1. Tiparul documentului trimis în afara firmei (formula de deschidere, formula de închidere, lista de date)
Documentele trimise în afara firmei sunt făcute din piese cu ordine și perechi fixate. Reținem scheletul care nu are voie să fie stricat: îmbinarea formulei de deschidere cu cea de închidere, locul salutului de anotimp și lista de date care strânge miezul în puncte.
Documentul trimis în afara firmei se înșiră de sus în jos astfel: data expedierii, destinatarul, numele expeditorului, titlul documentului, textul propriu-zis, lista de date (記書き, kigaki), cuvântul de încheiere „ijō” (以上), datele de contact ale persoanei responsabile. Data este ziua în care documentul a fost trimis și se pune la început. Aceasta fiindcă este însemnarea care servește drept punct de reper când se fac verificări mai târziu. Forma obișnuită este ca destinatarul să fie așezat la stânga, iar numele expeditorului la dreapta. Titlul se face astfel încât dintr-un rând să se înțeleagă despre ce și de ce fel este documentul, ca în „Invitație la prezentarea noului produs”. Și „Concepția privind redactarea documentelor oficiale” a Agenției pentru Afaceri Culturale spune că titlul trebuie să arate subiectul și caracterul documentului, folosind cuvinte precum raport, propunere, răspuns, organizare; iar această gândire se potrivește întocmai și titlurilor documentelor trimise în afara firmei.
Textul începe cu formula de deschidere (頭語, tōgo), urmează partea introductivă, partea principală și partea finală și se închide cu formula de închidere (結語, ketsugo). Partea introductivă cuprinde salutul de anotimp și cuvintele prin care întrebi de sănătatea celuilalt; partea principală este miezul, deschis cu „sate” (așadar); partea finală este salutul de încheiere. Și în cunoștințele de bază despre scrisori ale Japan Post este arătată alcătuirea formulă de deschidere, parte introductivă, text, parte finală, mențiuni de sfârșit, cu explicația că formula de închidere trebuie să corespundă celei de deschidere. Salutul de anotimp se pune la intrarea în partea introductivă și se alege o expresie potrivită cu anotimpul. Dacă folosești aceeași expresie tot anul, atunci ea nu mai este un salut de anotimp.
Formula de deschidere și cea de închidere se hotărăsc în perechi. În lista Japan Post, la scrisoarea obișnuită lui haikei (拝啓) îi corespund keigu (敬具), keihaku (敬白) și haigu (拝具); la scrisoarea formală, lui kinkei (謹啓) îi corespund kinpaku (謹白), kingen (謹言) și keihaku; la scrisoarea grabnică, lui kyūkei (急啓) îi corespund sōsō (草々) și sōsō (早々); la răspuns, lui haifuku (拝復) îi corespund keigu și haitō (拝答); iar la forma prescurtată, lui zenryaku (前略) îi corespund sōsō (草々), sōsō (早々) și fuitsu (不一). Zenryaku înseamnă declarația „las la o parte partea introductivă”, așa că a scrie zenryaku și a continua apoi cu salutul de anotimp este o contradicție cu tine însuți. De vreme ce ai scris o formulă de deschidere, trebuie să închei cu formula de închidere care îi corespunde, iar aceasta nu poate fi omisă. Zenryaku fiind o formă prescurtată, nu se folosește într-o cerere oficială către un partener de afaceri nou sau către cineva mai mare în rang.
Informațiile pe care cititorul le culege și le folosește — data și ora, locul, sumele, numărul de exemplare — nu se îngroapă în text, ci se trec în lista de date. După formula de închidere scrii la mijloc „ki” (記), dedesubt înșiri rubricile pe puncte, iar la sfârșit închizi scriind la dreapta „ijō” (以上). Ceea ce ai deschis cu „ki” se închide cu „ijō” — sunt o pereche și nu există numai una dintre ele. Dacă tot continui cu text curgător, atunci nu mai are niciun rost să faci o listă de date, așa că, o dată deschisă lista, trece neapărat totul în puncte.
Corespondența dintre formula de deschidere și cea de închidere (după Japan Post, „Cunoștințe de bază despre scrisori — formula de deschidere și formula de închidere”)
Cuvântul pus la începutul unei scrisori sau al unui document trimis în afara firmei. Haikei, kinkei, zenryaku, haifuku și altele. Face pereche cu formula de închidere.
Formula de închidere (結語, ketsugo)
Cuvântul care închide textul. Keigu, kinpaku, sōsō și altele. Pentru fiecare formulă de deschidere este stabilit cuvântul care îi corespunde.
Partea introductivă (前文, zenbun)
Partea pusă după formula de deschidere, cu salutul de anotimp și cu salutul prin care întrebi de sănătate. Când folosești zenryaku, această parte se lasă deoparte.
Partea principală (主文, shubun)
Partea cu miezul, deschisă cu „sate” sau cu ceva asemănător. Aici se scrie însuși scopul documentului.
Lista de date (記書き, kigaki)
Partea în care, după formula de închidere, se pune titlul „ki” și se strâng pe puncte data, ora, locul și celelalte. Se închide cu „ijō”.
Titlul documentului (件名, kenmei)
Capul de rând care arată într-un rând subiectul și caracterul documentului. În „Concepția privind redactarea documentelor oficiale” este numit hyōdai (標題).
Exemple rezolvate
Cu ce cuvânt închei un document început cu „kinkei”?
Răspuns și raționament Kinpaku. Lui kinkei, formula de deschidere a scrisorii formale, îi corespund kinpaku, kingen, keihaku și altele. Sōsō și fuitsu sunt formule de închidere ale formei prescurtate, deci nu se potrivesc cu tonul formal al lui kinkei.
Scrii răspunsul la o scrisoare de informare primită de la un partener de afaceri. Ce formulă de deschidere folosești?
Răspuns și raționament Haifuku. Este formula de deschidere folosită la răspunsuri și se vede dintr-o privire că este răspunsul la o scrisoare primită. Formula de închidere este keigu sau haitō. Zenryaku fiind o formă prescurtată, rangul lui nu se potrivește cu un răspuns oficial.
