Dokumen & email

Dalam daftar kata pembuka dan penutup dari Japan Post, kata penutup yang disandingkan dengan 「拝啓」, kata pembuka surat pada umumnya, adalah 敬具, 敬白, dan 拝具. 草々 adalah kata penutup untuk bentuk ringkas seperti 前略, かしこ juga penutup ringkas seperti itu, sedangkan 以上 adalah kata untuk menutup daftar butir dan bukan kata penutup surat.

Kata pembuka surat resmi 謹啓 disandingkan dengan kata penutup 謹白, 謹言, atau 敬白. 草々 dan 不一 keduanya kata penutup ringkas dan tidak seimbang dengan nada resmi 謹啓. 前略 bukan kata penutup melainkan kata pembuka, jadi tidak dapat ditaruh di akhir surat.

Kata pembuka ringkas 前略 disandingkan dengan 草々, 早々, atau 不一. 敬具 disandingkan dengan kata pembuka umum seperti 拝啓, dan 謹言 dengan kata pembuka resmi seperti 謹啓 — derajatnya tidak cocok. 拝復 adalah kata pembuka untuk surat balasan, bukan kata penutup.

前略 adalah keterangan yang berarti "bagian pendahuluan saya lewati", jadi melanjutkannya dengan salam musim justru bertentangan dengan dirinya sendiri. Karena kata pembuka sudah ditulis, surat harus ditutup dengan kata penutup yang sepadan (seperti 草々), dan itu tidak boleh ditiadakan. Karena 前略 bersifat ringkas, ia tidak cocok untuk permohonan resmi kepada lawan yang baru pertama kali dihubungi.

Dalam bentuk dasar surat menurut Japan Post, ditunjukkan susunan: setelah kata pembuka (頭語) menyusul pendahuluan (前文), badan surat (主文), penutup isi (末文), lalu ditutup dengan kata penutup (結語). Kalau pokok surat ditaruh sebelum pendahuluan, salamnya jadi tempelan belakangan. Kalau pendahuluan ditaruh sebelum kata pembuka, kata pembukanya terkubur di dalam isi; dan penutup isi adalah salam penutup sehingga tidak datang sebelum pokok surat.

Bagian 記書き (kigaki) adalah mekanisme untuk memisahkan dari badan surat informasi yang dicari pembaca, seperti tanggal-jam, tempat, dan nominal; kalau dibuka dengan 「記」, ia ditutup dengan 「以上」 sebagai pasangannya. Kalau diteruskan berupa kalimat mengalir, membuatnya sebagai kigaki jadi tidak ada gunanya. 記 adalah bagian yang ditaruh setelah kata penutup, jadi 敬具 tidak pernah datang sesudah 記.

"Pandangan Penyusunan Dokumen Resmi" (公用文作成の考え方) Badan Kebudayaan Jepang menyatakan bahwa judul menunjukkan pokok bahasan dan sifat dokumennya, dan menganjurkan pemakaian kata seperti laporan, usulan, jawaban, atau penyelenggaraan. "Penyelenggaraan Sesi Penjelasan Produk Baru" adalah pokok bahasannya, dan "Undangan" adalah sifat dokumennya. "Pemberitahuan" hanya menyebut sifat tanpa pokok bahasan, "Urusan Tempo Hari" pokok bahasannya kabur, dan kalimat salam sejak awal bukanlah judul.

Salam musim adalah pintu masuk bagian pendahuluan, dan ungkapannya dipilih menurut musim. Kalau ungkapan yang sama dipakai sepanjang tahun, itu tidak lagi menjadi salam musim. Setelah kata penutup adalah posisi untuk kigaki dan sejenisnya, bukan tempat menaruh salam. Dokumen internal pada asasnya meniadakan salam dan hanya menulis pokoknya.

拝復 adalah kata pembuka yang dipakai untuk balasan, sehingga sekali lihat sudah jelas bahwa surat itu jawaban atas surat yang diterima. 再啓 adalah kata pembuka ketika mengirim surat lagi kepada orang yang sudah pernah dikirimi, dan 急啓 kata pembuka untuk hal mendesak — keduanya tidak menunjukkan bahwa surat itu balasan. 前略 bersifat ringkas karena meniadakan pendahuluan, sehingga derajatnya tidak cocok untuk jawaban resmi atas permintaan keterangan.

Tanggal adalah catatan yang menunjukkan hari dokumen dikirim dan menjadi petunjuk ketika kelak ditelusuri, jadi cantumkan tanggal pengiriman dan taruh di bagian paling atas. Tanggal mulai menulis melenceng dari tanggal pengiriman yang sebenarnya, dan tanggal perkiraan tiba hanyalah dugaan. Cap pos melekat pada amplop dan tidak tertinggal pada dokumennya sendiri.

