不是為了隱藏內容。

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