Écrits et e-mails

Dans la liste des mots d'entrée et de clôture publiée par la Poste japonaise, le mot d'entrée courant 「拝啓」 appelle en clôture 「敬具」 (keigu), 「敬白」 (keihaku) ou 「拝具」 (haigu). 「草々」 répond aux formes simplifiées comme 「前略」, 「かしこ」 est également une clôture de registre simplifié, et 「以上」 sert à fermer une liste annexée, non à clore une lettre.

Au mot d'entrée solennel 「謹啓」 répondent les clôtures 「謹白」 (kinpaku), 「謹言」 (kingen) ou 「敬白」 (keihaku). 「草々」 et 「不一」 sont deux clôtures de registre simplifié, en décalage avec la solennité de 「謹啓」. Quant à 「前略」, ce n'est pas une clôture mais un mot d'entrée : il ne peut pas figurer en fin de lettre.

Au mot d'entrée simplifié 「前略」 répondent 「草々」 (sōsō), 「早々」 (sōsō) ou 「不一」 (fuitsu). 「敬具」 répond aux mots d'entrée courants comme 「拝啓」, et 「謹言」 aux mots d'entrée solennels comme 「謹啓」 : le registre ne correspond pas. 「拝復」 est un mot d'entrée employé en réponse à une lettre reçue, non une clôture.

「前略」 annonce précisément que l'on « omet le préambule » : y faire suivre une formule sur la saison est contradictoire. Dès lors qu'un mot d'entrée est employé, il faut clore par la formule correspondante — 「草々」 par exemple — et l'on ne peut pas s'en dispenser. 「前略」 relevant du registre simplifié, il ne convient pas à une demande officielle adressée à un destinataire contacté pour la première fois.

Le format de base de la lettre présenté par la Poste japonaise enchaîne le mot d'entrée (頭語), puis le préambule, le corps du texte et la formule finale, avant de clore par la formule de clôture (結語). Placer le corps avant le préambule reléguerait les salutations après coup. Placer le préambule avant le mot d'entrée noierait le mot d'ouverture dans le texte, et la formule finale, qui est une salutation de conclusion, ne peut pas précéder le corps.

La liste annexée (記書き) sert à extraire du corps du texte les informations que le lecteur va chercher — date, lieu, montant — et à les regrouper ; ouverte par 「記」, elle se ferme par 「以上」 : les deux vont ensemble. La poursuivre en texte suivi ôte tout intérêt au procédé. Comme 「記」 se place après la formule de clôture, 「敬具」 ne peut pas venir à sa suite.

Les orientations de l'Agence des affaires culturelles pour la rédaction des documents publics indiquent que l'intitulé doit énoncer le sujet et la nature du document, en employant des mots comme rapport, proposition, réponse ou invitation. Ici, « la présentation de nos nouveaux produits » est le sujet et « invitation » la nature. 「お知らせ」 ne donne que la nature, sans sujet ; 「先日の件」 laisse le sujet dans le flou ; et une formule de politesse n'est pas un objet.

La formule saisonnière ouvre le préambule et l'on en choisit l'expression selon la saison. La même expression employée toute l'année cesse d'être une salutation saisonnière. Après la formule de clôture vient la liste annexée : ce n'est pas la place d'une salutation. Le principe, pour les documents internes, est de supprimer les salutations et de s'en tenir à l'essentiel.

「拝復」 est le mot d'entrée employé en réponse : il fait comprendre d'un coup d'œil qu'il s'agit d'une réponse à une lettre reçue. 「再啓」 s'emploie quand on écrit une seconde fois à un destinataire déjà contacté, et 「急啓」 quand l'affaire presse : ni l'un ni l'autre ne signale une réponse. 「前略」, qui supprime le préambule, est d'un registre trop simplifié pour une réponse officielle à une demande de renseignements.