御中 adalah keterangan tambahan yang berarti surat ditujukan bukan kepada perseorangan tertentu melainkan kepada pihak terkait di dalam organisasi atau lembaga itu, dan dipakai pada alamat yang ditujukan ke sebuah divisi. 様 adalah sebutan hormat untuk perseorangan, dan 各位 adalah sebutan hormat kepada masing-masing dari beberapa orang, jadi tidak cocok untuk satuan berupa divisi. 殿 juga sebutan hormat untuk perseorangan dan tidak dipakai untuk organisasi.

御中 adalah keterangan tambahan untuk organisasi ketika perseorangannya tidak dapat ditentukan, jadi kalau nama orangnya jelas, hal itu justru bertentangan. Pedoman Keigo pun menyatakan 「○○中学校 山田一郎先生御中」 tidak tepat dan cukup dengan bentuk tanpa 御中. Japan Post juga menyatakan menumpuk sebutan hormat adalah kekeliruan. Satu alamat tujuan, satu sebutan hormat.

各位 adalah kata yang setara dengan "Bapak/Ibu sekalian" dan dengan sendirinya sudah berfungsi sebagai sebutan hormat. Karena itu, menambahkan 様 atau 殿 di belakangnya berarti menumpuk sebutan hormat dua kali. 御中 adalah keterangan tambahan untuk organisasi, jadi tidak dapat dijajarkan dengan 各位 yang ditujukan kepada beberapa perseorangan.

Pedoman Keigo menyatakan bahwa dalam surat kepada seorang guru, penulisan 「○○中学校 山田一郎先生御中」 tidak tepat dan cukup ditulis 「○○中学校 山田一郎先生」. 御中 adalah keterangan tambahan untuk organisasi sehingga bertentangan kalau dijajarkan dengan nama orang, dan karena 先生 itu sendiri sudah sebutan hormat, menumpuknya dengan 様 pun tidak perlu.

Dokumen internal adalah alat kerja yang dipertukarkan di dalam satu organisasi, jadi salam dan kata pembuka ditiadakan dan pokoknya dikemukakan lebih dahulu. Keigo cukup sebatas bentuk 「です・ます」. Kalau kesimpulan ditaruh paling belakang, waktu membaca menumpuk sebanyak jumlah orang yang membacanya.

Rekomendasi Dewan Kebudayaan "Pandangan Penyusunan Dokumen Resmi" (公用文作成の考え方) mengangkat dua hal: memendekkan satu kalimat, dan menjadikan pokok bahasan dalam satu kalimat hanya satu. Kalau pokok bahasan dijejalkan, kalimatnya jadi panjang dan hubungan antarunsurnya rumit. Meniadakan subjek dan memakai istilah teknis tanpa catatan adalah cara menulis yang memilih-milih pembaca, dan berlawanan arah dengan kemudahan tersampaikan.

Japan Post menyatakan bahwa pada surat yang santun, singkatan seperti 「（株）」 tidak dipakai dan ditulis secara resmi 「株式会社○○」. Nama perusahaan adalah informasi yang menentukan alamat tujuan, jadi bukan hal yang dipindahkan ke sisi belakang. Posisi 株式会社 di depan atau di belakang adalah bagian dari nama resmi perusahaan itu sendiri, jadi bukan hal yang boleh ditukar-tukar oleh penulisnya.

Japan Post memandu bahwa perangko ditempel pada posisi yang menjadi kiri atas ketika amplop diletakkan memanjang tegak. Pada amplop Jepang bertulisan vertikal, kotak kode pos berada di kanan atas, jadi kalau ditempel di kanan atas atau tengah atas, perangko mudah menutupi kotak itu atau nama penerima. Kanan bawah juga bukan tempat menempel, mengingat hubungannya dengan nama pengirim dan cap pos.

親展 adalah kata yang menyatakan harapan agar surat dibuka oleh orang yang namanya tertera, dan ditambahkan pada sisi muka amplop. 至急 hanya menunjukkan kemendesakan dan tidak membatasi siapa yang boleh membuka. 御中 berarti ditujukan kepada pihak terkait di dalam organisasi, jadi justru bekerja ke arah bahwa siapa pun boleh membukanya. 拝啓 adalah kata pembuka yang dipakai di dalam surat, bukan yang ditulis pada amplop.

Kata yang menunjukkan isi umumnya ditambahkan di kiri bawah sisi muka agar tidak mengganggu alamat penerima, sehingga pihak penerima dapat memilah sebelum membukanya. Sisi belakang adalah sisi untuk menulis pengirim, jadi tidak berguna untuk pemilahan dari luar. Kalau ditulis menyambung di bawah nama, ia bisa terbaca sebagai bagian dari alamat penerima; dan menulis di atas perangko menghalangi pembacaan nilai perangkonya.