Vrei să comunici data, ora, sala și ce trebuie adus la o prezentare. Cum le scrii în document?
Răspuns și raționament După formula de închidere pui titlul „ki”, înșiri pe puncte data și ora, sala și ce trebuie adus, iar la sfârșit închei cu „ijō”. Dacă le îngropi în textul curgător, cititorul se chinuie să culeagă cifrele.
Surse și temei: Japan Post (日本郵便), „Cunoștințe de bază despre scrisori — forma de bază a scrisorii” (verificat în august 2026)
2. Documentele interne, formulele de politețe de la adresă și plicul
La documentele interne, răspunsul corect este să tai saluturile și să lași numai miezul. În schimb, formulele de politețe de la adresă nu se pot tăia. Fixăm folosirea lui sama, onchū, kakui și sensei și scrierea feței plicului.
Documentele interne — înștiințări, rapoarte, formularele de aprobare ringisho, procesele-verbale și celelalte — sunt unelte de lucru care circulă în interiorul aceleiași organizații. Nu au nevoie nici de salut de anotimp, nici de formulă de deschidere, nici de formulă de închidere. Se înșiră în ordinea titlu, concluzie, motiv, amănunte, iar limbajul de politețe se ține la nivelul „desu / masu”. Cu cât cei care citesc sunt mai mulți, cu atât mai repede și mai exact se transmite un text scurt. Și „Concepția privind redactarea documentelor oficiale” a Agenției pentru Afaceri Culturale cere ca fraza să fie scurtă și ca într-o frază să fie un singur punct de discuție. Dacă lași concluzia la urmă, timpul de citire se adună înmulțit cu numărul celor care citesc.
Formula de politețe se hotărăște după felul destinatarului. La o persoană, „sama” (様); la o organizație sau la o secție, „onchū” (御中); iar când același document se trimite mai multor oameni, „kakui” (各位). Cea mai frecventă greșeală aici este suprapunerea formulelor de politețe. „Kakui” este el însuși o formulă de politețe, cu înțelesul „dumneavoastră, toți”, așa că nu se scrie „kakui-sama” sau „kakui-dono”. Iar la cei cărora li se spune „sensei” — medici, cadre didactice, avocați — „sensei” funcționează ca formulă de politețe, deci nici „sensei-sama” nu se scrie. Și Japan Post arată că este greșit să suprapui formulele la adresa unei organizații sau a unei secții, ca în „○○-ka onchū Yūbin Tarō-sama”.
Se greșește mai ales atunci când scrii alături numele organizației și numele persoanei. Onchū este o mențiune adăugată la adresă cu înțelesul că scrisoarea se adresează celor din interiorul acelei organizații sau instituții, iar nu unei persoane anume, deci, dacă numele persoanei este cunoscut, se contrazice cu acest înțeles. Și îndrumarul privind limbajul de politețe socotește nepotrivit felul de a scrie „○○ Chūgakkō Yamada Ichirō-sensei onchū” și spune că este de ajuns să scrii „○○ Chūgakkō Yamada Ichirō-sensei”. La adresă, o singură formulă de politețe pentru un singur destinatar. Ține minte simplu: la organizație onchū, la persoană sama.
Pe fața plicului, numele firmei se scrie cu denumirea oficială, „Kabushiki-gaisha ○○”, fără prescurtarea „(kabu)”. Faptul că „kabushiki-gaisha” stă înainte sau după nume ține de însăși denumirea oficială a firmei, deci nu este ceva ce cel care scrie poate muta după cum îi vine lui mai ușor de citit. Dacă scrii numele persoanei la mijloc și puțin mai mare, echilibrul iese mai ușor. Timbrul se lipește în locul care ajunge sus-stânga când plicul este ținut pe lungime. Cuvintele care arată conținutul sau modul de tratare se adaugă de obicei jos-stânga pe față: „shinten” (親展, personal) când vrei ca plicul să fie deschis chiar de destinatar, „seikyūsho zaichū” (請求書在中, conține factură) când arăți felul actelor. Pe spate se scriu adresa și numele expeditorului, cu litere mai mici decât pe față.
Folosirea formulelor de politețe la adresă și greșelile frecvente
Destinatarul
Formula care se adaugă
Forma greșită frecventă
O persoană
sama (様)
Suprapunerea formulelor, ca în „○○-sama-dono”
O organizație sau o secție
onchū (御中)
Suprapunerea, ca în „○○-ka onchū Yamada-sama”
Mai mulți destinatari
kakui (各位)
Scrierea „kakui-sama” sau „kakui-dono”
Medici, cadre didactice și alții asemenea
sensei (先生)
Scrierea „Yamada-sensei-sama”
O anumită persoană din interiorul unei organizații
Numele firmei și al secției, apoi numele persoanei cu sama
Amestecul „nume de firmă onchū, nume de persoană sensei”
Mențiune adăugată la adresă care arată că scrisoarea se adresează celor din interiorul acelei organizații sau instituții, iar nu unei persoane anume. Nu se folosește alături de numele unei persoane.
Kakui (各位)
Formulă de politețe îndreptată către fiecare dintre mai mulți destinatari. Corespunde lui „dumneavoastră, toți”, așa că nu i se adaugă sama sau dono după el.
Shinten (親展)
Cuvânt care arată că se dorește ca plicul să fie deschis chiar de destinatar. Se adaugă pe fața plicului.
Zaichū (在中)
Cuvânt care arată felul conținutului plicului. Se scrie ca în „seikyūsho zaichū” și îl ajută pe cel care primește să sorteze corespondența.
Ringisho (稟議書)
Document intern pe care îl inițiază responsabilul și care obține pe rând sigiliile de aprobare ale celor implicați până la decizia finală. Nu se scriu saluturi în el.
Mențiunea alăturată (脇付け, wakizuke)
Cuvântul adăugat lângă adresă. Onchū și shinten sunt de acest fel.
Exemple rezolvate
Trimiți un document către secția administrativă a firmei Kabushiki-gaisha ○○. Cum scrii adresa?
