Menerima telepon

Mana patokan yang tepat untuk mengangkat telepon yang masuk ke perusahaan?

1. Mengangkatnya setelah nada panggil berbunyi 10 kali
2. Menunggu nada panggil berhenti sekali, lalu menelepon balik
3. Mengangkatnya dalam 3 kali deringan
4. Mengangkatnya setelah menunggu penelepon menyebutkan namanya lebih dahulu

Mana kalimat pembuka yang tepat ketika mengangkat telepon?

1. もしもし、はい、○○です (moshi-moshi, hai, ○○ desu — halo, ya, ini ○○)
2. はい、どちら様でいらっしゃいますか (hai, dochira-sama de irasshaimasu ka — ya, dengan siapa saya bicara?)
3. はい、○○株式会社でございます (hai, ○○ kabushiki-gaisha de gozaimasu — ya, ini PT ○○)
4. もしもし、○○株式会社です (moshi-moshi, ○○ kabushiki-gaisha desu — halo, ini PT ○○)

Anda mengangkat telepon setelah nada panggil berbunyi 6 kali. Mana kalimat pembuka yang tepat?

1. お電話ありがとうございます。少々お待ちくださいませ (o-denwa arigatō gozaimasu. shōshō o-machi kudasaimase — terima kasih atas teleponnya. Mohon tunggu sebentar)
2. はい、○○株式会社でございます (hai, ○○ kabushiki-gaisha de gozaimasu)
3. お待たせいたしました、○○株式会社でございます (o-matase itashimashita, ○○ kabushiki-gaisha de gozaimasu — maaf telah membuat Anda menunggu, ini PT ○○)
4. もしもし、遅くなりました (moshi-moshi, osoku narimashita — halo, maaf lama)

Mana tindakan yang tepat setelah Anda menangkap nama perusahaan dan nama penelepon lewat telepon?

1. Untuk berjaga-jaga, meminta penelepon menyebutkan namanya sekali lagi
2. Mengulangnya untuk memastikan, mengucapkan salam, lalu menanyakan keperluannya
3. Karena sudah tertangkap, pemastian dilewati saja dan langsung masuk ke keperluannya
4. Catatan ditulis sekaligus setelah percakapan berakhir

Mana langkah yang TIDAK tepat ketika menyambungkan telepon kepada orang yang dicari?

1. Menahan sambungan setelah mengulang nama perusahaan dan nama penelepon
2. Memberi tahu orang yang dicari dari siapa teleponnya, baru menyerahkan gagangnya
3. Kalau penyambungannya tampak akan lama, mengangkat sekali lagi dan menyampaikan keadaannya
4. Tidak menahan sambungan, melainkan menutup gagang telepon dengan tangan lalu memanggil orang yang dicari

Mana patokan yang tepat ketika menahan sambungan telepon?

1. Setelah sambungan ditahan, penelepon diminta menunggu sampai ia sendiri menutup teleponnya
2. Patokannya sekitar 30 detik, dan kalau lewat, angkat sekali lagi dan sampaikan keadaannya
3. Tidak memakai tahanan sambungan, melainkan meletakkan gagang telepon di meja lalu pergi memanggil orang yang dicari
4. Berapa menit pun sambungan ditahan, penelepon tidak akan tahu sehingga tidak masalah

Pada telepon dari mitra usaha, mana ungkapan yang tepat untuk menyampaikan bahwa Manajer Tanaka dari perusahaan Anda yang ditanyakan sedang tidak di tempat?

1. 田中様は、ただいま席を外しております (Tanaka-sama wa, tadaima seki o hazushite orimasu)
2. 部長の田中は、ただいま席を外しております (buchō no Tanaka wa, tadaima seki o hazushite orimasu)
3. 田中部長は、ただいま席を外していらっしゃいます (Tanaka-buchō wa, tadaima seki o hazushite irasshaimasu)
4. 田中部長は、ただいま席を外しております (Tanaka-buchō wa, tadaima seki o hazushite orimasu)

Ketika menyampaikan lewat telepon dari luar bahwa rekan kerja sedang tidak ada, mana cara berpikir yang tepat tentang cara menyebut rekan itu?

