Manajemen medis dan proses layanan medis

Departemen layanan medis sentral adalah departemen pendukung layanan medis yang tidak terikat pada departemen klinis tertentu dan digunakan bersama oleh setiap departemen klinis, seperti departemen farmasi, departemen laboratorium klinik, departemen radiologi, departemen bedah, dan departemen rehabilitasi. Bagian administrasi medis termasuk bagian administratif yang menangani klaim remunerasi layanan medis serta pendaftaran dan kasir, sehingga tidak termasuk departemen layanan medis sentral.

Departemen manajemen informasi medis melakukan pemeriksaan dan penyimpanan rekam medis, pengkodean nama penyakit, audit informasi medis, penyusunan statistik, serta pengelolaan data DPC dan registri kanker, dengan tenaga ahli manajemen informasi medis (diinryō jōhō kanrishi) sebagai intinya. Peracikan obat adalah tugas departemen farmasi, penyusunan menu gizi adalah tugas departemen manajemen gizi, dan perawatan alat medis adalah tugas departemen teknik klinis dan sejenisnya.

Departemen pemrosesan remunerasi layanan medis (administrasi medis) menangani pembuatan klaim asuransi kesehatan dan pengajuan klaim remunerasi layanan medis, pendaftaran dan kasir, penanganan penilaian klaim, serta penyiapan rincian gejala. Penyusunan rencana keperawatan adalah tugas departemen keperawatan, membantu operasi adalah tugas departemen keperawatan/departemen bedah, dan pengembangan serta pengoperasian sistem adalah tugas departemen informasi medis, bukan tugas departemen administrasi medis.

Departemen informasi medis menangani operasional dan pemeliharaan sistem informasi rumah sakit, pengelolaan jaringan dan data, serta langkah keamanan informasi. Penjelasan hasil diagnosis adalah tugas dokter, dan penilaian klaim asuransi kesehatan dilakukan oleh lembaga peninjau-pembayar.

Tingkat pemanfaatan tempat tidur dihitung dengan rata-rata jumlah pasien rawat inap per hari dibagi jumlah tempat tidur dikali 100(%), sebagai indikator manajemen yang representatif. 170÷200×100=85%. Nilai yang sama juga diperoleh jika jumlah kumulatif hari rawat inap dibagi hasil kali jumlah tempat tidur dan jumlah hari. 75%, 90%, dan 117% tidak sesuai dengan perhitungan.

Rata-rata lama rawat inap dihitung dengan jumlah kumulatif hari rawat inap dibagi {(jumlah pasien masuk baru+jumlah pasien pulang)÷2}. 3000÷{(180+220)÷2}=3000÷200=15 hari. Di rumah sakit perawatan akut, pemendekan rata-rata lama rawat inap menjadi indikator penting bagi manajemen dan evaluasi fungsi. Pilihan lain tidak sesuai dengan perhitungan.

Rasio rawat jalan/rawat inap dihitung dengan rata-rata jumlah pasien rawat jalan per hari dibagi rata-rata jumlah pasien rawat inap per hari, yaitu 600÷300=2,0. Ini merupakan salah satu indikator manajemen yang menunjukkan keseimbangan aktivitas rawat jalan dan rawat inap rumah sakit; pilihan lain tidak sesuai dengan perhitungan.

Evaluasi mutu layanan medis dilakukan dari tiga aspek: struktur (fasilitas, tenaga, dan sejenisnya), proses (jalannya layanan medis), dan hasil (outcome). Tingkat kelangsungan hidup 5 tahun pascaoperasi adalah indikator hasil yang menunjukkan hasil pengobatan. Jumlah penempatan staf dan jumlah unit alat medis adalah indikator struktur, sedangkan tingkat kepatuhan terhadap pedoman klinis adalah indikator proses.

PDCA adalah metode manajemen yang memperbaiki mutu pekerjaan secara berkelanjutan dengan mengulang siklus Plan (rencana), Do (laksanakan), Check (evaluasi), dan Act (perbaiki). P berarti rencana dan C berarti evaluasi, dan metode ini tidak selesai dalam satu kali pelaksanaan. Metode ini digunakan secara luas dalam manajemen rumah sakit serta manajemen mutu dan keselamatan layanan medis.

BCP (rencana kelangsungan usaha) adalah rencana yang menetapkan kebijakan, struktur, dan prosedur untuk melanjutkan operasi penting bahkan saat bencana alam, pandemi, atau gangguan sistem yang serius, serta memulihkannya dengan cepat jika terhenti. Rencana ini bukan menetapkan penghentian seluruh operasi, dan bukan pula rencana perluasan-renovasi atau penghematan biaya. Rumah sakit dituntut menyiapkan struktur agar layanan medis tetap berlanjut bahkan saat bencana.