Răspuns și raționament „Kabushiki-gaisha ○○ Sōmubu onchū”. Onchū este mențiunea adăugată pentru cei din interiorul organizației sau instituției. Sama este o formulă de politețe care se pune la o persoană, deci nu se folosește la o secție.
Și dacă trimiți domnului Yamada Ichirō din acea secție administrativă?
Răspuns și raționament „Kabushiki-gaisha ○○ Sōmubu Yamada Ichirō-sama”. Cum numele persoanei este cunoscut, nu se folosește onchū. „Sōmubu onchū Yamada Ichirō-sama” este o suprapunere de formule de politețe.
Împarți același document tuturor din secție. Cum scrii adresa?
Răspuns și raționament „Kankeisha kakui” (către toți cei implicați). Kakui este el însuși o formulă de politețe, așa că nu se scrie „kakui-sama” sau „kakui-dono”.
Surse și temei: Japan Post (日本郵便), „Mărunțișuri despre scrisori — cum se scriu fața și spatele plicului” (verificat în august 2026)
3. Buna rânduială a e-mailului de afaceri
Subiectul, câmpurile de destinatari, tiparul textului, răspunsul, atașamentele. Accidentele cu e-mailul se petrec aproape numai în aceste cinci locuri. Și toate se pot preveni în minutul dinaintea trimiterii.
Subiectul este numele care îl face pe cititor să aleagă, din lista căsuței de primire, „pe acesta îl deschid întâi”. Numai cu „vă mulțumim pentru colaborare” sau „o informare” nu se știe ce conține până nu se deschide. Dacă în subiect stau înșirate despre ce este vorba, ce se cere și până când — ca în „[Cerere] Reemiterea facturii pe luna septembrie (până la 5 septembrie)” —, cititorul își poate stabili prioritățile înainte de a-l deschide. Dacă îl zorești înșirând semne de exclamare, nu se adaugă niciun element după care să judece cât de urgent este. Este aceeași gândire cu cea din „Concepția privind redactarea documentelor oficiale” a Agenției pentru Afaceri Culturale, care cere ca titlul să arate subiectul și caracterul documentului.
Câmpurile de destinatari sunt trei. TO este pentru cel de la care vrei o rezolvare sau un răspuns, CC este pentru cel pe care vrei doar să-l ții la curent, iar BCC se folosește când nu vrei ca destinatarul să fie văzut de ceilalți primitori. Adresele puse în TO și în CC se văd de către toți primitorii. Aici se petrece accidentul: dacă înșiri în TO sau în CC mai multe firme străine una de alta, iese că ai dat unui terț datele de contact ale partenerilor tăi. La o trimitere în masă, ori pui adresele în BCC, ori trimiți câte un mesaj pe rând. Cum CC se vede și dacă lași TO gol, nu se rezolvă nimic prin golirea câmpului TO.
Textul urmează ordinea: adresarea, salutul și prezentarea, obiectul, încheierea, semnătura. Pentru un destinatar din afara firmei, pui laolaltă firma, secția și numele: „Kabushiki-gaisha ○○ Sōmubu Yamada-sama”. Fără adresare, la o redirecționare nu se mai știe cui îi era destinat mesajul, iar fără prezentare, celălalt ajunge să ghicească expeditorul după adresa de e-mail. „Otsukaresama desu” este un salut din interiorul firmei, deci nu se folosește către exterior. Principiul este un mesaj, un subiect. Dacă îngrămădești mai multe, partea a doua este sărită la citit, iar răspunsul vine adesea numai la una dintre ele. Dacă nu le poți despărți, le desparți punând subtitluri. La răspuns, lași citatul, ca să se vadă la ce răspunzi, iar „Re:” din subiect se lasă, de principiu, așa cum este. Când subiectul discuției s-a schimbat, este mai ușor de căutat mai târziu dacă trimiți din nou, cu un subiect nou.
Atașamentele și trimiterile greșite nu se previn prin atenție, ci prin procedură. Dacă ai scris că atașezi ceva, uită-te cu ochii tăi, înainte de trimitere, dacă fișierul este într-adevăr acolo. Un fișier prea mare, dacă depășește limita de la primitor, nu ajunge și nimeni nu bagă de seamă, așa că verifici dinainte sau te înțelegi asupra unei alte căi de predare. Trimiterea în bucăți îi lasă celuilalt osteneala de a le reuni, iar comprimarea nu garantează că vei ajunge sub limită. Împotriva trimiterii greșite ajută rânduiala pașilor: să scrii adresa la urmă, după ce ai terminat textul, și să-ți setezi un răgaz de anulare a trimiterii. Obiceiul de a alege primul rezultat din lista de sugestii de adrese este cauza tipică a accidentului prin care mesajul ajunge la un omonim. Cererile se scriu cu o vorbă-tampon înainte și cu ceea ce vrei să se facă și termenul scrise concret. La o revenire, nu porni de la ideea că celălalt a greșit, ci lasă-i o portiță — „iertați-mă dacă mesajele noastre s-au încrucișat” — și abia apoi roagă-l să verifice cum stau lucrurile.
Folosirea câmpurilor de destinatari ale e-mailului
Câmpul
Pe cine pui în el
Cum se vede și cum se răspunde
TO
Cel de la care vrei o rezolvare sau un răspuns
Se vede de către toți. Este cel care trebuie să răspundă
CC
Cel pe care vrei doar să-l ții la curent
Se vede de către toți. De principiu nu trebuie să răspundă
BCC
Cel a cărui adresă nu vrei să fie văzută de ceilalți primitori
Capul mesajului. Dacă îi dai un nume din care se înțeleg obiectul, la ce se referă și termenul, cititorul își poate stabili prioritățile înainte de a-l deschide.
CC
Câmpul în care pui persoanele cu care vrei să împărtășești conținutul. Adresele puse acolo se văd de către toți primitorii, iar de principiu nu li se cere să facă ceva.
BCC
Câmpul prin care trimiți fără ca adresa să fie văzută de ceilalți primitori. Se folosește la trimiterea în masă către mai mulți destinatari care nu se cunosc între ei.