1. Karena ia orang perusahaan sendiri, sampaikan hanya nama keluarganya tanpa sebutan hormat
2. Sekalipun rekan kerja, sampaikan dengan nama keluarganya disertai 「さん」 (-san)
3. Sampaikan dengan nama jabatannya ditambah 「様」 (-sama), disertai namanya
4. Karena penelepon tidak mengenalnya, namanya tidak disampaikan

Mana penjelasan yang tepat tentang mengatakan 「お待ちしております」 (o-machi shite orimasu — kami menantikan kedatangan Anda) kepada orang yang akan datang ke perusahaan?

1. Karena sonkeigo, tidak dapat dipakai terhadap lawan
2. Harus diganti menjadi 「待たせていただきます」
3. Sekalipun perbuatan sendiri, ini kenjōgo I (謙譲語Ⅰ) yang meninggikan lawan, jadi tidak bermasalah
4. Salah, karena 「お」 dilekatkan pada perbuatan sendiri

Mana penjelasan yang tepat tentang pemakaian 「させていただく」 seperti dalam 「明日お電話させていただきます」 ("besok saya diperkenankan menelepon Anda")?

1. Selalu lebih tidak sopan daripada mengatakan 「いたします」
2. Ungkapan yang tidak boleh dipakai kepada orang yang lebih tinggi
3. Pada dasarnya dipakai ketika sesuatu dijalankan atas izin lawan atau pihak ketiga dan karenanya kita menerima manfaat
4. Karena terdengar santun pada keadaan apa pun, makin banyak dipakai makin baik tanpa perlu memedulikan jumlahnya

Mana persiapan atau sikap yang TIDAK tepat ketika menerima telepon?

1. Memegang gagang telepon dengan tangan yang berlawanan dengan tangan menulis, agar dapat menulis
2. Meletakkan gagang telepon setelah memastikan penelepon menutup teleponnya
3. Mencari kertas catatan dan pena setelah gagang telepon diangkat
4. Selalu menyediakan kertas catatan dan pena di dekat telepon

Mana tanggapan yang TIDAK tepat ketika orang yang dicari sedang tidak ada?

1. Menyampaikan bahwa ia tidak ada, beserta perkiraan waktu kembalinya
2. Memberitahukan nomor ponsel pribadinya di tempat itu juga
3. Memastikan apakah keperluannya mendesak
4. Menanyakan mana yang diinginkan: ditelepon balik, menitipkan pesan, atau ditangani oleh kita

Mana ungkapan yang TIDAK tepat untuk menyampaikan kepada orang luar bahwa orang yang dicari sedang keluar?

1. 山田は本日、私用で出かけております (hari ini Yamada keluar untuk urusan pribadi)
2. 山田は外出しており、15時に戻る予定でございます (Yamada sedang keluar dan dijadwalkan kembali pukul 15.00)
3. あいにく山田は席を外しております (sayang sekali Yamada sedang tidak di tempatnya)
4. 山田は本日、終日外出しております (hari ini Yamada keluar sepanjang hari)

Penelepon menginginkan agar ditelepon balik. Mana tanggapan penerima telepon yang TIDAK tepat?

1. Memastikan sekali lagi secara lisan nomor telepon tujuan untuk menelepon balik
2. Menyampaikan nama sendiri dengan jelas, 「私、△△が承りました」 ("saya, △△, yang menerimanya")
3. Menanyakan sekalian rentang waktu yang cocok untuk menelepon balik
4. Karena nomornya pasti bisa dilihat di kartu nama, sengaja tidak menanyakannya

Mana kombinasi butir yang tepat untuk ditulis pada memo pesan telepon?

1. Menulis nama perusahaan penelepon dan keperluannya saja, tanpa tanggal-jam penerimaan maupun nama sendiri
2. Menulis nama dan nomor telepon penelepon saja, tanpa keperluan dan tanggal-jam penerimaan
3. Tanggal dan jam penerimaan, penelepon, keperluan, keinginan pihak penelepon, dan nama sendiri selaku penerima
4. Menulis keperluannya dan nama sendiri selaku penerima telepon saja, tanpa nama penelepon

Mana cara memastikan yang tepat ketika menerima keperluan yang memuat tanggal-jam dan jumlah lewat telepon?

