Bases de l'entreprise

La marge brute est le chiffre d'affaires diminué du coût des ventes (règlement sur la comptabilité des sociétés, 会社計算規則, article 89). 1,000万円 − 600万円 donne 400万円, soit 4 millions de yens. Les 6 millions de yens sont le coût des ventes lui-même, c'est-à-dire ce que l'on retranche ; les 16 millions de yens viennent d'une addition au lieu d'une soustraction ; les 10 millions de yens reviennent à oublier de retrancher le coût des ventes.

Le résultat d'exploitation est la marge brute diminuée des frais commerciaux et administratifs (règlement sur la comptabilité des sociétés, 会社計算規則, article 90). 400万円 − 250万円 donne 150万円. Les 2,5 millions de yens sont le montant que l'on retranche ; les 6,5 millions de yens viennent d'une addition ; les 4 millions de yens reviennent à oublier la soustraction.

Le résultat courant s'obtient en ajoutant les produits hors exploitation au résultat d'exploitation, puis en retranchant les charges hors exploitation (règlement sur la comptabilité des sociétés, 会社計算規則, article 91). 150 + 20 − 50 donne 120万円. Les 1,8 million de yens correspondent à une inversion des signes (150 − 20 + 50) ; les 2,2 millions de yens à une addition des produits comme des charges ; le million de yens à l'oubli des produits hors exploitation.

Le bilan se présente en trois sections : actif, passif et capitaux propres (règlement sur la comptabilité des sociétés, 会社計算規則, article 73). Chiffre d'affaires, coût des ventes et frais commerciaux et administratifs sont les rubriques du compte de résultat (même règlement, article 88), d'où la confusion fréquente. Les charges et les produits appartiennent au vocabulaire du compte de résultat et ne figurent donc pas parmi les sections du bilan.

Le compte de résultat retrace un flux : combien l'entreprise a gagné et dépensé sur une période, un an par exemple. Le bilan indique des soldes à un instant précis, la date de clôture : ce que l'entreprise possède et ce qu'elle doit rembourser, et à qui. La deuxième réponse intervertit les deux. Suivre les mouvements de trésorerie est le rôle du tableau des flux de trésorerie, et le cours de l'action ne figure pas dans les états financiers.

Un coût fixe reste à peu près constant que les ventes montent ou baissent, et le loyer en est l'exemple type. Le prix d'achat des marchandises, le coût des matières premières et la commission indexée sur les ventes augmentent ou diminuent avec l'activité : ce sont des coûts variables. Le classement peut varier selon le secteur et la forme du contrat ; il faut donc juger d'après la réalité de sa propre entreprise.

Chaque unité vendue laisse une marge sur coût variable de 900 − 400, soit 500 yens. 3 000 000 yens ÷ 500 yens donne 6 000 unités. Les 3 333 unités viennent d'une division des coûts fixes par le prix de vente ; les 7 500 unités d'une division par le coût variable ; les quelque 2 308 unités d'une division par 1 300 yens, c'est-à-dire la somme et non la différence.

L'amortissement linéaire répartit également le prix d'acquisition sur la durée d'utilité : 1 200 000 ÷ 5 donne 240 000 yens. Les 1,2 million de yens reviendraient à passer toute la dépense en charge l'année de l'achat ; les 600 000 yens correspondent à une durée de 2 ans ; les 120 000 yens à une division par 10 ans. L'amortissement consiste à répartir le coût d'un bien durable sur les années où il est utilisé (loi sur l'impôt sur les sociétés, 法人税法, article 31).

La taxe sur la consommation (消費税) se reverse après déduction, du montant encaissé sur les ventes, du montant acquitté sur les achats et les frais (loi sur la taxe sur la consommation, 消費税法, article 30). 50万円 − 30万円 donne 20万円. Reverser la totalité de ce qui a été encaissé reviendrait à supporter deux fois la taxe déjà payée. Le calcul réel suppose de conserver les factures qualifiées ; pour le détail, il faut s'adresser au centre des impôts ou à un conseiller fiscal agréé (税理士, zeirishi).

Le taux normal est de 10 % au total et le taux réduit de 8 % au total : ils se décomposent respectivement en 7,8 % de taxe nationale plus 2,2 % de taxe locale, et en 6,24 % plus 1,76 % (loi sur la taxe sur la consommation, 消費税法, article 29 ; loi sur la fiscalité locale, 地方税法, article 72-83). Le taux réduit s'applique aux denrées alimentaires et boissons hors alcools et restauration, ainsi qu'aux journaux vendus par abonnement et publiés au moins 2 fois par semaine.