Semnătura (署名, shomei)
Blocul cu numele firmei, secția, numele și datele de contact, așezat la sfârșitul textului. Îl scutește pe celălalt de căutarea unui mijloc de a lua legătura.
Răspunsul cu citat (引用返信, in'yō henshin)
A răspunde lăsând textul celuilalt în mesaj. Astfel el înțelege la ce anume îi răspunzi.
Încrucișarea mesajelor (行き違い, ikichigai)
Starea în care înștiințările s-au încrucișat. Folosită ca introducere la o revenire, îi îngăduie celuilalt să răspundă fără să-și piardă obrazul.
Exemple rezolvate
Trimiți dintr-o dată aceeași înștiințare persoanelor de contact de la 20 de firme care nu se cunosc între ele. Cum completezi destinatarii?
Răspuns și raționament Pui în TO adresa firmei tale, iar cele 20 de firme le pui în BCC. Adresele înșirate în TO sau în CC se văd de către toți primitorii, deci ar însemna că ai dat unui terț datele de contact ale altor firme.
Termenul a trecut și nu ai primit răspuns. Cum scrii mesajul de revenire?
Răspuns și raționament Începi cu „iertați-mă dacă mesajele noastre s-au încrucișat” și abia apoi îl rogi să verifice cum stau lucrurile. Dacă începi cu înșiruirea faptelor, îl pui în defensivă și discuția nu mai înaintează.
Ai două lucruri de spus. E bine să le pui într-un singur mesaj?
Răspuns și raționament Principiul este un mesaj, un subiect. Dacă nu le poți despărți, le desparți punând subtitluri. Dacă le îngrămădești, partea a doua este sărită la citit, iar răspunsul vine ușor numai la una dintre ele.
Surse și temei: ※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate
Test de verificare
Î1 | Încheierea după 「拝啓」
Care este formula de încheiere potrivită pentru un document început cu formula de deschidere 「拝啓」 (haikei)?
「草々」 (sōsō)
「かしこ」 (kashiko)
「以上」 (ijō)
「敬具」 (keigu)
Răspuns corectD. 「敬具」 (keigu)
În lista de formule de deschidere și de încheiere a Poștei Japoneze, formulei obișnuite de deschidere 「拝啓」 îi corespund la încheiere 敬具, 敬白 și 拝具. 「草々」 este formula de încheiere care corespunde deschiderilor simplificate, precum 前略, 「かしこ」 este tot o încheiere simplificată, iar 「以上」 închide o listă de tip 記書き (kikigaki) și nu este o formulă de încheiere a scrisorii.
Î2 | Încheierea după 「謹啓」
Care este formula potrivită pentru a încheia un document ceremonios început cu 「謹啓」 (kinkei)?
「前略」 (zenryaku)
「謹白」 (kinpaku)
「不一」 (fuitsu)
「草々」 (sōsō)
Răspuns corectB. 「謹白」 (kinpaku)
Formulei ceremonioase de deschidere 「謹啓」 îi corespund încheierile 謹白, 謹言 și 敬白. 「草々」 și 「不一」 sunt amândouă încheieri simplificate și nu se potrivesc cu tonul ceremonios al lui 謹啓. 「前略」 nu este o formulă de încheiere, ci una de deschidere, deci nu poate sta la sfârșitul textului.
Î3 | Perechea lui 「前略」
Care este formula de încheiere potrivită pentru o scrisoare începută cu 「前略」 (zenryaku)?
「拝復」 (haifuku)
「謹言」 (kingen)
「草々」 (sōsō)
「敬具」 (keigu)
Răspuns corectC. 「草々」 (sōsō)
Formulei simplificate de deschidere 「前略」 îi corespund 草々, 早々 și 不一. 「敬具」 corespunde deschiderilor obișnuite, precum 拝啓, iar 「謹言」 celor ceremonioase, precum 謹啓 — registrele nu se potrivesc. 「拝復」 este o formulă de deschidere folosită la răspunsuri, nu una de încheiere.
Î4 | Sensul lui 「前略」
Cum se scrie corect atunci când folosești ca formulă de deschidere 「前略」?
După 前略 se scrie formula despre anotimp și se trece apoi la subiect
Se folosește 前略 într-o cerere oficială adresată unui partener cu care iei legătura pentru prima dată
Dacă ai folosit 前略, formula de încheiere de la sfârșit se poate lăsa la o parte
Se lasă la o parte partea introductivă și se începe imediat cu subiectul
Răspuns corectD. Se lasă la o parte partea introductivă și se începe imediat cu subiectul
「前略」 este o mențiune care spune „las la o parte partea introductivă”, deci continuarea cu formula despre anotimp se contrazice cu ea însăși. Odată scrisă formula de deschidere, textul trebuie închis cu formula de încheiere corespunzătoare (草々 și altele), care nu poate fi omisă. 前略 fiind o formă simplificată, nu se potrivește la o cerere oficială adresată unui destinatar nou.
Î5 | Ordinea părților textului
Care este ordinea corectă la alcătuirea unui document trimis în afara firmei?
Formula de deschidere, textul principal, partea introductivă, partea de încheiere, formula de încheiere
Formula de deschidere, partea introductivă, textul principal, partea de încheiere, formula de încheiere
Partea introductivă, formula de deschidere, textul principal, formula de încheiere, partea de încheiere
Formula de deschidere, partea introductivă, partea de încheiere, textul principal, formula de încheiere
Răspuns corectB. Formula de deschidere, partea introductivă, textul principal, partea de încheiere, formula de încheiere
Forma de bază a scrisorii, așa cum o prezintă Poșta Japoneză, arată astfel: după formula de deschidere urmează partea introductivă, textul principal și partea de încheiere, iar totul se închide cu formula de încheiere. Dacă textul principal este pus înaintea părții introductive, salutul ajunge lipit la urmă. Partea introductivă pusă înaintea formulei de deschidere face ca aceasta să se piardă în text, iar partea de încheiere, fiind salutul final, nu poate sta înaintea textului principal.
Î6 | 「記」 și 「以上」
Cum se procedează corect când într-un document se scrie 「記」 (ki — „cele ce urmează”)?