Insiden merujuk pada kasus di mana tindakan keliru ditemukan sebelum dilakukan pada pasien, atau kasus yang telah dilakukan tetapi tidak menyebabkan cedera, juga disebut hiyari-hatto (nyaris celaka). Kasus yang menyebabkan cedera pada pasien disebut aksiden (kecelakaan medis). Insiden tidak terbatas pada kejadian yang disengaja, dan tetap menjadi objek pelaporan-analisis demi pencegahan berulang.

Hukum Heinrich adalah kaidah empiris yang menyatakan bahwa di balik 1 kecelakaan besar terdapat 29 kecelakaan ringan, dan di baliknya lagi terdapat 300 kasus nyaris celaka (hiyari-hatto). Pernyataan yang membalik urutan 29 kasus dan 300 kasus keliru. Hukum ini bukan pandangan yang menyebabkan kecelakaan semata-mata pada kelalaian individu, melainkan menunjukkan bahwa analisis penyebab dan tindakan pencegahan pada tahap nyaris celaka dapat mencegah kecelakaan besar.

Tujuan laporan insiden adalah mengumpulkan dan menganalisis kasus untuk menjelaskan penyebabnya, guna pencegahan berulang dan peningkatan keselamatan pasien, bukan untuk menuntut tanggung jawab atau menjatuhkan sanksi disiplin kepada pelapor. Jika digunakan untuk menuntut tanggung jawab, pelaporan akan tertahan, sehingga pengoperasian tanpa hukuman (non-punitive) menjadi prinsip. Pelaporan dilakukan tanpa memandang profesi, dan hasil analisis dimanfaatkan untuk penyusunan langkah perbaikan.

Departemen langkah keselamatan medis menangani pengumpulan dan analisis laporan insiden/aksiden, pelatihan staf mengenai keselamatan medis, penyusunan dan penyebaran langkah pencegahan berulang, serta pembangunan sistem manajemen keselamatan medis. Pekerjaan pengajuan klaim remunerasi layanan medis adalah tugas departemen administrasi medis, bukan tugas departemen langkah keselamatan medis.

Objek sistem investigasi kecelakaan medis adalah kematian atau lahir mati yang disebabkan atau diduga disebabkan oleh layanan medis yang diberikan, yang tidak diduga sebelumnya oleh pihak manajemen. Seluruh kejadian jatuh-terjatuh, keluhan, atau kesalahan pemberian obat yang tidak menyebabkan cedera bukan objek sistem ini. Untuk kasus yang menjadi objek, dilakukan investigasi internal rumah sakit, hasilnya dijelaskan kepada keluarga yang berduka, dan dilaporkan kepada Pusat Investigasi dan Dukungan Kecelakaan Medis.

Dalam sistem investigasi kecelakaan medis, jika terjadi kecelakaan medis yang menjadi objek, pihak manajemen fasilitas kesehatan segera melaporkannya kepada Pusat Investigasi dan Dukungan Kecelakaan Medis dan melakukan investigasi internal. Sistem ini tidak menetapkan pelaporan kepada kantor polisi, pusat kesehatan masyarakat, atau pengadilan. Tujuan sistem ini bukan menuntut tanggung jawab, melainkan memastikan keselamatan medis melalui pencegahan berulang.

Kewaspadaan standar diterapkan pada seluruh pasien tanpa memandang ada-tidaknya penyakit menular, dan memperlakukan darah, cairan tubuh, sekret, ekskresi (kecuali keringat), mukosa, serta kulit yang rusak sebagai bahan yang berpotensi menular—inilah dasar pengendalian infeksi. Bukan hanya diterapkan pada pasien penyakit menular, dan kebersihan tangan tetap diperlukan setelah melepas sarung tangan meski sudah memakainya. Keringat dikecualikan dari objek ini.

Kewaspadaan berdasarkan jalur penularan adalah langkah sesuai jalur penularan kontak, droplet, dan udara, yang dilaksanakan sebagai tambahan pada kewaspadaan standar. Langkah ini tidak dilaksanakan secara tersendiri sebagai pengganti kewaspadaan standar, dan karena langkah yang diperlukan berbeda menurut jenis penyakit menular (jalur penularan), tidak diterapkan langkah yang sama untuk semuanya.

ICT (Infection Control Team: tim pengendalian infeksi) terdiri atas berbagai profesi seperti dokter, perawat, apoteker, dan tenaga laboratorium klinik, yang melakukan aktivitas pengendalian infeksi di rumah sakit seperti ronde rumah sakit, surveilans, dukungan penggunaan antibiotik yang tepat, dan edukasi staf. Perbaikan status gizi adalah peran NST, dan tim ini tidak hanya terdiri atas dokter.

Dalam triase, sesuai tingkat kegawatan dan keparahan, kelompok pengobatan prioritas tertinggi yang membutuhkan pengobatan segera ditandai merah (I), kelompok pengobatan tunggu yang pengobatannya dapat sedikit ditunda ditandai kuning (II), kelompok tunda dengan kondisi ringan ditandai hijau (III), dan kelompok yang sulit diselamatkan atau meninggal ditandai hitam (0). Warna yang menunjukkan kelompok pengobatan prioritas tertinggi adalah merah.