Le mitsumorisho (見積書), le devis qui indique le montant et les conditions, vient en premier ; sur cette base l'acheteur émet un hatchūsho (発注書), le bon de commande qui vaut offre, et le vendeur renvoie un ukesho (請書), l'accusé de commande qui vaut acceptation. Au moment de livrer le bien ou le livrable vient le nōhinsho (納品書), puis, après la réception, le seikyūsho (請求書). Placer le bon de commande avant le devis reviendrait à commander sans accord sur le prix, et la facture ne peut pas ouvrir la série.

Le contrat se forme lorsque le destinataire accepte la manifestation de volonté par laquelle une partie propose de conclure en en indiquant le contenu, et aucune forme écrite ou autre n'est exigée sauf disposition légale spéciale (code civil, 民法, article 522). L'écrit et le sceau (印鑑) ne sont pas des conditions de formation : ce sont des moyens de prouver ensuite le contenu de l'accord. Le paiement du prix est l'exécution du contrat, non une condition de sa formation.

Le kenshū (検収) est l'étape où celui qui reçoit vérifie la quantité, les spécifications et la qualité, puis reconnaît la prise en charge ; il sert souvent de point de départ au paiement. C'est à ce stade que l'on signale un défaut de conformité et que l'on demande la mise en conformité, par réparation ou par livraison d'un bien de remplacement (code civil, 民法, article 562). Présenter un devis, ordonner un paiement ou apposer un timbre sont des démarches distinctes.

Le reçu est exonéré lorsque la somme qui y est inscrite est inférieure à 50 000 yens (5万円) (loi sur le droit de timbre, 印紙税法, tableau annexe 1, document n° 17). De 50 000 yens à 1 million de yens inclus, le droit est de 200 yens : il augmente à mesure que le montant s'élève. L'obligation de payer pèse sur la personne qui a établi le document imposable (même loi, article 3).

Une fois collé, le timbre doit être oblitéré de façon manifeste, à cheval sur le document et sur le motif guilloché du timbre (loi sur le droit de timbre, 印紙税法, article 8, alinéa 2). Sans oblitération, le droit n'est pas considéré comme acquitté. Un procédé facile à effacer ne vaut pas oblitération, et aucun texte ne limite l'emplacement du timbre au verso.

Le secret d'affaires remplit trois conditions : être géré comme un secret, être une information technique ou commerciale utile à l'activité, et ne pas être notoirement connu (loi sur la prévention de la concurrence déloyale, 不正競争防止法, article 2, alinéa 6). L'enregistrement n'en fait pas partie : c'est même l'inverse du brevet, qui suppose une publication du contenu, puisqu'il s'agit ici de protéger l'information en la gardant secrète. Sans gestion interne du secret, la protection est difficile à obtenir.

Le NDA règle par avance le sort des informations apprises lors des réunions ou d'un travail commun ; il repose principalement sur l'interdiction d'un usage étranger à l'objet convenu et sur l'interdiction de divulguer à des tiers. Fixer le montant relève du devis ou du contrat, le transfert de propriété des clauses de vente ou d'entreprise, et le temps de travail de la gestion du personnel : rien de cela n'est le rôle du NDA.

La loi sur la prévention des retards de paiement aux sous-traitants (下請代金支払遅延等防止法) a été renommée par la réforme : son appellation abrégée est désormais 中小受託取引適正化法 et on l'appelle couramment 取適法 (tori-teki-hō). La loi fondamentale sur les PME (中小企業基本法) et la loi pour la promotion des PME sous-traitantes (下請中小企業振興法) sont des lois distinctes aux objectifs différents, et la loi antimonopole (独占禁止法) fixe les règles de concurrence applicables aux transactions en général : aucune n'est le nouveau nom recherché.

La réforme interdit le paiement par effet de commerce (手形払い) ainsi que tout moyen de règlement rendant difficile de percevoir l'intégralité de la somme à la date d'échéance. Le champ d'application a au contraire été élargi : au critère traditionnel du capital social s'ajoute un critère d'effectif, et la sous-traitance du transport nécessaire à la remise des biens fabriqués y est désormais incluse.

L'ukesho (請書) met par écrit l'acceptation opposée à l'offre que constitue le bon de commande (発注書) ; une fois les deux réunis, le contenu de l'accord est plus facile à établir par la suite. Demander un chiffrage se fait par une demande de devis, indiquer les quantités par le bon de livraison (納品書), réclamer le paiement par la facture (請求書) : chacun a son rôle propre.

Pauses non comprises, l'employeur ne peut pas faire travailler au-delà de 40 heures par semaine ni de 8 heures par jour (loi sur les normes du travail, 労働基準法, article 32). Pour dépasser ces durées, il faut conclure et déposer un accord dit saburoku kyōtei (36協定) (même loi, article 36, alinéa 1). Les 48 heures hebdomadaires ne correspondent à aucun chiffre du droit en vigueur.