「記」 se pune înaintea formulei de încheiere, iar imediat după el se scrie 「敬具」 și se închide
După 「記」 nu se face o listă, ci se continuă cu explicații sub formă de text curgător
După 「記」 se înșiră punctele într-o listă, iar la sfârșit se închide cu 「以上」 (ijō — „atât”)
După 「記」 se poate încheia fără să se mai scrie nimic
Răspuns corectC. După 「記」 se înșiră punctele într-o listă, iar la sfârșit se închide cu 「以上」 (ijō — „atât”)
Blocul 記書き (kikigaki) este mecanismul prin care informațiile pe care cititorul le caută — data și ora, locul, suma — sunt scoase din text și strânse la un loc; deschis cu 「記」, el se închide cu 「以上」, cele două formând o pereche. Dacă se continuă sub formă de text curgător, blocul nu mai are rost. 「記」 este partea care se pune după formula de încheiere, deci după 「記」 nu poate veni 「敬具」.
Î7 | Titlul documentului
Care este cel mai potrivit titlu pentru un document trimis în afara firmei?
「新製品説明会開催のご案内」 („Invitație la prezentarea noilor produse”)
「先日の件について」 („Despre chestiunea de zilele trecute”)
「いつもお世話になっております」 („Vă mulțumim pentru colaborare”)
「お知らせ」 („Anunț”)
Răspuns corectA. 「新製品説明会開催のご案内」 („Invitație la prezentarea noilor produse”)
„Principiile de redactare a documentelor oficiale” ale Agenției pentru Afaceri Culturale cer ca titlul să arate subiectul și natura documentului și să folosească cuvinte precum raport, propunere, răspuns, organizare. Aici 「新製品説明会開催」 este subiectul, iar 「ご案内」 arată natura documentului. 「お知らせ」 dă doar natura, fără subiect, 「先日の件」 are subiectul neclar, iar o formulă de salut nu este nicicum un titlu.
Î8 | Formula despre anotimp
Care este explicația corectă privind folosirea formulei despre anotimp?
Se pune negreșit și în notele interne, în aceeași formă ca în documentele trimise în afară
Se pune la începutul părții introductive, după formula de deschidere, și se alege formularea potrivită acelui anotimp
Se adaugă imediat după formula de încheiere
Scrierea corectă cere ca aceeași formulare să fie folosită tot anul, indiferent de anotimp
Răspuns corectB. Se pune la începutul părții introductive, după formula de deschidere, și se alege formularea potrivită acelui anotimp
Formula despre anotimp este pragul părții introductive, iar formularea se alege după anotimp. Aceeași formulare folosită tot anul nu mai este un salut de anotimp. După formula de încheiere urmează blocul 記書き (kikigaki) și altele, deci acolo nu se pune un salut. Regula pentru documentele interne este să se lase la o parte saluturile și să se scrie doar esențialul.
Î9 | Deschiderea la răspuns
Scrii răspunsul la o cerere de informații primită de la un partener. Care este cea mai potrivită formulă de deschidere?
「急啓」 (kyūkei)
「前略」 (zenryaku)
「再啓」 (saikei)
「拝復」 (haifuku)
Răspuns corectD. 「拝復」 (haifuku)
「拝復」 este formula de deschidere folosită la răspunsuri și se vede dintr-o privire că textul este răspunsul la o scrisoare primită. 「再啓」 este formula pentru o a doua scrisoare trimisă aceluiași destinatar, iar 「急啓」 pentru cazurile urgente — niciuna nu arată că textul este un răspuns. 「前略」 lasă la o parte partea introductivă, deci registrul lui nu se potrivește cu un răspuns oficial la o cerere de informații.
Î10 | Data expedierii
Cum se procedează corect cu data unui document trimis în afara firmei?
Se trece ziua în care se estimează că ajunge la destinatar
Se trece ziua expedierii și se pune la începutul documentului
Nu se scrie data, ci se lasă să se vadă din ștampila poștei
Se trece ziua în care ai început să scrii documentul
Răspuns corectB. Se trece ziua expedierii și se pune la începutul documentului
Data este consemnarea zilei în care documentul a fost trimis și devine reper la o verificare ulterioară, deci se trece data expedierii și se pune la început. Ziua în care ai început să scrii se abate de la data reală a expedierii, iar ziua estimată a sosirii nu este decât o presupunere. Ștampila poștei rămâne pe plic și nu pe documentul însuși.
Î11 | Apelativul pentru un departament
Trimiți un document departamentului de administrare generală al societății ○○. Care apelativ este potrivit pe adresă?
「株式会社○○ 総務部各位」 (… kakui)
「株式会社○○ 総務部 御中」 (… onchū)
「株式会社○○ 総務部 様」 (… sama)
「株式会社○○ 総務部 殿」 (… dono)
Răspuns corectB. 「株式会社○○ 総務部 御中」 (… onchū)
御中 este mențiunea care arată că documentul nu este adresat unei persoane anume, ci celor din acea organizație sau instituție, și se folosește la adresele către un departament. 様 este apelativul care se pune la persoane, iar 各位 se adresează fiecăreia dintre mai multe persoane, deci nu se potrivește unei unități precum un departament. Și 殿 se folosește pentru persoane, nu pentru organizații.
Î12 | 御中 alături de 様
Trimiți un document domnului Yamada Ichirō din departamentul de administrare generală al societății ○○. Care adresă este potrivită?
御中 este mențiunea adresată organizației atunci când persoana nu poate fi identificată, deci se contrazice cu un nume precizat. Și „Ghidul privind keigo” consideră 「○○中学校 山田一郎先生御中」 nepotrivit și spune că forma fără 御中 este bună. Poșta Japoneză arată și ea că suprapunerea apelativelor este o greșeală. Un destinatar primește un singur apelativ.
Î13 | Folosirea lui 「各位」
Împarți același document tuturor celor dintr-un departament. Cum se scrie corect adresa?