La date atteste du jour où le document a été envoyé et sert de repère pour toute recherche ultérieure : on y porte donc la date d'expédition, placée en tête. La date de début de rédaction s'écarte de l'expédition réelle, et la date d'arrivée prévue n'est qu'une supposition. Le cachet figure sur l'enveloppe et ne subsiste pas sur le document lui-même.

御中 (onchū) est la mention complémentaire qui signifie que l'envoi s'adresse non pas à une personne précise, mais aux personnes concernées à l'intérieur de l'organisme : c'est elle que l'on emploie pour un service. 様 (sama) est une marque de respect individuelle, et 各位 (kakui) s'adresse à plusieurs personnes prises individuellement : ni l'une ni l'autre ne convient à une entité comme un service. 殿 (dono) s'emploie également pour une personne et non pour un organisme.

御中 (onchū) s'adresse à un organisme lorsque la personne ne peut pas être identifiée : dès lors que le nom est explicite, l'employer est contradictoire. Les « Lignes directrices sur le keigo » (敬語の指針) jugent d'ailleurs 「○○中学校 山田一郎先生御中」 inapproprié et indiquent qu'il suffit d'ôter le 御中. La Poste japonaise précise également que superposer deux marques de respect est fautif : une marque par destinataire.

各位 (kakui) équivaut à « mesdames et messieurs » et fonctionne à lui seul comme marque de respect. Y ajouter 様 (sama) ou 殿 (dono) revient donc à superposer deux marques. 御中 (onchū) est la mention réservée aux organismes : elle ne peut pas voisiner avec 各位, qui s'adresse à plusieurs personnes.

Les « Lignes directrices sur le keigo » jugent inapproprié le libellé 「○○中学校 山田一郎先生御中」 pour une lettre à un enseignant et indiquent qu'il suffit d'écrire 「○○中学校 山田一郎先生」. 御中 est réservé aux organismes et devient contradictoire à côté d'un nom, et 先生 (sensei) étant déjà une marque de respect, il est inutile d'y ajouter 様.

Un document interne est un outil de travail échangé au sein d'une même organisation : on supprime les salutations et les mots d'entrée et l'on met l'essentiel en avant. Le keigo se limite au registre en です・ます. Reléguer la conclusion à la fin fait s'accumuler le temps de lecture, multiplié par le nombre de lecteurs.

L'avis du Conseil des affaires culturelles intitulé « Orientations pour la rédaction des documents publics » recommande de faire des phrases courtes et de n'y traiter qu'un seul point. Entasser les points allonge la phrase et complique les rapports de dépendance. Supprimer le sujet ou laisser des termes techniques sans note produit une écriture réservée à quelques-uns, à rebours de l'intelligibilité.

La Poste japonaise indique que, dans une lettre soignée, on n'emploie pas d'abréviation comme 「（株）」 et que l'on écrit la dénomination complète 「株式会社○○」. Le nom de la société sert à identifier le destinataire : il n'a pas à passer au verso. Quant à la place de 「株式会社」 avant ou après le nom, elle fait partie de la dénomination officielle de la société : ce n'est pas au rédacteur de l'intervertir.

La Poste japonaise indique de coller le timbre à l'emplacement qui se trouve en haut à gauche lorsque l'enveloppe est tenue verticalement. Sur une enveloppe japonaise à écriture verticale, le cadre du code postal occupe le haut à droite : coller en haut à droite ou en haut au centre empiète facilement sur ce cadre ou sur l'adresse. Le bas à droite n'est pas non plus un emplacement possible, ne serait-ce qu'à cause de l'expéditeur et du cachet.

「親展」 signifie que la personne nommée doit ouvrir elle-même le pli et s'ajoute au recto de l'enveloppe. 「至急」 signale seulement l'urgence sans restreindre qui ouvre. 「御中」 désigne les personnes concernées au sein d'un organisme : il pousse plutôt dans le sens inverse, celui d'un pli que n'importe qui peut ouvrir. 「拝啓」 est un mot d'entrée employé dans le corps du document, pas sur une enveloppe.

