Văn bản & email

Trong bảng đối chiếu khởi ngữ và kết ngữ của Bưu điện Nhật Bản, kết ngữ tương ứng với khởi ngữ 「拝啓」 của thư thông thường là 敬具 (keigu), 敬白 (keihaku), 拝具 (haigu). 草々 là kết ngữ tương ứng với các khởi ngữ giản lược như 前略; かしこ cũng là kết ngữ giản lược; còn 以上 là từ đóng phần liệt kê (記書き) chứ không phải kết ngữ.

Với 謹啓, khởi ngữ của thư trang trọng, thì các kết ngữ tương ứng là 謹白 (kinpaku), 謹言 (kingen), 敬白 (keihaku). 草々 và 不一 đều là kết ngữ giản lược, không cân xứng với giọng trang trọng của 謹啓. 前略 không phải kết ngữ mà là khởi ngữ nên không đặt được ở cuối văn bản.

Với 前略, khởi ngữ giản lược, thì tương ứng là 草々 (sōsō), 早々 (sōsō), 不一 (fuitsu). 敬具 tương ứng với khởi ngữ thông thường như 拝啓, còn 謹言 tương ứng với khởi ngữ trang trọng như 謹啓 — không cùng bậc. 拝復 là khởi ngữ dùng cho thư hồi âm chứ không phải kết ngữ.

前略 chính là lời rào đón "xin lược bỏ phần mở đầu", nên viết tiếp lời chào theo mùa sau đó là tự mâu thuẫn. Đã viết khởi ngữ thì phải đóng bằng kết ngữ tương ứng (như 草々), không được bỏ. 前略 là lối giản lược nên không hợp với thư đề nghị chính thức gửi người lần đầu liên hệ.

Trong khuôn mẫu thư cơ bản của Bưu điện Nhật Bản, sau khởi ngữ (頭語) là phần mở đầu (前文), rồi chính văn, rồi phần kết (末文), và đóng lại bằng kết ngữ (結語). Đặt chính văn trước phần mở đầu thì lời chào thành ra gắn thêm vào sau. Đặt phần mở đầu trước khởi ngữ thì từ mở thư bị chìm vào thân bài; còn phần kết là lời chào kết thúc nên không đứng trước chính văn.

Phần 記書き (kigaki) là cơ chế tách những thông tin người đọc cần nhặt ra — như ngày giờ, địa điểm, số tiền — khỏi thân bài và gom lại; mở bằng 「記」 thì đóng bằng 「以上」 là một cặp. Viết tiếp thành đoạn văn thì làm phần liệt kê mất ý nghĩa. 記 là phần đặt sau kết ngữ, nên không có chuyện 敬具 đứng sau 記.

"Cách nghĩ về soạn thảo văn bản công vụ" (公用文作成の考え方) của Cục Văn hóa nêu rằng ở tiêu đề phải cho thấy chủ đề và tính chất của văn bản, dùng những từ như báo cáo, đề xuất, trả lời, tổ chức. "Tổ chức buổi giới thiệu sản phẩm mới" là chủ đề, còn "Thông báo" là tính chất văn bản. 「お知らせ」 chỉ có tính chất mà không có chủ đề; 「先日の件」 thì chủ đề mơ hồ; còn câu chào thì ngay từ đầu đã không phải tiêu đề.

Lời chào theo mùa nằm ở cửa vào của phần mở đầu, và cách diễn đạt được chọn theo từng mùa. Dùng cùng một câu quanh năm thì đó không còn là lời chào theo mùa. Sau kết ngữ là vị trí của phần liệt kê, không phải chỗ đặt lời chào. Với văn bản nội bộ thì nguyên tắc là bỏ lời chào và chỉ viết ý chính.

拝復 là khởi ngữ dùng cho thư hồi âm, nhìn vào là biết ngay đây là thư trả lời cho lá thư đã nhận. 再啓 là khởi ngữ khi gửi thêm lần nữa cho người mình đã gửi một lần; 急啓 là khởi ngữ khi có việc gấp — cả hai đều không cho thấy đây là thư hồi âm. 前略 là lối giản lược bỏ phần mở đầu nên không tương xứng với một văn bản trả lời chính thức.

Ngày tháng là dấu vết ghi lại việc văn bản được gửi đi khi nào, là manh mối khi cần tra cứu về sau, nên ghi ngày gửi và đặt ở đầu văn bản. Ngày bắt đầu viết thì lệch với ngày gửi thực tế, còn ngày dự kiến tới nơi chỉ là phỏng đoán. Dấu bưu điện đóng trên phong bì, không lưu lại trên bản thân văn bản.