「関係者各位」 (kankeisha kakui)
「関係者各位様」 (kankeisha kakui-sama)
「関係者各位殿」 (kankeisha kakui-dono)
「関係者御中各位」 (kankeisha onchū kakui)
Răspuns corectA. 「関係者各位」 (kankeisha kakui)
各位 înseamnă „dumneavoastră, toți” și lucrează el însuși ca apelativ de politețe. De aceea, adăugarea lui 様 sau 殿 după el suprapune două apelative. 御中 este mențiunea adresată unei organizații, deci nu poate sta alături de 各位, care se adresează mai multor persoane.
Î14 | Adresa către un profesor
Care adresă este potrivită când trimiți o scrisoare unui cadru didactic universitar?
„Ghidul privind keigo” consideră nepotrivit modul de a scrie 「○○中学校 山田一郎先生御中」 pe o scrisoare adresată unui profesor și spune că este de ajuns 「○○中学校 山田一郎先生」. 御中 este mențiunea adresată organizației, deci pusă alături de un nume se contrazice, iar 先生 fiind el însuși un apelativ, nu mai este nevoie să i se adauge 様.
Î15 | Documentul intern
Cum se scrie corect o notă adresată în interiorul firmei?
Se îngrămădește keigo cât mai mult, politețea fiind mai presus de orice
Se explică pe rând, de la începutul întâmplării, iar concluzia se pune la sfârșit
Se lasă la o parte saluturile, se pun la început titlul și concluzia și se scrie doar esențialul
Se pun, ca la documentele trimise în afară, formula de deschidere, formula despre anotimp și formula de încheiere
Răspuns corectC. Se lasă la o parte saluturile, se pun la început titlul și concluzia și se scrie doar esențialul
Documentul intern este o unealtă de lucru care circulă în interiorul aceleiași organizații, deci se lasă la o parte saluturile și formulele de deschidere, iar esențialul se pune la început. Keigo se ține la nivelul lui 「です・ます」. Dacă se lasă concluzia la sfârșit, timpul de citit se adună înmulțit cu numărul cititorilor.
Î16 | Lungimea frazei
Ce recomandă „Principiile de redactare a documentelor oficiale” pentru o scriere ușor de înțeles de către cititor?
Termenii de specialitate să fie folosiți ca atare, fără note explicative
Să se lase la o parte subiectul și să se scrie concis, doar cu predicatul
Într-o frază să intre mai multe puncte de discuție, ca să scadă numărul frazelor
Fraza să fie scurtă, iar într-o frază să existe un singur punct de discuție
Răspuns corectD. Fraza să fie scurtă, iar într-o frază să existe un singur punct de discuție
Recomandarea Consiliului pentru Cultură, „Principiile de redactare a documentelor oficiale” (公用文作成の考え方), cere ca fraza să fie scurtă și ca într-o frază să existe un singur punct de discuție. Dacă se îngrămădesc mai multe puncte, fraza se lungește, iar legăturile dintre părți se complică. Renunțarea la subiect și termenii de specialitate fără note sunt moduri de scriere care își aleg cititorii și merg în direcția opusă înțelegerii ușoare.
Î17 | Numele firmei pe plic
Cum se procedează corect cu numele firmei atunci când scrii adresa pe fața plicului?
Se scrie 「株式会社」 cu denumirea oficială întreagă, fără prescurtare
Se scrie prescurtat 「（株）」, iar spațiul câștigat se folosește ca să scrii mai mare numele persoanei
Nu contează dacă 株式会社 stă înainte sau după nume: se pune unde se citește mai ușor
Numele firmei se mută pe verso, iar pe față se scrie doar numele persoanei
Răspuns corectA. Se scrie 「株式会社」 cu denumirea oficială întreagă, fără prescurtare
Poșta Japoneză arată că într-o scrisoare îngrijită nu se folosesc prescurtări precum 「（株）」, ci se scrie oficial 「株式会社○○」. Numele firmei este informația care identifică destinatarul, deci nu se mută pe verso. Poziția lui 株式会社, înainte sau după nume, ține chiar de denumirea oficială a firmei și nu este ceva ce poate schimba cel care scrie.
Î18 | Locul timbrului
În ce loc se lipește timbrul pe un plic dreptunghiular vertical?
Dreapta jos
Dreapta sus
Sus, la mijloc
Stânga sus
Răspuns corectD. Stânga sus
Poșta Japoneză arată că timbrul se lipește în locul care, ținând plicul vertical, ajunge în stânga sus. La plicul japonez cu scriere verticală, în dreapta sus se află căsuțele pentru codul poștal, deci un timbru lipit în dreapta sus sau sus la mijloc acoperă ușor căsuțele ori adresa. Nici dreapta jos nu este un loc de lipit, având în vedere expeditorul și ștampila poștei.
Î19 | Ce înseamnă 「親展」
Ce mențiune se adaugă pe plic atunci când trimiți documente pe care vrei să le deschidă numai destinatarul?
「親展」 (shinten)
「拝啓」 (haikei)
「御中」 (onchū)
「至急」 (shikyū)
Răspuns corectA. 「親展」 (shinten)
親展 este cuvântul care arată dorința ca plicul să fie deschis chiar de destinatar și se adaugă pe fața plicului. 「至急」 arată doar că este urgent și nu limitează cine îl deschide. 「御中」 înseamnă că este adresat celor din organizație, deci lucrează, dimpotrivă, în direcția „îl poate deschide oricine”. 「拝啓」 este o formulă de deschidere folosită în interiorul textului și nu se scrie pe plic.
Î20 | Mențiunea 「在中」
Ce mențiune se face pentru ca tipul documentelor din plic să se vadă din afară?
Se scrie mare, în mijlocul spatelui plicului, cuvântul 「書類」 („documente”)
Se adaugă jos, în stânga feței plicului, mențiunea 「請求書在中」 („conține factură”)
Se scrie 「請求書」 („factură”) imediat sub numele destinatarului, în continuarea lui
Se scrie 「重要」 („important”) peste timbru
Răspuns corectB. Se adaugă jos, în stânga feței plicului, mențiunea 「請求書在中」 („conține factură”)
Cuvântul care arată conținutul se adaugă de obicei jos, în stânga feței plicului, unde nu încurcă adresa, iar cel care îl primește își poate sorta corespondența înainte de a-l deschide. Spatele plicului este fața pe care se scrie expeditorul, deci acolo mențiunea nu ajută la sortarea făcută privind plicul din față. Scrisă în continuarea numelui, ea se citește ca parte din adresă, iar scrisă peste timbru împiedică citirea valorii lui.
