Documentos comerciais e e-mail

Na tabela de saudações e fechos do Japan Post (日本郵便), os fechos que formam par com 「拝啓」, a saudação de uma carta comum, são 敬具, 敬白 e 拝具. 草々 corresponde a aberturas simplificadas como 前略, かしこ é também um fecho simplificado, e 以上 fecha uma lista de itens, não é um fecho de carta.

謹啓, a saudação de uma carta formal, forma par com fechos como 謹白, 謹言 e 敬白. 草々 e 不一 são ambos fechos simplificados e não combinam com o tom formal de 謹啓. 前略 é uma saudação, não um fecho, então não pode ir no final.

前略, uma saudação simplificada, forma par com 草々, 早々 e 不一. 敬具 corresponde a saudações comuns como 拝啓, e 謹言 a saudações formais como 謹啓 — nenhum combina em nível de formalidade. 拝復 é a saudação usada em respostas, não um fecho.

前略 é um aviso de que “o preâmbulo será omitido”, então seguir com a saudação sazonal é uma contradição. Uma vez usada a saudação, é preciso fechar com o fecho correspondente (草々 etc.); ele não pode ser omitido. 前略 é uma forma simplificada, por isso não serve para uma solicitação formal a alguém a quem se escreve pela primeira vez.

O formato básico de carta do Japan Post (日本郵便) apresenta a sequência: saudação, seguida de preâmbulo, texto principal e parágrafo final, fechando com o fecho. Colocar o texto principal antes do preâmbulo deixa os cumprimentos para depois. Colocar o preâmbulo antes da saudação enterra a palavra de abertura no texto, e o parágrafo final é o cumprimento de encerramento, então não vem antes do texto principal.

O ki-gaki (記書き) é o recurso que separa do corpo do texto as informações que o leitor precisa localizar — data e hora, local, valor — e as reúne em um só lugar; abrir com 記 e fechar com 以上 formam um par. Continuar em texto corrido elimina o sentido de usar o ki-gaki. 記 vem depois do fecho, então 敬具 nunca vem depois dele.

As orientações da Agência de Assuntos Culturais sobre redação de documentos oficiais dizem que o título deve indicar o tema e a natureza do documento, usando palavras como relatório, proposta, resposta ou realização. Aqui, 「新製品説明会開催」 (realização de apresentação de novo produto) é o tema, e 「ご案内」 (convite/aviso) é a natureza do documento. 「お知らせ」 indica só a natureza, sem tema; 「先日の件」 deixa o tema vago; e uma frase de cumprimento nem é um título.

A saudação sazonal é a porta de entrada do preâmbulo, e a expressão é escolhida conforme a estação. Usar a mesma expressão o ano inteiro faz com que ela deixe de ser uma saudação sazonal. Depois do fecho vêm elementos como o ki-gaki (lista de itens), não cumprimentos. Documentos internos, em regra, omitem os cumprimentos e trazem só o essencial.

拝復 é a saudação usada em respostas e mostra de imediato que se trata de uma resposta à carta recebida. 再啓 é para escrever de novo a alguém a quem já se escreveu, e 急啓 é para assuntos urgentes; nenhuma das duas indica resposta. 前略 omite o preâmbulo, é uma forma simplificada e não combina com o nível de uma resposta formal a uma consulta.

A data registra o dia em que o documento foi emitido e serve de referência para consultas posteriores, então use a data de envio e coloque-a no topo. A data em que começou a escrever difere da data real de envio, e a data prevista de chegada é só uma suposição. O carimbo postal fica no envelope e não deixa registro no documento em si.

御中 (on-chū) é o complemento que indica que o documento se destina às pessoas dentro de uma organização, e não a um indivíduo específico; é usado para endereçar a um departamento. 様 é o tratamento para um indivíduo, e 各位 se dirige a cada uma de várias pessoas, então nenhum dos dois serve para um departamento como unidade. 殿 também é usado para indivíduos e não para organizações.

御中 se dirige a uma organização quando não é possível identificar um indivíduo, então indicar o nome da pessoa contradiz isso. As Diretrizes de Keigo (敬語の指針) também consideram 「○○中学校 山田一郎先生御中」 inadequado e dizem que basta retirar o 御中. O Japan Post (日本郵便) também afirma que acumular tratamentos é um erro. Um tratamento por destinatário.

各位 (kakui) equivale a “a todos” e funciona por si só como tratamento. Por isso, acrescentar 様 ou 殿 depois dele acumula um segundo tratamento. 御中 é o complemento para endereçar a uma organização e não pode ser combinado com 各位, que se dirige a várias pessoas.

As Diretrizes de Keigo (敬語の指針) consideram inadequado escrever 「○○中学校 山田一郎先生御中」 em uma carta a um professor e dizem que basta 「○○中学校 山田一郎先生」. 御中 se dirige a uma organização, então colocá-lo junto a um nome pessoal é contraditório, e como 先生 já é um tratamento, não é preciso acrescentar 様.

O documento interno é uma ferramenta de trabalho trocada dentro da mesma organização, então cumprimentos e saudações são omitidos e o essencial vem primeiro. O keigo fica no nível do “desu/masu”. Deixar a conclusão para o final multiplica o tempo de leitura pelo número de leitores.