Lorsque la durée du travail dépasse 6 heures, la pause est d'au moins 45 minutes ; lorsqu'elle dépasse 8 heures, d'au moins 1 heure, et elle doit être accordée pendant le temps de travail (loi sur les normes du travail, 労働基準法, article 34). Sept heures dépassent 6 heures sans dépasser 8 heures : il faut donc au moins 45 minutes. L'heure entière n'est requise qu'au-delà de 8 heures ; pour exactement 8 heures, 45 minutes suffisent.

L'employeur doit accorder au salarié au moins 1 jour de repos par semaine, cette règle ne s'appliquant pas lorsqu'il accorde au moins 4 jours de repos sur une période de 4 semaines (loi sur les normes du travail, 労働基準法, article 35). La semaine de 2 jours de repos ou les 120 jours annuels sont des pratiques courantes dans beaucoup d'entreprises, mais la loi n'impose pas uniformément ces chiffres.

Au salarié qui a travaillé 6 mois sans interruption avec un taux de présence d'au moins 8 dixièmes des jours ouvrés, on accorde 10 jours ouvrés de congés payés, continus ou fractionnés (loi sur les normes du travail, 労働基準法, article 39, alinéa 1). Le nombre augmente ensuite avec l'ancienneté. Les 5 jours correspondent à l'obligation faite à l'entreprise de fixer elle-même les dates pour les salariés bénéficiant d'au moins 10 jours (même article, alinéa 7) : c'est une question distincte du nombre de jours attribués.

Pour les salariés qui reçoivent au moins 10 jours de congés payés annuels, l'entreprise doit, dans l'année suivant la date de référence, fixer pour chacun les dates de 5 jours et les lui faire prendre (loi sur les normes du travail, 労働基準法, article 39, alinéa 7). L'entreprise ne décide donc pas de la totalité des jours : en principe, le congé est accordé aux dates demandées par le salarié (même article, alinéa 5). Aucun texte n'autorise à exiger l'explication du motif.

La majoration des heures supplémentaires est d'au moins 25 % (loi sur les normes du travail, 労働基準法, article 37, alinéa 1 ; décret n° 5 de 1994, 平成6年政令第5号). Les 35 % au moins concernent le travail effectué un jour de repos légal, et les 50 % au moins la fraction des heures supplémentaires dépassant 60 heures par mois (même alinéa, réserve finale) : ce sont des situations différentes.

Les heures supplémentaires sont majorées d'au moins 25 %, donc 2 000 × 1,25 fait 2 500 yens de l'heure, soit 5 000 yens pour 2 heures. Les 4 000 yens oublient la majoration ; les 6 000 yens appliquent une majoration de 50 % ; les 4 500 yens ne majorent qu'une heure et laissent la seconde sans majoration.

En principe, le travail effectué entre 22 h et 5 h donne droit à une majoration d'au moins 25 % (loi sur les normes du travail, 労働基準法, article 37, alinéa 4). Une exception permet de retenir la plage de 23 h à 6 h pour les zones ou les périodes que le ministre de la Santé, du Travail et des Affaires sociales juge nécessaires. Lorsque les heures supplémentaires empiètent sur la nuit, les majorations s'additionnent.

Les cotisations d'assurance maladie (健康保険) et de retraite des salariés (厚生年金保険) sont supportées pour moitié par l'assuré et pour moitié par l'employeur (loi sur l'assurance maladie, 健康保険法, article 161 ; loi sur la retraite des salariés, 厚生年金保険法, article 82). Du côté de l'assurance du travail, la part de l'assuré se limite à la fraction correspondant au taux de l'assurance chômage : le salarié ne supporte rien au titre de l'assurance accidents du travail (loi sur le recouvrement des cotisations d'assurance du travail, 労働保険の保険料の徴収等に関する法律, article 31).

Le net à payer est le brut diminué du total des retenues : 300 000 − 45 000 donne 255 000 yens. Les 345 000 yens résultent d'une addition des retenues ; les 300 000 yens de leur oubli. Le principe est que le salaire est versé en monnaie, directement, intégralement, et au moins une fois par mois à une date fixe ; les retenues ne sont admises que si elles reposent sur un texte ou sur un accord collectif (loi sur les normes du travail, 労働基準法, article 24).

Les textes retiennent la formule suivante : des propos ou comportements s'appuyant sur une relation de supériorité, dépassant le cadre nécessaire et proportionné aux besoins du travail, et dégradant de ce fait l'environnement de travail du salarié ; l'intention de l'auteur n'y figure pas (loi générale sur la politique de l'emploi, 労働施策総合推進法, article 30-2, alinéa 1). Un comportement peut donc être qualifié même sans malveillance, mais la définition ne condamne pas pour autant l'encadrement resté nécessaire et proportionné.