Î21 | Subiectul e-mailului
Care este cel mai potrivit subiect pentru un e-mail de serviciu?
「お世話になっております。引き続きどうぞよろしくお願いいたします」 („Vă mulțumim pentru colaborare. Vă rugăm să ne sprijiniți și de acum înainte”)
「至急、大至急ご確認ください。何とぞよろしくお願いいたします」 („Urgent, foarte urgent, verificați vă rog. Vă mulțumim mult”)
「【ご依頼】9月度請求書の再発行について（9月5日まで）」 („[Solicitare] Reemiterea facturii pe luna septembrie (până la 5 septembrie)”)
「ご連絡（取り急ぎご連絡を差し上げます。よろしくお願いします）」 („Mesaj (vă scriu în grabă. Vă mulțumim)”)
Răspuns corectC. 「【ご依頼】9月度請求書の再発行について（9月5日まで）」 („[Solicitare] Reemiterea facturii pe luna septembrie (până la 5 septembrie)”)
Subiectul este informația după care se hotărăște ordinea în care se deschid mesajele din lista căsuței de intrare, deci cu cât stau alături chestiunea, obiectul și termenul, cu atât îi este mai de folos cititorului. Dintr-o formulă de salut sau dintr-un simplu 「ご連絡」 nu se înțelege conținutul, iar înșirarea cuvintelor care grăbesc nu adaugă niciun element după care să se judece cât de urgent este.
Î22 | Folosirea câmpului CC
Cum se folosește corect câmpul CC al unui e-mail?
Se pun persoanele implicate care este bine să știe conținutul
Se pun persoanele de la care aștepți răspuns sau o acțiune
Se pune propria adresă, ca rezervă în caz de trimitere greșită
Se pun destinatarii ale căror adrese nu vrei să fie văzute de ceilalți destinatari
Răspuns corectA. Se pun persoanele implicate care este bine să știe conținutul
CC este câmpul pentru informare, iar de la cei puși acolo nu se așteaptă, în principiu, nicio acțiune. Când vrei să ascunzi adresele se folosește BCC, iar cei de la care aștepți o acțiune se pun în TO. Dacă vrei o copie pentru tine, ajunge dosarul de mesaje trimise, iar propria adresă pusă în CC nu previne oricum trimiterea greșită.
Î23 | Trimiterea către mai mulți
Trimiți deodată același anunț persoanelor de contact de la 20 de firme care nu se cunosc între ele. Cum se completează corect destinatarii?
Se pune în TO adresa propriei firme, iar cele 20 de firme se pun în BCC
Se pun toate cele 20 de persoane în CC, iar câmpul TO se lasă gol
Se pune în TO persoana de la prima firmă, iar restul de 19 se înșiră în CC
Se pun toate cele 20 de persoane în TO și se trimite deodată tuturor
Răspuns corectA. Se pune în TO adresa propriei firme, iar cele 20 de firme se pun în BCC
Adresele puse în TO și în CC se văd de către toți destinatarii, deci înșirarea unor firme care nu se cunosc între ele înseamnă că datele de contact ale partenerilor au fost date unor terți. La BCC ele nu se văd de către ceilalți destinatari. Nici lăsarea câmpului TO gol nu ajută, fiindcă adresele înșirate în CC tot se văd.
Î24 | Începutul mesajului
Care este începutul potrivit pentru textul unui e-mail trimis unui partener de afaceri?
「株式会社○○ 総務部 山田様。いつもお世話になっております。△△社の田中です」 („Societatea ○○, departamentul administrativ, domnului Yamada. Vă mulțumim pentru colaborare. Sunt Tanaka, de la firma △△”)
「山田様、例の件ですが、先日お話しした件についてそのまま進めてもよろしいでしょうか」 („Domnule Yamada, în privința chestiunii aceleia, putem merge mai departe așa cum am discutat?”)
Nu se pune nici adresarea, nici propriul nume, se lasă la o parte și salutul și se începe direct cu subiectul
Răspuns corectA. 「株式会社○○ 総務部 山田様。いつもお世話になっております。△△社の田中です」 („Societatea ○○, departamentul administrativ, domnului Yamada. Vă mulțumim pentru colaborare. Sunt Tanaka, de la firma △△”)
În e-mailul trimis în afara firmei se pun mai întâi adresarea cu numele firmei, al departamentului și al persoanei, salutul și propriul nume, iar abia apoi se trece la subiect. Fără adresare, la o redirecționare nu se mai știe cui îi era destinat mesajul, iar fără nume destinatarul trebuie să ghicească expeditorul după adresă. 「お疲れ様です」 este un salut intern și nu se potrivește în afara firmei.
Î25 | Un mesaj, o chestiune
Cum se procedează corect când într-un singur e-mail sunt mai multe chestiuni?
Se scrie doar chestiunea importantă, iar pentru restul se așteaptă ca celălalt să bage de seamă
Toate subiectele înrudite se strâng într-un singur mesaj și se scriu în continuare, chiar dacă iese lung
Regula este o chestiune pe mesaj, iar când ele nu se pot despărți se pun subtitluri de delimitare
Chestiunile se înșiră în câmpul subiectului și se scriu apoi în continuare și în text
Răspuns corectC. Regula este o chestiune pe mesaj, iar când ele nu se pot despărți se pun subtitluri de delimitare
Cu o singură chestiune pe mesaj, și răspunsul, și căutarea se pot urmări pe fiecare chestiune în parte. Strânse laolaltă, cele din a doua jumătate sunt sărite la citit, iar răspunsul vine ușor doar pentru una. Celălalt nu bagă niciodată de seamă chestiunea pe care nu ai scris-o. Nici înșirarea chestiunilor în câmpul subiectului nu rezolvă faptul că răspunsul se adună într-unul singur.