御中 (onchū) là từ phụ ghi thêm mang nghĩa gửi tới những người liên quan bên trong tổ chức hay cơ quan đó chứ không phải một cá nhân cụ thể, dùng cho tên người nhận là một bộ phận. 様 (sama) là kính xưng gắn với cá nhân; 各位 (kakui) là kính xưng hướng tới từng cá nhân trong số nhiều người, nên không hợp với đơn vị là một bộ phận. 殿 (dono) cũng là kính xưng dùng cho cá nhân, không dùng cho tổ chức.

御中 là từ phụ gửi tới tổ chức khi không xác định được cá nhân, nên đã ghi rõ họ tên thì mâu thuẫn với điều đó. "Hướng dẫn về Kính ngữ" cũng coi 「○○中学校 山田一郎先生御中」 là không phù hợp và nói rằng bỏ 御中 đi là được. Bưu điện Nhật Bản cũng cho rằng chồng nhiều kính xưng lên nhau là sai. Mỗi địa chỉ nhận chỉ một kính xưng.

各位 (kakui) là từ tương đương "quý vị", tự nó đã hoạt động như một kính xưng. Do đó thêm 様 hay 殿 phía sau là chồng kính xưng hai lần. 御中 là từ phụ dành cho tổ chức nên không xếp cạnh 各位, vốn hướng tới nhiều cá nhân.

"Hướng dẫn về Kính ngữ" coi cách viết 「○○中学校 山田一郎先生御中」 trong thư gửi giáo viên là không phù hợp và nói rằng ghi 「○○中学校 山田一郎先生」 là được. 御中 là từ phụ dành cho tổ chức nên đặt cạnh họ tên thì mâu thuẫn; còn 先生 (sensei) tự nó đã là kính xưng nên không cần chồng thêm 様.

Văn bản nội bộ là công cụ thực tế trao đổi trong cùng một tổ chức, nên bỏ lời chào và khởi ngữ, đưa ý chính lên trước. Kính ngữ chỉ cần ở mức thể 「です・ます」. Đẩy kết luận xuống cuối thì thời gian đọc bị nhân lên theo số người đọc.

Kiến nghị "Cách nghĩ về soạn thảo văn bản công vụ" (公用文作成の考え方) của Hội đồng Thẩm định Văn hóa nêu ra việc làm câu ngắn lại và mỗi câu chỉ một luận điểm. Nhồi nhiều luận điểm thì câu dài ra và quan hệ ngữ pháp cũng phức tạp. Bỏ chủ ngữ và dùng thuật ngữ không chú thích là lối viết kén người đọc, đi ngược hướng dễ hiểu.

Bưu điện Nhật Bản nêu rằng trong thư trang trọng thì không dùng chữ viết tắt như 「（株）」 mà ghi chính thức 「株式会社○○」. Tên công ty là thông tin xác định nơi nhận nên không đưa ra mặt sau. Việc 株式会社 đứng trước hay đứng sau chính là một phần tên chính thức của công ty, người viết không được tự đảo.

Bưu điện Nhật Bản hướng dẫn dán tem vào vị trí nằm ở góc trên bên trái khi đặt phong bì theo chiều dọc. Ở phong bì kiểu Nhật viết dọc thì khung mã bưu chính nằm ở góc trên bên phải, nên dán ở góc trên bên phải hay phía trên chính giữa dễ đè lên khung hoặc lên tên người nhận. Góc dưới bên phải cũng không phải chỗ dán, xét cả quan hệ với phần người gửi và dấu bưu điện.

親展 là từ mang nghĩa mong đích thân người có tên nhận mở ra, được ghi thêm ở mặt trước phong bì. 至急 chỉ thể hiện sự gấp gáp chứ không giới hạn người mở. 御中 mang nghĩa gửi tới những người liên quan trong tổ chức nên ngược lại còn hàm ý ai mở cũng được. 拝啓 là khởi ngữ dùng bên trong văn bản, không phải thứ ghi lên phong bì.

Từ chỉ nội dung bên trong thường được ghi thêm ở góc dưới bên trái mặt trước, chỗ không vướng tên người nhận, để bên nhận phân loại được trước khi mở. Mặt sau là mặt ghi người gửi nên nhìn từ ngoài không giúp phân loại. Viết tiếp dưới họ tên thì dễ bị đọc thành một phần của tên người nhận, còn viết đè lên tem thì cản trở việc đọc mệnh giá.