Les 6 catégories sont : l'agression physique, l'agression verbale ou psychologique, la mise à l'écart des relations de travail, les exigences excessives, les exigences dérisoires et l'intrusion dans la vie privée. Le non-paiement du salaire relève des règles sur le versement du salaire (loi sur les normes du travail, 労働基準法, article 24) et n'est pas répertorié comme une catégorie de harcèlement.

L'article 11, alinéa 1 de cette loi (男女雇用機会均等法) impose des mesures nécessaires en matière de gestion de l'emploi, comme la mise en place d'un dispositif d'écoute, dans les deux hypothèses : celle du désavantage subi dans les conditions de travail à raison de la réaction du salarié à des propos ou comportements sexuels, et celle de la dégradation de l'environnement de travail causée par ces propos ou comportements. Le texte parle de « salarié » sans distinction de sexe. L'employeur doit en outre s'efforcer de répondre à un autre employeur qui lui demande sa coopération pour mettre en œuvre ces mesures (même article, alinéa 3).

Aucun licenciement ni traitement défavorable ne peut être fondé sur le fait d'avoir signalé, ni sur le fait d'avoir coopéré à l'examen du signalement en rapportant les faits (loi générale sur la politique de l'emploi, 労働施策総合推進法, article 30-2, alinéa 2 ; loi sur l'égalité professionnelle entre hommes et femmes, 男女雇用機会均等法, article 11, alinéa 2). Le contenu du signalement est au contraire une information à protéger, et aucun texte ne limite la réception des signalements à l'écrit.

Pour les propos et comportements relatifs à l'usage du congé parental, du congé pour aidant familial et des autres dispositifs liés à l'éducation d'un enfant ou à l'aide à un proche, c'est l'article 25 de la loi sur le congé parental et le congé pour aidant familial (育児介護休業法) qui impose les mesures nécessaires en matière de gestion de l'emploi, comme la mise en place d'un dispositif d'écoute. Les propos relatifs à la grossesse et à l'accouchement relèvent quant à eux de l'article 11-3 de la loi sur l'égalité professionnelle entre hommes et femmes (男女雇用機会均等法).

Lorsqu'il traite des informations personnelles, l'organisme doit en déterminer la finalité aussi précisément que possible (loi sur la protection des informations personnelles, 個人情報保護法, article 17, alinéa 1). La modification ne peut aller au-delà de ce que l'on peut raisonnablement rattacher à la finalité antérieure (même article, alinéa 2). Lors de la collecte, sauf publication préalable, il faut sans délai notifier la finalité à la personne concernée ou la rendre publique (même loi, article 21, alinéa 1).

L'organisme traitant des informations personnelles ne peut communiquer des données personnelles à un tiers sans le consentement préalable de la personne concernée, sauf notamment lorsque la loi le prévoit ou lorsque la protection de la vie, du corps ou du patrimoine l'exige et qu'il est difficile de recueillir ce consentement (loi sur la protection des informations personnelles, 個人情報保護法, article 27, alinéa 1). Une validation interne ou l'existence d'une relation d'affaires ne remplace pas le consentement de la personne concernée.

Les données nécessitant une attention particulière sont les informations personnelles comportant des mentions désignées comme exigeant une vigilance spéciale pour éviter toute discrimination ou tout préjugé injustifiés : origine ethnique, convictions, statut social, antécédents médicaux, antécédents judiciaires, fait d'avoir été victime d'une infraction, etc. (loi sur la protection des informations personnelles, 個人情報保護法, article 2, alinéa 3). Le nom d'un service, un numéro de téléphone ou une adresse e-mail peuvent constituer des informations personnelles, mais ne figurent pas parmi les mentions énumérées par cette définition.

Lorsqu'une personne liée à la société apprend, dans le cadre de ses fonctions, un fait important relatif à l'activité d'une société cotée, elle ne peut acheter ni vendre les titres de cette société avant que ce fait ait été rendu public (loi sur les instruments financiers et les marchés, 金融商品取引法, article 166, alinéa 1). Le niveau hiérarchique n'y change rien, et le fait d'opérer sous un autre nom ou de transmettre l'information à un tiers pour qu'il opère pose également problème. En cas de doute, il faut consulter le service compétent de l'entreprise.

Une œuvre divulguée peut être citée, et cette citation doit être conforme aux usages loyaux et rester dans les limites justifiées par le but poursuivi : information, critique, recherche ou autre (loi sur le droit d'auteur, 著作権法, article 32, alinéa 1). Que l'auteur soit vivant ou non n'est pas une condition de la citation. À noter que le droit d'auteur subsiste en principe jusqu'à 70 ans après la mort de l'auteur (même loi, article 51, alinéa 2).