A recomendação do Conselho de Assuntos Culturais “Abordagem para a redação de documentos oficiais” (公用文作成の考え方) cita fazer frases curtas e tratar de um só ponto por frase. Ao acumular pontos, a frase fica longa e as relações entre as partes ficam complicadas. Omitir o sujeito e usar termos técnicos sem explicação restringe os leitores e vai na direção oposta à clareza.

O Japan Post (日本郵便) diz que, em cartas cuidadosas, não se usam abreviações como 「（株）」, mas se escreve por extenso 「株式会社○○」. O nome da empresa identifica o destinatário e não deve ir para o verso. Se 株式会社 vem antes ou depois do nome faz parte do nome oficial da empresa, e não cabe a quem escreve trocar.

O Japan Post (日本郵便) orienta colar o selo na posição que fica no canto superior esquerdo quando o envelope está na vertical. No envelope japonês escrito na vertical, os quadros do código postal ficam no canto superior direito, então um selo no canto superior direito ou no alto ao centro facilmente cobre os quadros ou o endereço. O canto inferior direito também não é lugar para o selo, considerando os dados do remetente e o carimbo postal.

親展 significa que se deseja que o próprio destinatário abra o envelope, e é escrito na frente do envelope. 至急 indica só urgência e não limita quem abre. 御中 indica que o documento se destina às pessoas da organização, o que vai na direção oposta — qualquer um pode abrir. 拝啓 é uma saudação usada dentro do documento, não algo para escrever no envelope.

A indicação do conteúdo costuma ser escrita no canto inferior esquerdo da frente, onde não atrapalha o endereço, para que quem recebe possa separar a correspondência antes de abrir. O verso é onde vão os dados do remetente e não ajuda na separação vista de fora. Escrito logo abaixo do nome, parece parte do endereço, e escrito sobre o selo atrapalha a leitura do valor.

O assunto é a informação que define a ordem em que as mensagens são abertas na caixa de entrada, então quanto mais ele reunir o tema, o objeto e o prazo, mais útil é para o leitor. Um cumprimento ou só 「ご連絡」 (comunicado) não dizem nada sobre o conteúdo, e empilhar palavras de pressa não acrescenta nada para avaliar a urgência.

O CC é o campo para compartilhar; em regra, não se pede providência a quem está nele. Para ocultar o endereço, use o CCO (BCC); para quem deve agir, use o campo Para (TO). Se quiser uma cópia para si, a pasta de enviados basta, e colocar a si mesmo em CC não evita o envio errado.

Os endereços em Para e CC ficam visíveis para todos os destinatários, então listar empresas que não se conhecem é entregar os contatos dos seus clientes a terceiros. Em CCO, eles ficam invisíveis para os outros destinatários. Deixar o Para vazio não resolve, porque os endereços em CC continuam visíveis.

No e-mail externo, primeiro se coloca o destinatário (empresa, departamento e nome), o cumprimento e a própria identificação, e só depois se entra no assunto. Sem destinatário, quando o e-mail é encaminhado ninguém sabe a quem se dirigia; sem identificação, a pessoa tem de deduzir o remetente pelo endereço. 「お疲れ様です」 (otsukaresama desu) é um cumprimento interno e não serve para pessoas de fora.

Com um assunto por e-mail, respostas e buscas podem ser acompanhadas assunto por assunto. Escrevendo tudo junto, a parte final é lida por cima e a resposta tende a cobrir só uma parte. A outra pessoa nunca vai perceber um assunto que você não escreveu. Listar os assuntos no campo de assunto não resolve o problema de as respostas virem todas juntas.

A citação e o assunto são as referências que a outra pessoa usa para acompanhar a conversa. Se forem apagados, ela terá de procurar de novo o que escreveu. Quando o tema muda, é mais fácil de encontrar depois se você enviar com um assunto novo. Cortando as palavras do assunto, só sobra uma sequência de Re:.

Quem recebe também tem limite de tamanho, e acima dele a mensagem pode não chegar sem que ninguém perceba. Enviar e esperar é contar com a sorte e depender de a pessoa avisar. Dividir o envio empurra para ela o trabalho de juntar as partes, e compactar não garante ficar abaixo do limite.

O envio errado se evita com procedimento, não com atenção. Colocando o destinatário por último, uma mensagem pela metade não pode ser enviada, e com o prazo de cancelamento é possível interromper o envio assim que se percebe o erro. Fixar o destinatário primeiro faz com que um descuido envie a mensagem como está. O hábito de escolher a primeira sugestão é a causa clássica de enviar para outra pessoa com o mesmo sobrenome.

Um pedido só permite que a outra parte se organize quando traz “o quê” e “até quando”. “O quanto antes” é interpretado de forma diferente por cada um e ainda serve de desculpa para não definir prazo. Descrever só a situação esperando que a pessoa entenda faz o pedido não ser percebido e ficar esquecido. Sem contexto, a pessoa não consegue avaliar a prioridade.

O objetivo da cobrança é obter a resposta, não culpar a pessoa. Mencionar primeiro a possibilidade de as mensagens terem se cruzado permite que ela responda sem perder a dignidade. Começar listando fatos a deixa na defensiva, e continuar esperando afasta ainda mais o prazo. Incluir o chefe desde o início prejudica a relação mais do que faz o assunto avançar.