Tiêu đề là thông tin để quyết định thứ tự mở thư trong danh sách hộp thư đến, nên càng có đủ nội dung, đối tượng và thời hạn thì càng có ích cho người đọc. Câu chào hay chỉ mỗi chữ "liên hệ" thì không cho biết bên trong là gì, còn xếp một loạt từ giục gấp cũng chẳng thêm được dữ liệu nào để đánh giá độ khẩn.

CC là ô dùng để chia sẻ, và về nguyên tắc không yêu cầu người được đưa vào đó phải xử lý gì. Muốn giấu địa chỉ thì dùng BCC; người cần xử lý thì đưa vào TO. Muốn giữ bản lưu cho mình thì thư mục đã gửi là đủ, và đưa mình vào CC cũng không ngăn được chính việc gửi nhầm.

Địa chỉ đưa vào TO và CC thì mọi người nhận đều thấy, nên xếp các công ty chưa quen biết vào đó là đã đưa thông tin liên lạc của đối tác cho bên thứ ba. Với BCC thì những người nhận khác không thấy được. Để trống TO cũng không giải quyết được gì, vì các địa chỉ trong CC vẫn hiện ra.

Email gửi ra ngoài công ty phải có đủ phần tên người nhận gồm tên công ty, bộ phận, họ tên, rồi lời chào, rồi tự xưng tên, sau đó mới vào nội dung. Bỏ tên người nhận thì khi thư được chuyển tiếp sẽ không rõ gửi cho ai; không xưng tên thì người nhận phải đoán người gửi từ địa chỉ. 「お疲れ様です」 là lời chào trong nội bộ, không hợp với bên ngoài.

1 thư 1 việc thì cả việc trả lời lẫn việc tìm kiếm đều bám theo từng việc được. Gộp lại thì nửa sau dễ bị đọc lướt qua và câu trả lời cũng dễ chỉ có một nửa. Việc không viết ra thì người kia không thể nhận ra. Liệt kê các việc lên tiêu đề cũng không giải quyết được chuyện thư trả lời bị gộp thành một.

Phần trích dẫn và tiêu đề là manh mối để người kia lần theo mạch trao đổi. Xóa đi thì họ phải đi tìm lại xem chính mình đã viết gì. Khi chủ đề đã đổi thì gửi lại bằng tiêu đề mới sẽ dễ tìm về sau. Nếu xóa từ chỉ nội dung khỏi tiêu đề thì cái còn lại chỉ là một chuỗi Re:.

Bên nhận cũng có giới hạn dung lượng, vượt quá thì thư không tới mà chẳng ai hay. Gửi rồi mặc kệ là phó thác vào may rủi và vào việc người kia liên lạc lại. Chia nhỏ ra gửi là đẩy công ghép tệp sang cho họ, còn nén lại cũng không bảo đảm là dưới ngưỡng.

Gửi nhầm được phòng bằng quy trình chứ không phải bằng sự chú ý. Điền người nhận sau cùng thì không thể xảy ra chuyện gửi nhầm thư viết dở, và có thời gian chờ thu hồi thì vừa nhận ra là chặn được ngay. Chốt người nhận trước thì chỉ một thao tác lỡ tay là thư bay đi. Thói quen chọn gợi ý đầu tiên là nguyên nhân điển hình của sự cố gửi nhầm sang người trùng họ.

Lời nhờ phải có đủ "làm gì" và "đến khi nào" thì người kia mới sắp xếp được. "Sớm nhất có thể" thì mỗi người hiểu một kiểu, lại thành cái cớ để không định thời hạn. Chỉ viết hoàn cảnh rồi mong người ta tự hiểu thì lời nhờ không tới nơi và bị bỏ đó. Không có bối cảnh thì người kia không đánh giá được thứ tự ưu tiên.

Mục đích của việc nhắc không phải là trách móc mà là lấy được câu trả lời. Đặt trước khả năng thư đi lạc nhau thì người kia trả lời được mà vẫn giữ được thể diện. Bắt đầu bằng liệt kê sự việc sẽ khiến họ phòng thủ; còn cứ chờ thì thời hạn càng lùi xa. Đưa cấp trên vào ngay từ đầu thì làm hỏng quan hệ hơn là đẩy công việc tiến lên.