Keluhan utama adalah gejala yang paling kuat dikeluhkan pasien sebagai alasan berobat. Dalam anamnesis, selain keluhan utama, digali pula riwayat penyakit sekarang, riwayat penyakit dahulu (penyakit yang pernah diderita), dan riwayat keluarga (riwayat penyakit keluarga), yang menjadi titik awal proses diagnosis. Nilai hasil pemeriksaan adalah informasi yang diperoleh dari pemeriksaan fisik atau laboratorium, bukan keluhan utama.

Temuan fisik diperoleh melalui pemeriksaan fisik seperti inspeksi, palpasi, perkusi, dan auskultasi. Anamnesis adalah tindakan mendengarkan keterangan dari pasien atau keluarga untuk memperoleh informasi seperti keluhan utama dan riwayat penyakit (wawancara medis), sehingga tidak termasuk teknik pemeriksaan fisik.

Kunjungan pertama adalah saat pasien berobat ke fasilitas kesehatan tersebut untuk pertama kalinya terkait penyakit atau cedera tersebut, sedangkan kunjungan kedua kali atau seterusnya disebut kunjungan ulang (saishin). Layanan rawat jalan berjalan melalui alur pendaftaran, anamnesis-pemeriksaan, pemeriksaan laboratorium, diagnosis, peresepan, dan kasir, dan perbedaan kunjungan pertama-ulang juga berkaitan dengan perhitungan remunerasi layanan medis (biaya kunjungan pertama/biaya kunjungan ulang).

Dokumen rencana perawatan rawat inap mencantumkan nama penyakit, gejala, rencana pengobatan, isi pemeriksaan, dan perkiraan lama rawat inap, dan menurut ketentuan Undang-Undang Layanan Medis, wajib diserahkan kepada pasien dan dijelaskan dalam 7 hari sejak rawat inap. Dokumen ini disusun bersama oleh berbagai profesi seperti dokter dan perawat, bukan dibuat setelah kepulangan, dan penyerahannya kepada pasien tidak dilarang.

Ringkasan pulang adalah catatan yang merangkum perjalanan selama rawat inap, pengobatan dan pemeriksaan yang dilakukan, kondisi pasien saat pulang, serta rencana pengobatan setelah pulang, yang berguna untuk menjaga kesinambungan layanan medis di poliklinik atau fasilitas rujukan. Dokumen ini bukan jadwal pemeriksaan saat masuk, tagihan biaya, maupun buku harian yang ditulis pasien sendiri.

Layanan medis dapat dipahami sebagai aliran orang, benda, dan informasi. Pelaporan hasil pemeriksaan termasuk aliran informasi. Perpindahan pasien adalah aliran orang, sedangkan pengangkutan obat atau sampel adalah aliran benda. Sistem informasi rumah sakit terutama mendukung aliran informasi, dan melalui order serta pelaporan hasil, sistem ini juga terhubung dengan aliran orang dan benda.

Clinical pathway adalah rencana perawatan standar yang mendaftar isi layanan medis seperti pemeriksaan, pengobatan, perawatan keperawatan, makanan, dan tingkat aktivitas sepanjang garis waktu, digunakan untuk standardisasi layanan medis, mendorong perawatan tim, mengoptimalkan lama rawat inap, dan menjelaskan kepada pasien. Rencana ini bukan hanya berdasarkan pengalaman pribadi dokter, melainkan disusun dan digunakan oleh berbagai profesi.

Varian menunjuk pada keadaan yang menyimpang dari perjalanan yang direncanakan atau target capaian (outcome) dalam clinical pathway. Outcome adalah target capaian itu sendiri dan dibedakan dari varian. Dengan mengumpulkan dan menganalisis varian, pathway dapat diperbaiki dan mutu layanan medis dapat ditingkatkan. Ini bukan tambahan remunerasi layanan medis maupun soal obat yang dibawa sendiri oleh pasien.

Singkatan tim dukungan gizi adalah NST (Nutrition Support Team), yang terdiri atas berbagai profesi seperti dokter, perawat, ahli gizi klinik, dan apoteker, untuk mendukung manajemen gizi pasien. ICT adalah tim pengendalian infeksi, RST adalah tim dukungan pernapasan, dan RRT adalah tim tanggap cepat rumah sakit; keempatnya merupakan contoh representatif perawatan tim yang terdiri atas berbagai profesi.

Perawatan tim adalah kondisi berbagai profesi seperti dokter, perawat, apoteker, dan tenaga rehabilitasi memanfaatkan keahliannya masing-masing, berbagi informasi dan bekerja sama melalui konferensi dan sejenisnya dalam pengobatan dan perawatan. Ini bukan penyampaian instruksi secara sepihak atau aktivitas independen per profesi, melainkan melibatkan berbagai profesi secara luas termasuk pekerja sosial medis dan staf departemen administrasi.