L'usage veut que la mention du contenu s'ajoute en bas à gauche du recto, où elle ne gêne pas l'adresse, ce qui permet au destinataire de trier avant même d'ouvrir. Le verso est réservé à l'expéditeur et ne sert donc à rien pour le tri à vue. À la suite du nom, la mention se lit comme une partie de l'adresse, et écrite sur le timbre elle en empêche la lecture.

L'objet sert à décider, dans la liste de la boîte de réception, dans quel ordre ouvrir les messages : plus il aligne la demande, l'élément concerné et l'échéance, plus il rend service au lecteur. Une formule de politesse ou un simple 「ご連絡」 ne dit rien du contenu, et empiler les mots qui pressent n'apporte aucun élément pour juger de l'urgence.

Le CC sert au partage : en principe, on n'attend aucune action de ceux qui y figurent. Pour masquer une adresse, on utilise le CCI ; ceux dont on attend une action vont dans le champ À. Pour garder une copie, le dossier des messages envoyés suffit, et se mettre en CC n'empêche en rien une erreur d'envoi.

Les adresses placées dans les champs À et CC sont visibles de tous les destinataires : aligner des entreprises qui ne se connaissent pas revient à livrer à des tiers les coordonnées de vos clients. En CCI, elles restent invisibles pour les autres destinataires. Laisser le champ À vide ne change rien : les adresses alignées en CC restent visibles.

Un e-mail externe réunit l'adresse — entreprise, service et nom —, la salutation et sa propre identité avant d'aborder l'objet. Sans adresse, on ne sait plus à qui le message était destiné en cas de transfert ; sans identification, le destinataire doit deviner l'expéditeur d'après son adresse électronique. 「お疲れ様です」 est une salutation interne, inadaptée à l'extérieur.

Un sujet par message permet de suivre les réponses et les recherches sujet par sujet. Tout regrouper fait sauter la seconde moitié à la lecture, et la réponse ne porte souvent que sur un point. Le destinataire ne remarquera jamais un sujet que vous n'avez pas écrit. Et aligner les sujets dans le champ objet ne résout pas le problème d'une réponse unique qui les mélange.

La citation et l'objet sont les repères qui permettent au destinataire de suivre le fil de l'échange. En les effaçant, on l'oblige à rechercher ce qu'il avait lui-même écrit. Quand le sujet change, mieux vaut repartir avec un nouvel objet, plus facile à retrouver ensuite. Et à force de retirer les mots de l'objet, il ne reste qu'une file de Re:.

Le destinataire a lui aussi une limite de taille et, au-delà, le message n'arrive pas sans que personne s'en aperçoive. Envoyer et attendre revient à s'en remettre au hasard et à l'initiative de l'autre. Découper l'envoi lui impose le travail de recomposition, et rien ne garantit que la compression passe sous la limite.

L'erreur d'envoi se prévient par la procédure, pas par la vigilance. En saisissant le destinataire en dernier, l'envoi accidentel d'un brouillon ne peut plus se produire, et un délai d'annulation permet d'arrêter le message dès qu'on s'aperçoit de l'erreur. Valider le destinataire d'emblée expose à un envoi par fausse manœuvre. Prendre systématiquement la première suggestion est la cause classique des envois à un homonyme.

Une demande n'est exploitable que si elle réunit le « quoi » et le « pour quand » : c'est ainsi que l'autre peut s'organiser. « Dès que possible » s'interprète différemment selon les personnes et sert souvent de prétexte pour ne pas fixer d'échéance. Exposer le contexte en espérant être compris à demi-mot laisse la demande sans suite. Et sans contexte, l'autre ne peut pas fixer ses priorités.

Une relance ne vise pas à mettre l'autre en cause, mais à obtenir une réponse. En évoquant d'emblée l'hypothèse de messages qui se croisent, on lui permet de répondre sans perdre la face. Commencer par l'énumération des faits le met sur la défensive, et continuer d'attendre éloigne encore l'échéance. Mettre le supérieur en destinataire dès le début abîme la relation plus qu'il ne fait avancer l'affaire.