1. Karena catatannya sudah dibuat dengan rapi, pengulangan untuk memastikan dilewati saja
2. Memastikan dengan mengulang, 「20日の14時に、10個でございますね」 ("tanggal 20 pukul 14.00, sebanyak 10 buah, benar?")
3. Setelah percakapan berakhir, cukup menyampaikan isinya secara lisan kepada orang yang dicari
4. Memastikannya hanya ketika penelepon tampaknya keliru

Mana persiapan yang tepat sebelum Anda menelepon pihak lain?

1. Merangkum isi yang akan dibicarakan sambil menelepon
2. Mencari bahan yang diperlukan setelah lawan mengangkat telepon
3. Sengaja tidak merapikan apa pun agar keperluan bisa diceritakan sesuai urutan yang terlintas
4. Menulis keperluan, kesimpulan, dan angka-angka yang diperlukan dalam bentuk butir-butir, serta menyiapkan bahannya di dekat tangan

Mana tanggapan yang TIDAK tepat setelah orang yang Anda tuju mengangkat telepon Anda?

1. Menyebutkan lagi nama perusahaan dan nama diri sendiri
2. Menilai dari suaranya apakah ia tampak sibuk, lalu menunggu tanpa berkata apa-apa
3. Menanyakan kesediaannya, 「ただいまお時間よろしいでしょうか」 ("apakah sekarang waktunya memungkinkan?")
4. Kalau ia sedang repot, menanyakan waktu yang cocok lalu menelepon lagi

Mana bentuk kepedulian yang tepat mengenai rentang waktu menelepon mitra usaha?

1. Menelepon berulang kali tanpa jeda sampai lawan mengangkat
2. Menghindari saat tepat setelah jam mulai kerja, jam istirahat siang, dan menjelang jam pulang
3. Menelepon pagi-pagi sekali karena sebelum jam kerja lebih mudah diangkat
4. Menelepon malam hari karena setelah jam pulang lebih tenang untuk berbicara

Mana urutan yang umumnya tepat ketika menutup telepon?

1. Pihak yang menerima menutup lebih dahulu, dan pihak yang menelepon meletakkan gagangnya setelah lawan menutup
2. Pihak yang menelepon menutup lebih dahulu, dan pihak yang menerima meletakkan gagangnya setelah lawan menutup
3. Siapa pun yang menutup lebih dahulu sama saja, jadi urutannya tidak perlu dipedulikan
4. Setelah kedua pihak saling memberi isyarat akan menutup, keduanya meletakkan gagang telepon dengan pelan secara bersamaan

Mana tindakan yang TIDAK tepat setelah selesai menangani telepon?

1. Menyerahkan memo ketika orang yang dicari kembali, dan menyampaikan pokoknya juga secara lisan
2. Untuk keperluan mendesak, menghubunginya dan memberi tahu sebelum ia kembali
3. Menangani sendiri di tempat itu keperluan yang bisa Anda tangani, dan mencatat hasilnya
4. Hanya meletakkan memo pesan di meja orang yang dicari, tanpa menyampaikan apa pun secara lisan

Mana tanggapan yang TIDAK tepat ketika suara lawan sulit ditangkap?

1. Menyampaikan 「恐れ入ります、少しお電話が遠いようでございます」 ("mohon maaf, sambungannya sepertinya agak jauh")
2. Meminta pengulangan dengan 「もう一度お願いできますでしょうか」 ("bisakah sekali lagi?")
3. Menyampaikan 「声が小さくて聞こえません」 ("suara Anda kecil sehingga tidak terdengar")
4. Kalau tetap sulit, menawarkan untuk menelepon balik dari pihak kita

Mana cara memastikan yang tepat ketika Anda tidak tahu kanji nama lawan?

1. Meminta orang yang dicari memastikannya sendiri setelah ia kembali
2. Bagian yang tidak diketahui dibiarkan kosong tidak ditulis, lalu memonya diserahkan begitu saja
3. Menanyakan dengan santun di tempat itu juga, huruf mana yang dipakai untuk nama itu
4. Menduga sendiri huruf yang dianggap paling umum, lalu menuliskannya begitu saja

Mana langkah awal yang tepat ketika menerima telepon keluhan?