Î26 | Regulile răspunsului
Cum se procedează corect când răspunzi la un e-mail primit?
Chiar și când subiectul discuției s-a schimbat, se răspunde mai departe în același fir
Se lasă citatul, ca să se vadă la ce anume răspunzi, iar 「Re:」 din subiect se păstrează, de regulă, ca atare
De fiecare dată când se adaugă un 「Re:」, se șterge din subiect câte un cuvânt care arată chestiunea
Partea citată se șterge negreșit în întregime, iar subiectul se schimbă cu unul nou
Răspuns corectB. Se lasă citatul, ca să se vadă la ce anume răspunzi, iar 「Re:」 din subiect se păstrează, de regulă, ca atare
Citatul și subiectul sunt reperele după care celălalt urmărește firul schimbului de mesaje. Șterse, ele îl pun să caute din nou ce anume scrisese. Când subiectul discuției se schimbă, este mai ușor de găsit mai târziu dacă se trimite un mesaj nou, cu alt subiect. Dacă din subiect se șterg cuvintele care arată chestiunea, nu mai rămâne decât șirul de 「Re:」.
Î27 | Fișierele atașate
Trebuie să trimiți unui partener un fișier de dimensiune mare. Cum se procedează corect?
Verifici dinainte ce dimensiune poate primi și, dacă trebuie, discutați o altă cale de transmitere
Comprimat, fișierul nu mai are nicio legătură cu limita de dimensiune, deci îl atașezi și îl trimiți așa
Împarți fișierul în 10 mesaje și le trimiți unul după altul
Îl atașezi și îl trimiți așa, iar dacă nu ajunge, aștepți ca partenerul să te anunțe
Răspuns corectA. Verifici dinainte ce dimensiune poate primi și, dacă trebuie, discutați o altă cale de transmitere
Și partea care primește are o limită de dimensiune, iar dacă este depășită, mesajul poate să nu ajungă și să nu bage nimeni de seamă. Trimiterea urmată de așteptare atârnă de bunăvoința celuilalt de a te anunța. Trimiterea în bucăți îi aruncă în cârcă munca de a le lipi la loc, iar comprimarea nu garantează că se coboară sub limită.
Î28 | Prevenirea trimiterii greșite
Care este cel mai sigur mijloc de a preveni trimiterea greșită a unui e-mail?
Să completezi destinatarul după ce ai terminat de scris textul și să setezi un răgaz de anulare a trimiterii
Să-ți propui că vei fi negreșit atent înainte de trimitere
Când apar mai multe adrese propuse, să o alegi ca atare pe prima din listă
Să completezi destinatarul chiar de la început și să-l fixezi cât timp nu l-ai uitat
Răspuns corectA. Să completezi destinatarul după ce ai terminat de scris textul și să setezi un răgaz de anulare a trimiterii
Trimiterea greșită nu se previne prin atenție, ci prin procedură. Dacă destinatarul se pune la urmă, trimiterea accidentală a unui text neterminat nici nu se mai poate întâmpla, iar cu un răgaz de anulare mesajul poate fi oprit imediat ce ai observat. Destinatarul fixat de la început pleacă la prima atingere greșită. Obiceiul de a alege prima adresă propusă este cauza tipică a mesajelor ajunse la un omonim.
Î29 | Cum se formulează o cerere
Cum se scrie corect un e-mail prin care îi ceri unui partener să facă o lucrare?
Scrii „vă rog cât mai curând posibil” și lași termenul la aprecierea celuilalt
Ca să-i micșorezi povara, nu scrii nici contextul, nici motivul, ci doar chestiunea
Fiindcă te-ar încurca un refuz, nu spui limpede că este o cerere și scrii doar împrejurările
Adaugi un cuvânt-tampon și scrii concret ce anume vrei și până când
Răspuns corectD. Adaugi un cuvânt-tampon și scrii concret ce anume vrei și până când
O cerere îi îngăduie celuilalt să-și facă planul abia când are și „ce”, și „până când”. „Cât mai curând posibil” se înțelege altfel de la om la om și devine și un pretext pentru a nu fixa un termen. Scrisul doar al împrejurărilor, cu nădejdea că va înțelege singur, lasă cererea netransmisă și nerezolvată. Fără context, celălalt nu poate judeca prioritatea.
Î30 | Cum se formulează o revenire
Cum se scrie corect un e-mail de revenire către cineva care nu a răspuns nici după termen?
Înșiri faptele care arată că termenul nu a fost respectat și lămurești clar cine poartă răspunderea
Îl pui pe superiorul celuilalt printre destinatari chiar de la prima revenire, ca lucrurile să capete greutate
Nu revii deloc și aștepți mai departe până când ia el legătura
Adaugi că îți ceri scuze dacă mesajele s-au încrucișat și formulezi totul ca pe o rugăminte de a verifica situația
Răspuns corectD. Adaugi că îți ceri scuze dacă mesajele s-au încrucișat și formulezi totul ca pe o rugăminte de a verifica situația
Scopul revenirii nu este să-l învinovățești pe celălalt, ci să obții un răspuns. Dacă pui la început posibilitatea unei încrucișări a mesajelor, celălalt poate răspunde fără să-și piardă obrazul. Începută cu înșirarea faptelor, revenirea îl pune în defensivă, iar așteptarea mai departe îndepărtează și mai mult termenul. Superiorul pus printre destinatari de la bun început strică relația în loc să miște lucrurile.
Exersare: rezolvați întrebările de pe această pagină
Acesta este un instrument de exersare cu întrebări în ordine aleatorie (funcționează când JavaScript este activat). Puteți citi oricum toate întrebările și explicațiile de mai sus.
* Explicațiile sunt informații în scop de studiu. Tematica și sistemul examenelor se schimbă de la an la an, așa că verificați întotdeauna anunțurile oficiale ale organizatorului examenului.
Această pagină este o traducere a textului original în japoneză. Dacă traducerea diferă de original, prevalează versiunea în japoneză. Vedeți originalul în japoneză