Judul adalah informasi untuk menentukan urutan membuka email di dalam daftar kotak masuk, jadi makin lengkap keperluan, sasaran, dan tenggatnya berjajar, makin berguna bagi pembaca. Kalimat salam atau sekadar "Pemberitahuan" tidak menjelaskan isinya, dan menjejalkan kata yang mendesak-desak sama sekali tidak menambah bahan untuk menilai tingkat kegentingannya.

CC adalah kolom untuk berbagi informasi, dan pada asasnya orang yang dimasukkan ke sana tidak dituntut menindaklanjuti. Kalau alamatnya ingin disembunyikan, pakailah BCC; orang yang diharapkan menindaklanjuti dimasukkan ke TO. Kalau ingin menyimpan salinan untuk diri sendiri, folder terkirim sudah cukup, dan memasukkan diri sendiri ke CC juga tidak mencegah salah kirim itu sendiri.

Alamat yang dimasukkan ke TO dan CC terlihat oleh seluruh penerima, jadi menjajarkan perusahaan lain yang belum saling mengenal sama saja dengan menyerahkan kontak mitra usaha kepada pihak ketiga. Dengan BCC, alamat itu tidak terlihat oleh penerima lain. Sekalipun TO dikosongkan, alamat yang dijajarkan di CC tetap terlihat sehingga masalahnya tetap ada.

Pada email keluar perusahaan, alamat penerima berupa nama perusahaan, divisi, dan nama orang, lalu salam, lalu penyebutan nama sendiri, dilengkapi lebih dahulu baru masuk ke keperluan. Kalau alamat penerima ditiadakan, ketika email diteruskan tidak jelas ditujukan kepada siapa; dan tanpa penyebutan nama, lawan harus menduga pengirimnya dari alamat email. 「お疲れ様です」 adalah salam internal dan tidak cocok untuk pihak luar.

Dengan 1 email 1 keperluan, balasan maupun pencarian dapat ditelusuri per keperluan. Kalau disatukan, bagian belakangnya terlewat dibaca dan balasannya pun mudah hanya menyangkut satu sisi. Keperluan yang tidak ditulis tidak akan pernah disadari lawan. Menjajarkan keperluan di kolom judul juga tidak menyelesaikan masalah balasan yang jadi menumpuk menjadi satu.

Kutipan dan judul adalah petunjuk bagi lawan untuk menelusuri alur percakapan. Kalau dihapus, lawan harus mencari lagi apa yang pernah ia tulis. Ketika topiknya berganti, mengirimkannya kembali dengan judul baru membuatnya lebih mudah dicari kemudian. Kalau kata keperluan dihapus dari judul, yang tersisa hanyalah untaian Re:.

Pihak penerima pun punya batas ukuran, dan kalau terlampaui, email bisa tidak sampai tanpa disadari siapa pun. Mengirim lalu menunggu berarti bergantung pada nasib dan pada kabar dari lawan. Pengiriman terpisah-pisah memaksakan kerja penggabungan kepada lawan, dan pemampatan pun tidak menjamin ukurannya turun di bawah batas.

Salah kirim dicegah dengan prosedur, bukan dengan daya ingat dan kehati-hatian. Kalau alamat diisi paling akhir, pengiriman email yang masih setengah jadi tidak akan terjadi sama sekali, dan dengan tenggang pembatalan, ia dapat dihentikan begitu kita menyadarinya. Kalau alamat dipastikan lebih dahulu, salah pencet bisa langsung meluncurkannya. Kebiasaan memilih calon paling atas adalah penyebab khas kecelakaan mengirim ke orang lain yang nama keluarganya sama.

Permohonan baru memungkinkan lawan menyusun langkahnya kalau "apa" dan "sampai kapan" sudah lengkap. "Secepatnya" ditafsirkan berbeda-beda oleh tiap orang, dan juga menjadi dalih untuk tidak menetapkan tenggat. Cara menulis yang hanya menyampaikan keadaan lalu berharap dipahami membuat permohonan itu tidak tersampaikan dan terbengkalai. Tanpa latar belakang, lawan tidak dapat menilai urutan prioritasnya.

Tujuan mengingatkan bukanlah menyalahkan lawan, melainkan memperoleh jawaban. Kalau kemungkinan kesalahpahaman ditaruh lebih dahulu, lawan dapat menjawab tanpa kehilangan muka. Kalau dimulai dengan merinci fakta, lawan jadi bersikap bertahan; dan kalau terus menunggu, tenggatnya makin menjauh. Memasukkan atasan sejak awal lebih merusak hubungan daripada memajukan urusannya.