1. Mendengarkan sampai habis tanpa memotong lebih dahulu, lalu meminta maaf atas perasaan tidak nyaman yang ditimbulkan
2. Menunjukkan dan meluruskan di tempat itu juga hal-hal yang Anda anggap salah paham dari pihak penelepon
3. Mendengarkan dalam diam tanpa memberi tanggapan apa pun, sampai duduk perkaranya dapat dipastikan
4. Karena bukan tanggung jawab Anda, langsung mengalihkannya ke divisi lain tanpa mendengarkan ceritanya

Mana tanggapan yang tepat ketika pada telepon keluhan Anda ditanyai hal yang tidak dapat dijawab saat itu?

1. Cukup menyampaikan bahwa Anda tidak tahu, lalu mengakhiri percakapan
2. Menjawabnya dulu berdasarkan dugaan, dan kalau ternyata keliru, meluruskannya lagi kemudian
3. Menyampaikan mana yang diketahui dan mana yang tidak, lalu menjanjikan batas waktu untuk memastikannya dan menelepon balik
4. Menyebut nama atasan, lalu menyampaikan bahwa hal ini bukan tanggung jawab Anda

Mana bentuk kepedulian yang tepat ketika menelepon ponsel penanggung jawab mitra usaha?

1. Setelah menyebutkan nama, pastikan dulu apakah boleh berbicara sekarang, baru masuk ke keperluannya
2. Karena ini ponsel, boleh dianggap lawan bisa mengangkatnya kapan saja
3. Kalau tidak diangkat, telepon berulang kali tanpa jeda
4. Karena sarana ini lebih santai daripada telepon kantor, pengantarnya boleh dilewati

Mana tanggapan yang TIDAK tepat terhadap telepon salah sambung yang masuk ke perusahaan?

1. Menutup telepon setelah menunjukkan kecerobohan lawan
2. Menerima teleponnya setelah menyebutkan nama perusahaan seperti biasa
3. Menyampaikan dengan santun bahwa ia salah sambung
4. Menyebutkan nomor telepon kita dan memastikan bedanya dengan nomor yang ditelepon lawan

Mengenai apa yang disebut keigo manual dalam pelayanan telepon, mana penggantian ungkapan yang tepat?

1. Mengganti 「担当者のほうにおつなぎします」 menjadi 「担当者におつなぎします」 ("saya sambungkan ke petugas yang menangani")
2. Mengganti 「こちらが資料でございます」 menjadi 「こちらが資料になります」 ("ini menjadi bahannya")
3. Mengganti 「担当者におつなぎします」 menjadi 「担当者のほうにおつなぎします」 (dengan 〜のほう)
4. Mengganti 「よろしいでしょうか」 menjadi 「よろしかったでしょうか」 (bentuk lampau)

Mana alasan yang tepat mengapa ungkapan 「御注文の品はおそろいになりましたでしょうか」 ("apakah pesanan Anda sudah lengkap?") dipandang keliru?

1. Karena secara keseluruhan teineigo-nya kurang, ditambah akhiran kalimatnya menjadi bentuk yang santai
2. Karena bertanya dalam bentuk pertanyaan
3. Karena berbentuk sonkeigo 「お……になる」, sehingga yang ditinggikan adalah barang dan bukan orang
4. Karena tidak memakai kenjōgo

Orang yang dicari sedang rapat, dan penelepon menyatakan urusannya mendesak. Mana tanggapan yang tepat?

1. Karena ia sedang rapat dan tidak bisa ditinggalkan, kita tidak melakukan apa-apa dan menunggu sampai rapatnya selesai
2. Memberikan nomor telepon yang ada di ruang rapat kepada penelepon agar ia menelepon langsung ke sana
3. Memastikan sampai kapan kabar itu diperlukan, dan kalau perlu, memberi tahu orangnya lewat memo di tengah rapat
4. Meminta penelepon datang sendiri ke ruang rapat atas penilaiannya sendiri